Como organización, es posible que tenga que cumplir con una variedad de regulaciones locales, federales, estatales e industriales.

Esto se está volviendo más desafiante para las organizaciones a medida que las regulaciones continúan evolucionando para abordar el cambiante panorama de amenazas y las crecientes preocupaciones de privacidad de los consumidores. Las pequeñas empresas y otras organizaciones que carecen de experiencia interna en cumplimiento son las que están experimentando con mayor intensidad este punto crítico.

Para ayudarlo a comprender mejor qué es el cumplimiento regulatorio y cómo se aplica a su organización, a continuación cubriremos lo esencial, incluidos los marcos de cumplimiento regulatorio comunes y las mejores prácticas.

¿Qué es el cumplimiento regulatorio?

El cumplimiento regulatorio se refiere a la adhesión a las leyes y regulaciones creadas por agencias gubernamentales y de regulación que se aplican a una organización según su sector y geografía.

Lograr el cumplimiento regulatorio requiere que las organizaciones:

• Identifiquen todas las leyes y regulaciones aplicables que afectan al negocio
• Descubran áreas donde la organización no cumple con las leyes y regulaciones
• Implementen controles y procedimientos para cumplir efectivamente con las leyes y regulaciones
• Se mantengan al día con los cambios en las leyes y regulaciones que afectan su industria y país

Las organizaciones que no pongan en marcha medidas de protección para cumplir con las regulaciones locales, federales, estatales o industriales se arriesgan a sanciones financieras y daños a su reputación.

¿Por qué es importante el cumplimiento regulatorio?

El cumplimiento regulatorio ofrece a una organización varios beneficios. A continuación, veamos cuatro de los mayores beneficios.

1. Evitar multas y sanciones

Es fundamental investigar qué regulaciones y leyes se aplican a su organización en función de su ubicación e industria.

Por ejemplo, si recopila datos de clientes —ya sea información de tarjetas de crédito, cookies de sitios web o información de identificación personal (PII)— hay regulaciones que debe cumplir. Si recopila datos de residentes de la UE, debe cumplir con el GDPR. El GDPR de Europa es conocido como una de las regulaciones más estrictas, con la ICO multando a las organizaciones con hasta 20 millones de euros por violaciones.

Estados Unidos también está tomando medidas enérgicas sobre el cumplimiento, aprobando varias regulaciones estatales. La más notable es la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), que no tiene un límite superior en las sanciones. Eso significa que las organizaciones podrían enfrentar multas potencialmente enormes si se determina que no cumplen con las normativas.

Implementar un programa de cumplimiento regulatorio integral puede ayudarlo a evitar multas y sanciones.

2. Racionalizar los procesos y procedimientos internos

Cumplir con las regulaciones y leyes de la industria puede ayudar a las organizaciones a crear procesos y procedimientos comerciales internos racionalizados y escalables.

Por ejemplo, el cumplimiento de HIPAA requiere que las organizaciones creen e implementen un conjunto de políticas y procedimientos que aseguren que los empleados manejen de manera segura la PHI en sus roles diarios. Esto puede incluir una política de gestión de acceso, una política de respaldo y retención de datos, una política de recuperación ante desastres y una política de respuesta a incidentes, entre otras. 

Los procesos y procedimientos internos como estos no solo ayudan a garantizar el cumplimiento. También reducen el riesgo de brechas de datos, mejoran la retención y el compromiso de los empleados y mejoran la postura general de seguridad de una organización. 

3. Prevención de brechas de seguridad

Las organizaciones en cualquier industria que recolectan y almacenan datos pueden ser víctimas de un ataque costoso. Ciertas industrias como la de la salud y la financiera manejan información particularmente sensible y son más vulnerables.

El sector de la salud sufrió alrededor de 295 brechas, que implicaron a más de 39 millones de personas, solo en el primer semestre de 2023, según el portal de brechas de datos de la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del HHS. 

Las medidas de cumplimiento normativo sólidas pueden disuadir a los ciberdelincuentes de atacar su organización y ayudar a mantener seguros sus datos.

4. Mejora de la reputación

Una gran brecha de seguridad puede devastar la reputación de una empresa. Por ejemplo, el ataque de 2022 a T-Mobile que expuso la información privada de más de 77 millones de personas causó un daño significativo a la reputación de la marca. No solo tuvo que la compañía notificar a los clientes afectados que sus datos habían sido comprometidos y pagar 350 millones de dólares para resolver múltiples demandas colectivas — el evento también fue noticia mundial y se considera una gran falla de ciberseguridad.

Reparar la confianza de los interesados después de una violación es un trabajo arduo y no está garantizado. El cumplimiento normativo debe tomarse en serio para demostrar el compromiso de su organización con la protección de sus datos y mantener la confianza de proveedores, clientes y consumidores. 

5. Cierre de acuerdos

La mayoría de los clientes potenciales esperan que sus proveedores cumplan con las leyes y regulaciones aplicables antes de firmar un contrato. Esto es especialmente cierto para los clientes en los sectores de servicios financieros, atención médica y seguros, que manejan información particularmente sensible. 

Lograr el cumplimiento normativo demuestra su compromiso con la seguridad de sus datos y los de sus clientes. Esto puede proporcionar una gran ventaja competitiva, ayudar a cerrar más acuerdos más rápidamente y escalar al mercado.

Marcos de cumplimiento normativo

Los marcos de cumplimiento normativo proporcionan directrices sobre cómo manejar datos personales, información de salud de pacientes, información de tarjetas de crédito y más. Al seguir estas directrices, las organizaciones no solo pueden cumplir con los requisitos normativos, sino que también pueden fortalecer su seguridad y alcanzar otros objetivos comerciales, como acelerar la velocidad hacia los ingresos. 

Veamos algunos de los marcos de cumplimiento normativo más comunes para ayudarle a decidir cuáles son los adecuados para su organización.

HIPAA

A quién se aplica: El sector de la salud

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) es un estatuto federal de 1996 que establece estándares para proteger la información de salud de los pacientes. Todas las organizaciones de atención médica deben seguir prácticas de ciberseguridad y realizar evaluaciones de riesgos para cumplir con HIPAA.

El sector de la salud es el séptimo objetivo más frecuente de los ciberataques, por lo que las organizaciones dentro del sector deben estar vigilantes.

PCI DSS

A quién se aplica: Comerciantes y proveedores de servicios que almacenan, procesan o transmiten datos del titular de la tarjeta o que pueden impactar la seguridad de los datos del titular de la tarjeta de sus clientes. 

El Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) fue creado en 2006 para asegurar que todas las empresas que aceptan, procesan, almacenan o transmiten información de tarjetas de crédito operen de manera segura. El marco está principalmente destinado a la protección del consumidor y a mantener la información del titular de la tarjeta segura. Todas las instituciones financieras, compañías minoristas y otras organizaciones que manejan esta información deben cumplir con PCI DSS, sin importar su tamaño.

A diferencia de los marcos obligatorios del gobierno, las marcas de pago (MasterCard, Visa, etc.) hacen cumplir la conformidad con PCI DSS.

GDPR

A quién se aplica: Todas las empresas que recolectan datos de ciudadanos de la UE

La Unión Europea aprobó el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) para proteger los datos de los ciudadanos de la UE. Se aplica a todas las empresas que recogen y procesan datos de ciudadanos de la UE, independientemente de si dichas empresas tienen su sede en la UE o no. El marco enumera regulaciones relacionadas con los derechos de acceso a los datos de los consumidores, los derechos de protección de datos, el consentimiento y más. La conformidad es supervisada por la Oficina del Comisionado de Información (ICO).

El reglamento es extenso: 88 páginas, para ser exactos, y el ICO es conocido por multar severamente a las empresas que no cumplen. Por ejemplo, Amazon fue famosamente multada con más de 880 millones de dólares en 2021 por rastrear datos de usuarios sin el consentimiento apropiado.

CCPA

A quién se aplica: Empresas y compañías de tecnología publicitaria que gestionan datos personales de los residentes de California.

La Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) fue aprobada en 2018 para proteger la privacidad y seguridad de los datos de los residentes de California. Requiere la conformidad de las empresas que recogen información de los usuarios y de las compañías de tecnología publicitaria que la compran, incluso si dichas organizaciones no están físicamente ubicadas en California o en los Estados Unidos.

Es supervisado por la Oficina del Fiscal General de California.

SOX

A quién se aplica: Empresas públicas en los EE. UU.

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) es una de las regulaciones más conocidas en los Estados Unidos. Después de una serie de importantes escándalos contables que erosionaron la confianza de los inversores y del público a principios de la década de 2000, esta regulación estableció reglas estrictas para que las empresas públicas de EE. UU. documenten el cumplimiento financiero y las revelaciones corporativas con el fin de prevenir fraudes financieros y proteger a los inversores y al público.

Aunque las empresas privadas y las organizaciones sin fines de lucro generalmente no necesitan cumplir con SOX, muchos de los requisitos del marco se consideran mejores prácticas para que las implemente cualquier empresa.

SOX es supervisada por la Comisión de Valores y Bolsa (SEC) y las reglas de auditoría son supervisadas por la Junta de Supervisión Contable de Empresas Públicas (PCAOB).

FISMA

A quién se aplica: El gobierno federal, agencias de apoyo y contratistas de terceros que operan en su nombre y/o manejan datos federales.

La Ley Federal de Gestión de Seguridad de la Información (FISMA) fue aprobada con el objetivo de proteger mejor los activos del gobierno de EE. UU. Requiere que el gobierno federal y terceros que operen en su nombre documenten todos los activos e integraciones de red, monitoreen su infraestructura de TI y evalúen regularmente los riesgos.

El Departamento de Seguridad Nacional es responsable de supervisar su implementación.

FAR

A quién se aplica: Agencias ejecutivas

El propósito del Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) es garantizar que los procedimientos de compra sean estandarizados, consistentes y se realicen de manera justa e imparcial y protejan la información.

Las cláusulas FAR establecen requisitos básicos de protección para la Información de Contratos Federales (FCI), y el Suplemento de Reglamento de Adquisición Federal de Defensa (DFARS), que implementa y complementa el FAR, establece requisitos de seguridad para la información no clasificada controlada (CUI). Estos requisitos para FCI y CUI están comprendidos en el CMMC 2.0, que es un derivado del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) 800-171 específico para contratistas del DoD y cualquier otra organización que preste servicios que impliquen CUI o FCI a agencias gubernamentales.

El FAR es preparado, emitido, mantenido y prescrito conjuntamente por el Secretario de Defensa, el Administrador de Servicios Generales y el Administrador de la Administración Nacional de Aeronáutica y del Espacio (NASA).

FERPA

A quién se aplica: Agencias e instituciones educativas que recopilan datos de estudiantes

La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia de 1974 (FERPA) fue aprobada para proteger la privacidad de los registros educativos de los estudiantes. Esta regulación prohíbe a las instituciones divulgar información personal identificable en los registros educativos en la mayoría de los casos sin el consentimiento por escrito de los padres o de los estudiantes elegibles (estudiantes que tienen 18 años o más o que asisten a una escuela más allá del nivel de secundaria).

También otorga a los padres y a los estudiantes elegibles mayor control sobre sus registros educativos. Bajo FERPA, tienen el derecho de acceder a sus registros educativos, el derecho a solicitar que se modifiquen los registros y el derecho a tener cierto control sobre la divulgación de información personal identificable de esos registros.

FERPA es administrado y aplicado por el Departamento de Educación de los EE. UU.

Ley Dodd-Frank

A quién se aplica: sector de servicios financieros

La Ley de Reforma de Wall Street y Protección al Consumidor Dodd-Frank fue promulgada en 2010 en respuesta a la crisis financiera de 2007-2008. Su objetivo es prevenir la toma de riesgos excesivos y las prácticas abusivas que llevaron a esa crisis.

La ley estableció el Consejo de Supervisión de Estabilidad Financiera (FSOC) y la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFPB), que supervisa productos y servicios financieros, incluidos hipotecas, tarjetas de crédito y préstamos estudiantiles. También impone regulaciones más estrictas a bancos e instituciones financieras grandes, incluidos mayores requisitos de capital y supervisión. Restringe a los bancos de hacer ciertos tipos de inversiones especulativas y requiere más transparencia y responsabilidad para los mercados de derivados para reducir riesgos y prevenir la manipulación del mercado.

Diferentes aspectos de la Ley Dodd-Frank son aplicados por el CFPB, la SEC, la CFTC, la Reserva Federal, la OCC y el FDIC.

Riesgo de cumplimiento regulatorio

El riesgo de cumplimiento regulatorio es el daño potencial que enfrentan las empresas cuando no cumplen con las leyes y regulaciones de la industria. Hay muchas razones para evitar los riesgos de cumplimiento regulatorio, incluidas implicaciones reputacionales, comerciales, financieras y legales que pueden afectar las operaciones diarias de su empresa.

Reputacional

No cumplir con las regulaciones de la industria puede dañar su reputación. Una única violación de datos o una exposición debido a una mala gestión del cumplimiento regulatorio puede resultar en un golpe significativo a su reputación y la pérdida de clientes. También puede costar millones en términos de recuperación y limpieza, implementación de nuevos controles y recuperación de la confianza del cliente.

Comercial

No cumplir con ciertas regulaciones de la industria puede llevar a multas, cierres de negocios o impactar la forma en que maneja su negocio.

Por ejemplo, el incumplimiento con el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) podría llevar a la suspensión de su capacidad para aceptar las principales tarjetas de crédito como Visa y Mastercard. Los clientes podrían evitar comprar en su empresa o alejarse si no tienen otro tipo de pago disponible.

Financiero

El impacto financiero del riesgo de cumplimiento normativo puede ser drástico. Pérdida de inversores, propiedades y ingresos generales pueden resultar de sanciones en su cuenta, brechas de seguridad, cierres y más.

Las implicaciones financieras del incumplimiento incluyen pérdida de inversores, pérdida de ingresos y costos legales.

Por ejemplo, una investigación de varios años realizada por la SEC determinó que General Electric engañó a los inversores entre 2015 y 2017 al no divulgar la verdadera fuente de gran parte de sus ganancias reportadas. El acuerdo de GE con la SEC incluyó una multa de $200 millones por violaciones de las leyes de valores relacionadas con el anti-fraude, reportes, controles de divulgación y controles contables. La divulgación del fraude también llevó a que el precio de las acciones de GE cayera casi un 76%.

Legal

Si no cumple con las regulaciones y mejores prácticas de la industria, pueden emprenderse acciones legales contra su empresa y/o empleados. Esto puede llevar a costos elevados, multas, encarcelamiento, exclusión o confiscación de productos y propiedades.

El incumplimiento con la ley SOX, por ejemplo, puede resultar en multas de hasta $5 millones y 20 años de prisión para los ejecutivos corporativos.

Para las empresas que no pueden manejar la carga financiera, los problemas legales a menudo pueden conducir al cierre de la empresa.

Mejores prácticas de cumplimiento normativo

Es claro por qué el cumplimiento normativo es importante, pero cómo lograrlo no lo es. A continuación se presentan las mejores prácticas que pueden ayudarle a construir o fortalecer su programa de cumplimiento normativo.

1. Identificar regulaciones y riesgos

Para comenzar, identifique todas las regulaciones y leyes que se aplican a su organización. No considere solo las regulaciones y estándares de cumplimiento bien conocidos como HIPAA y PCI DSS, sino también las regulaciones estatales y locales. Identifique los tipos de riesgos a los que se enfrenta su organización, como los organizativos, reputacionales y estratégicos.

Si carece de un director de cumplimiento, asesor legal o expertos internos que puedan identificar y entender qué regulaciones se aplican a su organización, una plataforma de automatización que también ofrezca soporte al cliente y experiencia en cumplimiento puede ayudarle a guiarse en ese proceso.

2. Realizar una auditoría interna

A continuación, realice una auditoría interna para evaluar no solo si su empresa cumple con las regulaciones necesarias, sino también cuán efectiva es su estrategia de seguridad y cumplimiento existente. Con una auditoría interna, puede determinar cuántas violaciones ha tenido su empresa y cuánto le han costado, por ejemplo.

También puede ayudar a identificar cualquier riesgo que podría resultar en violaciones y multas adicionales. Por esta razón, las auditorías internas son un aspecto clave de la gestión de riesgos.

3. Diseñar un plan de cumplimiento

Una vez que su organización tenga una imagen clara del estado actual de su estrategia de cumplimiento normativo y las regulaciones y riesgos que la moldean, puede comenzar a redactar un plan. Este plan debe ser creado entre las partes interesadas de TI, cumplimiento y alta dirección, e incluir las regulaciones con las que se espera cumplir y cómo planea lograr el cumplimiento.

4. Comience con sus mayores prioridades

En lugar de intentar resolver todo a la vez, considere adoptar un enfoque por fases. Este enfoque permite a una organización comenzar con algo pequeño y centrarse en el área más importante. Comience con las máximas prioridades de la organización, como cumplir con una ley o regulación específica para reducir una multa o infracción, y luego amplíe el programa. Esto ayudará a mostrar valor más rápidamente y a obtener el apoyo continuo de las partes interesadas.

5. Proporcione a sus empleados capacitación en cumplimiento normativo

Lograr y mantener el cumplimiento normativo no es solo responsabilidad de un oficial o equipo. Es responsabilidad de cada miembro de su fuerza laboral.

Por eso es esencial que sus empleados estén actualizados sobre las últimas regulaciones de la industria y las mejores prácticas de seguridad y privacidad relacionadas con su trabajo y organización. Sin esta información, es posible que no entiendan su responsabilidad en garantizar el cumplimiento normativo y violen inadvertidamente las leyes y regulaciones que se aplican a su negocio.

Proporcionar capacitación periódica y actualizada sobre cumplimiento normativo a los empleados puede ayudar a evitar problemas de cumplimiento como estos.

6. Cree un sistema de monitoreo continuo

Considere auditorías y revisiones anuales o semestrales de su estrategia de cumplimiento normativo para evaluar su efectividad y hacer ajustes, si los marcos normativos que se aplican a su organización no ya los requieren. A medida que su estrategia madura, los procesos que guían su organización se volverán más efectivos.

7. Use software de cumplimiento normativo

Automatizar su proceso de cumplimiento corporativo con las herramientas adecuadas puede ayudar a simplificar y optimizar gran parte del trabajo manual requerido para cumplir con las regulaciones, particularmente en lo que respecta a los flujos de trabajo, informes y registros. Automatizar tareas manuales que consumen mucho tiempo, como la recolección de evidencia de auditoría, el monitoreo del desempeño del control y la realización de evaluaciones de riesgos, puede optimizar significativamente los procesos empresariales. Esto puede ahorrar decenas de miles de dólares y meses del tiempo de su equipo de seguridad y cumplimiento.

Lista de verificación de cumplimiento normativo

Si aún no está seguro de cómo implementar un programa efectivo de gestión de cumplimiento normativo en su organización, use esta lista de verificación para comenzar.

Cómo mantener el cumplimiento con los requisitos normativos

Cumplir con las leyes y regulaciones de la industria es un hito significativo, pero mantener el cumplimiento es un desafío continuo que es cada vez más difícil debido a los cambios en las regulaciones y la tecnología.

Todo ese trabajo que hizo para implementar, monitorear y documentar riesgos y controles, capacitar al personal y documentar pruebas, tendrá que hacerlo una y otra vez. Este trabajo solo aumentará a medida que su empresa crezca y el cumplimiento se vuelva más complejo debido a la superposición de regulaciones.

El software de cumplimiento normativo puede ahorrar a su organización tiempo y dinero valiosos en esfuerzos por mantener el cumplimiento con los requisitos normativos a medida que evolucionan.

Aquí hay algunas maneras en que Secureframe Comply simplifica el cumplimiento continuo con las leyes y regulaciones.

• Recolección de evidencia automatizada y continua: Nuestra plataforma monitorea automáticamente sus sistemas en busca de inconformidades y recoge evidencia de control durante todo el año. Cualquier evidencia adicional requerida por su auditor puede ser rápidamente subida y clasificada dentro del Data Room para una fácil y confidencial compartición.
• Onboarding de empleados: Los nuevos empleados pueden abordarse fácilmente a sí mismos a través de flujos de trabajo autoguiados, asegurándose de que hayan completado la capacitación en cumplimiento normativo, verificaciones de antecedentes y aceptación de políticas.
• Capacitación de empleados: Nuestra plataforma automatiza la asignación, seguimiento y reporte de la capacitación en cumplimiento normativo. Se puede asignar capacitación a los empleados durante la incorporación, así como de manera recurrente para ayudar a mantener el cumplimiento. Nuestros expertos en cumplimiento también se mantienen actualizados sobre las últimas regulaciones y actualizan los cursos de capacitación para que usted no tenga que hacerlo.
• Gestión de políticas: Las políticas y procedimientos deben revisarse y actualizarse regularmente para mantenerse al día con los cambios normativos. Mientras que nuestras plantillas de políticas le ayudan a configurarse rápidamente, nuestra plataforma facilita la asignación de propietarios de políticas, la adición de adendos y la distribución de políticas para que nunca incurran en incumplimiento.
• Cumplimiento con múltiples marcos: Puede mapear sus controles existentes a múltiples marcos, lo que facilita y acelera el cumplimiento con otras leyes y regulaciones.

Cómo Secureframe puede ayudar con el cumplimiento normativo

Cumplir con las regulaciones cambiantes puede ser un proceso largo y que consume muchos recursos sin la ayuda de expertos.

Secureframe simplifica y optimiza el cumplimiento normativo automatizando el proceso de principio a fin. No solo manejamos la implementación de marcos regulatorios, sino que también consolidamos la información de auditoría y riesgo, incluidas las vulnerabilidades de los recursos en la nube, y realizamos monitoreo continuo para buscar brechas en los controles para que pueda mantener el cumplimiento continuo.

A medida que entra en nuevas asociaciones con proveedores comunes, nuestro software puede recuperar su información relevante de seguridad y acceso en su nombre y proporcionar informes detallados de riesgo de proveedores para acelerar las evaluaciones de proveedores. Nunca más tendrá que entrar en una relación comercial preguntándose si sus activos pueden estar comprometidos.

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