SOC 2-Compliance ist eine große Aufgabe.
Es erfordert eine erhebliche Menge an Planung und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Wie bei jeder anderen wichtigen Initiative wird ein solider SOC 2-Projektplan den Prozess reibungslos halten.
Diese Übersicht über einen typischen SOC 2-Projektplan wird allen in Ihrer Organisation helfen zu verstehen, was sie in jeder Phase des Prozesses erwartet.
Holen Sie sich Zustimmung in Ihrer Organisation
Machen Sie eine unternehmensweite Ankündigung zu Ihrer SOC 2-Compliance-Initiative.
Erklären Sie allen, wie Compliance Ihrem Unternehmen zugute kommen wird. Neben der Freischaltung von Verkäufen und dem Wachstum des Unternehmens schützt die Compliance den Ruf Ihrer Marke und baut Vertrauen bei den Kunden auf.
Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um Erwartungen zu setzen.
Erklären Sie, wie der Compliance-Prozess den täglichen Betrieb und die Arbeitsabläufe beeinflussen kann, einschließlich der verwendeten Prozesse und Tools.
Veränderungen sind schwierig, aber die Menschen werden offener dafür sein, wenn sie die Ursachen und Vorteile dieser Veränderung verstehen.
Bildung eines SOC 2-Leitungsteams
SOC 2 ist nicht nur ein Projekt für Ihre Compliance- oder IT-Abteilungen. Es erfordert Zusammenarbeit und Teilnahme im gesamten Unternehmen.
Hier ist ein Überblick darüber, wer beteiligt sein muss:
- Exekutiv-Sponsor: Diese Person versteht die geschäftlichen Gründe, warum Sie auf Compliance hinarbeiten. Sie kann Konflikte lösen, die bei der Einführung von Änderungen an Tools, Richtlinien und Prozessen auftreten können.
- SOC 2-Projektleiter: Diese Person ist für die Überwachung des Vorbereitungs- und Prüfungsprozesses verantwortlich. Sie verfolgt Meilensteine, um sicherzustellen, dass diese erreicht werden.
- Technologie-Leiter: Diese Person kann sicherstellen, dass das Technikteam übernimmt.
- Leiter Infrastruktur/Sicherheit: Diese Person kann bei der Umsetzung helfen.
- HR und/oder Rechtsabteilung: Diese Person kann bei der Erstellung von Richtlinien helfen und die Akzeptanz der Mitarbeiter sicherstellen.
- Externe: Dies ist Ihr SOC 2-Compliance-Berater und/oder Prüfer.
In kleineren Unternehmen besteht dieses Team oft aus:
- Einem technischen Leiter (CTO oder VP Engineering)
- Einem Geschäftsprozessleiter (COO oder HR-Manager)
- Einem Informationssicherheitsleiter (Direktor für Sicherheit oder leitender Ingenieur)
Es ist wichtig, Erwartungen darüber zu setzen, wie lange der Prozess dauern wird und was von allen Beteiligten erwartet wird.
Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, etwa 6 Monate Vorbereitungsarbeiten einzuplanen, bevor Sie den formellen Prüfprozess beginnen.
Prüfungsumfang definieren
Nehmen Sie zu viel auf? Sie verschwenden Zeit und Ressourcen für die Implementierung von Kontrollen für Risiken, denen Ihr Unternehmen tatsächlich nicht ausgesetzt ist.
Enthält zu wenig? Sie übersehen wichtige Schwachstellen und bereiten sich auf wiederholte Prüfungen vor.
Hier sind einige wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, während Sie den Umfang Ihrer Prüfung festlegen:
- Benötigen Sie einen SOC 2 Bericht für Ihre gesamte Organisation oder nur für bestimmte Dienste?
- Benötigen Sie einen SOC 2 Typ I oder Typ II Bericht?
- Welche Trust Services Kriterien müssen Sie einschließen?
- Welche Systeme und Prozesse unterstützen diese TSC und werden vom Prüfer bewertet?
- Welche Auftragnehmer können Sie ausschließen, die die Sicherheit der Kundendaten nicht beeinträchtigen?
Das Verständnis, welche Aspekte Ihrer Infrastruktur einbezogen werden, hilft Ihnen bei der Bestimmung der Kontrollen, die Sie implementieren müssen, um SOC 2-konform zu sein.
Richtlinien und Prozesse schreiben
Sie benötigen eine Bibliothek von Richtlinien für Dinge wie Informationssicherheit, Zugriffskontrolle, Netzwerksicherheit, Passwortmanagement und Risikobewertung.
Der Aufbau Ihrer Richtlinienbibliothek kann eine große Zeitinvestition darstellen, die sich nicht leicht delegieren lässt. (Es sei denn, Sie haben Compliance-Automatisierungssoftware, die eine Bibliothek mit vorgefertigten Richtlinien bietet.)
Ein leitendes Teammitglied muss diese Richtlinien erstellen, wahrscheinlich mit Hilfe von Personalabteilung und Rechtsabteilung.
Technische Konfigurationen und Kontrollen implementieren
Identifizieren Sie alle Lücken in Ihrer Compliance und machen Sie einen Plan zu deren Behebung. Welche neuen Werkzeuge oder Prozesse müssen Sie implementieren?
Zeitaufwändige technische Aufgaben erfordern oft Unterstützung durch Ihre Entwickler- und IT-Teams.
Außerdem erfordern neue Werkzeuge Zeit und Recherche, um ausgewählt und eingerichtet zu werden.
Da dies ein langwieriger Prozess sein kann, ist es wichtig, hier nicht stecken zu bleiben. Einige Unternehmen leiden an Analyseparalyse. Versuchen Sie, nicht mehr als zwei Monate verstreichen zu lassen, bevor Sie Ihre technischen Konfigurationen implementieren.
Durchführen einer Bereitschaftsbewertung
Das Letzte, was Sie nach monatelanger Vorbereitung tun möchten, ist tausende Dollar für eine formelle SOC 2-Prüfung auszugeben und dann zu scheitern.
Also, wie wissen Sie, ob Sie bereit sind, eine Prüfung mit Bravour zu bestehen?
Eine Bereitschaftsbewertung.
Es handelt sich um eine Untersuchung durchgeführt von einem Prüfer, um festzustellen, wie bereit Ihre Organisation für eine erfolgreiche SOC 2-Prüfung ist. Sie wird jede Lücke in Ihren Kontrollen aufdecken und Ihnen helfen, diese zu beheben.
