Los registros de pacientes contienen mucha información sensible, y no toda esa información necesita ser compartida con los proveedores de atención médica para que puedan hacer su trabajo.

Para determinar qué información es necesaria (y cuál no), entra en juego la Regla de Mínimo Necesario de HIPAA.

Esta regla establece que una entidad cubierta (como un médico o una clínica) solo comparte la información de salud "mínimamente necesaria" con otra entidad cubierta. Esta regla también se aplica a cualquier tercero o asociado comercial con el que una entidad cubierta comparta PHI.

En otras palabras, esta regla requiere que solo se comparta la información de salud protegida (PHI) que es esencial para completar una tarea. En lugar de enviar el historial médico completo de un paciente, una clínica solo debe compartir la información necesaria y nada más.

A continuación, explicamos cómo funciona la Regla de Mínimo Necesario, las excepciones a la regla y cómo cumplirla.

¿Cómo funciona la Regla de Mínimo Necesario de HIPAA?

La Regla de Mínimo Necesario de HIPAA funciona requiriendo que las entidades cubiertas hagan un esfuerzo razonable para limitar las solicitudes de uso o divulgación de PHI solo a lo que es necesario. La regla también requiere que las organizaciones limiten quién usa y divulga PHI solo a aquellos que necesitan la información para hacer su trabajo.

El estándar se aplica en cualquier momento que se involucre PHI. PHI incluye todo, desde tu nombre y fecha de nacimiento hasta notas de diagnóstico y tratamiento.

La regla también se aplica a la información de salud protegida electrónica (ePHI), como una copia digital de un historial médico. También se aplica a las solicitudes de PHI de otras entidades cubiertas y asociados comerciales.

Por ejemplo, supongamos que una clínica tiene cinco proveedores médicos. Solo uno de los proveedores te está tratando a ti (el paciente). Según la Regla de Mínimo Necesario de HIPAA, solo el proveedor médico que está proporcionando tu tratamiento debe tener acceso a tus registros de paciente.

¿Cuándo es necesario compartir PHI?

Los términos "esfuerzo razonable" y "mínimo necesario" dejan margen para la interpretación. El Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (HHS), que gobierna HIPAA, no define ninguno de los términos. Pero ofrece orientación sobre cómo cumplir con el requisito.

El HHS dice que la Regla de Mínimo Necesario se basa en la profesionalidad de las prácticas médicas, los profesionales y el personal para decidir qué información es razonable compartir.

El HHS continúa diciendo que hay tres aspectos que hacen que el uso de PHI sea necesario:

• Tratamiento: Un proveedor médico necesitará compartir cierta información del expediente del paciente con una enfermera para que puedan brindar la atención adecuada.
• Pago: Las prácticas médicas están obligadas a compartir la PHI con las compañías de seguros para fines de pago.
• Operaciones de atención médica: También es aceptable compartir en ciertas situaciones administrativas, financieras, legales y de mejora de la calidad para poder administrar un negocio. Por ejemplo, un proveedor médico podría compartir la PHI con un transcriptor que es un asociado comercial de la práctica.

La Regla de Mínimo Necesario en acción

Para entender cómo funciona la regla, veamos un ejemplo del mundo real:

Supongamos que el médico de atención primaria de un paciente lo envía a un laboratorio clínico para análisis de sangre de rutina. El paciente proporciona una solicitud (u orden del médico) autorizando la prueba.

Esta solicitud contiene PHI que incluye el nombre del paciente, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social, número de identificación de seguro, nombre del cónyuge (si está cubierto bajo su plan de seguro), la prueba que se va a ordenar y el código de diagnóstico que indica el motivo de la prueba.

Toda la información anterior es necesaria para procesar el análisis de sangre del paciente y para facturar al seguro del paciente, lo que significa que es toda información necesaria.

Sin embargo, no todos en el laboratorio necesitan acceso a toda la información. Aquí está cómo podría ser esa distribución:

• Personal de recepción/ingreso: Debido a que son responsables de garantizar que la documentación y la información sean correctas para fines de identificación y facturación, tendrían acceso a toda la información anterior excepto los resultados reales del análisis de sangre del paciente.
• Flebotomista: La persona que extrae la sangre del paciente también necesitará la información incluida en la solicitud para verificar ciertos detalles del paciente y crear etiquetas de identificación para la sangre que extraen. No deberían tener acceso a los resultados reales del análisis de sangre del paciente.

En este ejemplo, el personal del laboratorio solo tiene acceso a la información mínima necesaria para realizar su trabajo de manera segura y eficaz. Las únicas dos personas que deberían tener acceso a los resultados reales de la prueba son el médico de atención primaria que ordenó el análisis de sangre y el propio paciente.

Excepciones a la Regla de Mínimo Necesario

¿Cuándo no se aplica la Regla de Mínimo Necesario? El HHS describe seis excepciones a la Regla de Mínimo Necesario:

• Proveedores de atención médica que hacen solicitudes de PHI para brindar tratamiento a un paciente
• Pacientes que hacen solicitudes de copias de sus propios registros médicos
• Solicitudes de PHI cuando hay una autorización válida
• Solicitudes de PHI que son necesarias para el cumplimiento de la Regla de Transacciones HIPAA u otras Reglas de Simplificación Administrativa HIPAA
• Solicitudes de divulgación de PHI al HHS para investigación de quejas, revisión de cumplimiento o ejecución
• Solicitudes de PHI que de otro modo sean requeridas por la ley

¿Qué sucede si se comparte más de lo mínimo necesario?

El objetivo de la Regla de Necesidad Mínima de HIPAA es proteger la PHI de ser compartida innecesariamente.

Cuando una entidad cubierta divulga más de lo mínimo necesario, esto se considera una violación de la Regla de Privacidad de HIPAA.

Cuando ocurre una violación de HIPAA, el HHS determinará si la entidad cubierta divulgó la información intencionalmente y si previamente ya había tenido una violación. Dependiendo de la situación, las consecuencias pueden resultar en sanciones, multas y potencialmente tiempo en la cárcel.

Cómo cumplir con la Regla de Necesidad Mínima

El HHS no especifica exactamente cómo cumplir con la Regla de Necesidad Mínima dentro de su práctica. En cambio, HHS instruye a las organizaciones a “desarrollar e implementar políticas y procedimientos para limitar razonablemente los usos y divulgaciones a lo mínimo necesario.”

Su política debe abordar dos temas principales: cómo planea limitar el acceso y los usos de PHI y su proceso para divulgar y responder a las solicitudes de PHI.

Aquí hay secciones que debe incluir en sus políticas con respecto a la Regla de Necesidad Mínima.

Acceso y usos

• Identifique los roles y el personal específico que necesita acceso a PHI para realizar su trabajo
• Identifique las categorías de PHI a las que necesitan acceso
• Especifique las condiciones en las que pueden necesitar acceso a PHI

Divulgaciones y solicitudes de divulgaciones

• Documente su proceso para responder a las divulgaciones de PHI y las solicitudes que limitan la PHI compartida a solo la cantidad mínima razonablemente necesaria
• Desarrollar criterios para limitar las divulgaciones a la información razonablemente necesaria para divulgaciones no rutinarias
• Revise cada solicitud de divulgación no rutinaria contra los criterios establecidos

5 consejos para la implementación

A continuación, se presentan algunos consejos para ayudarle a implementar sus políticas y procedimientos de la Regla de Necesidad Mínima.

1. Descubra y clasifique PHI

Para proteger adecuadamente la PHI, debe determinar el tipo de PHI que almacena y dónde se encuentra esa PHI. Después de saber dónde y qué se almacena, puede usar un método de clasificación de datos que funcione para su organización.

Puede hacer esto manualmente para las copias físicas de PHI dentro de su organización. Para ePHI, existen herramientas de clasificación de datos que escanearán sus archivos para facilitar un poco el proceso.

2. Incluya una sección de sanciones dentro de su política

En su política, describa las consecuencias de violar la Regla de Necesidad Mínima de HIPAA.

3. Capacite a los empleados sobre la política y su importancia

Es importante que todos los empleados lean y comprendan sus políticas relacionadas con la Regla de Necesidad Mínima.

Realice entrenamiento inicial y continuo sobre la política y su importancia, así como el manejo adecuado de la PHI basado en roles y responsabilidades específicas.

4. Desarrolle permisos basados en roles

No todos los roles necesitarán acceso a PHI. Para aquellos que sí, es importante delinear claramente las categorías de PHI y las situaciones en las que tienen acceso a PHI según la Regla de Necesidad Mínima.

Puede hacerlo desarrollando permisos basados en roles que limiten el acceso a categorías particulares de PHI. Esto ayudará a asegurar que solo las personas necesarias tengan acceso a PHI.

5. Monitoree el acceso a PHI

Mantenga registros de auditoría que rastreen el acceso e intentos de acceso a PHI. Puede implementar un software de seguridad que marque actividades sospechosas relacionadas con el acceso a PHI para ayudar a abordar una situación antes de que se convierta en una violación.

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