Las regulaciones relacionadas con la sostenibilidad y ESG están en aumento a nivel mundial. La regulación de IA ya ha sido aprobada por la UE, China y partes de los EE. UU. y también está en desarrollo a nivel federal, y se espera que aumente. El escrutinio regulatorio sobre organizaciones tecnológicas y financieras también está aumentando.

Dado que estos son solo algunos ejemplos de nuevas regulaciones, tiene sentido que el 61% de los profesionales corporativos de riesgo y cumplimiento hayan informado que su principal prioridad estratégica para los próximos 12 a 18 meses era mantenerse al tanto de los cambios regulatorios y legislativos que se avecinan.

Sin embargo, hacer esto es una tarea desalentadora para las organizaciones de todas las industrias. Tener un programa sólido de gestión de cambios regulatorios que aproveche el software puede ayudar a las organizaciones a garantizar el cumplimiento de las regulaciones pertinentes y gestionar los riesgos de cumplimiento.

Encuentre todo lo que necesita saber sobre la gestión de cambios regulatorios a continuación.

Los retos de los cambios regulatorios

Para comprender la importancia de la gestión de cambios regulatorios, primero debe comprender los desafíos que enfrentan las organizaciones debido a los cambios regulatorios. A continuación se presentan cinco de los más significativos.

Complejidad y aceleración del cambio regulatorio

El panorama regulatorio es complejo y está en constante evolución, con una gran variedad de regulaciones a nivel local, nacional e internacional. Los cambios regulatorios ocurren a menudo a un ritmo rápido, impulsados por factores como los avances tecnológicos, los cambios geopolíticos y los riesgos emergentes. Mantenerse al día con el volumen de cambios regulatorios y comprender sus implicaciones puede ser una tarea desalentadora.

Interpretación y ambigüedad

Los requisitos regulatorios están sujetos a interpretación, lo que puede ser difícil de hacer sin experiencia previa en la realización de auditorías o en el trabajo en cumplimiento interno en una organización. Típicamente, los requisitos regulatorios son muy específicos y complejos o amplios y demasiado generales. Esta ambigüedad dificulta saber qué medidas implementar y, a veces, puede resultar en un escrutinio regulatorio o disputas legales.

Este desafío es un factor determinante para la adopción de la automatización y la tecnología. Cuando se les preguntó qué desafíos los llevaron a comprar Secureframe en una encuesta realizada por UserEvidence, la respuesta número uno fue el conocimiento y la experiencia limitados en cuestiones de cumplimiento y seguridad, reportada por el 67% de los usuarios.

Fragmentación regulatoria

Para las organizaciones que operan en múltiples jurisdicciones o en ciertas industrias, navegar por el panorama regulatorio puede ser particularmente difícil frente a regulaciones superpuestas o conflictivas de múltiples organismos reguladores. Navegar por esta fragmentación regulatoria, coordinar tareas y prioridades y garantizar el cumplimiento de todos los requisitos pertinentes puede ser complejo y requerir muchos recursos.

Disrupción operativa

Implementar cambios regulatorios puede interrumpir las operaciones existentes, requiriendo que las organizaciones realicen ajustes en los procesos, productos y servicios. Estas interrupciones pueden llevar a retrasos, ineficiencias y aumentos en los costos operativos.

Costos

El cumplimiento con los cambios regulatorios a menudo requiere inversiones financieras significativas en la actualización de sistemas, procesos, capacitación y contratación de personal especializado. Si bien los costos de mantenerse al día con los cambios regulatorios pueden ser altos, los costos de no hacerlo son mayores. No cumplir con los cambios regulatorios puede resultar en sanciones significativas, multas, acciones legales y daños a la reputación. Estas multas pueden ser significativamente más altas que cualquiera de los costos o inversiones en mantener el cumplimiento. Las organizaciones deben monitorear activamente los desarrollos regulatorios e implementar medidas de cumplimiento robustas para mitigar el riesgo de incumplimiento.

Un programa de gestión de cambios regulatorios puede ayudar a su organización a abordar estos desafíos. A continuación, veamos cómo.

¿Qué es la gestión del cambio regulatorio?

La gestión del cambio regulatorio se refiere a los procesos y procedimientos que las organizaciones implementan para monitorear, evaluar, adaptarse y cumplir efectivamente con los requisitos regulatorios que afectan su industria y operaciones.

Esto abarca una gama de actividades destinadas a asegurar que una organización se mantenga al tanto de los cambios regulatorios, entienda su impacto y ajuste las políticas, procedimientos y sistemas internos en consecuencia para lograr el cumplimiento continuo, tales como:

• Definir claramente qué regulaciones se aplican a su organización.
• Alinear sus políticas y procedimientos con las regulaciones existentes que se aplican a su organización.
• Mantenerse informado sobre cambios regulatorios y legislativos relevantes.
• Evaluar el impacto de los cambios regulatorios en su programa de cumplimiento y perfil de riesgo existentes.
• Desarrollar un plan para abordar los cambios regulatorios, incluyendo la asignación de roles y responsabilidades.
• Seguir y mantenerse al día con las actualizaciones de regulaciones y marcos.
• Actualizar o implementar nuevos controles para mitigar nuevos riesgos regulatorios.
• Mantener informados a los interesados relevantes, incluidos empleados, ejecutivos, socios, proveedores, clientes y otras terceras partes, sobre los cambios próximos y sus implicaciones.
• Proporcionar la capacitación necesaria a los empleados para asegurar la comprensión y el cumplimiento de las nuevas regulaciones.
• Monitorear los cambios implementados para evaluar su efectividad.
• Revisar y actualizar el plan de gestión de cambios de su organización según sea necesario.
  

Gestionar efectivamente los cambios regulatorios de estas maneras puede ayudar a su organización a evitar violaciones de cumplimiento, sanciones legales, daños a la reputación y interrupciones operativas. Esto es particularmente importante en industrias con entornos regulatorios complejos y que cambian frecuentemente, como las finanzas, la salud y la energía.

Proceso de gestión del cambio regulatorio

El proceso de gestión de cambios regulatorios implica varios pasos para garantizar que las organizaciones monitoreen, evalúen y se adapten efectivamente a los cambios regulatorios. Aunque el proceso específico puede variar según el tamaño de la organización, la industria y el entorno regulatorio, a continuación cubriremos algunos pasos comunes de un proceso manual.

Más adelante, analizaremos cómo la automatización puede ayudar a simplificar y agilizar este proceso.

1. Identificar cambios regulatorios

Establezca procedimientos para monitorear los cambios regulatorios relevantes para la industria, jurisdicción y operaciones de la organización. Los procesos manuales pueden involucrar la gestión de hojas de cálculo, la suscripción a actualizaciones regulatorias, el mantenimiento de relaciones con asociaciones industriales y el monitoreo activo de sitios web de cuerpos legislativos y regulatorios.

2. Realizar un análisis de impacto regulatorio

Una vez identificado un cambio regulatorio, realice un análisis de impacto integral para comprender cómo afectará el cambio a las operaciones, procesos, productos, servicios y requisitos de cumplimiento de su organización. Esta evaluación debe considerar tanto los impactos directos como indirectos e involucrar a las partes interesadas relevantes de la organización.

3. Realizar un análisis de brechas

Compare las políticas, procedimientos y controles existentes con los requisitos de la nueva regulación para identificar cualquier brecha o área donde se necesiten actualizaciones para garantizar el cumplimiento.

4. Desarrollar un plan

Desarrolle un plan para abordar los cambios necesarios, incluyendo la asignación de recursos, el establecimiento de cronogramas y la determinación de prioridades según la urgencia y la importancia de los cambios regulatorios.

5. Implementar los cambios

Actualice las políticas, procedimientos y controles internos para alinearse con los nuevos requisitos regulatorios. Esto puede implicar revisar documentos existentes, desarrollar nuevas políticas o procedimientos e implementar cambios en los sistemas y procesos internos. También es probable que implique la coordinación entre diferentes departamentos o funciones para garantizar una implementación y cumplimiento consistentes en toda la organización.

6. Comunicar los cambios a los empleados

Asegúrese de que las partes interesadas relevantes dentro de la organización estén informadas sobre los cambios regulatorios y comprendan sus implicaciones. Esto puede implicar la realización de sesiones de formación, talleres u otras formas de comunicación para educar a los empleados sobre los nuevos requisitos y sus responsabilidades para el cumplimiento.

7. Monitorear y revisar los cambios

Monitoree continuamente el cumplimiento de los nuevos requisitos regulatorios y revise periódicamente la efectividad de los cambios implementados. Esto puede implicar la realización de auditorías internas u otras formas de revisión para identificar cualquier brecha o área de mejora.

8. Documentar el proceso de gestión de cambios

Mantenga documentación del proceso de gestión de cambios regulatorios, incluyendo los pasos tomados, las decisiones adoptadas y las evidencias de cumplimiento. Esta documentación puede ser requerida para fines de informes regulatorios o en caso de una evaluación por parte de terceros.

9. Revisar y mejorar continuamente

Revise y actualice regularmente el proceso de gestión de cambios regulatorios para incorporar lecciones aprendidas, abordar riesgos emergentes y mejorar la eficiencia y efectividad a lo largo del tiempo.

Seguir un proceso paso a paso como el descrito anteriormente es un excelente primer paso para que las organizaciones mejoren la gestión de cambios regulatorios. Más adelante, veremos cómo la incorporación de automatización y tecnología en ese proceso puede ayudar a las organizaciones a adaptarse efectivamente a los cambios regulatorios, minimizar los riesgos de cumplimiento y garantizar un cumplimiento continuo con las leyes y regulaciones aplicables.

Plantilla de análisis de impacto empresarial para cambios regulatorios

Para ayudarlo a evaluar consistentemente los cambios regulatorios en toda su organización, hemos creado una plantilla de análisis de impacto empresarial. Utilizarla ayuda a garantizar que su organización tenga un proceso estandarizado de análisis de impacto que mida el impacto de los cambios regulatorios en su organización para determinar si es necesario tomar medidas y, de ser así, cómo priorizar las tareas y los recursos.

Mejores prácticas de gestión de cambios regulatorios

Las mejores prácticas de gestión de cambios regulatorios abarcan un conjunto de estrategias y enfoques que las organizaciones pueden adoptar para navegar eficazmente los cambios regulatorios y garantizar el cumplimiento continuo. Aquí hay algunas prácticas clave:

1. Asignar roles y responsabilidades: Designe un equipo o individuo dedicado a supervisar las actividades de gestión de cambios regulatorios dentro de la organización. Este equipo debe tener la experiencia y autoridad necesarias para monitorear, evaluar e implementar cambios regulatorios de manera efectiva.
2. Asegurar la colaboración transversal: Fomente la colaboración y comunicación entre diferentes departamentos y funciones dentro de la organización para asegurar un enfoque integral de la gestión de cambios regulatorios. Involucre a las partes interesadas de áreas como legal, cumplimiento, gestión de riesgos, operaciones y otras áreas relevantes en el proceso.
3. Adoptar un enfoque basado en el riesgo: Priorice los cambios regulatorios en función de su impacto potencial en las operaciones, procesos, productos, servicios y obligaciones de cumplimiento de la organización. Enfoque los recursos en abordar los cambios de alto riesgo primero, mientras asegura que todos los cambios relevantes se aborden adecuadamente con el tiempo.
4. Mantener informados a los empleados: Ofrezca formación y educación regular a los empleados sobre los requisitos regulatorios relevantes para sus roles y responsabilidades. Aumente la conciencia sobre la importancia del cumplimiento y capacite a los empleados para identificar y escalar problemas regulatorios de manera proactiva.
5. Implementar procesos de monitoreo continuo: Implemente procesos para el monitoreo continuo del cumplimiento de los requisitos regulatorios y revisiones periódicas de la efectividad de las actividades de gestión de cambios regulatorios. Esto incluye la realización de auditorías, evaluaciones y valoraciones para identificar cualquier brecha o área de mejora. La automatización puede ayudar a asegurar el cumplimiento continuo.
6. Aprovechar la automatización: Utilice soluciones tecnológicas como software de cumplimiento regulatorio, herramientas de automatización de flujos de trabajo y plataformas de inteligencia regulatoria para optimizar los procesos de gestión de cambios regulatorios, mejorar la eficiencia y mejorar la visibilidad de los requisitos regulatorios.

En el Informe de Encuesta de Riesgo y Cumplimiento de Thomson Reuters 2023, los profesionales de riesgo y cumplimiento dijeron que pasan la mayor parte del tiempo identificando y evaluando riesgos (56%).

Esto tiene sentido considerando la complejidad del proceso de evaluación de riesgos, que generalmente requiere que los profesionales de seguridad y riesgos identifiquen eventos de amenazas y vulnerabilidades, creen categorías de riesgos, realicen cálculos de fórmulas de riesgo y analicen manualmente los riesgos, entre otras actividades.

A pesar de esta complejidad, algunas organizaciones todavía gestionan el riesgo en hojas de cálculo. Este proceso manual consume mucho tiempo, es propenso a errores y difícil de actualizar. Las hojas de cálculo también dificultan la visualización de todos los riesgos internos y externos, la asignación y el seguimiento de los propietarios de riesgos y tareas, y la comprensión de cómo ha cambiado su perfil de riesgo con el tiempo.

Estos problemas se agravan a medida que se expande. A medida que su negocio crece y agrega nuevos empleados y tecnología, su superficie de ataque y exposición al riesgo también crecen. Esto significa que será aún más difícil identificar y evaluar continuamente los riesgos, implementar estrategias de mitigación, y otra información relevante.

Software de gestión de cambios regulatorios

En una encuesta realizada en 2021, el 76% de los responsables de cumplimiento indicaron que escaneaban manualmente sitios web regulatorios para rastrear cambios y evaluar el impacto en su organización. Sin embargo, este enfoque manual no es suficiente para que la mayoría de las organizaciones puedan mantenerse al día con los cambios regulatorios hoy en día. En el Informe de la Encuesta de Riesgo y Cumplimiento de Thomson Reuters 2023, más de la mitad (53%) de los profesionales de riesgo y cumplimiento corporativo dijeron que estaban abordando el aumento del escrutinio regulatorio con tecnologías más sofisticadas.

Una de esas tecnologías es el software de gestión de cambios regulatorios, una herramienta especializada diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar eficazmente las complejidades del cumplimiento normativo.

El software sofisticado de GRC (Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento) típicamente incluye características de RCM que simplifican el proceso de monitoreo, evaluación e implementación de cambios regulatorios, tales como:

1. Recopilación de evidencia

Usar una plataforma de GRC que se integre con otros sistemas y herramientas puede ayudar a automatizar la recopilación de evidencia para varios marcos regulatorios, reduciendo la carga manual de demostrar la adhesión a los controles. Este tipo de automatización puede reducir significativamente los costos y esfuerzos de gestionar un programa de cumplimiento normativo a medida que se escala.

Una encuesta de usuarios de Secureframe realizada por UserEvidence corroboró que la recopilación de evidencia era un factor determinante para la adopción de la automatización y la tecnología. Cuando se les preguntó cuáles son las características más importantes de Secureframe para ellos, el 79% de los usuarios de Secureframe calificaron la recopilación de evidencia automatizada como una de las características más importantes para ellos.

2. Repositorio central para el cumplimiento normativo

Una plataforma de GRC puede centralizar, organizar y actualizar los requisitos regulatorios, controles y evidencias en un solo lugar. Las mejores plataformas mapean estos requisitos regulatorios a controles y evidencias, así como a propietarios, tareas y flujos de trabajo para que las organizaciones puedan identificar y remediar rápidamente cualquier brecha. Este tipo de arquitectura flexible y modular facilita la gestión de cambios regulatorios y la colaboración entre las partes interesadas.

La encuesta de UserEvidence corroboró que esta visibilidad fue un factor clave de decisión para los usuarios de Secureframe para implementar la automatización y la tecnología. Cuando se les preguntó qué desafíos los llevaron a comprar Secureframe, el 55% de los usuarios de Secureframe informaron una falta de fuente única y centralizada para almacenar y gestionar los datos de cumplimiento de seguridad.

3. Mapeo de controles

A medida que intenta cumplir con más regulaciones a lo largo del tiempo, una plataforma de GRC con capacidades de mapeo de controles puede ayudar a reducir el trabajo duplicado y acelerar el tiempo de cumplimiento. ​El mapeo de controles implica mapear el conjunto de controles de un marco regulatorio a los requisitos de otro marco para identificar controles comunes. Al hacerlo, las organizaciones no tienen que desperdiciar tiempo y recursos valiosos creando conjuntos independientes de controles, realizando pruebas redundantes, recopilando la misma evidencia y repitiendo otras actividades para cumplir con múltiples marcos regulatorios que tienen controles comunes.

Si bien puede mapear manualmente los controles a los requisitos y pruebas del marco, una plataforma de GRC puede automatizar este proceso, reduciendo el tiempo que toma y el potencial de error humano. Esto fue respaldado por nuestros hallazgos de la encuesta de UserEvidence también. Cuando se les preguntó cómo se beneficiaron de Secureframe, el 50% de los usuarios de Secureframe dijeron que aceleraron el tiempo de cumplimiento para múltiples marcos.

4. Gestión de tareas

Al automatizar las tareas de flujo de trabajo, como asignar responsabilidades, rastrear el progreso y enviar notificaciones, una plataforma de GRC agiliza el proceso de gestión de cambios regulatorios. Esto ayuda a garantizar que los cambios regulatorios se aborden de manera oportuna y coherente en toda la organización.

5. Evaluación de riesgos

Una plataforma de GRC con características de evaluación de riesgos puede ayudarle a identificar y priorizar los cambios regulatorios en función de su impacto potencial y la probabilidad de incumplimiento. Puede incluir puntuación de riesgos, mapas de calor de riesgos y otras herramientas para el análisis de riesgos.

6. Tableros de control

Los tableros de control pueden permitir que su organización monitoree el estado de cumplimiento e identifique áreas de incumplimiento para varios marcos regulatorios de un vistazo.

7. Monitoreo continuo

Una plataforma de GRC con capacidades de monitoreo continuo puede alertar a su organización sobre no conformidades o configuraciones incorrectas para evitar que incumpla cualquier marco regulatorio relevante. Monitorear los controles en tiempo real puede proporcionar a una organización una visión mucho más dinámica de la efectividad de esos controles y de la postura general de seguridad de la organización que los procesos manuales.

Dado estos beneficios, no es sorprendente que el 84% de los usuarios de Secureframe en la encuesta de UserEvidence informaran que el monitoreo continuo para detectar y remediar configuraciones incorrectas es una característica importante para ellos, convirtiéndola en la respuesta principal.

8. Personalización

El mejor software de GRC es personalizable para que pueda satisfacer las necesidades y requisitos específicos de diferentes industrias, organizaciones y entornos regulatorios. También debe ser escalable para acomodar el crecimiento y los cambios en la complejidad regulatoria a lo largo del tiempo.

En general, el software de GRC ayuda a las organizaciones a mantenerse informadas, organizadas y proactivas en la gestión del cumplimiento normativo, la reducción de riesgos y el aseguramiento de la adhesión continua a los requisitos regulatorios.

Cómo Secureframe puede simplificar la gestión del cambio regulatorio

La gestión del cambio regulatorio no se puede lograr de manera efectiva solo con procesos manuales. Secureframe automatiza procesos como monitoreo continuo, recolección de evidencias,gestión de políticas, evaluaciones de riesgos y gestión de tareas, reduciendo el tiempo y el esfuerzo que les toma a las organizaciones entender cómo los cambios regulatorios afectan su programa de cumplimiento existente.

Como resultado de las capacidades de automatización de Secureframe, los usuarios de Secureframe informaron una variedad de beneficios en la encuesta realizada por UserEvidence, incluyendo:

• Tiempo y recursos ahorrados en la obtención y mantenimiento del cumplimiento (95%)
• Mejora de la visibilidad de la postura de seguridad y cumplimiento (71%)
• Reducción de costos asociados con un programa de cumplimiento (50%)
• Aceleración del tiempo de cumplimiento para múltiples marcos (50%)

El equipo de Secureframe no solo se comunica para notificar a los clientes de cualquier cambio regulatorio que afecte su postura del cumplimiento. La plataforma de Secureframe también es construida y mantenida por expertos en cumplimiento y seguridad, por lo que cualquier cambio regulatorio o actualización de marco se refleja en la plataforma. Por ejemplo, tantos controles aplicables de PCI DSS 3.2.1 como fue posible se mapearon a PCI DSS 4.0 en la plataforma de Secureframe para que las organizaciones puedan ver una diferencia precisa entre su trabajo en el informe antiguo versus el nuevo informe. Sin este mapeo de controles, sería difícil entender qué trabajo adicional se requiere para cumplir con la versión 4.0, lo que puede obligarlo a desperdiciar tiempo repitiendo las mismas actividades y retrasar su nuevo informe.

Secureframe hizo lo mismo para ayudar a los clientes a cumplir con ISO 27001:2022 y con las enmiendas de 2023 a NYDFS NYCRR 500, y actualmente está trabajando en actualizaciones para NIST CSF 2.0. Estos son solo algunos ejemplos de marcos que se han actualizado recientemente.

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Sobre la Encuesta de UserEvidence

Los datos sobre los usuarios de Secureframe fueron obtenidos a través de una encuesta en línea realizada por UserEvidence en febrero de 2024. La encuesta incluyó respuestas de 44 usuarios de Secureframe (la mayoría de los cuales eran gerentes o niveles superiores) en las industrias de tecnología de la información, consumo discrecional, industriales, finanzas y salud.