Si tu organización es como la mayoría, la temporada de auditorías es estresante.

Los empleados se apresuran a recoger y organizar documentos para demostrar el cumplimiento. Tu equipo tiene cosas mejores que hacer que revisar montones de papeleo y actualizar hojas de cálculo.

El cumplimiento continuo ofrece una solución a la prisa.

Según el Instituto Ponemon, las organizaciones que realizaron cinco o más auditorías internas de cumplimiento por año tuvieron el costo total de adherencia más bajo.

Ahora imagina una organización que vigila perpetuamente las deficiencias de cumplimiento: ¿cuál crees que sería su costo de adherencia? Casi nulo.

Y los beneficios no terminan ahí. El cumplimiento continuo también es un compromiso con la seguridad que beneficia tu marca y protege tus activos durante todo el año.

Pero, ¿cómo se consigue exactamente el cumplimiento continuo? A continuación, te explicamos cómo mantener a tu empresa en cumplimiento, los desafíos únicos que tu empresa puede enfrentar y cómo Secureframe puede ayudar.

¿Qué es el cumplimiento continuo?

El cumplimiento continuo es el proceso de monitorear la postura de seguridad de una empresa para garantizar que siempre cumpla con los requisitos regulatorios y las mejores prácticas de la industria. Ayuda a simplificar el proceso de auditoría manteniéndote al día con tus requisitos de cumplimiento durante todo el año, algo que no se obtiene con una auditoría anual solamente.

En pocas palabras, el cumplimiento continuo te mantiene seguro las 24 horas del día, los 7 días de la semana, notificándote de cualquier problema de incumplimiento que surja en tiempo real. Te mantiene al corriente de las reglas y regulaciones de la industria y asegura que todos en tu organización las sigan.

Este proceso también mantiene a IT, RRHH y todos los demás departamentos en la misma página. El monitoreo constante y exhaustivo mantiene a cada departamento seguro y ayuda a coordinar los esfuerzos de protección de datos.

Por qué las organizaciones necesitan mantenerse en cumplimiento continuo

En el entorno actual impulsado por la tecnología y en constante cambio, mantenerse en cumplimiento no solo es una práctica empresarial inteligente, es una necesidad. Tener confianza en tu seguridad a través de una monitorización constante te mantiene seguro y listo para tu próxima auditoría.

Una alternativa al cumplimiento continuo es llevar un registro manual de todo lo necesario para una auditoría. Pero este proceso es tedioso y propenso a errores.

También podrías esperar hasta que sepas que una auditoría está a la vuelta de la esquina. Pero esto pone un estrés innecesario en tus empleados, y no es garantía de que puedas identificar, remediar y documentar cualquier brecha que encuentres a tiempo.

Vamos a profundizar en los beneficios del cumplimiento continuo.

1. Te mantiene en cumplimiento en tiempo real.

Identificar las deficiencias de cumplimiento de tu empresa en tiempo real permite que tu equipo sea proactivo en lugar de reactivo. Tu equipo podrá resolver cualquier problema de cumplimiento tan pronto como surja y evitar incendios de última hora.

Por ejemplo, el cumplimiento orientado a auditorías tradicionales abre la puerta a una oleada de cambios de procesos de última hora. Con el cumplimiento continuo, los equipos están capacitados para sentirse siempre listos para la auditoría, mejorando la moral y simplificando las temporadas de auditoría.

2. Mejora significativamente la seguridad.

La vigilancia constante y automatizada mantiene su postura de seguridad en óptimas condiciones. Minimiza su riesgo de vulnerabilidad y deficiencias técnicas al notificarle cada vez que surge un problema. Al mantener la seguridad en mente, el cumplimiento continuo también prepara a los equipos para futuras amenazas antes de que se conviertan en un riesgo.

3. Reduce el esfuerzo para acercarse a las auditorías

El cumplimiento tradicional abre la puerta al estrés y la ineficiencia. Al acercarse a las auditorías, los equipos deben dedicar de repente enormes cantidades de tiempo y esfuerzo para prepararse. El cumplimiento continuo reduce los niveles de fatiga a través de la vigilancia y alerta constante, proporcionando tranquilidad a los equipos.

4. Mejora la reputación de su organización

Los vendedores tienden a mantener la seguridad en mente al ingresar a nuevas asociaciones. Al mantener el cumplimiento continuo, su organización demuestra claramente su compromiso con la seguridad. Esto no solo es excelente para fomentar la lealtad con los clientes actuales, sino que también ayuda a atraer nuevos negocios.

Facetas del cumplimiento continuo

El cumplimiento continuo elimina los retrasos de respuesta cada vez que surge un problema de cumplimiento. Dicho esto, requiere que su organización construya un marco como punto de partida y luego se expanda a partir de ahí.

Para las organizaciones pequeñas, este proceso solo es posible con la ayuda de la automatización. Con la ayuda de las herramientas automáticas de Secureframe, se le alertará cada vez que no cumpla para que pueda volver a estar en forma inmediatamente.

Estas son las ocho facetas del cumplimiento continuo:

• Gestión de políticas
• Gestión de proveedores
• Gestión de vulnerabilidades
• Gestión de incidentes
• Gestión de datos
• Gestión de riesgos
• Gestión de la continuidad del negocio
• Gestión de recursos humanos

A continuación, exploramos cada una de estas.

Gestión de políticas

La gestión de políticas incluye muchos subtemas diferentes. Estos incluyen reglas internas, mejores prácticas de la empresa y leyes federales. Al monitorear estas políticas internas y externas, y asegurarse de que todos los empleados las sigan al pie de la letra, puede prevenir violaciones, multas, brechas de seguridad y una serie de otros problemas.

Para mantener el cumplimiento, es mejor revisar sus políticas regularmente y actualizarlas cuando sea necesario. Por ejemplo, si una ley o regulación cambia en su industria, su equipo debe estar listo para implementar actualizaciones en toda la empresa. Una vez que estén alineados con estas políticas, también es importante capacitar a su equipo de acuerdo con ellas.

Gestión de proveedores

Contratar proveedores o agencias externas puede ser una excelente manera de agilizar su carga de trabajo, pero con las contrataciones externas vienen riesgos externos. Si bien es común divulgar información clasificada a terceros, un reciente informe de SecureLink descubrió que el 54% de las organizaciones no están monitoreando las prácticas de privacidad de sus proveedores externos.

Para mantener el control de la seguridad de su empresa, necesitará gestionar de cerca a sus proveedores. Solicite sus prácticas de seguridad, redacte y haga cumplir un acuerdo de privacidad, y requiera que sus proveedores autocertifiquen documentos para asegurar el cumplimiento. Al agregar estos pasos a su proceso de gestión de proveedores, puede establecer reglas de seguridad que le permitirán una relación de trabajo sin problemas.

Gestión de vulnerabilidades

La gestión de vulnerabilidades es el proceso de encontrar todas las vulnerabilidades dentro de un sistema dado, determinar su importancia, solucionar los problemas en cuestión y documentar todo el proceso.

Este proceso puede incluir pasos manuales y automatizados, como ejecutar pruebas para determinar sus áreas de riesgo o usar un escáner de vulnerabilidades para encontrar problemas que su equipo pueda haber pasado por alto. Independientemente de cómo implemente su programa de gestión de vulnerabilidades, tener uno en su lugar es crucial. Lo ayudará a mantenerse un paso adelante de aquellos que desean infiltrarse en su organización.

Gestión de incidentes

¿Sabía que el costo promedio de un ataque de malware en una empresa es de 2,6 millones de dólares? Para empresas pequeñas o en etapas iniciales, un ataque como este puede ser desastroso para su negocio y reputación.

Con todo este dinero en juego, no se puede negar la importancia de gestionar y detectar estos incidentes antes de que comiencen.

Estrategias como la automatización de comunicaciones internas pueden ayudar a detectar, informar y responder a incidentes como fallos de hardware o ciberataques de manera rápida y eficiente. Hacerlo puede salvar a su empresa de encontrarse en apuros cuando ocurra un desastre.

Gestión de datos

Los datos pueden proporcionar información sobre las finanzas de su empresa, los flujos de trabajo internos y cómo sus clientes interactúan con su marca. No hace falta decir que cada organización necesita protegerlos. El cumplimiento de datos se refiere al proceso de gestión de sus datos para mantenerlos seguros.

Aunque este proceso varía según la empresa y la industria, generalmente implica un monitoreo constante de sus conjuntos de datos, comprender dónde se almacena su información más sensible y una protección adecuada en cada paso del camino.

Por ejemplo, es importante encriptar correctamente sus datos, realizar auditorías para mantenerse en cumplimiento con varios marcos de seguridad y llevar a cabo pruebas para encontrar y solucionar cualquier problema dentro de sus sistemas. También puede utilizar un proceso llamado clasificación de datos para categorizar los datos, lo que puede ayudarle a proteger mejor su información más sensible.

Gestión de riesgos

Entender los riesgos presentes en su organización es la mejor manera de defenderse de una brecha de seguridad o un intento de hackeo. También es la mejor manera de encontrar cualquier grieta en su proceso, permitiéndole arreglarlas antes de que crezcan fuera de control.

Para lograr un cumplimiento continuo en términos de gestión de riesgos, primero deberá implementar una estrategia de evaluación de riesgos. Luego, deberá identificar los diferentes tipos de riesgos de su organización y categorizarlos por urgencia. Esto no solo le permitirá entender mejor sus vulnerabilidades, sino que también proporcionará información sobre los niveles de protección necesarios en diferentes sectores de la empresa.

Gestión de continuidad del negocio

No hay una empresa hoy en día que no experimente cambios importantes de vez en cuando. Ya sea que esté integrando un nuevo software que se bloquea repentinamente o incorporando a un nuevo miembro del equipo de gestión, la gestión de la continuidad del negocio (BCM) es una parte importante del cumplimiento continuo.

Al implementar un proceso efectivo de BCM, las organizaciones pueden recuperarse rápidamente (y con más éxito) de desastres o cambios inesperados. BCM incluye evaluación de riesgos, planificación de respuestas, recuperación y mantenimiento a largo plazo.

Delegue un equipo para descubrir las debilidades de su negocio y elaborar planes para mitigarlas. Hacerlo puede permitir que su organización esté mejor preparada para lo que se presente.

Gestión de Recursos Humanos

Los equipos de Recursos Humanos brindan un toque humano a aspectos de la capacitación, disputas laborales y políticas. Sin embargo, su comprensión de los requerimientos legales de su empresa debería ser una prioridad máxima.

Los equipos de Recursos Humanos manejan muchas solicitudes que requieren que conozcan la situación legal de su negocio a fondo. Al mantener a su equipo de Recursos Humanos en cumplimiento, puede crear un mejor ambiente de trabajo para sus empleados y un negocio averso al riesgo.

Mejores prácticas para lograr el cumplimiento continuo

Ahora que tiene una mejor comprensión de todos los diferentes factores involucrados en el cumplimiento continuo, profundicemos en cómo lograrlo.

A continuación, desglosamos las mejores prácticas para implementar en su organización.

Entienda sus estándares de cumplimiento

Las normas de cumplimiento se refieren a las leyes o regulaciones que su organización debe seguir para realizar negocios y evitar multas importantes. Estas normas pueden ser a nivel estatal, federal o internacional, o pueden ser políticas internas que las empresas establecen sobre cómo se conducen.

Si bien los estándares de cumplimiento varían según la organización y la industria, aprender las complejidades de sus estándares particulares es el primer paso hacia el éxito a largo plazo. Una vez que se hayan establecido los estándares de cumplimiento específicos de su empresa, podrá comenzar a poner al día cada parte de su negocio y protegerlo de amenazas.

Identificación de activos críticos

En el entorno actual de computación en la nube a gran escala, el cumplimiento es más importante que nunca. Las organizaciones deben ser conscientes de cómo navegar este nuevo panorama de cumplimiento, que alberga activos tanto físicos como dinámicos. Al identificar sus activos críticos, podrá determinar la mejor manera de protegerlos.

Por ejemplo, es fácil decir que el activo más crítico de una empresa de ciberseguridad es su información. Pero con los nuevos avances tecnológicos, estos datos se almacenan en múltiples ubicaciones, incluidos sistemas de computación en la nube y proveedores externos. Entender cómo y dónde se almacenan, transmiten y procesan sus datos ayudará a sus equipos a mantenerlos seguros.

Identificación de brechas

Desde la seguridad hasta la capacitación, hay muchos lugares donde pueden ocurrir brechas dentro de su organización.

Parte del cumplimiento implica identificar y solucionar esas brechas de forma regular. Hacerlo ayuda a mantener la seguridad general y las estructuras internas. Al monitorear constantemente todos los aspectos del negocio y verificar las brechas, puede ayudar a que el proceso de cumplimiento y auditoría se desarrolle sin problemas.

Establecimiento de controles

Los controles son los sistemas internos que puede utilizar para agilizar los procesos y mantenerse en cumplimiento, desde la capacitación y las políticas hasta las auditorías y el monitoreo de datos.

Piense en los controles como su primera línea de defensa contra los atacantes. Ya sea que el ataque se presente en forma de una violación de datos o un error interno, debe tener un sistema (es decir, un control) para ayudarlo a defenderse. Una vez que determine los controles específicos de su empresa, deberá asegurarse de que estén debidamente documentados y mantenidos para que sean eficaces a largo plazo.

Habilitación de conocimientos continuos

Como se mencionó antes, el cumplimiento es un viaje sin fin. Eso significa que su organización siempre debe estar buscando oportunidades para mejorar y detectar vulnerabilidades en sus sistemas.

Además de las auditorías regulares, su empresa también debe tomar medidas proactivas para encontrar y solucionar vulnerabilidades a medida que ocurren. Esto significa realizar pruebas automatizadas e investigar errores para mantener segura cada parte de su empresa.

Mantenimiento de la documentación

Decir que ha logrado el cumplimiento y realmente probarlo son dos cosas diferentes.

Para evitar multas u otras repercusiones, necesita tener la documentación de cumplimiento adecuada. Esto incluye registros de auditoría, revisiones, cuestionarios, historial del sistema y acuerdos de políticas escritos y firmados.

Comunicación

Dado que hay tantas subsecciones de cumplimiento, la comunicación adecuada es crucial para lograr el éxito a largo plazo. Esto incluye la comunicación interdepartamental y externa para que todos, desde recursos humanos hasta proveedores externos, tengan la información adecuada. Al mantener la comunicación como una prioridad, las organizaciones pueden evitar malentendidos o errores causados por departamentos que quedan fuera de la comunicación.

Cómo Secureframe puede ayudar

El cumplimiento continuo puede ser casi imposible cuando se realiza solo. Pero el software de cumplimiento moderno como Secureframe puede simplificar y agilizar el proceso, haciéndolo más rápido y fácil para empresas de todos los tamaños mantenerse en cumplimiento durante todo el año.

Nuestra plataforma brinda cumplimiento continuo a través de nuestra suite de herramientas automatizadas y monitoreo 24/7 con alertas en tiempo real, todo en un panel fácil de usar.

Escaneamos continuamente su infraestructura en la nube y le alertamos sobre cualquier cosa que no cumpla, proporcionando instrucciones detalladas y asesoramiento experto para ayudarlo a volver a la normalidad.

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