El camino tradicional hacia el cumplimiento de HIPAA está lleno de tareas manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo: completar una evaluación de riesgos y un análisis de brechas, diseñar e implementar salvaguardas de seguridad y privacidad, capacitar al personal, redactar políticas y acuerdos con socios comerciales, y mucho más. Y tendrías que realizar un seguimiento de todo en hojas de cálculo y organizar la evidencia de cumplimiento.
Lograr y mantener el cumplimiento de HIPAA requiere un equipo dedicado de oficiales de cumplimiento y líderes de la empresa, y posiblemente contratar consultores de HIPAA costosos para que te asistan.
El software de automatización del cumplimiento de seguridad y privacidad elimina una cantidad significativa de estas tareas manuales, ahorrando a tu organización cientos de horas y miles de dólares en la creación de políticas, capacitación externa en seguridad y honorarios de consultores. A continuación, explicaremos qué hace el software de automatización del cumplimiento y compartiremos consejos para decidir si es la elección correcta para tu organización de atención médica.
¿Qué es la automatización del cumplimiento de HIPAA?
El software de automatización de HIPAA simplifica y agiliza el proceso de cumplimiento al ofrecer a las organizaciones de atención médica una herramienta única para monitorear y gestionar sus esfuerzos de cumplimiento. La capacitación y el seguimiento de la capacitación en seguridad de los empleados, la gestión de proveedores y acuerdos con socios comerciales, la recopilación automática de evidencia de cumplimiento y el monitoreo continuo de los controles de seguridad en una plataforma dan a las empresas una visión en tiempo real de su estado de cumplimiento.
Aquí hay algunos otros poderosos beneficios del software de cumplimiento de HIPAA:
Ofrece garantía de cumplimiento continuo
Las plataformas de automatización del cumplimiento se integran con tu pila tecnológica existente para monitorear y recopilar evidencia continuamente sobre tus salvaguardas administrativas y técnicas para proteger la ePHI. Podrás obtener una imagen precisa y en tiempo real de tu estado de cumplimiento y monitorear el no cumplimiento. Y nuestros expertos internos en cumplimiento de HIPAA compartirán orientación personalizada basada en tus sistemas y necesidades comerciales únicas. Estarán allí en cada paso del viaje de cumplimiento, desde comprender los requisitos legales e implementar salvaguardas hasta mantener todo tu programa de seguridad y privacidad funcionando sin problemas.
Simplifica la creación de políticas
En lugar de redactar todas tus propias políticas de HIPAA desde cero, las mejores plataformas de automatización del cumplimiento de seguridad y privacidad ofrecen una biblioteca de plantillas de políticas aprobadas por auditores que puedes personalizar según las necesidades de tu organización de atención médica.
Facilita el mantenimiento del cumplimiento
Secureframe puede recopilar automáticamente evidencia para tus auditorías de vigilancia y recertificación. Y debido a que nuestro software monitorea continuamente tu pila tecnológica, podrás solucionar problemas de manera rápida y proactiva en lugar de apresurarte en las semanas previas a la llegada de un auditor.
Simplifica el cumplimiento a través de marcos
El cumplimiento de HIPAA a menudo se superpone con otros marcos de seguridad como SOC 2 y HITRUST.
En lugar de comenzar desde cero, el software de cumplimiento puede ayudar a mapear lo que ya has hecho para lograr el cumplimiento con HIPAA a otros marcos de seguridad de la información. Será más rápido y fácil obtener certificaciones adicionales y evitar esfuerzos duplicados.
Si bien el software de automatización HIPAA puede ser increíblemente beneficioso, es importante evitar la dependencia excesiva de una herramienta. Los oficiales de cumplimiento de HIPAA y otras partes interesadas deben continuar priorizando una estrategia sólida de seguridad y privacidad de datos, poseer procesos de gestión de riesgos y cambios, y comprender cómo se implementan y mantienen las salvaguardas de HIPAA. Use el software para automatizar tareas tediosas y que consumen mucho tiempo, como la creación de políticas, la capacitación en seguridad, la recopilación de evidencias y la gestión de riesgos de proveedores.
Cómo Elegir una Plataforma de Automatización de Cumplimiento
El panorama del software de seguridad, privacidad y cumplimiento es un espacio de rápido crecimiento, con un número creciente de proveedores para elegir. Tenga en cuenta estas preguntas al evaluar posibles soluciones para ayudar a decidir cuál es la mejor opción para su organización:
- ¿Son compatibles los marcos de seguridad elegidos? Asegúrese de considerar los que pueda necesitar a medida que su empresa crezca.
- ¿Es el número y la profundidad de las integraciones suficientes para ahorrar a su equipo trabajo manual repetitivo?
- ¿La plataforma incluye capacitación en seguridad y privacidad de datos, o necesitará pagar a otro proveedor externo?
- ¿Cuál es el nivel de soporte al cliente? ¿Qué canales están disponibles para recibir soporte?
Características Clave del Software de Automatización de Cumplimiento
Recopilación de Evidencias Automatizadas
Eliminar tareas tediosas y manuales es una de las principales ventajas del software de cumplimiento de HIPAA. Busque una herramienta que incluya una amplia gama de integraciones que recopilen automáticamente evidencias para respaldar su postura de cumplimiento.
Gestión de Proveedores y Asociados de Negocios
Gestionar el riesgo de proveedores y asociados de negocios puede ser increíblemente complicado. Elegir una herramienta que recopile todos sus acuerdos de asociados de negocios en un solo lugar simplifica todo el proceso.
Biblioteca de Políticas
Si aún no tiene un conjunto de políticas HIPAA en su lugar, revisar la jerga legal para redactarlas desde cero puede llevar mucho tiempo y ser estresante. Muchas soluciones de cumplimiento de HIPAA ofrecen una biblioteca de políticas con plantillas aprobadas por un equipo de expertos en HIPAA, lo que facilita y acelera la creación de sus políticas y asegura que cumplan con la ley.
Incorporación y Baja de Empleados
Mantener a su equipo actualizado sobre sus políticas y procedimientos HIPAA es una parte esencial para lograr y mantener el cumplimiento. El software de automatización de cumplimiento puede verificar que todos los miembros de su personal completen regularmente la capacitación en seguridad y las revisiones de políticas. Cuando necesite revocar el acceso a ex-empleados, el software también puede facilitar esa tarea.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo se automatiza el cumplimiento de HIPAA?
El cumplimiento de HIPAA se puede automatizar en varias áreas clave:
- Evaluaciones de Riesgo: Las herramientas automatizadas pueden escanear y analizar continuamente sus sistemas en busca de vulnerabilidades y riesgos para la PHI, proporcionando informes e información regular que pueden guiar sus esfuerzos de cumplimiento.
- Gestión de Políticas: La automatización puede ayudar en la creación, distribución y manejo de las políticas y procedimientos requeridos para el cumplimiento de HIPAA, asegurando que estén actualizados y accesibles para todo el personal relevante.
- Programas de Capacitación: Las plataformas de capacitación en línea pueden automatizar la entrega y el seguimiento de la capacitación sobre HIPAA para los empleados, asegurando que todos estén educados sobre los requisitos de cumplimiento y las actualizaciones.
- Controles de Acceso: Los sistemas automatizados pueden gestionar el acceso de los usuarios a la información de salud protegida (PHI), asegurando que solo las personas autorizadas tengan acceso según sus roles, y pueden registrar los intentos de acceso para fines de auditoría.
- Respuesta y Notificación de Incidentes: Las herramientas de automatización pueden ayudar a detectar incidentes de seguridad que involucren PHI, iniciar protocolos de respuesta y, si es necesario, automatizar el proceso de notificación a las personas afectadas y a los organismos reguladores según la Regla de Notificación de Brechas de Seguridad.
- Rastros de Auditoría: El registro y seguimiento automatizado de todas las interacciones con PHI puede crear un rastro de auditoría completo, lo cual es esencial para demostrar el cumplimiento durante las auditorías e investigaciones de HIPAA.
- Gestión de Contratos: La automatización puede ayudar en la gestión de acuerdos con socios comerciales, asegurando que estén vigentes con todos los proveedores y se revisen y actualicen regularmente.
