Dans une analyse de l'Institut Cyentia, l'entreprise moyenne avait environ 10 relations avec des tiers et presque toutes les entreprises (98%) avaient au moins un partenaire tiers ayant subi une violation.
C'est pourquoi une gestion efficace des risques des tiers est si cruciale dans le paysage commercial interconnecté d'aujourd'hui. La plupart des organisations dépendent d'un réseau de partenaires externes pour fournir et livrer produits et services, ce qui introduit des dépendances et des expositions.
Dans cet article, nous aborderons ce que vous pouvez faire pour protéger votre organisation contre les risques inhérents aux relations avec des tiers.
Qu'est-ce que la gestion des risques des tiers ?
La gestion des risques des tiers (TPRM) est un processus que les organisations utilisent pour identifier, évaluer, atténuer, surveiller et résoudre les risques associés à leurs relations avec des tiers. Les tiers incluent les fournisseurs, les prestataires, les sous-traitants, les partenaires, les fournisseurs de logiciels, les projets open source et autres entités externes.
Parce que ces entités externes ont souvent accès aux systèmes, aux données, aux processus ou aux installations d'une organisation, ces relations introduisent divers types de risques pouvant impacter la sécurité, les opérations, la réputation et la conformité de l'organisation.
L'incapacité à gérer ces risques peut entraîner des violations de données, des violations réglementaires, des pertes financières, des dégâts réputationnels et des responsabilités juridiques.
Pourquoi la gestion des risques des tiers est-elle importante ?
La gestion des risques des tiers est essentielle pour protéger les opérations, les actifs, le statut de conformité, la réputation et la chaîne d'approvisionnement de votre organisation. Examinons de plus près ces raisons clés ci-dessous.
1. Sécurité des données et protection de la vie privée
Les tiers peuvent avoir accès aux données sensibles et aux systèmes de votre organisation. S'ils ne disposent pas de mesures de sécurité adéquates, vous êtes alors vulnérable aux violations de données qui peuvent exposer des informations précieuses sur votre organisation, vos employés, vos clients ou vos partenaires.
Les violations de données causées par des tiers sont également plus coûteuses, selon une recherche d'IBM. En 2022, les violations de données ont coûté aux organisations en moyenne 4,35 millions de dollars, mais les violations de données causées par des tiers ont coûté en moyenne 4,37 millions de dollars — soit 247 624 dollars supplémentaires pour être précis.
La gestion des risques des tiers peut donc réduire la probabilité et les coûts des violations de données par des tiers.
2. Gestion de la réputation
Les violations de données, les violations de conformité, les pratiques non éthiques et autres problèmes causés par des tiers peuvent nuire à la réputation de votre organisation et éroder la confiance et la confiance des clients en votre marque. La gestion des risques des tiers peut aider à prévenir ou à atténuer ces conséquences négatives.
3. Conformité aux lois et réglementations
Si votre organisation est soumise à des exigences réglementaires en matière de confidentialité et de sécurité des données, alors vous pouvez également être responsable de garantir que vos partenaires tiers respectent ces exigences. Par exemple, le PCI DSS exige que tous les fournisseurs de services tiers démontrent la conformité PCI DSS par le biais d'évaluations régulières des risques.
La gestion des risques tiers peut vous aider à identifier et gérer les risques de conformité inhérents aux relations avec les tiers.
4. Continuité des activités
Dépendre de tiers pour des services ou des fournitures essentiels signifie que toute perturbation de leurs opérations pourrait affecter la capacité de votre organisation à fonctionner. Une gestion efficace des risques, une planification de la continuité des activités et la notification des personnes appropriées peuvent aider à prévenir ces perturbations ou à garantir que votre organisation peut reprendre ses opérations pendant et après les perturbations si elles se produisent.
5. Résilience de la chaîne d'approvisionnement
De même, la gestion des risques tiers peut vous aider à identifier et gérer les risques et les vulnérabilités tout au long de votre chaîne d'approvisionnement afin d'améliorer sa résilience. Cela est particulièrement important à mesure que les chaînes d'approvisionnement deviennent plus complexes et mondiales, introduisant de nouveaux risques environnementaux, stratégiques et opérationnels, entre autres.
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Cadre de gestion des risques tiers
Avoir un cadre complet de gestion des risques tiers peut vous aider à capturer le cycle de vie complet et la gamme des relations avec les tiers.
Ce cadre doit :
- Lister toutes les relations avec les tiers
- Segmenter les relations en fonction du niveau de risque qu'elles posent
- Établir des tests de diligence raisonnable et des équipes d'intégration
- Inventorier tous les risques, déclencheurs d'escalade et contrôles
- Établir comment surveiller les performances et la conformité des tiers (par exemple, tableaux de bord et évaluations des risques)
- Attribuer un responsable de la gestion des risques tiers
- Inclure une politique de gestion des risques tiers
- Incorporer des outils qui aident à suivre et surveiller les données, automatiser les flux de travail, alerter / notifier les personnes appropriées et fournir un tableau précis des risques en temps quasi réel
Meilleures pratiques de gestion des risques tiers
La mise en œuvre d'une gestion efficace des risques tiers implique de suivre un ensemble de meilleures pratiques pour identifier, évaluer, atténuer et surveiller les risques associés aux tiers. Nous aborderons ci-dessous quelques-unes de ces meilleures pratiques.
- Identifier et catégoriser les risques tiers : Maintenir un inventaire complet de toutes les relations avec les tiers et les catégoriser en fonction de la criticité de leurs services et de la sensibilité des données auxquelles ils accèdent. Elles doivent être séparées en trois niveaux de risque : Élevé, Moyen et Faible.
- Établir des critères de sélection des fournisseurs et mener une diligence raisonnable : Établissez des critères clairs pour la sélection des fournisseurs et menez une diligence raisonnable approfondie avant de conclure des contrats avec des tiers. La diligence raisonnable peut impliquer l'évaluation de leur stabilité financière, de leurs contrôles de sécurité, de leurs antécédents en matière de conformité et de leur réputation.
- Spécifier les exigences dans le contrat : Les contrats doivent définir les normes de sécurité minimales et les contrôles, ainsi que toutes les exigences de conformité que les tiers doivent respecter. Ceux-ci doivent être basés sur la tolérance au risque de votre organisation et les politiques de sécurité et de confidentialité des données. Les contrats doivent également définir clairement les rôles et les responsabilités des deux parties en matière de gestion des risques.
- Réaliser des évaluations des risques : Les évaluations des risques doivent être effectuées pour tous les tiers à haut risque. Elles doivent considérer si le fournisseur est en contact avec les clients, reçoit ou stocke des données confidentielles, présente un risque pour la chaîne d'approvisionnement, dispose de contrôles et mesures de sécurité en place, et a subi des audits de tiers, entre autres facteurs.
- Établir des indicateurs de performance : Établissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour les tiers et évaluez régulièrement leur performance par rapport à ces indicateurs. Ils peuvent concerner la prestation de services, le risque, la sécurité, la conformité et plus encore.
- Élaborer une stratégie de sortie : Élaborez des procédures pour mettre fin à une relation avec un tiers. Ces procédures doivent assurer un transfert ou une suppression appropriée des données et minimiser les risques. Elles doivent être documentées dans les contrats avec les tiers.
- Impliquer les parties prenantes clés : Les processus efficaces de gestion des risques concernant les tiers impliquent les parties prenantes internes à l’ensemble de l'organisation. Par exemple, les parties prenantes des départements juridique, conformité et informatique doivent être alignées et coordonnées sur les activités de gestion des risques.
- Documenter tout ce qui précède : Documentez toutes les évaluations, la diligence raisonnable, les contrats, les communications et les activités d'atténuation des risques liées aux tiers. Cette documentation servira de preuve des efforts de conformité.
- Mettre en place un processus de surveillance continue : Mettez en œuvre un processus de surveillance continue des tiers pour détecter tout changement dans les facteurs de risque ou de performance. Cela vous permettra de réévaluer les risques, de modifier les stratégies d'atténuation et de mettre fin aux relations si nécessaire.
- Utiliser l'automatisation : La gestion des risques relatifs aux tiers peut nécessiter beaucoup de travail manuel — mais ce n'est pas une fatalité. L'automatisation peut aider à réduire le temps et les ressources nécessaires pour la collecte de données, l'évaluation des risques, la gestion du personnel, la surveillance continue et d'autres activités liées à la gestion des risques des tiers.
En mettant en œuvre ces meilleures pratiques dans le cadre de votre programme de gestion des risques des tiers, vous pouvez contribuer à protéger les données, les opérations, la réputation et la posture de sécurité et de conformité de votre organisation tout en maintenant vos relations avec les entités externes.
Cycle de vie de la gestion des risques des tiers
1. Identification des tiers existants et nouveaux
Identifiez tous les tiers existants avec lesquels l'organisation entretient une relation commerciale. Cela inclut les fournisseurs, les prestataires de services, les sous-traitants, les consultants et d'autres entités externes.
2. Évaluation et sélection des nouveaux tiers
Tous les nouveaux tiers doivent être évalués avant de passer à l'étape suivante. Votre organisation peut utiliser des appels d'offres ou des questionnaires de sécurité si elle évalue plusieurs tiers pour le même service. La décision d'avancer avec un tiers peut être basée sur une gamme de facteurs alignés avec les besoins de l'organisation, tels que le coût.
3. Évaluation des risques et diligence raisonnable
Ensuite, effectuez une évaluation des risques et une diligence raisonnable appropriée avant de conclure ou de prolonger un contrat avec des tiers et d'accorder l'accès à vos systèmes. Ces actions doivent être réalisées pour déterminer les risques et les impacts possibles que chaque relation avec un tiers peut entraîner pour votre organisation.
Cette évaluation et cette diligence raisonnable doivent répondre aux questions suivantes :
- Le tiers a-t-il une nature orientée client ?
- Le tiers sera-t-il impliqué dans la réception et le stockage de données confidentielles (par exemple, données clients, données des employés, données réglementaires ou données financières) ? Si oui, où le tiers utilise-t-il, accède-t-il et stocke-t-il ces données ?
- Quels contrôles et mesures de sécurité le tiers a-t-il en place ?
- Quelles politiques de sécurité le tiers a-t-il en place ? Demandez à les examiner.
- Le tiers a-t-il subi des audits tiers (comme SOC 2®, HITRUST, ISO 27001) ? Demandez à examiner les rapports.
- Y a-t-il un risque de surveillance réglementaire et de préjudice pour les clients associé au tiers ?
- Quelle est la dépendance opérationnelle vis-à-vis du tiers ?
- Le tiers présente-t-il un risque pour la chaîne d'approvisionnement ?
4. Révision des contrats et approvisionnement
Ensuite, établissez des accords contractuels qui définissent les responsabilités et les attentes en matière de contrôles de sécurité, de protection des données, de conformité et de réponse aux incidents. Ces responsabilités et attentes doivent s'appliquer à votre organisation ainsi qu'au tiers. Soumettez-les au tiers pour examen et signature.
5. Atténuation des risques
L'atténuation des risques peut se produire parallèlement à la révision des contrats et à l'approvisionnement. Après avoir mené des évaluations des risques, vous pouvez commencer à atténuer les risques que vous avez identifiés et que vous prenez en concluant des relations avec des tiers. Cette étape peut impliquer la quantification ou l'évaluation des risques, le traitement des risques et la surveillance des risques.
6. Surveillance continue
Les relations avec des tiers doivent être continuellement surveillées pour raisonnablement s'assurer que les tiers restent en conformité avec les lois nationales et fédérales et que les services sont fournis comme prévu. Cela signifie effectuer des examens des fournisseurs au moins une fois par an, qui doivent être documentés et conservés à des fins d'audit.
Les examens annuels peuvent inclure la collecte de rapports de conformité applicables, tels que SOC 2, PCI DSS, HITRUST et ISO 27001, ou d'autres preuves de conformité à la sécurité.
Les résultats de ces examens doivent être comparés aux accords en place et/ou aux SLA. Si des tiers sont trouvés en violation de quelconques accords exécutés, des plans d'action et des processus peuvent être déclenchés pour remédier aux problèmes, ou l'accès aux systèmes de votre entreprise peut être immédiatement retiré.
7. Désactivation des tiers
La dernière étape du cycle de vie de la gestion des risques des tiers est la désactivation ou la résiliation. Si vous mettez fin à une relation commerciale avec un tiers, vous devez avoir des procédures en place pour garantir que les données sont transférées ou supprimées de manière sécurisée et que les risques potentiels sont minimisés pendant la transition.
Modèle de politique de gestion des risques des tiers
Que vous créiez une politique de gestion des risques pour la première fois ou que vous cherchiez à renforcer votre politique actuelle, utilisez ce modèle pour aider à établir une base solide pour gérer vos relations avec des tiers.
Logiciel de gestion des risques des tiers
Les logiciels de gestion des risques des tiers peuvent aider à simplifier et à rationaliser les tâches suivantes :
- Examens par des tiers : Une plateforme d'automatisation peut vous permettre de stocker et de consulter facilement la documentation pour vous assurer que vos tiers sont conformes.
- Évaluations des risques des fournisseurs : Certaines plateformes d'automatisation peuvent fournir des recommandations de risque basées sur les informations d'évaluation des tiers que vous fournissez pour aider à simplifier le processus d'évaluation des risques.
- Suivi de l'accès du personnel tiers : Vous pouvez facilement surveiller et suivre l'accès au système du personnel tiers à l'aide d'une plateforme d'automatisation.
- Surveillance continue : Une plateforme d'automatisation peut surveiller en continu la posture de sécurité de vos tiers et leur conformité avec les cadres réglementaires et industriels.
Lors de l'évaluation des logiciels de gestion des risques des tiers, recherchez un outil offrant une plateforme facile à utiliser ainsi qu'une équipe d'experts en sécurité et conformité pour guider votre organisation à travers chaque étape du processus de gestion des risques des tiers.
Comment Secureframe peut vous aider à gérer les risques des tiers
Secureframe aide les entreprises à surveiller et à évaluer automatiquement les performances de sécurité de leurs partenaires tiers et à automatiser les questionnaires de sécurité qui rendent le processus de gestion des risques des tiers encore plus facile à gérer. Secureframe propose également des rapports de sécurité à jour de chaque tiers avec des niveaux de risque et des descriptions détaillées.
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