La route traditionnelle vers la conformité HIPAA est pleine de tâches manuelles répétitives et chronophages : effectuer une évaluation des risques et une analyse des écarts, concevoir et mettre en œuvre des mesures de sécurité et de confidentialité, former le personnel, rédiger des politiques et des accords avec les associés commerciaux, et bien plus encore. Et vous devez tout suivre dans des feuilles de calcul et organiser les preuves de conformité.

Obtenir et maintenir la conformité HIPAA nécessite une équipe dédiée d'agents de conformité et de dirigeants d'entreprise, et éventuellement l'embauche de consultants HIPAA coûteux pour vous assister.

Les logiciels d'automatisation de la conformité en matière de sécurité et de confidentialité éliminent une partie importante de ces tâches manuelles, économisant à votre organisation des centaines d'heures et des milliers de dollars en création de politiques, formation externe à la sécurité et frais de consultants. Ci-dessous, nous expliquerons ce que fait le logiciel d'automatisation de la conformité et partagerons des conseils pour décider si c'est le bon choix pour votre organisation de santé.

Qu'est-ce que l'automatisation de la conformité HIPAA ?

Le logiciel d'automatisation HIPAA simplifie et rationalise le processus de conformité en donnant aux organisations de santé un outil unique pour surveiller et gérer leurs efforts de conformité.

Pour aider à identifier les avantages les plus convaincants du logiciel d'automatisation de la conformité, nous avons utilisé des données d'une enquête 2024 auprès des utilisateurs de Secureframe menée par UserEvidence. Jetons un œil à ces avantages ci-dessous.

Réduit le travail manuel et les coûts

La conformité HIPAA oblige souvent les organisations à dépenser leurs ressources limitées pour des tâches manuelles telles que la collecte de preuves, la formation et le suivi de la formation en matière de sécurité des employés, la gestion des fournisseurs et des accords avec les associés commerciaux, le maintien des politiques, et bien plus encore. Tout ce travail acharné signifie moins de temps pour d'autres tâches prioritaires génératrices de revenus.

Une plateforme d'automatisation de la conformité qui automatise les tâches nécessaires pour obtenir et maintenir la conformité HIPAA — y compris la collecte de preuves, la surveillance continue, la gestion des politiques, les évaluations des risques, et la gestion des tâches — peut réduire les coûts et les efforts nécessaires pour gérer un programme de conformité. Une plateforme dotée de capacités d'IA peut automatiser encore davantage les tâches manuelles, telles que la réalisation d'évaluations des risques et la mise à jour des politiques HIPAA, pour dynamiser vos équipes et leur permettre de se concentrer sur des priorités plus importantes.

La réduction de la charge manuelle de la conformité est un des principaux avantages rapportés par les utilisateurs de Secureframe. Dans l'enquête UserEvidence, 97% des utilisateurs de Secureframe ont déclaré avoir réduit le temps passé sur les tâches de conformité par mois, 76% d'entre eux disant avoir réduit ce temps d'au moins la moitié. 85% ont également déclaré avoir réalisé des économies annuelles.

Détecte les lacunes dans vos configurations système et contrôles internes

Comprendre quelles lacunes existent dans vos contrôles et politiques et comment les combler est essentiel pour atteindre et maintenir la conformité HIPAA. Un outil d'automatisation de la conformité comme Secureframe peut automatiser cette analyse des écarts. Une fois que vous intégrez les logiciels et outils pertinents pour l'audit que vous utilisez quotidiennement, vous pouvez voir exactement ce que vous devez faire en fonction de vos configurations uniques et de votre infrastructure informatique. Au fur et à mesure que vous progressez dans le cadre HIPAA et complétez les activités au sein de la plateforme Secureframe, elle se mettra à jour en affichant votre pourcentage de progression vers la conformité, vous assurant la tranquillité d'esprit.

Secureframe va encore plus loin en vous aidant à mettre en œuvre des pratiques de sécurité de premier ordre. Nos experts en conformité offrent des conseils basés sur vos systèmes et besoins commerciaux uniques, et ils seront en mesure d'identifier les lacunes dans votre système et vos contrôles pour renforcer votre posture de sécurité globale.

Grâce à cette automatisation et à cette expertise, 97 % ont déclaré avoir renforcé leur posture de sécurité et de conformité.

Rationalise la gestion des politiques

Au lieu d'écrire toutes vos propres politiques HIPAA à partir de zéro, les meilleures plateformes d'automatisation de la conformité en matière de sécurité et de confidentialité offrent une bibliothèque de modèles de politiques approuvés par les auditeurs que vous pouvez personnaliser en fonction des besoins de votre organisation de santé.

En plus des modèles de politiques, les meilleurs outils fournissent un éditeur de politique pour personnaliser rapidement les politiques et laisser des commentaires, la possibilité d'attribuer des propriétaires et un historique des versions pour suivre les modifications. Vous pourrez également suivre quels employés ont accepté les politiques HIPAA et envoyer des rappels à ceux qui doivent encore le faire, au même endroit où vous créez ces politiques. À mesure que votre programme de conformité se développe et que le nombre de politiques internes et d'employés augmentent, un outil comme celui-ci peut simplifier et rationaliser la gestion des politiques.

En raison de ces capacités d'automatisation et d'autres simplifiant les tâches de conformité, 95 % des utilisateurs de Secureframe ont déclaré avoir économisé du temps et des ressources pour obtenir et maintenir la conformité.

Offre une assurance de conformité continue

Les plateformes d'automatisation de la conformité s'intègrent à votre pile technologique existante pour surveiller en continu et collecter des preuves sur vos protections administratives et techniques pour protéger les ePHI. Vous serez en mesure d'obtenir une image précise et en temps réel de votre état de conformité et de surveiller les non-conformités.

Nos experts en conformité HIPAA internes partageront des conseils personnalisés basés sur vos systèmes et besoins commerciaux uniques. Ils seront présents à chaque étape du parcours de conformité, de la compréhension des exigences légales et de la mise en œuvre des mesures de protection à la gestion fluide de l'ensemble de votre programme de sécurité et de confidentialité.

L'utilisation d'une plateforme d'automatisation de la conformité soutenue par des experts pour rendre la surveillance continue plus rentable, cohérente et efficace débloque une série d'avantages, selon les clients de Secureframe. Dans l'enquête UserEvidence, 75 % des utilisateurs de Secureframe ont déclaré avoir réduit le risque de non-conformité et 71 % ont déclaré avoir amélioré la visibilité de leur posture de sécurité et de conformité.

Simplifie la conformité entre les cadres

La conformité HIPAA chevauche souvent d'autres cadres de sécurité tels que SOC 2 et HITRUST.

Au lieu de repartir de zéro, le logiciel de conformité peut aider à mapper ce que vous avez déjà fait pour atteindre la conformité HIPAA à d'autres cadres de sécurité de l'information. Il sera plus rapide et plus facile d'obtenir des certifications supplémentaires et d'éviter les efforts dupliqués.

En conséquence des capacités de cartographie des contrôles de Secureframe et d'autres capacités d'automatisation, 89 % des utilisateurs de Secureframe interrogés par UserEvidence ont déclaré avoir accéléré le délai de conformité pour plusieurs cadres d'au moins 10 %. Plus de la moitié (53 %) ont déclaré avoir accéléré le délai de conformité de 76 % ou plus.

Bien que les logiciels d'automatisation HIPAA puissent être incroyablement bénéfiques, il est important de ne pas trop se fier à un outil. Les responsables de la conformité HIPAA et les autres parties prenantes doivent continuer à prioriser une stratégie solide de sécurité des données et de confidentialité, à assumer les processus de gestion des risques et des changements, et à comprendre comment les mesures de protection HIPAA sont mises en œuvre et maintenues. Utilisez le logiciel pour automatiser les tâches fastidieuses et chronophages telles que la création de politiques, la formation à la sécurité, la collecte de preuves et la gestion des risques des fournisseurs.

Qui a besoin d'un logiciel d'automatisation de la conformité ?

Les outils de gestion de la conformité peuvent être une partie essentielle de votre pile technologique, mais comment savoir qu'il est temps de rechercher un fournisseur ?

Si ce qui suit s'applique à votre organisation, un outil d'automatisation de la conformité correspond probablement à vos besoins :

• Votre entreprise fait partie (ou vos clients font partie) du secteur de la santé ou d'autres industries où la conformité est requise
• Les prospects demandent si votre organisation est conforme à la HIPAA
• Votre équipe consacre une quantité importante de temps et de ressources à des tâches très manuelles et répétitives telles que la collecte de preuves
• Vous avez reçu une pénalité ou une amende HIPAA dans le passé et vous cherchez à rétablir la confiance avec les patients et les autres parties prenantes
• Vous aimeriez avoir l'esprit tranquille en sachant que vous maintenez la conformité, même lorsque les normes HIPAA sont mises à jour ou que votre organisation subit des changements.

Comment choisir une plateforme d'automatisation de la conformité

Le paysage des logiciels de sécurité, de confidentialité et de conformité est un espace en forte croissance, avec un nombre croissant de fournisseurs parmi lesquels choisir. Gardez ces questions à l'esprit lorsque vous évaluez les solutions potentielles pour vous aider à décider quelle est la meilleure solution pour votre organisation :

• Vos cadres de sécurité choisis sont-ils pris en charge ? Assurez-vous de tenir compte de tout ce dont vous pourriez avoir besoin à mesure que votre entreprise se développe.
• Le nombre et la profondeur des intégrations sont-ils suffisants pour éviter à votre équipe un travail excessif ? Pour évaluer cela, demandez aux fournisseurs les intégrations dont vous avez besoin. Que font ces intégrations et quelles données collectent-elles ?
• La plateforme inclut-elle une formation à la sécurité et à la confidentialité des données, ou devrez-vous payer un autre fournisseur externe ?
• Quel est le niveau de support client ? Quels canaux sont disponibles pour recevoir une assistance ?

Principales caractéristiques des logiciels d'automatisation de la conformité

Nous avons également utilisé les données de l'enquête 2024 auprès des utilisateurs de Secureframe menée par UserEvidence pour identifier ci-dessous les principales fonctionnalités de l'automatisation de la conformité.

Surveillance continue

La conformité ne se termine pas avec la certification. Choisissez un outil qui vous alerte des problèmes qui pourraient menacer votre conformité. Certains outils fournissent même des conseils détaillés pour corriger chaque problème afin que vous sachiez avec certitude qu'il est résolu.

Secureframe va encore plus loin avec Comply AI pour la réparation, qui génère automatiquement des conseils de réparation adaptés à votre environnement. Cela améliore la facilité et la rapidité de résolution des contrôles défaillants dans votre environnement cloud pour améliorer le taux de réussite aux tests et obtenir la conformité HIPAA plus rapidement.

84 % des utilisateurs de Secureframe dans l'enquête UserEvidence ont déclaré que la surveillance continue pour détecter et remédier les mauvaises configurations était une fonctionnalité importante de Secureframe pour eux, ce qui en fait la réponse la plus importante.

Collecte de preuves automatisée

Éliminer les tâches manuelles fastidieuses est l'un des principaux avantages des logiciels de conformité HIPAA. Recherchez un outil qui inclut une large gamme d'intégrations qui collectent automatiquement des preuves pour soutenir votre posture de conformité.

Lorsqu'on leur a demandé quelles étaient les fonctionnalités les plus importantes de Secureframe pour eux, 79 % des utilisateurs de Secureframe ont répondu la collecte de preuves automatisée.

Intégrations

Idéalement, vous souhaitez une plateforme d'automatisation qui peut servir de lieu central pour suivre et conserver des preuves pour l'ensemble de votre programme de conformité HIPAA. Cela signifie que vous voudrez un outil qui offre des intégrations aux logiciels pertinents pour les audits et aux outils que vous utilisez au quotidien.

Il est également important de rechercher un outil qui offre à la fois l'étendue et la profondeur des intégrations afin qu'il puisse extraire toutes les données de conformité dont vous avez besoin, pas seulement les données utilisateur telles que les noms et les e-mails. Par exemple, l'intégration de Secureframe avec Crowdstrike va au-delà des données utilisateur et vérifie en fait l'hygiène de sécurité des appareils. Cette profondeur d'intégration est possible car Secureframe possède son propre constructeur d'intégrations qui lui permet de créer n'importe quelle intégration dans n'importe quel système pour la collecte automatisée de preuves et la surveillance continue des contrôles, plutôt que de sous-traiter cela à un intermédiaire d'intégration tiers. De cette façon, Secureframe a le contrôle ultime sur l'étendue et la profondeur des intégrations afin qu'il puisse être la source de vérité pour toute organisation.

L'enquête UserEvidence auprès des utilisateurs de Secureframe a confirmé que c'était un facteur déterminant pour l'adoption de l'automatisation de la conformité. Lorsqu'on leur a demandé quels défis les avaient amenés à acheter Secureframe, 57 % des utilisateurs de Secureframe ont signalé un manque de source unique centralisée pour stocker et gérer les données de conformité à la sécurité.

Gestion des Politiques

Si vous n'avez pas déjà mis en place un ensemble de politiques HIPAA, passer au crible le jargon juridique pour les rédiger toutes à partir de zéro peut être long et stressant. De nombreuses solutions de conformité HIPAA offrent une bibliothèque de politiques modélisées approuvées par une équipe d'experts HIPAA, ce qui permet de construire beaucoup plus facilement et rapidement vos politiques et de garantir qu'elles sont conformes à la loi.

Certains outils peuvent également vous faciliter la tâche pour adapter vos politiques à votre organisation et les gérer et les distribuer facilement aux employés afin de ne jamais vous retrouver en non-conformité. 

L'enquête UserEvidence a confirmé que des capacités robustes de gestion des politiques étaient un avantage majeur de l'automatisation de la conformité. Lorsqu'on leur a demandé de sélectionner les fonctionnalités de Secureframe les plus importantes pour eux, 68 % des utilisateurs de Secureframe ont choisi la gestion des politiques.

Intégration et Désintégration des Employés

Tenir votre équipe à jour sur vos politiques et procédures HIPAA est une partie essentielle pour atteindre et maintenir la conformité. Le logiciel d'automatisation de la conformité peut vérifier que chaque membre de votre personnel complète régulièrement la formation à la sécurité et les examens des politiques. Lorsque vous avez besoin de révoquer l'accès d'anciens employés, le logiciel peut également rendre cela facile.

61 % des utilisateurs de Secureframe ont sélectionné la gestion du personnel comme l'une des fonctionnalités les plus importantes pour eux.

Gestion des Risques

Comme de nombreux autres cadres de conformité, HIPAA inclut des exigences pour la gestion des risques. Certains outils d'automatisation peuvent aider à améliorer la précision, l'efficacité et l'efficience de la gestion des risques.

Secureframe, par exemple, recueille automatiquement des informations provenant de différentes sources, détermine quels risques sont les plus importants, suggère des moyens de réduire ou de gérer ces risques et surveille les risques au fil du temps. Il incorpore également des capacités d'IA pour automatiser les évaluations des risques et d'autres parties du processus de gestion des risques. 

En raison de ces capacités et avantages, 50 % des utilisateurs de Secureframe dans l'enquête UserEvidence ont signalé la gestion des risques comme une fonctionnalité importante de Secureframe.

Gestion des Fournisseurs et Partenaires d'Affaires

Gérer le risque des partenaires d'affaires et des fournisseurs peut être incroyablement compliqué. Choisir un outil qui regroupe tous vos accords de partenaires d'affaires en un seul endroit simplifie l'ensemble du processus. 

La valeur de l'automatisation de la conformité pour la gestion des fournisseurs a également été confirmée par les résultats de notre enquête UserEvidence. 55 % des utilisateurs de Secureframe ont signalé la gestion du risque fournisseur et la gestion de l'accès fournisseur comme des fonctionnalités importantes pour eux.

Inventaire des Actifs

Compiler et maintenir un inventaire des actifs manuellement dans une feuille de calcul est fastidieux et difficile à maintenir à jour. Un outil d'automatisation HIPAA peut tenir un inventaire à jour de tous vos actifs pour une meilleure visibilité et surveillance.

55 % des utilisateurs de Secureframe ont sélectionné l'inventaire des points de terminaison/actifs comme l'une des fonctionnalités les plus importantes pour eux.

Support expert de bout en bout

Recherchez des solutions qui disposent d'une équipe d'experts en conformité expérimentés qui peuvent vous aider à naviguer dans la complexité et les défis croissants de la conformité HIPAA.

L'équipe d'experts en conformité de Secureframe sera à vos côtés pour répondre à toutes vos questions techniques et offrir des conseils de sécurité personnalisés basés sur des années d'expérience.

Ce type de support est un avantage majeur étant donné que 67% des utilisateurs de Secureframe ont déclaré que leur connaissance et expertise limitées en matière de conformité et de sécurité constituaient un défi majeur qui les a conduits à acheter Secureframe.

À propos de l'enquête UserEvidence

Les données sur les utilisateurs de Secureframe ont été obtenues via une enquête en ligne menée par UserEvidence en février 2024. L'enquête comprenait des réponses de 44 utilisateurs de Secureframe (dont la majorité étaient des managers ou plus) des secteurs de la technologie de l'information, de la consommation discrétionnaire, des industries, des finances et des soins de santé.