Beim Risikomanagement zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften geht es darum, proaktive Schritte zu unternehmen, um den Gesetzen, Vorschriften und Standards, die Ihre Organisation betreffen, zu entsprechen. Eine effektive Kontrolle der Compliance ist nicht nur entscheidend, um rechtliche Strafen und Bußgelder zu vermeiden, sondern auch um den Ruf Ihrer Organisation zu schützen und ihre betriebliche Integrität zu stärken.

Das Verständnis und die effektive Verwaltung von Compliance-Risiken kann jedoch eine erhebliche Herausforderung darstellen. Organisationen müssen sich in einem sich ständig weiterentwickelnden Regelungsumfeld zurechtfinden, mit unterschiedlichen Compliance-Anforderungen umgehen und angemessene Ressourcen für die Einhaltung bereitstellen, ohne das Wachstum zu behindern.

Dieser Artikel behandelt die Grundlagen des Risikomanagements zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, erklärt dessen Bedeutung, die typischen Herausforderungen, denen sich Organisationen stellen müssen, Strategien zur Überwindung dieser Herausforderungen und bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung einer gründlichen Risikoanalyse zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für Ihr Unternehmen.

Was ist ein Konformitätsrisiko? Warum ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wichtig?

Ein Konformitätsrisiko ist die Möglichkeit, dass neue oder sich ändernde Gesetze und Vorschriften die Geschäftstätigkeit, Rentabilität oder den Ruf eines Unternehmens beeinträchtigen können.

Häufige Beispiele für Konformitätsrisiken sind:

• Finanzvorschriften: Änderungen der Bankengesetze, Wertpapierbestimmungen oder Steuergesetze können die Art und Weise beeinflussen, wie Unternehmen ihre Finanzen verwalten, Gewinne melden und Transaktionen durchführen.
• Umweltvorschriften: Neue oder strengere Umweltgesetze können Unternehmen dazu zwingen, in sauberere Technologien zu investieren oder ihre Betriebsprozesse zur Reduzierung von Umweltverschmutzung und Abfall anzupassen, was ihre Kosten und Abläufe beeinflusst.
• Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften: Branchen wie das verarbeitende Gewerbe, das Bauwesen und das Gesundheitswesen sind oft mit Aktualisierungen der Sicherheitsstandards konfrontiert, die neue Compliance-Maßnahmen erfordern und möglicherweise zu erhöhten Betriebskosten führen.
• Datenschutz-und Datenschutzgesetze: Angesichts zunehmender Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit müssen Unternehmen Gesetze wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) in Europa, das California Consumer Privacy Act (CCPA) und das California Privacy Rights Act (CPRA) einhalten, die vorschreiben, wie Verbraucherdaten behandelt und geschützt werden müssen.
• Arbeitsgesetze: Änderungen der Arbeitsgesetze, einschließlich Mindestlohn, Arbeitszeiten und Leistungen, können die Personalkosten und Betriebskosten beeinflussen.

Das Management von Konformitätsrisiken ist entscheidend – und komplex. Eine Strategie zu haben, um neue oder sich ändernde Vorschriften proaktiv zu antizipieren und anzupassen, hilft Organisationen, die betriebliche Stabilität aufrechtzuerhalten und Unterbrechungen für Kunden zu vermeiden sowie unerwartete Kostensteigerungen und finanzielle Belastungen zu verhindern.

Ein vollständiges Verständnis der regulatorischen Landschaft hilft Unternehmen auch, fundiertere strategische Entscheidungen über den Eintritt in neue Märkte, die Expansion in neue Branchen oder Kundensegmente und die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen zu treffen.

Regulatorisches Risiko vs Konformitätsrisiko

Während regulatorische und Konformitätsrisiken eng miteinander verbunden sind und oft überlappen, sind sie nicht genau dasselbe.

Das regulatorische Risiko besteht darin, neue oder sich ändernde Gesetze und Vorschriften zu verwalten und eine Strategie zu entwickeln, die Ihrer Organisation hilft, diese vorherzusehen und sich anzupassen.

Das Konformitätsrisiko besteht darin, potenzielle Verluste zu vermeiden, die Ihre Organisation erleiden könnte, wenn sie nicht den aktuellen Branchenstandards, internen Richtlinien oder Best Practices entspricht. Dazu könnte gehören, potenzielle Kunden und Investoren zu verlieren, betriebliche Störungen zu erleben oder einem Sicherheitsverstoß zu unterliegen.

Überwindung der Herausforderungen des Managements regulatorischer Compliance-Risiken

Die regulatorische Landschaft ist ständig im Wandel, was kontinuierliche Compliance zu einer großen Herausforderung für Organisationen macht.

Nehmen wir als Beispiel den Datenschutz. Zwischen 2021 und 2023 haben siebzehn neue Länder Datenschutzgesetze erlassen, was die Gesamtzahl weltweit auf 162 erhöht — mit mindestens zwanzig weiteren Ländern, die neue Gesetzesvorschläge eingeführt haben. Und obwohl das Hauptziel dieser Datenschutzgesetze dasselbe sein mag, kann der Inhalt jeder Regelung erheblich variieren, was es für Unternehmen extrem schwierig macht, ihre verschiedenen Compliance-Verpflichtungen zu verstehen und unterschiedliche gesetzliche Anforderungen einzuhalten.

Effektives Management regulatorischer Veränderungen erfordert eine erhebliche Menge an Zeit und Ressourcen. Lassen Sie uns ein paar aktuelle Statistiken betrachten, die ein Bild der verschiedenen Herausforderungen zeichnen, denen Risiko- und Compliance-Verantwortliche gegenüberstehen.

Komplexe regulatorische Umgebungen

Im Jahr 2023 gaben fast 70% der Dienstleistungsorganisationen an, dass sie die Einhaltung von mindestens sechs verschiedenen Rahmenwerken für Informationssicherheit und Datenschutz nachweisen müssen.

Die Vorschriften können je nach Branche, Land oder sogar lokalen Gerichtsbarkeiten stark variieren. Mit dieser Komplexität Schritt zu halten und die Einhaltung unterschiedlicher regulatorischer Landschaften zu gewährleisten, ist besonders für Organisationen, die in mehreren geografischen Gebieten tätig sind, eine Herausforderung.

Um Compliance-Verpflichtungen zu bestimmen, berücksichtigen Organisationen branchenspezifische Vorschriften sowie geltende Gesetze, die an den verschiedenen Standorten, an denen das Unternehmen tätig ist oder die Kunden bedient werden, Auswirkungen haben. Für besonders komplexe regulatorische Umgebungen arbeiten einige Unternehmen mit Juristen oder Beratern zusammen, um eine regulatorische Compliance-Prüfung durchzuführen und alle geltenden Gesetze und Vorschriften zu identifizieren.

Ändernde Vorschriften und Compliance-Anforderungen

Gesetze und Vorschriften können sich häufig ändern. Allein im Jahr 2023 trat die CPRA in Kraft, wodurch das CCPA erheblich geändert wurde — und mindestens 40 Bundesstaaten und Puerto Rico haben 350 Datenschutzgesetze für Verbraucher eingeführt. Sich an Änderungen im regulatorischen Umfeld anzupassen, erfordert viel Zeit und Ressourcen.

60% der Unternehmen geben an, dass es schwierig ist, mit Compliance- und Regulierungsanforderungen Schritt zu halten, und 23% der Sicherheits- und IT-Profis sagten, dass es ihre größte Herausforderung im Compliance-Programm sei, über neue Anforderungen und Vorschriften informiert zu bleiben und diese zu interpretieren.

Der Einsatz von Technologie, um neue und sich ändernde regulatorische Anforderungen zu überwachen und zu kennzeichnen, die Ihr Unternehmen betreffen, kann Ihrem Team wertvolle Zeit zurückgeben und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Compliance-Software kann Benachrichtigungen über Gesetzesänderungen, regulatorische Ankündigungen und Updates von Branchenorganisationen bereitstellen und auch bei der Verwaltung von Dokumentationen, internen Audits und Schulungen zur Einhaltung von Vorschriften helfen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen konform mit neuen Anforderungen bleibt.

Ressourcenengpässe

Das Management regulatorischer Risiken erfordert erhebliche Investitionen in Bezug auf Zeit, Geld und Personal, und viele Compliance-Teams verlassen sich immer noch auf kostspielige manuelle Prozesse. 76% der Compliance-Manager geben an, dass sie manuell regulatorische Websites scannen, um Änderungen zu verfolgen und deren Auswirkungen auf ihre Organisation zu bewerten.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Ressourcen effektiv aufzuteilen, um regulatorische Anforderungen mit anderen geschäftlichen Prioritäten in Einklang zu bringen. Und aktuelle Statistiken zeigen, dass sie sich dafür entscheiden, das Risiko einzugehen, was die Compliance-Vorschriften betrifft — 21% der Organisationen planen, nichts zu tun, um Rahmenrevisions- oder Aktualisierungsanforderungen anzugehen, bis ein erforderliches Audit oder eine externe Partei dies verlangt.

Um potenzielle Risiken zu vermeiden, muss regulatorische Compliance als kontinuierliche Investition behandelt werden – eine, die Wachstum durch den Aufbau eines Wettbewerbsvorteils und die Unterstützung der langfristigen Nachhaltigkeit fördert.

Die Balance zwischen regulatorischer Compliance und Wachstumsinitiativen zu finden, ist für Organisationen entscheidend, um sowohl Risiken zu mindern als auch Chancen für Expansion zu nutzen. Durch die enge Abstimmung von Compliance-Aktivitäten mit Geschäftsziele können Teams ihre Bemühungen direkt mit den allgemeinen Wachstumsstrategien der Organisation verknüpfen, wie zum Beispiel Marktexpansion oder Kundenvertrauen.

Organisationen können auch Werkzeuge implementieren, die die Effizienz und Effektivität der Compliance-Prozesse verbessern, indem sie Routineaufgaben wie Evidenz- und Datensammlung, kontinuierliche Überwachung, Dokumentenmanagement, Personalschulung und Berichterstattung automatisieren. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, die direkt zum Geschäftswachstum beitragen.

Einbeziehung der Stakeholder

35% der Risiko-Führungskräfte sagen, dass Compliance- und regulatorisches Risiko die größte Bedrohung für die Wachstumsfähigkeit ihres Unternehmens darstellt.

Die Abstimmung eines Programms zur Verwaltung regulatorischer Compliance-Risiken mit der allgemeinen Geschäftsstrategie ist entscheidend, aber herausfordernd. Organisationen müssen sicherstellen, dass ihr Ansatz zur Verwaltung regulatorischer Risiken ihre strategischen Ziele unterstützt und nicht das Wachstum oder die Innovation behindert.

Während Unternehmensstakeholder Geschäftsstrategien entwickeln, die auf Wachstum und Rentabilität ausgerichtet sind, haben Compliance-Ziele Priorität darin, Risiken zu mindern und die betriebliche Integrität aufrechtzuerhalten. In einigen Fällen können Compliance-Maßnahmen Geschäftsaktivitäten einschränken, oder strategische Initiativen können an regulatorische Grenzen stoßen.

Betrachten wir zum Beispiel ein globales Technologieunternehmen, das plant, seinen Benutzerkreis in einer neuen geografischen Region zu erweitern, um den Umsatz zu steigern. Diese Expansionsstrategie muss die lokalen Datenschutzgesetze berücksichtigen, die strenger sind als die Gesetze im Heimatland des Unternehmens. Die Umsetzung der notwendigen Compliance-Maßnahmen, wie z. B. Datenlokalisierungsanforderungen, würde erhebliche Änderungen an den Datenmanagementsystemen des Unternehmens erfordern, zusätzliche Betriebskosten verursachen und Projektzeitpläne verlängern, was möglicherweise nicht den aggressiven Wachstumszielen des Unternehmens entspricht.

Wie oben erwähnt, können Compliance-Initiativen auch sehr ressourcenintensiv sein und fortlaufende Investitionen in Technologie, Schulung und erfahrenes Personal erfordern. Obwohl Compliance letztlich auf bedeutende Weise Wachstum vorantreibt, kann es als Kostenfaktor wahrgenommen werden, der Ressourcen von direkteren Wachstumsinitiativen abzieht.

Compliance und Wachstum sollten nicht als konkurrierende Prioritäten betrachtet werden. Um diese Herausforderung zu überwinden, muss die Führungsebene in die Integration der Strategie zur Verwaltung regulatorischer Risiken mit den strategischen Zielen der Organisation eingebunden sein. Wie könnten regulatorische Änderungen verschiedene Aspekte des Geschäfts beeinflussen? Was kann getan werden, um sicherzustellen, dass Compliance-Bemühungen die Geschäftsziele fördern und nicht behindern?

Compliance-Probleme mit Drittparteien

Verschiedene Anbieter können je nach ihrem geografischen Standort, ihrer Branche und ihrer Unternehmensgröße unterschiedliche Compliance-Standards haben. Sicherzustellen, dass jeder Anbieter die relevanten regulatorischen Anforderungen erfüllt, kann komplex und zeitaufwendig sein, und Organisationen haben möglicherweise nicht das notwendige Maß an Transparenz, um zu bewerten, ob Anbieter die Anforderungen erfüllen.

Da sich die Vorschriften weiterentwickeln, kann es auch eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass alle vertraglichen Beziehungen mit neuen Gesetzen und Standards konform bleiben. Organisationen können dies abmildern, indem sie explizite Compliance-Klauseln in Lieferantenverträge aufnehmen. Diese Klauseln sollten die notwendigen regulatorischen Standards und die Konsequenzen bei Nichteinhaltung skizzieren sowie regelmäßige Compliance-Audits und Bewertungen ermöglichen.

Die Implementierung von Compliance-Management-Software kann auch die Lieferantenverwaltung vereinfachen, indem sie Compliance-Dokumentation von Lieferanten wie Auditberichte, ausgefüllte Sicherheitsfragebögen und Due Diligence-Notizen in einem einzigen Tool speichert. Die Compliance-Software kann die Compliance über alle Anbieter hinweg verfolgen, die Compliance der Anbieter auf die Rahmenanforderungen abbilden und Warnungen bei potenziellen Compliance-Problemen generieren.

Mangel an Sichtbarkeit

Das Management von regulatorischen Risiken umfasst oft mehrere Abteilungen, einschließlich Rechts-, Compliance-, IT-, Finanz- und Betriebsabteilungen. Sicherzustellen, dass diese Abteilungen effektiv zusammenarbeiten, um regulatorische Risiken zu bewältigen, kann eine komplexe organisatorische Herausforderung sein.

Ohne klare Transparenz können beispielsweise unterschiedliche Abteilungen Compliance-Richtlinien inkonsistent umsetzen und durchsetzen. Ein Mangel an Transparenz kann auch die Fähigkeit des Compliance-Teams beeinträchtigen, das regulatorische Risikoprofil vollständig zu verstehen, was zu unentdeckten und nicht angegangenen Risiken führt, die die Organisation anfällig für Compliance-Verstöße machen.

Die Verwendung eines zentralisierten Compliance-Management-Systems kann die Sichtbarkeit von Compliance-Status, -Problemen und -Prioritäten erheblich verbessern sowie Richtlinien und Prozesse im gesamten Unternehmen standardisieren und durchsetzen – wodurch wichtige Informationen unternehmensweit besser zugänglich werden. Dashboards und Analysetools können auch Echtzeiteinblicke in kritische Risiken bieten und potenzielle Bereiche der Nichtkonformität hervorheben, bevor sie problematisch werden.

Es ist auch wichtig, eine Unternehmenskultur der Compliance zu fördern, in der sich Mitarbeiter ermutigt fühlen, Sicherheits- und Compliance-Probleme anzusprechen und dafür spezielle Kanäle oder Prozesse zur Verfügung haben. Implementieren Sie Mechanismen, damit Mitarbeiter Feedback zu Compliance-Prozessen geben können, um die Sichtbarkeit und Transparenz in Ihrem Unternehmen zu erhöhen.

Verwalten Sie potenzielle Risiken mit Rahmenwerken zum Management regulatorischer Risiken

Es gibt mehrere Risikomanagement-Rahmenwerke, die darauf ausgelegt sind, Organisationen zu helfen, Risiken und regulatorische Compliance zu managen. Diese Rahmenwerke bieten strukturierte Ansätze zur Identifizierung, Bewertung, Verwaltung und Überwachung regulatorischer Compliance-Risiken:

COSO-Rahmenwerk

Das Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) Rahmenwerk ist eines der am häufigsten verwendeten Rahmenwerke für Risikomanagement, einschließlich regulatorischer Compliance. Es bietet ein umfassendes Modell für effektives Risikomanagement, das in verschiedenen Branchen und Sektoren angewendet werden kann.

Das Rahmenwerk betont fünf Komponenten: Risikobewertung, Kontrollumgebung, Kontrollaktivitäten, Information und Kommunikation sowie Überwachungsaktivitäten. Es hilft Organisationen, solide interne Kontrollen zur Verwaltung von Compliance-Risiken zu entwerfen und umzusetzen.

ISO 31000

ISO 31000 ist ein internationaler Standard, der Leitlinien zum Risikomanagement bietet. Es ist auf alle Arten von Risiken anwendbar, einschließlich regulatorischer Compliance-Risiken. Das Rahmenwerk skizziert Prinzipien und Prozesse des Risikomanagements, die Organisationen helfen können, die Wahrscheinlichkeit des Erreichens ihrer Ziele zu erhöhen, die Identifizierung von Chancen und Bedrohungen zu verbessern und Ressourcen für Risikobehandlungen effektiv zuzuweisen.

COBIT

Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) ist ein Rahmenwerk hauptsächlich für IT-Management und -Governance. Es ist nützlich für Organisationen, die die Einhaltung von Datensicherheits- und Datenschutzvorschriften wie GDPR oder HIPAA managen möchten. COBIT hilft Organisationen sicherzustellen, dass IT-Prozesse mit den Geschäftszielen übereinstimmen, effektiv verwaltet werden und eine optimale Informations- und Technologiegouvernance bieten.

Basel-Abkommen

Für Finanzinstitute bieten die Basel-Abkommen eine Reihe internationaler Bankenregulierungen, die vom Basler Ausschuss für Bankenaufsicht entwickelt wurden. Diese Vorschriften beinhalten Risikomanagement-Anforderungen, die sicherstellen, dass Finanzinstitute über genügend Kapital verfügen, um Verpflichtungen zu erfüllen und unerwartete Verluste zu absorbieren.

Bei der Auswahl eines Risikomanagement-Rahmenwerks für regulatorische Compliance sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:

• Branchenspezifische Anforderungen: Einige Rahmenwerke sind möglicherweise besser für bestimmte Branchen geeignet. Zum Beispiel könnten Finanzinstitute die Basel-Abkommen bevorzugen, während Technologieunternehmen von COBIT profitieren könnten.
• Kompatibilität mit bestehenden Praktiken: Der gewählte Rahmen sollte sich nahtlos in die bestehende Risikomanagementstrategie, die Cybersicherheitspraktiken und die Geschäftsabläufe der Organisation integrieren.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Der Rahmen sollte skalierbar und flexibel sein, um sich an die Größe, Komplexität und Veränderungen im regulatorischen Umfeld der Organisation anzupassen.

Diese Rahmenwerke können Organisationen dabei helfen, einen strukturierten, konsistenten Ansatz für das Management der regulatorischen Compliance zu etablieren, was zu fundierteren Entscheidungen, stärkerem Risikomanagement und kontinuierlicher Einhaltung der Vorschriften führt.

Wie man eine regulatorische Compliance-Risikobewertung durchführt

Die Navigation durch das komplexe Terrain der regulatorischen Compliance ist für jede Organisation entscheidend, die ihre Geschäftstätigkeit vor rechtlichen Strafen schützen und ihren Ruf wahren möchte. Die Durchführung einer regulatorischen Compliance-Risikobewertung ist ein wesentlicher Prozess, der Organisationen dabei hilft, potenzielle Risiken der Nichteinhaltung geltender Gesetze und Vorschriften zu identifizieren, zu bewerten und zu verwalten.

Die folgenden Schritte werden Sie durch den Prozess einer effektiven Compliance-Risikobewertung führen, von der Definition von Umfang und Zielen bis hin zur Implementierung von Kontrollen.

1. Verständnis der Compliance-Verpflichtungen

Zunächst müssen Sie Ihre regulatorischen Compliance-Verpflichtungen und spezifischen regulatorischen Anforderungen verstehen.

Verwenden Sie diese Fragen, um Ihre Compliance-Landschaft zu skizzieren und festzustellen, welche Gesetze und Vorschriften Sie einhalten müssen:

• In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig? Zum Beispiel haben Finanzen, Gesundheitswesen und Bildung jeweils spezifische regulatorische Anforderungen.
• Sind Sie lokal, national oder international tätig? Jede Geographie kann ihre eigenen Vorschriften und Durchsetzungsbehörden haben.
• Verarbeitet Ihr Unternehmen Kundendaten oder persönlich identifizierbare Informationen? Wenn ja, welche Vorschriften müssen Sie einhalten, wie zum Beispiel die DSGVO in Europa oder der CCPA in Kalifornien?
• Gibt es Branchenzertifizierungen oder Standards, die Sie einhalten müssen, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen oder wettbewerbsfähig zu bleiben, wie z. B. SOC 2, ISO 27001 oder NIST 800-53?
• Wie bleiben Sie über Änderungen der Gesetze und Vorschriften informiert?

2. Umfang definieren

Der nächste Schritt besteht darin, festzustellen, welche Aspekte Ihrer Organisation für die Risikobewertung relevant sind, basierend auf den regulatorischen und Sicherheitsstandards, die Sie einhalten müssen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie verschiedene Produkt- oder Dienstleistungsangebote, Kundenanforderungen, geografische Standorte, Geschäftseinheiten und Arten von regulatorischen Anforderungen.

Es ist auch hilfreich, spezifische Ziele für den Risikomanagementprozess zu definieren, wie die Identifizierung neuer Compliance-Risiken, die Bewertung der Effektivität aktueller Compliance-Maßnahmen oder die Vorbereitung auf bevorstehende regulatorische Änderungen.

Diese Fragen können Ihnen helfen, den Umfang der Risikobewertung zu definieren:

• Warum wird die Risikobewertung jetzt durchgeführt? Liegt es an neuen regulatorischen Anforderungen, jüngsten Nichteinhaltungsproblemen oder im Rahmen eines regelmäßigen Überprüfungszyklus?
• Sind bestimmte Standorte, Geschäftsbereiche oder Abteilungen stärker regulatorischen Risiken ausgesetzt als andere?
• Variieren die regulatorischen Anforderungen je nach Standort oder Produkt?
• Über welchen Zeitraum wird die Risikobewertung durchgeführt? Soll sie eine Momentaufnahme erfassen oder einen Zeitraum abdecken, um Schwankungen der Compliance-Risikoexposition zu beobachten?
• Was ist der potenzielle (finanzielle, reputationsmässige, operative) Einfluss der Nichteinhaltung in den zu bewertenden Bereichen? Wie könnte dies den Fokus oder die Tiefe der Risikobewertung beeinflussen?

3. Bewertung der regulatorischen Compliance-Risiken

Der nächste Schritt im Risikobewertungsprozess besteht darin, herauszufinden, wo die Richtlinien und Praktiken Ihrer Organisation möglicherweise nicht den regulatorischen Standards entsprechen oder wo regulatorische Änderungen Ihre Compliance-Position beeinflussen könnten.

Um diese Risiken effektiv zu identifizieren, können Sie mit Stakeholdern zusammenarbeiten und gezielte Fragen stellen, um Compliance-Herausforderungen und operationale Risiken zu verstehen:

• Welche Compliance-Maßnahmen haben wir derzeit umgesetzt? Wie effektiv sind diese Maßnahmen bei der Gewährleistung der Compliance?
• Was haben frühere Prüfungen über unseren Compliance-Status ergeben? Wurden Lücken festgestellt und wurden diese behoben?
• Gibt es vorhersehbare Änderungen in Gesetzen oder Vorschriften, die unsere Geschäftstätigkeit beeinflussen könnten?
• Welche Bereiche unserer Geschäftstätigkeit sind am anfälligsten für Compliance-Verstöße?
• Setzen uns unsere Partnerschaften oder Lieferkettenbeziehungen zusätzlichen Compliance-Risiken aus? Wie überwachen wir die Compliance von Drittanbietern?
• Weisen wir genügend Ressourcen zu, um die Compliance zu verwalten? Sind unsere Compliance-Teams ausreichend besetzt und geschult?
• Haben wir die notwendige Technologie, um die Compliance zu überwachen und regulatorische Änderungen zu managen?
• Wie werden Compliance-Probleme innerhalb der Organisation gemeldet? Gibt es ein klares Verfahren zur Dokumentation und Bearbeitung dieser Probleme?
• Wie schnell werden Compliance-Probleme erkannt und gelöst?
• Werden Mitarbeiter regelmäßig zu regulatorischen Anforderungen geschult? Ist diese Schulung auf ihre spezifische Rolle und Verantwortung zugeschnitten?

Bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit und Schwere jedes identifizierten Risikos. Berücksichtigen Sie sowohl direkte Auswirkungen wie Geldstrafen und rechtliche Sanktionen als auch indirekte Auswirkungen wie Reputationsschäden und Betriebsstörungen. Sie können dann die Risiken nach ihrer Schwere und ihrem Einfluss priorisieren, um Ressourcen auf die kritischsten Compliance-Probleme zu konzentrieren.

4. Implementieren von Kontrollen

Welche internen Kontrollen können Sie zur Minderung von Risiken umsetzen? Dies könnte die Überarbeitung von Richtlinien, die Verbesserung von Schulungsprogrammen, die Implementierung neuer technologischer Lösungen oder die Stärkung der Compliance-Überwachung umfassen.

Die Zuordnung eines Verantwortlichen für jedes identifizierte Risiko und die Definition eines Risikobehandlungsplans stellen die Verantwortlichkeit sicher und erleichtern es, klare Verantwortlichkeiten für die Risikominderung festzulegen, Zeitpläne für die Implementierung zu erstellen und Erfolgsmetriken zu definieren, um den Fortschritt zu überwachen.

Stellen Sie sich diese Fragen, um die Implementierung Ihrer Kontrollen zu leiten:

• Welche Mechanismen, Richtlinien und Verfahren haben wir bereits eingeführt? Wie effektiv waren diese bei der Sicherstellung der Compliance?
• Welche Bereiche unserer Geschäftstätigkeit waren historisch gesehen anfällig für Compliance-Probleme?
• Gibt es wiederkehrende Themen oder spezifische Vorfälle, die Lücken oder Schwachstellen aufzeigen?

5. Überwachen, melden und verbessern

Ein sich wandelndes regulatorisches Umfeld und sich entwickelnde Geschäftspraktiken erfordern von Organisationen, ihre Compliance-Position und die Wirksamkeit der implementierten Kontrollen kontinuierlich zu überwachen. Führen Sie regelmäßige interne Audits durch und nutzen Sie Compliance-Software, um ein effizientes regulatorisches Compliance-Programm aufzubauen.

Es ist auch wichtig, eine ordnungsgemäße Dokumentation für das obere Management, den Vorstand und relevante Regulierungsbehörden (falls erforderlich) zu führen. Dies umfasst Risikoanalysen, Richtlinien und Prozesse, interne Prüfungsergebnisse, getroffene Entscheidungen und ergriffene Maßnahmen zur Risikominderung. Das Führen dieser Dokumente wird auch Änderungen im regulatorischen Umfeld, dem Geschäftsmodell oder dem operativen Kontext widerspiegeln und sicherstellen, dass die Organisation compliance-konform bleibt, wenn sich die Umstände ändern und kontinuierliche Überwachung stattfindet.

Risiko- und Compliance-Management mit Secureframe

Die GRC-Automatisierungsplattform von Secureframe wurde entwickelt, um Organisationen dabei zu unterstützen, die Komplexität der Einhaltung von Vorschriften effektiv zu managen. Secureframe automatisiert Prozesse wie kontinuierliche Überwachung und Behebung, Beweissammlung, Richtlinienmanagement, Risikobewertung und Aufgabenmanagement und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand, den es für Organisationen benötigt, um zu verstehen, wie regulatorische Änderungen ihr bestehendes Compliance-Programm beeinflussen.

Unser Team benachrichtigt die Kunden nicht nur über regulatorische Änderungen, die ihre Compliance-Position betreffen, sondern die Secureframe-Plattform wird auch von Compliance-Experten entwickelt und gewartet. Alle regulatorischen Änderungen oder Aktualisierungen des Rahmenwerks werden in der Plattform abgebildet, wie z. B. PCI DSS 4.0, ISO 27001:2022, NIST CSF 2.0, NYDFS NYCRR 500-Änderungen und mehr.

Eine kürzliche Umfrage unter Secureframe-Nutzern von UserEvidence ergab, dass 95 % Zeit und Ressourcen bei der Erlangung und Aufrechterhaltung der Compliance sparten und 50 % die mit ihren Compliance-Programmen verbundenen Kosten reduzierten.

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