Risikobewertungen, Compliance-Checks, Audit-Umfang — das Thema interne Compliance-Audits kann einschüchternd wirken. Aber ein internes Compliance-Audit durchzuführen, bedeutet weniger, Fachbegriffe zu beherrschen, als vielmehr einen strukturierten Ansatz zur Bewertung der Compliance-Situation Ihres Unternehmens zu entwickeln. Im Wesentlichen ist es ein Diagnosewerkzeug, das sicherstellt, dass Sie nicht nur über Compliance sprechen, sondern auch danach handeln.

Warum ist das so wichtig? Zunächst einmal kann die Nichteinhaltung von Vorschriften zu hohen Geldstrafen und rechtlichen Sanktionen führen. Darüber hinaus bietet ein gut durchgeführtes internes Audit wertvolle Einblicke in Ihre Betriebsabläufe, identifiziert Stärken und Schwächen und gibt Empfehlungen zur Verbesserung. Es ermöglicht Ihnen, Probleme zu lösen, bevor sie zu ernsteren Problemen eskalieren.

Im Folgenden werden wir den Prozess entmystifizieren und die praktischen Schritte zur Durchführung eines internen Compliance-Audits erläutern.

Was ist ein Compliance-Audit?

Ein Compliance-Audit ist eine umfassende Überprüfung, wie gut eine Organisation ihre eigenen Regeln für Informationssicherheit und Datenschutz einhält. Einige dieser Regeln sind gesetzlich vorgeschrieben, wie z. B. HIPAA oder DSGVO. Andere sind Regeln, die die Organisation als Best Practice gewählt hat, wie z. B. SOC 2, ISO 27001 oder PCI DSS. Manchmal ist es beides.

Compliance-Audits testen auch die Wirksamkeit der Sicherheitskontrollen einer Organisation. Funktionieren sie wie beabsichtigt? Gibt es Lücken, die geschlossen werden müssen?

Compliance-Audits variieren stark in Abhängigkeit von mehreren Faktoren, darunter:

• Branche
• Kundenbasis
• Öffentliches oder privates Unternehmen
• Art der verarbeiteten Daten

Es ist wichtig zu beachten, dass Compliance-Audits nicht dasselbe sind wie kontinuierliche Überwachung. Audits sind eigenständige Ereignisse, ähnlich wie Projekte, die von unabhängigen Prüfern durchgeführt werden. Überwachung ist eine kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung über die Kontrollen einer Organisation, die in der Regel automatisierte Tools beinhaltet.

Compliance-Audits unterscheiden sich auch von internen Audits. Ein internes Audit soll unabhängige Sicherheit bieten, dass das Risikomanagement, die Governance und die internen Prozesse einer Organisation ausreichend und wirksam sind. Interne Audits können eine Reihe von Prozessen abdecken, von finanziellen Praktiken über Betriebsabläufe, IT-Governance und Risikomanagement.

Compliance-Audits haben einen engeren Fokus und stellen sicher, dass die Organisation die Anforderungen externer Gesetze, Compliance-Vorschriften und/oder Sicherheitsstandards einhält, die für das Unternehmen gelten.

Beispiele für Compliance-Audits

• Ein Sarbanes-Oxley Act (SOX) Compliance-Audit müsste nachweisen, dass elektronische Kommunikationsmittel sicher sind und durch einen Notfallwiederherstellungsplan gesichert werden.
• Ein Audit gemäß dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) würde durchgeführt, um zu bestätigen, dass geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) sicher und privat aufbewahrt werden.
• Ein Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) Audit müsste nachweisen, dass Zahlungsdaten sicher und privat aufbewahrt werden.

Für alle Compliance-Audits müssen Organisationen dokumentierte Nachweise erbringen, die belegen, dass sie jede Anforderung durch entsprechend implementierte Kontrollen erfüllen. Diese Audit-Trails umfassen in der Regel Hunderte von Dokumenten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Ereignis- und Zugriffsprotokolle, Sicherheitsrichtlinien und -verfahren, Zertifikate für Sicherheitsbewusstseinsschulung und vieles mehr.

Arten von Compliance-Audits: Intern vs. extern

Interne Compliance-Audits werden oft von den eigenen Mitarbeitern der Organisation durchgeführt. Wenn sie nicht von einem eigenen Mitarbeiter durchgeführt werden, können sie von einem Dritten durchgeführt werden. Interne Audits bewerten die Gesamtleistung des Compliance-Programms und identifizieren neue Risiken oder Verbesserungsmöglichkeiten. Jede Organisation muss ihren eigenen Prüfungszeitplan festlegen, entsprechend dem Compliance-Rahmen, den sie verfolgen, sei es jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich.

Externe Compliance-Audits werden von einem unabhängigen Dritten durchgeführt, wie z.B. einem Wirtschaftsprüfer oder einem Prüfungsunternehmen. Das genaue Format variiert je nach spezifischem Rahmenwerk. Generell bewerten externe Compliance-Audits, ob das Sicherheitsprogramm der Organisation die Compliance-Anforderungen erfüllt.

Organisationen verwenden Compliance-Berichte, um:

• Die Einhaltung gegenüber Aufsichtsbehörden, dem Vorstand, potenziellen Kunden oder Investoren nachzuweisen
• Organisatorische Risiken zu identifizieren und proaktiv zu managen
• Sicherheitsrichtlinien, -prozesse oder Schulungsbedarfe anzupassen, um die betriebliche Effizienz und den Bedrohungsschutz zu verbessern
• Die Verantwortung in der gesamten Organisation zu fördern, um Cybersecurity- und Datenschutzstandards einzuhalten
• Kundenzufriedenheit aufzubauen und Umsatzwachstum zu fördern

Wie ein externes Compliance-Audit funktioniert

Was passiert während eines externen Compliance-Audits? Es hängt vom Rahmenwerk oder Standard ab, nach dem Sie bewertet werden, aber im Allgemeinen folgt ein externes Compliance-Audit diesen Schritten:

1. Die Unternehmensleitung wählt einen unabhängigen Auditor oder ein Prüfungsunternehmen aus und trifft sich dann mit dem Compliance-Auditor, um den Audit-Typ, den Umfang, den Zeitplan und den Prozess zu besprechen.
2. Der externe Auditor bewertet die Sicherheitsrichtlinien, Geschäftsprozesse, Systeme und internen Kontrollen der Organisation im Vergleich zu den Rahmenwerksanforderungen.
3. Der Auditor überprüft Dokumentationen, testet Kontrollen und führt Interviews mit dem Personal.
4. Der Auditor erstellt einen abschließenden Audit-Bericht oder eine Zertifizierung.
5. Die Organisation führt periodische interne oder Überwachungsaudits oder jährliche Rezertifizierungsaudits durch, um ihren Compliance-Status aufrechtzuerhalten.

Wie man ein internes Compliance-Audit durchführt + Checkliste

Die Durchführung eines internen Compliance-Audits ist ein sorgfältiger Prozess, der erfahrenes Personal, klare Kommunikation und Aufmerksamkeit für Details erfordert.

Schritt 1: Umfang des Audits bestimmen

Der erste Schritt besteht darin, den Zweck und die Ziele des Audits zu definieren. Gegen welche Rahmenwerke oder Vorschriften bewerten Sie sich? Welche Risiken oder Bedrohungen versuchen Sie zu mindern? Welche Änderungen haben seit Ihrem letzten Audit stattgefunden?

Schritt 2: Auswahl eines internen Auditors

Vielleicht der wichtigste Aspekt eines effektiven internen Audits ist die Auswahl des richtigen Auditors. Es ist essentiell, dass der interne Auditor vollkommen objektiv ist. Finden Sie jemanden innerhalb Ihrer Organisation, der nicht an der Gestaltung oder Implementierung Ihrer Sicherheitskontrollen beteiligt war. Diese Person sollte auch ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten haben, detailorientiert sein und über starke analytische Fähigkeiten verfügen. Es ist auch wichtig, die Auswirkung auf die Arbeitsbelastung der Person zu berücksichtigen, da für die Durchführung eines gründlichen internen Audits ein erheblicher Zeitaufwand erforderlich ist.

Schritt 3: Vorbereitung auf das Audit

Stellen Sie die Dokumentation zusammen und organisieren Sie sie, die Sie Ihrem internen Auditor präsentieren müssen. Die genaue Dokumentation variiert je nach den geltenden Rahmenwerken, wird aber wahrscheinlich Folgendes umfassen:

• HR- und Unternehmensrichtlinien
• Betriebsverfahren, einschließlich Datenhandhabungsverfahren, Notfallwiederherstellungs- und Vorfallreaktionspläne usw.
• Finanzunterlagen wie Steuererklärungen, Finanzberichte und Finanzabschlüsse
• Verträge mit Anbietern und Mitarbeitern
• Alle vorherigen Audit-Berichte und Compliance-Zertifizierungen
• Zugriffs- und Vorfallsprotokolle
• Aufzeichnungen über Sicherheitsbewusstseinsschulungen

Schritt 4: Durchführung der Prüfung

Ihr beauftragter interner Prüfer wird Dokumentationen und Nachweise überprüfen, Arbeitsbereiche betreten, Infrastruktur und Sicherheitskontrollen untersuchen und Interviews führen, um Ihr Compliance-Niveau zu bewerten.

Schritt 5: Erstellung des Prüfberichts

Der interne Prüfer wird einen schriftlichen Bericht erstellen, der den Prüfungsprozess, seine Erkenntnisse und seine Empfehlungen zur Behebung von Risikobereichen zusammenfasst.

Schritt 6: Behebung von Nichtkonformitäten

Die Organisation wird die Empfehlungen im internen Prüfbericht verwenden, um unbehandelte Risiken zu beheben oder Lücken in ihrer Compliance-Haltung zu schließen.

Während die Bedürfnisse jeder Organisation einzigartig sind, kann eine Compliance-Prüfliste eine nützliche Hilfe für den Einstieg sein. Im Folgenden finden Sie eine Liste der Hauptpunkte, die eine interne Compliance-Prüfung abdecken sollte, zur Referenz.