La conformité à la loi sur la portabilité et la responsabilité des assurances maladie (HIPAA) est quelque chose que les organisations de santé et les partenaires commerciaux doivent planifier pour garder les données des patients en sécurité, éviter de subir une violation de données, et respecter la loi fédérale. Comprendre les étapes et les coûts impliqués dans l'obtention et le maintien de la conformité année après année est une partie clé de ce processus de planification.
Combien coûte la conformité HIPAA ? Nous détaillons les différents coûts impliqués, listons les estimations de budget pour les petites et grandes entités couvertes, et partageons des conseils pour économiser sur la conformité HIPAA ci-dessous.
Avantages financiers de la conformité HIPAA
Bien que l'adhésion aux règles HIPAA soit requise par la loi, la conformité offre de nombreux avantages pour les entités couvertes et les partenaires commerciaux. Voici quelques-uns des avantages financiers les plus convaincants :
Éviter les pénalités pour violation de la HIPAA
Le non-respect des exigences de la HIPAA peut entraîner des amendes importantes, et dans certains cas même des sanctions pénales. Celles-ci varient en fonction de la nature de l'infraction et peuvent atteindre 1,5 million de dollars par an et jusqu'à 10 ans de prison. En donnant la priorité à la conformité, les entités couvertes évitent les sanctions financières des violations de la HIPAA par le Bureau des droits civils (OCR).
Des systèmes et processus plus efficaces
Un programme de sécurité et de conformité HIPAA solide peut améliorer les processus internes et rendre votre organisation de santé plus efficace. Il peut vous aider à identifier et éliminer les redondances de coûts, clarifier les rôles et responsabilités, et améliorer la collaboration entre les départements.
Retenir plus de patients
Les patients confient leurs informations personnelles et de santé non seulement à leurs médecins, mais à l'ensemble du système de santé, des systèmes hospitaliers et laboratoires aux compagnies d'assurance et autres prestataires de services tiers. Maintenir cette confiance est essentiel pour fidéliser les patients à long terme. En démontrant un engagement à protéger les informations de santé protégées (PHI), les organisations instaurent la confiance avec les patients qui se sentent assurés que leurs données sensibles sont en sécurité.
Le coût typique de la conformité HIPAA
Lorsque le département de la Santé et des Services sociaux des États-Unis (HHS) a publié la règle finale HIPAA en 2013, ils ont inclus un tableau avec les coûts estimés de la conformité HIPAA. Voici les coûts qu'ils ont estimés à l'époque :
- Avis sur les pratiques de confidentialité : 80 $
- Exigences en matière de notification des violations : 763 $
- Accords de partenariat commercial : 84 $
- Conformité à la règle de sécurité par les partenaires commerciaux : 283 $
Coût total de la conformité à la règle finale HIPAA : 1 210 $
Ce que ces chiffres ne prennent pas en compte, ce sont toutes les étapes que les organisations doivent franchir pour se conformer aux règles de notification des violations, de confidentialité et de sécurité, qui peuvent être complexes et impliquées. Pour la plupart des organisations, 283 $ pour la conformité à ces exigences n'est pas un chiffre réaliste, compte tenu du temps, du travail du personnel et de la technologie nécessaires pour rédiger des politiques, définir et communiquer de nouvelles procédures, former le personnel et mettre en œuvre de nouveaux logiciels et autres technologies.
Ci-dessous, nous décrivons le coût traditionnel de la conformité HIPAA, des mesures de cybersécurité à la formation à la confidentialité des données et aux coûts des audits HIPAA. Continuez à lire pour découvrir comment une plate-forme d'automatisation de la conformité comme Secureframe peut réduire considérablement les coûts.
- Analyse des risques et plan de gestion des risques : 2k-20k €, selon la taille et la complexité de l'organisation
- Création et mise en œuvre de la politique : 2-5k €, selon la taille et la complexité de l'organisation
- Analyse périodique des vulnérabilités et/ou test d'intrusion : 1k-5k €, selon la taille et la complexité de l'organisation
- Analyse des écarts et coûts de remédiation : 1k-10k €, selon le programme de sécurité actuel
- Formation annuelle HIPAA pour le personnel : 30-50 € par utilisateur
- Évaluation de la préparation à la conformité HIPAA : 15k €
- Audit de conformité HIPAA sur site (si nécessaire) : 40k €+
- Frais de consultant HIPAA : 250-300 €/h
Coût total de la conformité HIPAA : 25k-100k €+
Facteurs qui influencent le prix de la conformité HIPAA
Plusieurs facteurs clés influencent le coût final de l'obtention et du maintien de la conformité HIPAA :
Type d'organisation : Les hôpitaux, les centres de traitement de données de santé, les fournisseurs d'assurance, les partenaires commerciaux et d'autres types de prestataires de soins de santé traitent tous différentes quantités et types d'informations de santé protégées (PHI) à des niveaux de risque variables. Les coûts de protection de ces PHI contre les menaces et de sauvegarde des informations des patients varieront en fonction de ces facteurs.
Taille de l'organisation : Les grandes organisations peuvent généralement s'attendre à des coûts de conformité plus élevés. Plus vous êtes responsable d'un grand nombre de PHI, plus vous travaillez avec des partenaires commerciaux et plus votre surface de risque est importante, plus la conformité HIPAA sera coûteuse.
Remédiation : Plus vous avez de lacunes dans votre conformité, plus vous aurez de travail à faire pour aligner vos mesures de protection administratives, techniques et physiques avec les réglementations HIPAA. Si vous avez déjà un programme robuste de confidentialité et de sécurité des données en place, vous aurez probablement besoin de moins de ressources pour la remédiation.
Expertise en matière de conformité interne : Engager un consultant est une dépense supplémentaire importante. Les organisations qui n'ont pas l'expertise d'un responsable de la conformité interne doivent tenir compte du coût supplémentaire d'un consultant HIPAA lors de la planification de leurs coûts de conformité.
Devriez-vous engager un consultant HIPAA ?
Obtenir et maintenir la conformité avec les règles et exigences HIPAA peut être un défi complexe pour de nombreuses organisations. Pour celles qui n'ont pas l'expertise interne requise, la question de l'engagement d'un consultant HIPAA peut être importante à considérer.
Les consultants HIPAA se spécialisent dans l'aide aux organisations pour :
- Élaborer des politiques et des procédures
- Créer des accords d'association commerciale (BAA)
- Réaliser une analyse experte des risques HIPAA
- Mettre en œuvre les protections techniques, physiques et administratives nécessaires pour se conformer aux règles de confidentialité, de sécurité et de notification des violations de HIPAA.
- Obtenez une évaluation objective des politiques et procédures de l'organisation ainsi que des conseils pour l'amélioration
Tous les types d'organisations peuvent bénéficier de l'expertise qu'offre un consultant HIPAA, mais les organisations ayant des besoins de conformité particulièrement complexes et les entités couvertes qui mettent en place leurs programmes de conformité pour la première fois peuvent trouver un consultant particulièrement utile.
Comment les entreprises de soins de santé peuvent économiser de l'argent sur la conformité HIPAA
La conformité HIPAA ne doit pas être si coûteuse. Les plateformes d'automatisation de la conformité en matière de sécurité et de confidentialité comme Secureframe réduiront considérablement les coûts en rendant l'ensemble du processus de conformité plus rapide et plus efficace.
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