A medida que tu empresa se expande, también lo hace el riesgo de cumplimiento. Las decisiones estratégicas de negocio, como expandirse a mercados internacionales y nuevas industrias o ampliar tus ofertas de servicios, a menudo implican la adherencia a nuevas o cambiantes regulaciones y expectativas de los clientes. Esto requiere que entiendas cómo las diferentes decisiones afectan tu programa de cumplimiento existente y llenar cualquier vacío.

Los equipos de GRC típicamente enfrentan este desafío de entender cómo los cambios afectan al negocio. Hay pasos que pueden seguir al construir un programa de cumplimiento que pueden ayudar a simplificar este análisis de brechas. Vamos a repasarlos a continuación.

1. Crea una fuente de verdad para los datos de cumplimiento

Para empezar, los equipos de GRC deben centralizar y organizar los requisitos de marco y reglamentarios, controles y evidencias en un solo lugar. Tener una fuente de verdad facilita a los equipos de GRC identificar y abordar brechas en su programa de cumplimiento existente a medida que crecen.

Si intentan hacer esto manualmente utilizando hojas de cálculo y servicios de almacenamiento de archivos como Google Drive, el equipo de GRC tendrá que estandarizar cómo recopilan datos, gestionar múltiples hojas de cálculo, asegurarse de que los archivos siempre estén actualizados, archivar los antiguos, implementar procesos para la priorización, colaboración y responsabilidad, y más. También les será difícil obtener una vista precisa y continua de su estado de cumplimiento y probablemente terminarán manejando su programa de cumplimiento en silos.

Una mejor solución es usar una plataforma de automatización de cumplimiento que se integre con los softwares y herramientas relevantes para auditoría que usas todos los días. Esta plataforma puede actuar como tu fuente de verdad de cumplimiento, con requisitos de marco, controles y evidencias estandarizados y actualizados. Tener este repositorio es particularmente útil a medida que te esfuerzas por cumplir con más marcos a lo largo del tiempo, ya que te permite ver dónde te encuentras con cualquier nuevo marco y cómo se superponen con los marcos existentes que ya cumples.

Una encuesta realizada por UserEvidence confirmó que este fue un factor clave de decisión para que los usuarios de Secureframe implementaran la automatización. Cuando se les preguntó qué desafíos los llevaron a comprar Secureframe, el 55% de los usuarios de Secureframe informó la falta de una fuente de verdad centralizada y única para almacenar y gestionar datos de cumplimiento de seguridad.

2. Estandariza cómo recopilas evidencia

Para alcanzar y mantener el cumplimiento, las organizaciones deben recopilar y retener evidencia que demuestre que sus controles están funcionando eficazmente con el tiempo. Varios factores hacen que la recolección de evidencia sea una tarea compleja y tediosa, incluyendo el volumen de datos de cumplimiento, sistemas dispares y silos de datos. Estos desafíos solo se vuelven más agudos a medida que la pila tecnológica de la organización aumenta y el programa de cumplimiento se vuelve más complejo y personalizado a medida que la organización se expande a nuevos mercados e industrias.

Para superar estos desafíos, los equipos de GRC generalmente deben dedicar la mayor parte de su tiempo a tomar y organizar capturas de pantalla en carpetas de Dropbox o Google Drive y luego crear y actualizar manualmente hojas de cálculo para catalogar esta evidencia para cada evaluación.

Usar una plataforma de automatización de cumplimiento que se integre con otros sistemas y herramientas puede ayudar a automatizar la recopilación de evidencia para varios marcos. Al reducir la carga manual de demostrar adherencia a los controles, la recopilación automática de evidencia puede reducir significativamente los costos y esfuerzos de gestionar un programa de cumplimiento, incluso a medida que la organización crece.

Una encuesta de usuarios de Secureframe realizada por UserEvidence confirmó que la recopilación de evidencia fue un factor determinante para la adopción de la automatización y la tecnología. Cuando se les preguntó cuáles son las características de Secureframe más importantes para ellos, el 79% de los usuarios de Secureframe calificaron la recopilación automática de evidencia como una de las características más importantes de Secureframe.

3. Crear una biblioteca de políticas

Una biblioteca de políticas es una parte clave de cualquier programa de cumplimiento. Las políticas describen lo que haces para proteger los datos de los clientes y deben ser documentadas, revisadas formalmente y aceptadas por los empleados para cumplir con los requisitos de cumplimiento.

Diferentes marcos tienen diferentes requisitos de políticas. SOC 2, por ejemplo, puede requerir que tengas más de una docena de políticas en lugar, incluyendo un plan de continuidad del negocio, un plan de recuperación ante desastres y una política de gestión de proveedores.

Cumplir con estos requisitos de políticas lleva una cantidad significativa de tiempo ya que tienes que crear estas políticas, mantenerlas regularmente para asegurarte de que siempre estén actualizadas y distribuirlas para garantizar que los empleados las revisen y acepten. Esto puede requerir que:

• Crear políticas desde cero
• Colaborar con múltiples partes interesadas para incorporar sus comentarios
• Revisar y aprobar políticas
• Asignar dueños de políticas
• Rastrear cambios
• Rastrear la aceptación de las políticas por parte de los empleados
• Enviar recordatorios a los empleados

Una herramienta de automatización de cumplimiento puede ayudar a simplificar todos estos aspectos de la gestión de políticas. Las mejores herramientas proporcionan plantillas de políticas, un editor de políticas para personalizarlas rápidamente y dejar comentarios, la capacidad de asignar propietarios y un historial de versiones para rastrear cambios. También puedes rastrear qué empleados han aceptado tus políticas y enviar recordatorios a aquellos que aún necesitan hacerlo en el mismo lugar donde creas esas políticas. A medida que tu programa de cumplimiento crece y aumenta el número de políticas internas y empleados, una herramienta como esta puede simplificar y agilizar la gestión de políticas.

La encuesta de UserEvidence confirmó que las robustas capacidades de gestión de políticas fueron un beneficio importante de la automatización de cumplimiento. Cuando se les pidió seleccionar las características de Secureframe más importantes para ellos, el 68% de los usuarios de Secureframe eligieron la gestión de políticas.

4. Establezca un proceso de monitoreo continuo

Otro aspecto crítico de la gestión de cumplimiento es monitorear continuamente que los controles apropiados estén en su lugar y funcionen de manera efectiva. Esto requiere tanto procesos manuales como automatizados.

Sin automatización, los equipos de GRC deben depender de procedimientos de pruebas manuales intensivos y enfrentar problemas de complejidad, eficiencia, precisión y costos.

Una plataforma de automatización de cumplimiento puede ayudar a que el monitoreo continuo sea más rentable, consistente y eficiente. Al monitorear los controles en tiempo real, una plataforma de automatización proporciona una visión mucho más dinámica de la efectividad de los controles y de la postura general de seguridad de su organización. También puede alertar automáticamente a su organización sobre no conformidades o configuraciones incorrectas para evitar que se salga del cumplimiento de cualquier marco o regulación relevante.

Dado estos beneficios, no sorprende que el 84% de los usuarios de Secureframe en la encuesta de UserEvidence reportaron el monitoreo continuo para detectar y remediar configuraciones incorrectas como una característica importante de Secureframe para ellos, convirtiéndolo en la respuesta principal.

5. Establecer procesos de gestión de riesgos

El objetivo de cualquier programa de cumplimiento es asegurar que una organización esté protegiendo efectivamente su negocio, empleados y clientes. Un factor crítico para lograr esto es tener visibilidad de los riesgos internos y externos.

Es por eso que muchos marcos de cumplimiento incluyen requisitos para la gestión de riesgos. Las organizaciones necesitan demostrar que entienden su riesgo y están tomando medidas proactivas para reducirlo y fortalecer su postura de cumplimiento de seguridad, como poner en marcha controles de seguridad mitigantes.

Tener una estrategia integral de gestión de riesgos puede ayudar a su organización a cumplir con estos requisitos y reducir el riesgo. Una estrategia de gestión de riesgos aborda cómo una organización pretende identificar, evaluar, responder y monitorear el riesgo, y también puede prescribir políticas, procedimientos y metodologías para realizar estas actividades de evaluación de riesgos, respuesta al riesgo y monitorización del riesgo.

El seguimiento manual de riesgos en hojas de cálculo estáticas y otros procesos tradicionales de gestión de riesgos generalmente no son suficientes para mantener su negocio seguro a medida que escala o para cumplir con los criterios de gestión de riesgos de marcos de cumplimiento como SOC 2® e ISO 27001. Esto se debe a que los procesos manuales son lentos, requieren muchos recursos y son propensos a errores, y sus resultados se quedan rápidamente desactualizados.

Utilizar la automatización puede mejorar significativamente su estrategia de gestión de riesgos. Las herramientas de automatización de gestión de riesgos pueden recopilar información automáticamente de diferentes fuentes, determinar qué riesgos son los más importantes, sugerir formas de reducir o manejar estos riesgos y monitorear los riesgos con el tiempo. Algunas de estas herramientas también incorporan capacidades de IA para automatizar las evaluaciones de riesgos u otras partes del proceso de gestión de riesgos.

Dado que la automatización mejora la precisión, eficiencia y efectividad de la gestión de riesgos, tiene sentido que el 50% de los usuarios de Secureframe en la encuesta de UserEvidence reportaron la gestión de riesgos como una característica importante de Secureframe para ellos.

6. Implementar un programa de gestión de riesgos de proveedores

La organización promedio hace negocios con 11 terceros, y el 98% de las organizaciones hace negocios con un tercero que ha sufrido una brecha de seguridad.

Para proteger sus datos y clientes, las organizaciones deben priorizar la gestión de riesgos de proveedores. El proceso implica varios pasos, incluyendo:

• Crear un perfil de riesgo para cada proveedor
• Crear contratos que detallen los aspectos específicos de la relación comercial y las expectativas de cumplimiento
• Compartir solo el acceso necesario a los datos con los proveedores
• Establecer un proceso de selección de proveedores, incluyendo la creación de documentación para la selección de futuros proveedores, la recopilación de detalles de los proveedores y el establecimiento de procesos de reporte continuo
• Monitorear el cumplimiento y rendimiento de los proveedores a lo largo del tiempo
• Desincorporar proveedores según sea necesario
• Monitorear y refinar su programa de GVR basado en métricas clave

La gestión de riesgos de proveedores puede ser una carga pesada para su organización, requerir que los empleados dediquen incontables horas recopilando, organizando, actualizando y revisando datos.

Automatizar este proceso puede ahorrar tiempo a sus equipos y acelerar el proceso de evaluación del perfil de riesgo de un proveedor e incorporación de nuevos proveedores. La automatización del cumplimiento puede ayudarle a:

• Almacenar y revisar fácilmente la documentación de los proveedores para asegurarse de que cumplan con las normativas
• Obtener recomendaciones de riesgo basadas en la información de evaluación del proveedor que proporcione
• Monitorear y rastrear fácilmente el acceso al sistema del personal de terceros
• Monitorear continuamente la postura de seguridad de sus proveedores y su cumplimiento con los marcos regulatorios e industriales

El valor de la automatización del cumplimiento en la gestión de proveedores también fue respaldado por los hallazgos de nuestra encuesta UserEvidence. El 55% de los usuarios de Secureframe reportaron la gestión de riesgos de proveedores y la gestión de acceso de proveedores como características importantes para ellos.

7. Mapear controles a los requisitos del marco

A medida que las organizaciones expanden sus ofertas de servicios o ingresan a nuevos mercados e industrias, se enfrentan al desafío de gestionar un programa de cumplimiento de seguridad que debe cumplir con los requisitos regulatorios y del cliente adicionales o cambiantes. Esto puede llevar a las organizaciones a desperdiciar valioso tiempo y recursos creando conjuntos independientes de controles, realizando pruebas redundantes, recopilando la misma evidencia y repitiendo otras actividades para múltiples auditorías y cumplimientos.

Una forma de simplificar el proceso es mediante el mapeo de controles. El mapeo de controles implica mapear el conjunto de controles de un marco regulatorio a los requisitos de otro marco para identificar controles comunes. Hacerlo puede ayudar a reducir el trabajo duplicado y acelerar el tiempo de cumplimiento para múltiples marcos con controles comunes.

Aunque puede mapear manualmente los controles a los requisitos y pruebas del marco, una plataforma de automatización del cumplimiento puede automatizar este proceso, reduciendo el tiempo necesario y el potencial de error humano.

Como resultado de la asignación de controles de Secureframe y otras capacidades de automatización, el 89% de los usuarios de Secureframe encuestados por UserEvidence dijeron que aceleraron el tiempo de cumplimiento para múltiples marcos en al menos un 10%. Más de la mitad (53%) afirmó que aceleraron el tiempo de cumplimiento en un 76% o más.

8. Implementar un sistema para remediar problemas lo más rápido posible

La gestión del cumplimiento implica monitorear cientos de controles, pruebas, proveedores, personal, activos físicos, recursos en la nube, vulnerabilidades, tareas y más distribuidos en diferentes entornos y equipos. Esto requiere un enfoque estandarizado para rastrear tareas, problemas y todo lo demás que implique el cumplimiento para que pueda garantizar la responsabilidad y la remediación rápida al mismo tiempo que reduce el trabajo duplicado.

Una plataforma de automatización del cumplimiento puede automatizar tareas de flujo de trabajo, como asignar tareas, rastrear el progreso y enviar notificaciones, para asegurar que los problemas de cumplimiento se aborden de manera rápida y consistente en toda su organización.

Una plataforma de automatización del cumplimiento incluso puede ofrecer una guía de remediación paso a paso para que pueda solucionar rápidamente los problemas de ciberseguridad y acelerar el tiempo de cumplimiento. Secureframe va un paso más allá con ComplyAI, que proporciona orientación de remediación en forma de infraestructura como código (IaC) para Amazon Web Services, Google Cloud y Microsoft Azure. Los usuarios pueden copiar y pegar fácilmente el código generado por ComplyAI para resolver malas configuraciones subyacentes y controles defectuosos.

Como resultado de estas capacidades de automatización e inteligencia artificial, el 97% de los usuarios de Secureframe en la encuesta de UserEvidence dijeron que redujeron el tiempo dedicado a las tareas de cumplimiento por mes, con un 76% diciendo que redujeron ese tiempo al menos a la mitad.

9. Crear una cultura de cumplimiento

Los empleados juegan un papel crucial para garantizar que las empresas cumplan con los requisitos regulatorios y del marco. Construir una cultura de cumplimiento es la forma más efectiva de garantizar que los empleados cumplan con las normas, pero esto es un desafío significativo, ya que requiere que las organizaciones integren el cumplimiento en los flujos de trabajo diarios y establezcan expectativas para el comportamiento individual en toda la empresa.

Documentar políticas y procedimientos, actualizarlos consistentemente y asegurarse de que los empleados los revisen y acepten es un paso importante para construir una cultura de cumplimiento en su organización.

Proporcionar capacitación a los empleados de manera recurrente es otro pilar de una cultura de cumplimiento, ya que ayuda a reforzar la información presentada en las políticas y procedimientos. La mayoría de los marcos de cumplimiento requieren que las organizaciones realicen y monitoreen la finalización de la capacitación de los empleados para garantizar que su fuerza laboral esté actualizada en las mejores prácticas de seguridad y privacidad.

Para mantener una cultura de cumplimiento, deberá hacer cumplir la responsabilidad. Esto requerirá rastrear que el personal complete las tareas que necesitan, como aceptar políticas, completar la capacitación en seguridad y completar una verificación de antecedentes. También querrá rastrear que cada empleado tenga los dispositivos requeridos para sus tareas y que estos dispositivos cumplan con las regulaciones de cumplimiento.

El software de automatización de cumplimiento puede simplificar estos aspectos de la gestión de personal y dispositivos para que pueda asegurarse más fácilmente de que sus empleados cumplan con las normas. Este tipo de herramienta puede automatizar la incorporación de empleados y permitirle gestionar de manera eficiente las verificaciones de antecedentes, la formación y la aceptación de políticas en cumplimiento con diferentes marcos y regulaciones. También puede extraer automáticamente información de sus integraciones con plataformas de gestión de endpoints, proveedores de servicios en la nube y herramientas de control de versiones para proporcionar una vista única que le permita rastrear y gestionar los dispositivos de sus empleados, los recursos en la nube y los repositorios de código.

Cuando se les preguntó cuáles eran las características más importantes para ellos, los usuarios de Secureframe seleccionaron una variedad de características relacionadas con asegurar que los empleados cumplan con las normas, incluyendo:

• Gestión de personal (61%)
• Inventario de endpoints/activos (55%)
• Formación de Secureframe (45%)

10. Incorpore personalización a su programa de cumplimiento.

Aunque existen muchos marcos estándar con conjuntos de controles preconstruidos como SOC 2, ISO 27001, PCI DSS y NIST 800-53 con los que su organización puede necesitar cumplir, estos pueden abordar solo algunas de las preocupaciones de seguridad que enfrenta. En particular, a medida que su empresa crece, sus operaciones se volverán más intrincadas e involucrarán entornos diversos, equipos más grandes y mayores riesgos. Esto puede requerir que cree un programa de cumplimiento con requisitos, controles y pruebas personalizados adaptados a las necesidades únicas de su negocio.

Construir estos marcos personalizados y probar la adherencia a ellos puede ser increíblemente difícil, especialmente si tiene que empezar desde cero.

El software de automatización de cumplimiento puede ofrecer opciones de personalización que cumplan con las necesidades y requisitos específicos de diferentes industrias y entornos regulatorios, así como capacidades de automatización que simplifican y aceleran el tiempo de cumplimiento. Por ejemplo, con Secureframe, los clientes pueden crear marcos personalizados, controles y pruebas y mapear estos controles y pruebas a los marcos. O pueden mapear controles y pruebas preconstruidos en la plataforma Secureframe a sus marcos personalizados para reducir el trabajo duplicado mientras se asegura de que su programa de cumplimiento refleje con precisión los requisitos únicos de su negocio.

Estas opciones de personalización son valiosas para los clientes de Secureframe, con un 39% de usuarios de Secureframe informando que la personalización fue una de las características más importantes para ellos.

Cómo Secureframe puede escalar con su negocio

Una solución de automatización del cumplimiento puede ayudar a los equipos de GRC a recuperar tiempo al reducir el esfuerzo necesario para entender cómo las decisiones estratégicas de negocio afectan su programa de cumplimiento existente.

Secureframe ayuda a miles de organizaciones a escalar un programa de seguridad y cumplimiento mientras reduce los costos operativos. Con Secureframe, puede mejorar la eficiencia operativa con la recolección automática de evidencia y el monitoreo de la salud del control a través de más de 200 integraciones nativas y la API de Secureframe y acelerar la remediación en la nube, las evaluaciones de riesgos, la gestión de políticas y los cuestionarios con nuestras capacidades de IA.

También puede obtener visibilidad completa y actualizada sobre su perfil de riesgo y postura de cumplimiento para que pueda escalar de manera segura con:

• Tableros para obtener una visión directa del estado del programa de cumplimiento de InfoSec y del programa de gestión de riesgos.
• Mapeo entre marcos para ver la superposición entre marcos y reducir el tiempo de implementación.
• Seguimiento de tareas y notificaciones en la plataforma o mediante JIRA y Slack para garantizar la responsabilidad y una resolución rápida

Para ver cómo el 95% de los usuarios de Secureframe ahorran tiempo y recursos al obtener y mantener el cumplimiento, programa una demostración.

Sobre la Encuesta de UserEvidence

Los datos sobre los usuarios de Secureframe se obtuvieron a través de una encuesta en línea realizada por UserEvidence en febrero de 2024. La encuesta incluyó respuestas de 44 usuarios de Secureframe (la mayoría de los cuales eran de nivel gerente o superior) de las industrias de tecnología de la información, consumo discrecional, industriales, finanzas y atención médica.