Les réglementations relatives à la durabilité et aux critères ESG sont en augmentation dans le monde entier. La réglementation de l'IA a déjà été adoptée par l'UE, la Chine et certaines parties des États-Unis, et est également en cours de développement au niveau fédéral — et devrait continuer de croître. La surveillance réglementaire sur les organisations technologiques et financières est également en augmentation.

Étant donné que ce ne sont que quelques exemples de nouvelles réglementations, il est logique que 61% des professionnels de la gestion des risques et de la conformité des entreprises aient déclaré que leur principale priorité stratégique pour les 12 à 18 prochains mois était de se tenir au courant des changements réglementaires et législatifs à venir.

Cela représente cependant une tâche ardue pour les organisations de tous les secteurs. Disposer d'un programme robuste de gestion des changements réglementaires qui utilise des logiciels peut aider les organisations à garantir la conformité aux réglementations pertinentes et à gérer les risques de conformité.

Trouvez tout ce que vous devez savoir sur la gestion des changements réglementaires ci-dessous.

Les défis des changements réglementaires

Pour comprendre l'importance de la gestion des changements réglementaires, vous devez d'abord comprendre les défis auxquels les organisations sont confrontées en raison des changements réglementaires. Voici cinq des plus importants.

Complexité et accélération du changement réglementaire

Le paysage réglementaire est complexe et en constante évolution, avec un vaste éventail de réglementations aux niveaux local, national et international. Les changements réglementaires se produisent souvent à un rythme rapide, poussés par des facteurs tels que les avancées technologiques, les bouleversements géopolitiques et les risques émergents. Suivre à la fois le volume des changements réglementaires et comprendre leurs implications peut être décourageant.

Interprétation et ambiguïté

Les exigences réglementaires sont sujettes à interprétation, ce qui peut être difficile sans expérience préalable de l'audit ou de travail en conformité interne dans une organisation. En règle générale, les exigences réglementaires sont soit très spécifiques et complexes, soit larges et trop générales. Cette ambiguïté rend difficile de savoir quelles mesures mettre en œuvre et peut parfois entraîner une surveillance réglementaire ou des litiges juridiques.

Ce défi est un facteur clé de l'automatisation et de l'adoption de la technologie. Lorsqu'on leur a demandé quels défis les avaient poussés à acheter Secureframe dans une enquête menée par UserEvidence, la réponse numéro un était la connaissance et l'expertise limitées en matière de conformité et de sécurité, rapportées par 67% des utilisateurs.

Fragmentation réglementaire

Pour les organisations opérant dans plusieurs juridictions ou dans certaines industries, naviguer dans le paysage réglementaire peut être particulièrement difficile face à des réglementations qui se chevauchent ou sont contradictoires provenant de multiples organismes réglementaires. Naviguer dans cette fragmentation réglementaire, coordonner les tâches et les priorités et garantir la conformité à toutes les exigences pertinentes peut être complexe et gourmand en ressources.

Perturbation opérationnelle

La mise en œuvre des changements réglementaires peut perturber les opérations existantes, obligeant les organisations à apporter des ajustements aux processus, produits et services. Ces perturbations peuvent entraîner des retards, des inefficacités et des coûts opérationnels accrus.

Coûts

La conformité aux changements réglementaires nécessite souvent des investissements financiers importants pour la mise à jour des systèmes, des processus, de la formation et du recrutement de personnel spécialisé. Bien que les coûts liés au respect des changements réglementaires puissent être élevés, les coûts de non-conformité sont plus élevés. Le non-respect des modifications réglementaires peut entraîner des sanctions, des amendes, des poursuites judiciaires et des dommages à la réputation. Ces amendes peuvent être nettement supérieures aux coûts ou aux investissements nécessaires pour maintenir la conformité. Les organisations doivent surveiller activement les évolutions réglementaires et mettre en place des mesures de conformité solides pour atténuer le risque de non-conformité.

Un programme de gestion des changements réglementaires peut aider votre organisation à relever ces défis. Voyons comment ci-dessous.

Qu'est-ce que la gestion des changements réglementaires ?

La gestion des changements réglementaires fait référence aux processus et aux procédures que les organisations mettent en œuvre pour surveiller efficacement, évaluer, s'adapter et se conformer aux exigences réglementaires qui affectent leur industrie et leurs opérations.

Cela englobe une gamme d'activités visant à garantir qu'une organisation reste informée des changements réglementaires, en comprend l'impact et ajuste en conséquence les politiques, les procédures et les systèmes internes afin de maintenir une conformité continue, telles que :

• Définir clairement les réglementations qui s'appliquent à votre organisation.
• Aligner vos politiques et procédures sur les réglementations existantes qui s'appliquent à votre organisation.
• Se tenir informé des changements réglementaires et législatifs pertinents.
• Évaluer l'impact des changements réglementaires sur votre programme de conformité existant et votre profil de risque.
• Développer un plan pour aborder les changements réglementaires, y compris l'attribution des rôles et des responsabilités.
• Suivre et se tenir au courant des mises à jour des réglementations et des cadres.
• Mettre à jour ou mettre en œuvre de nouveaux contrôles pour atténuer les nouveaux risques réglementaires.
• Informer les parties prenantes concernées, y compris les employés, les dirigeants, les partenaires, les fournisseurs, les clients et d'autres tiers, des prochains changements et de leurs implications.
• Fournir la formation nécessaire aux employés pour garantir la compréhension et la conformité aux nouvelles réglementations.
• Surveiller les changements mis en œuvre pour évaluer leur efficacité.
• Réviser et mettre à jour le plan de gestion des changements de votre organisation au besoin.

Gérer efficacement les changements réglementaires de cette manière peut aider votre organisation à éviter les violations de conformité, les sanctions légales, les dommages à la réputation et les perturbations opérationnelles. Cela est particulièrement important dans les secteurs où les environnements réglementaires sont complexes et en constante évolution, comme la finance, la santé et l'énergie.

Processus de gestion des changements réglementaires

Le processus de gestion des changements réglementaires implique plusieurs étapes pour garantir que les organisations surveillent, évaluent et s'adaptent efficacement aux modifications réglementaires. Bien que le processus spécifique puisse varier en fonction de la taille de l'organisation, de l'industrie et de l'environnement réglementaire, nous couvrirons ci-dessous quelques étapes courantes d'un processus manuel.

Plus tard, nous verrons comment l'automatisation peut aider à simplifier et rationaliser ce processus.

1. Identifier les modifications réglementaires

Établir des processus pour surveiller les modifications réglementaires pertinentes pour l'industrie, la juridiction et les opérations de l'organisation. Les processus manuels peuvent impliquer la gestion de feuilles de calcul, la souscription à des mises à jour réglementaires, le maintien de relations avec des associations professionnelles et la surveillance active des sites Web des instances législatives et réglementaires.

2. Réaliser une analyse d'impact réglementaire

Une fois qu'un changement réglementaire est identifié, réaliser une analyse d'impact complète pour comprendre comment le changement affectera les opérations, processus, produits, services et exigences de conformité de votre organisation. Cette évaluation doit considérer les impacts directs et indirects et impliquer les parties prenantes pertinentes au sein de l'organisation.

3. Réaliser une analyse des écarts

Comparer les politiques, procédures et contrôles existants aux exigences de la nouvelle réglementation pour identifier les écarts ou les domaines nécessitant des mises à jour pour garantir la conformité.

4. Développer un plan

Élaborer un plan pour traiter les modifications nécessaires, y compris l'allocation des ressources, la définition de calendriers et l'établissement de priorités en fonction de l'urgence et de l'importance des changements réglementaires.

5. Mettre en œuvre les changements

Mettre à jour les politiques, procédures et contrôles internes pour s'aligner sur les nouvelles exigences réglementaires. Cela peut impliquer de réviser des documents existants, de développer de nouvelles politiques ou procédures, et de mettre en place des modifications aux systèmes et processus internes. Cela impliquera probablement également de coordonner avec différents départements ou fonctions pour assurer une application cohérente et une conformité dans toute votre organisation.

6. Communiquer les changements aux employés

S'assurer que les parties prenantes pertinentes au sein de l'organisation sont informées des changements réglementaires et comprennent leurs implications. Cela peut impliquer la tenue de sessions de formation, d'ateliers ou de fournir d'autres formes de communication pour sensibiliser les employés aux nouvelles exigences et à leurs responsabilités en matière de conformité.

7. Surveiller et revoir les changements

Surveiller en continu la conformité aux nouvelles exigences réglementaires et examiner périodiquement l'efficacité des modifications mises en œuvre. Cela peut impliquer de réaliser des audits internes ou d'autres formes de revue pour identifier les écarts ou les domaines d'amélioration.

8. Documenter le processus de gestion des changements

Maintenir une documentation du processus de gestion des changements réglementaires, y compris les étapes suivies, les décisions prises, et les preuves de conformité. Cette documentation peut être requise à des fins de rapport réglementaire ou en cas d'évaluation par une tierce partie.

9. Revoir et améliorer continuellement

Revoir et mettre à jour régulièrement le processus de gestion des changements réglementaires pour intégrer les leçons apprises, traiter les risques émergents et améliorer l'efficacité et l'efficience au fil du temps.

Suivre un processus étape par étape comme celui décrit ci-dessus est un excellent premier pas pour les organisations cherchant à améliorer leur gestion des changements réglementaires. Plus tard, nous verrons comment l'incorporation de l'automatisation et de la technologie dans ce processus peut aider les organisations à s'adapter efficacement aux changements réglementaires, à minimiser les risques de non-conformité et à assurer une conformité continue aux lois et règlements applicables.

Modèle d'analyse d'impact commercial pour les changements réglementaires

Pour vous aider à évaluer systématiquement les changements réglementaires dans votre organisation, nous avons créé un modèle d'analyse d'impact commercial. Son utilisation permet de s'assurer que votre organisation dispose d'un processus d'analyse d'impact standardisé qui mesure l'impact des changements réglementaires sur votre organisation pour déterminer si des mesures sont nécessaires et, le cas échéant, comment prioriser les actions et les ressources.

Les meilleures pratiques de gestion des changements réglementaires

Les meilleures pratiques de gestion des changements réglementaires comprennent un ensemble de stratégies et d'approches que les organisations peuvent adopter pour naviguer efficacement dans les changements réglementaires et assurer une conformité continue. Voici quelques-unes des meilleures pratiques clés:

1. Attribuer des rôles et des responsabilités: Désignez une équipe ou un individu dédié à la supervision des activités de gestion des changements réglementaires au sein de l'organisation. Cette équipe doit avoir l'expertise et l'autorité nécessaires pour surveiller, évaluer et mettre en œuvre les changements réglementaires de manière efficace.
2. Assurer la collaboration interfonctionnelle: Favorisez la collaboration et la communication entre les différents départements et fonctions de l'organisation pour garantir une approche holistique de la gestion des changements réglementaires. Impliquez les parties prenantes des domaines juridiques, de la conformité, de la gestion des risques, des opérations et autres dans le processus.
3. Adopter une approche basée sur les risques: Priorisez les changements réglementaires en fonction de leur impact potentiel sur les opérations, processus, produits, services et obligations de conformité de l'organisation. Concentrez les ressources sur la gestion des changements à haut risque en premier, tout en veillant à ce que tous les changements pertinents soient adéquatement traités au fil du temps.
4. Informer les employés: Fournissez des formations et des formations régulières aux employés sur les exigences réglementaires liées à leurs rôles et responsabilités. Sensibilisez sur l'importance de la conformité et donnez aux employés les moyens d'identifier et d'escalader de manière proactive les problèmes réglementaires.
5. Mettre en œuvre des processus de surveillance continue: Mettez en œuvre des processus de surveillance continue de la conformité avec les exigences réglementaires et des révisions périodiques de l'efficacité des activités de gestion des changements réglementaires. Cela inclut la réalisation d'audits, d'évaluations et d'évaluations pour identifier les lacunes ou les domaines à améliorer. L'automatisation peut aider à assurer une conformité continue.
6. Exploiter l'automatisation: Utilisez des solutions technologiques telles que des logiciels de conformité réglementaire, des outils d'automatisation des flux de travail et des plateformes d'intelligence réglementaire pour rationaliser les processus de gestion des changements réglementaires, améliorer l'efficacité et accroître la visibilité dans les exigences réglementaires.

Logiciel de gestion des changements réglementaires

Dans une enquête de 2021, 76 % des responsables de la conformité ont déclaré qu'ils consultaient manuellement les sites Web réglementaires pour suivre les changements et évaluer leur impact sur leur organisation. Cependant, cette approche manuelle n'est pas suffisante pour la plupart des organisations pour suivre le rythme des changements réglementaires aujourd'hui. Dans le Rapport sur les risques et la conformité de Thomson Reuters 2023, plus de la moitié (53 %) des professionnels de la gestion des risques et de la conformité des entreprises ont déclaré qu'ils répondaient à l'augmentation de la surveillance réglementaire par des technologies plus sophistiquées.

Une telle technologie est un logiciel de gestion des changements réglementaires, un outil spécialisé conçu pour aider les organisations à gérer efficacement les complexités de la conformité réglementaire.

Les logiciels sophistiqués de GRC incluent généralement des fonctionnalités de RCM qui rationalisent le processus de surveillance, d'évaluation et de mise en œuvre des changements réglementaires, tels que :

1. Collecte de preuves

Utiliser une plateforme GRC qui s'intègre à d'autres systèmes et outils peut aider à automatiser la collecte de preuves pour divers cadres réglementaires afin de réduire le fardeau manuel de prouver le respect des contrôles. Ce type d'automatisation peut réduire significativement les coûts et les efforts de gestion d'un programme de conformité réglementaire à mesure que vous évoluez.

Une enquête auprès des utilisateurs de Secureframe menée par UserEvidence a confirmé que la collecte de preuves était un facteur déterminant pour l'automatisation et l'adoption de la technologie. Lorsqu'on leur a demandé quelles étaient les fonctionnalités les plus importantes de Secureframe pour eux, 79% des utilisateurs de Secureframe ont classé la collecte de preuves automatisée comme l'une des fonctionnalités les plus importantes de Secureframe pour eux.

2. Répertoire central pour la conformité réglementaire

Une plateforme GRC peut centraliser, organiser et mettre à jour les exigences réglementaires, les contrôles et les preuves en un seul endroit. Les meilleures plateformes cartographient ces exigences réglementaires aux contrôles et aux preuves ainsi qu'aux propriétaires, tâches et flux de travail afin que les organisations puissent rapidement identifier et remédier à toute lacune. Ce type d'architecture flexible et modulaire facilite la gestion des changements réglementaires et la collaboration entre les parties prenantes.

L'enquête UserEvidence a corroboré que cette visibilité était un facteur clé de décision pour les utilisateurs de Secureframe d'implémenter l'automatisation et la technologie. Lorsqu'on leur a demandé quels défis les ont amenés à acheter Secureframe, 55% des utilisateurs de Secureframe ont signalé un manque de source unique centralisée pour stocker et gérer les données de conformité en matière de sécurité.

3. Cartographie des contrôles

Alors que vous vous efforcez de vous conformer à davantage de réglementations au fil du temps, une plateforme GRC avec des capacités de cartographie des contrôles peut aider à réduire le travail redondant et à accélérer le temps de conformité. ​​La cartographie des contrôles implique de mapper l'ensemble de contrôles d'un cadre réglementaire aux exigences d'un autre cadre afin d'identifier les contrôles communs. Ce faisant, les organisations n'ont pas à gaspiller un temps et des ressources précieux à créer des ensembles de contrôles indépendants, à effectuer des tests redondants, à rassembler les mêmes preuves et à répéter d'autres activités pour se conformer à plusieurs cadres réglementaires ayant des contrôles communs.

Bien que vous puissiez mapper manuellement les contrôles aux exigences et aux tests des cadres, une plateforme GRC peut automatiser ce processus, réduisant ainsi le temps nécessaire et le potentiel d'erreur humaine. Cela a également été soutenu par les conclusions de notre enquête UserEvidence. Lorsqu'on leur a demandé comment ils ont bénéficié de Secureframe, 50% des utilisateurs de Secureframe ont déclaré qu'ils ont accéléré le temps de conformité pour plusieurs cadres.

4. Gestion des tâches

En automatisant les tâches de flux de travail telles que l'attribution des responsabilités, le suivi des progrès et l'envoi de notifications, une plateforme GRC simplifie le processus de gestion des changements réglementaires. Cela permet de s'assurer que les changements réglementaires sont traités rapidement et de manière cohérente dans toute votre organisation.

5. Évaluation des risques

Une plateforme GRC avec des fonctionnalités d'évaluation des risques peut vous aider à identifier et à prioriser les changements réglementaires en fonction de leur impact potentiel et de la probabilité de non-conformité. Elle peut inclure des scores de risque, des cartes thermiques de risque et d'autres outils pour l'analyse des risques.

6. Tableaux de bord

Les tableaux de bord peuvent permettre à votre organisation de surveiller l'état de conformité et d'identifier les domaines de non-conformité pour divers cadres réglementaires en un coup d'œil.

7. Surveillance continue

Une plateforme GRC avec des capacités de surveillance continue peut alerter votre organisation des non-conformités ou des mauvaises configurations pour vous éviter de perdre la conformité avec les cadres réglementaires pertinents. La surveillance des contrôles en temps réel peut fournir à une organisation une vue beaucoup plus dynamique de l'efficacité de ces contrôles et de la posture de sécurité globale de l'organisation que les processus manuels.

Compte tenu de ces avantages, il n'est pas surprenant que 84% des utilisateurs de Secureframe dans l'enquête UserEvidence aient déclaré que la surveillance continue pour détecter et remédier aux mauvaises configurations était une fonctionnalité importante de Secureframe pour eux, en faisant ainsi la réponse la plus fréquente.

8. Personnalisabilité

Les meilleurs logiciels GRC sont personnalisables afin de répondre aux besoins et aux exigences spécifiques de différents secteurs, organisations et environnements réglementaires. Ils doivent également être évolutifs pour s'adapter à la croissance et aux changements de complexité réglementaire au fil du temps.

Dans l'ensemble, les logiciels GRC aident les organisations à rester informées, organisées et proactives dans la gestion de la conformité réglementaire, réduisant les risques et assurant le respect continu des exigences réglementaires.

Comment Secureframe peut simplifier la gestion des changements réglementaires

La gestion des changements réglementaires ne peut pas être réalisée efficacement avec des processus manuels seuls. Secureframe automatise des processus tels que la surveillance continue, la collecte de preuves, la gestion des politiques, les évaluations des risques et la gestion des tâches, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour les organisations afin de comprendre comment les changements réglementaires affectent leur programme de conformité existant.

En raison des capacités d'automatisation de Secureframe, les utilisateurs de Secureframe ont signalé une gamme d'avantages dans l'enquête menée par UserEvidence, notamment :

• Temps et ressources économisés pour obtenir et maintenir la conformité (95 %)
• Visibilité améliorée de la posture de sécurité et de conformité (71 %)
• Réduction des coûts associés à un programme de conformité (50 %)
• Accélération du temps de conformité pour plusieurs cadres (50 %)

L'équipe Secureframe ne se contente pas de notifier les clients de tout changement réglementaire affectant leur posture de conformité. La plate-forme Secureframe est également construite et maintenue par des experts en conformité et en sécurité, de sorte que tout changement réglementaire ou mise à jour des cadres est reflété dans la plate-forme. Par exemple, autant de contrôles applicables que possible de la norme PCI DSS 3.2.1 ont été cartographiés sur PCI DSS 4.0 dans la plate-forme Secureframe, afin que les organisations puissent voir une différence précise entre leur travail dans l'ancien rapport et le nouveau rapport. Sans cette cartographie des contrôles, il serait difficile de comprendre le travail supplémentaire nécessaire pour se conformer à la version 4.0, ce qui pourrait vous obliger à perdre du temps en répétant les mêmes activités et à retarder votre nouveau rapport.

Secureframe a fait de même pour aider les clients à se conformer à la norme ISO 27001:2022 et aux amendements de 2023 à la NYDFS NYCRR 500, et travaille actuellement sur des mises à jour pour le NIST CSF 2.0. Ce ne sont que quelques exemples de cadres qui ont été récemment mis à jour.

En savoir plus sur la façon dont notre suite d'outils automatisés, associée à une expertise en conformité, permet aux organisations de naviguer dans les complexités du paysage réglementaire en évolution - parlez à un expert produit aujourd'hui.

À propos de l'enquête UserEvidence

Les données sur les utilisateurs de Secureframe ont été obtenues par le biais d'une enquête en ligne menée par UserEvidence en février 2024. L'enquête comprenait les réponses de 44 utilisateurs de Secureframe (dont la majorité étaient des managers ou plus) dans les secteurs des technologies de l'information, des biens de consommation discrétionnaires, des industries, des services financiers et des soins de santé.