Im Mittelpunkt der HIPAA-Konformität steht ein übergeordnetes Ziel: den Schutz der geschützten Gesundheitsinformationen (PHI).

Aber wie stellen einzelne Mitarbeiter sicher, dass sie PHI in ihrem täglichen Arbeitsalltag sicher behandeln?

Hier kommen HIPAA-Richtlinien und -Verfahren ins Spiel.

Unternehmen müssen eine Reihe von Richtlinien und Verfahren erstellen und implementieren, die die komplexen HIPAA-Regeln in einfache, verständliche und umsetzbare Anweisungen aufschlüsseln.

Im Folgenden behandeln wir, wie HIPAA-Richtlinien und -Verfahren aussehen, Beispiele für notwendige Richtlinien und wie Sie Ihre eigenen erstellen können.

Was sind HIPAA-Richtlinien und -Verfahren?

Das HIPAA-Gesetz wurde 1996 verabschiedet und geschaffen, um PHI zu schützen, die alles von Ihrem Namen und Ihrer Adresse bis hin zu Rezepten und Testergebnissen umfasst.

Um sicherzustellen, dass Unternehmen PHI ordnungsgemäß schützen, müssen Mitarbeiter spezifischen Anweisungen folgen. Hier kommen HIPAA-Richtlinien und -Verfahren ins Spiel.

• Richtlinie: Eine Richtlinie ist eine Erklärung der Managementabsicht. Sie beantworten Fragen dazu, was Mitarbeiter tun müssen und warum sie es tun müssen.
• Verfahren: Ein Verfahren enthält spezifische Anweisungen, wie die Managementabsicht erreicht werden kann.

Richtlinien und Verfahren sind für die HIPAA-Konformität unerlässlich und durch das HIPAA-Gesetz vorgeschrieben. Das Versäumnis, Richtlinien und Verfahren zu entwickeln und umzusetzen, stellt einen HIPAA-Verstoß dar, der zu finanziellen und strafrechtlichen Sanktionen führen kann.

Warum sind Richtlinien und Verfahren notwendig?

Abgesehen davon, dass sie gesetzlich für die HIPAA-Konformität vorgeschrieben sind, bieten Richtlinien und Verfahren zusätzliche Vorteile für Organisationen, darunter:

• Klarheit: Richtlinien und Verfahren helfen, den komplexen regulatorischen Jargon von HIPAA in leichter verständliche Dokumente für Mitarbeiter zu vereinfachen.
• Einheitlichkeit: Richtlinien und Verfahren erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter dieselben Ziele mit denselben Werten auf die gleiche Weise in der gesamten Organisation verfolgen.
• Einfachheit: Mitarbeiter haben wahrscheinlich nicht die Zeit, jede einzelne der HIPAA-Regeln zu lesen. Richtlinien und Verfahren enthalten die wichtigsten Informationen über regulatorische Anforderungen, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.

HIPAA-Regeln

HIPAA skizziert eine Reihe von Regeln, die Organisationen einhalten müssen, um HIPAA-konform zu sein. Einige der wichtigsten sind die Datenschutzregel, die Sicherheitsregel und die Benachrichtigungsregel bei Verstößen.

Im Folgenden gehen wir auf spezifische Richtlinien ein, die für jede gelten.

Datenschutzregel

Die Datenschutzregel regelt die Verwendung und Offenlegung von PHI. Die Regel erfordert, dass Unternehmen PHI ordnungsgemäß schützen und den Patienten mehr Kontrolle darüber geben, wer auf ihre medizinischen Informationen zugreifen kann.

Diese HIPAA-Regel gilt für jedes Unternehmen, das Zugang zu Patienteninformationen hat, die, wenn sie kompromittiert werden, den Finanzen oder dem Ruf eines Patienten schaden oder zu Betrug führen könnten.

Die Datenschutzregel wird durch das Amt für Bürgerrechte (OCR) des Ministeriums für Gesundheit und Soziale Dienste, die Generalanwälte der Bundesstaaten und die Zentren für Medicare und Medicaid-Dienste (CMS) durchgesetzt.

Beispiele für Richtlinien und Verfahren unter dieser Regel umfassen:

• Definierte Aufzeichnungssatzrichtlinie
• Hinweis auf Datenschutzpraktiken
• Genehmigung zur Offenlegung
• Minimal erforderliche Anforderung Richtlinie
• Aufbewahrungsrichtlinie für Aufzeichnungen
• Arbeitnehmerentschädigungsrichtlinie
• Richtlinie für vertrauliche Kommunikation

Sicherheitsregel

Die HIPAA-Sicherheitsregel erklärt, wie Unternehmen PHI schützen sollten.

Unter der Sicherheitsregel gibt es drei Arten von Schutzmaßnahmen, um Patienteninformationen vor Verstößen zu schützen.

• Administratives Schutzmaßnahmen erklären, was die Organisation tut, um PHI zu schützen.
• Physische Schutzmaßnahmen zielen darauf ab, physische Vermögenswerte vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Technische Schutzmaßnahmen definieren, wie die Organisation elektronische geschützte Gesundheitsinformationen (ePHI) handhaben wird.

Darüber hinaus müssen Unternehmen Risikomanagement betreiben und Risikobewertungen durchführen, um sicherzustellen, dass die PHI sicher ist.

Beispiele für Richtlinien und Verfahren unter dieser Regel umfassen:

• Zugangsmanagementrichtlinie
• Automatische Abmelderichtlinie
• Sicherungs- und Aufbewahrungsrichtlinie für Daten
• Geräte- und Medienkontrollrichtlinie
• Notfallwiederherstellungsrichtlinie
• Zugriffskontrollrichtlinie für Einrichtungen
• Verwaltungsrichtlinie für Informationssysteme
• Internet- und Computernutzungsrichtlinie
• Einbruchmeldesystemrichtlinie
• Richtlinie zur Erstellung und Nutzung von Passwörtern
• Risikomanagementrichtlinie

Benachrichtigungsregel bei Verstößen

Die Benachrichtigungsregel bei Verstößen erfordert, dass Organisationen betroffene Personen und das Ministerium für Gesundheit und Soziale Dienste (HHS) benachrichtigen, wenn ungesicherte PHI verletzt wurde.

Um eine Geldstrafe vom OCR zu vermeiden, müssen Organisationen betroffene Personen innerhalb von 60 Tagen nach Feststellung des Verstoßes benachrichtigen.

Benachrichtigungen müssen erklären, was passiert ist, welche Informationen kompromittiert wurden, wie das Unternehmen auf den Verstoß reagiert und wie es zukünftige Verstöße verhindern wird.

Beispiele für Richtlinien und Verfahren unter dieser Regel umfassen:

• Richtlinie zur Reaktion auf Zwischenfälle
• Minderungsrichtlinie
• Interne Benachrichtigungsrichtlinie

Richtlinien und Verfahren für Geschäftspartner

Geschäftspartner sind Dritte, mit denen eine gedeckte Einrichtung PHI teilt. HIPAA erfordert bestimmte Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass diese Dritten ebenfalls ihren Teil zum Schutz von PHI beitragen.

Dazu gehört ein Vertrag, der die akzeptablen und inakzeptablen Verwendungen von PHI durch den Dritten, bekannt als Geschäftspartnervereinbarung (BAA), festlegt. Unternehmen sollten auch Richtlinien und Verfahren erstellen, um diese Beziehungen im Laufe der Zeit zu überwachen, Korrekturmaßnahmen im Falle eines Verstoßes zu ergreifen und die Beziehung zu beenden.

Wie man seine HIPAA-Richtlinien und -Verfahren verwaltet

Wir erklären unten den Prozess zur Erstellung und Verwaltung Ihrer HIPAA-Richtlinien und -Verfahren.

Schreiben Sie Ihre Richtlinien und Verfahren aus

Richtlinien und Verfahren umfassen drei Schlüsselelemente: den Zweck, den Umfang und die Verfahren.

• Zweck: Richtlinien und Verfahren werden aus einem bestimmten Grund oder Zweck geschrieben. Dieser Zweck sollte zu Beginn erklärt werden, damit der Leser weiß, warum die Richtlinie erstellt wurde.
• Umfang: Eine Richtlinie sollte auch den Umfang beinhalten, oder auf wen die Richtlinie zutrifft. Wenn die Richtlinie für jeden Mitarbeiter gilt, sollte dies im Dokument angegeben werden. Wenn die Richtlinie für bestimmte Situationen gilt, sollte dies ebenfalls angegeben werden.
• Verfahren: Richtlinien umfassen Verfahren oder die spezifischen Schritte, wie ein Unternehmen die Absicht der Richtlinie erreichen wird. Dies sind die Schritt-für-Schritt-Aktionen, die Mitarbeiter unternehmen müssen, um die HIPAA-Anforderungen zu erfüllen, für die die Richtlinie entwickelt wurde.

Um effektive Verfahren zu entwerfen, vereinfachen Sie die Sprache und entfernen Sie jeglichen komplexen HIPAA-Jargon, um es den Mitarbeitern leichter zu machen, sie zu verstehen.

Teilen Sie Richtlinien und Verfahren mit Ihrem Team

Sobald Richtlinien und Verfahren geschrieben wurden, muss Ihr Team in der Lage sein, sie zu verstehen und zu teilen. Bewahren Sie diese Richtlinien an einem Ort auf, an dem die Mitarbeiter leicht darauf zugreifen können, z. B. in einer Unternehmensdatenbank.

Schulen Sie Ihr Personal zur HIPAA-Compliance

Es reicht nicht aus, diese Dokumente mit Ihrem Personal zu teilen. Sie müssen auch HIPAA-Schulungen anbieten, um ihnen ein besseres Verständnis der Richtlinien und Verfahren der Organisation zu vermitteln und wie sie sich auf ihre Rolle und Verantwortlichkeiten beziehen.

Entwickeln Sie einen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess

Um sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien und Verfahren aktuell bleiben, sollte Ihr Unternehmen ein Team ernennen, das regelmäßig alle Änderungen oder Aktualisierungen der Richtlinien und/oder Verfahren überprüft, genehmigt und finalisiert. Wenn Änderungen vorgenommen wurden, sollten sie in der Versionsgeschichte der Richtlinie vermerkt werden.

Wenn Änderungen auftreten, muss ein Unternehmen möglicherweise Auffrischungsschulungen für sein Personal durchführen oder seine BAAs aktualisieren. Alle HIPAA-Richtlinienänderungen müssen dokumentiert und mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Wie Secureframe Ihnen helfen kann, die Erstellung von HIPAA-Richtlinien und -Verfahren zu straffen

Das Erstellen von Richtlinien und Verfahren von Grund auf kann überwältigend erscheinen – besonders bei der Anzahl der Richtlinien, die Sie für die HIPAA-Compliance benötigen.

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