En tant qu'organisation, vous devrez peut-être vous conformer à une gamme de réglementations locales, fédérales, étatiques et sectorielles.

Cela devient de plus en plus difficile pour les organisations, car les réglementations continuent d'évoluer pour répondre à l'évolution des menaces et aux préoccupations croissantes des consommateurs en matière de confidentialité. Les petites entreprises et autres organisations qui n'ont pas d'expertise interne en matière de conformité ressentent ce problème de manière particulièrement aiguë.

Pour vous aider à mieux comprendre ce qu'est la conformité réglementaire et comment elle s'applique à votre organisation, nous couvrirons les éléments essentiels ci-dessous, y compris les cadres de conformité réglementaire courants et les meilleures pratiques.

Qu'est-ce que la conformité réglementaire ?

La conformité réglementaire désigne le respect des lois et réglementations créées par les agences gouvernementales et réglementaires qui s'appliquent à une organisation en fonction de son secteur et de sa géographie.

L'obtention de la conformité réglementaire nécessite des organisations :

• Identifier toutes les lois et réglementations applicables qui affectent l'entreprise
• Découvrir les domaines où l'organisation ne respecte pas les lois et réglementations
• Mettre en place des contrôles et des procédures pour se conformer efficacement aux lois et réglementations
• Se tenir au courant des changements des lois et réglementations qui affectent leur secteur et leur pays

Les organisations qui ne mettent pas en place de mesures de protection pour se conformer aux réglementations locales, fédérales, étatiques ou sectorielles risquent des sanctions financières et des dommages à leur réputation.

Pourquoi la conformité réglementaire est-elle importante ?

La conformité réglementaire offre plusieurs avantages à une organisation. Jetons un coup d'œil à quatre des principaux avantages ci-dessous.

1. Éviter les amendes et les sanctions

Il est essentiel de rechercher quelles réglementations et lois s'appliquent à votre organisation en fonction de votre localisation et de votre secteur.

Par exemple, si vous collectez des données clients – que ce soit des informations de carte de crédit, des cookies de site Web ou des informations personnellement identifiables (PII) – il existe des réglementations à respecter. Si vous collectez des données de résidents de l'UE, vous devez vous conformer au RGPD. Le RGPD européen est connu comme l'une des réglementations les plus strictes, avec l'ICO infligeant des amendes pouvant atteindre 20 millions d'euros pour des violations.

Les États-Unis renforcent également la conformité en adoptant plusieurs réglementations étatiques. Le plus notable est la California Consumer Privacy Act (CCPA), qui ne fixe pas de plafond aux sanctions. Cela signifie que les organisations pourraient faire face à des amendes potentiellement énormes si elles ne respectent pas les règles.

La mise en œuvre d'un programme de conformité réglementaire complet peut vous aider à éviter les amendes et les sanctions.

2. Rationalisation des processus et procédures internes

Se conformer aux réglementations et lois sectorielles peut aider les organisations à créer des processus et procédures internes simplifiés et évolutifs.

Par exemple, la conformité HIPAA exige des organisations qu'elles créent et mettent en œuvre un ensemble de politiques et de procédures garantissant que les employés manipulent en toute sécurité les informations de santé protégées (PHI) dans leurs rôles quotidiens. Cela peut inclure une politique de gestion des accès, une politique de sauvegarde et de rétention des données, une politique de reprise après sinistre, et une politique de réponse aux incidents, entre autres.

Les processus et procédures internes comme ceux-ci non seulement aident à garantir la conformité. Ils réduisent également le risque de violations de données, améliorent la rétention et l'engagement des employés, et renforcent la posture de sécurité globale d'une organisation.

3. Prévenir les violations de sécurité

Les organisations de tous les secteurs collectant et stockant des données peuvent être victimes d'une attaque coûteuse. Certains secteurs comme la santé et la finance détiennent des informations particulièrement sensibles et sont plus vulnérables.

Le secteur de la santé a subi environ 295 violations, impliquant plus de 39 millions d'individus, rien que dans la première moitié de 2023, selon le portail de violation de données de l'Office des droits civils (OCR) du HHS.

Des mesures de conformité réglementaire solides peuvent dissuader les cybercriminels d'attaquer votre organisation et aider à protéger vos données.

4. Améliorer la réputation

Une violation massive de la sécurité peut dévaster la réputation d'une entreprise. Par exemple, l'attaque de 2022 contre T-Mobile qui a exposé les informations privées de plus de 77 millions de personnes a considérablement endommagé la réputation de la marque. Non seulement l'entreprise a dû notifier aux clients concernés que leurs données avaient été compromises et payer 350 millions de dollars pour régler plusieurs recours collectifs - l'événement a également fait les gros titres mondiaux et est considéré comme un échec massif en matière de cybersécurité.

Réparer la confiance des parties prenantes après une violation est un travail pénible et n'est pas garanti. La conformité réglementaire doit être prise au sérieux pour démontrer l'engagement de votre organisation à protéger ses données et à maintenir la confiance des fournisseurs, clients et consommateurs.

5. Conclure des affaires

La plupart des clients potentiels s'attendent à ce que leurs fournisseurs soient conformes aux lois et réglementations applicables avant de signer un contrat. Cela est particulièrement vrai pour les clients des secteurs des services financiers, de la santé et des assurances, qui détiennent des informations particulièrement sensibles.

Répondre aux exigences de conformité réglementaire démontre votre engagement à protéger vos données et celles de vos clients. Cela peut fournir un avantage concurrentiel majeur, vous aider à conclure plus d'affaires plus rapidement, et monter en gamme.

Cadres de conformité réglementaire

Les cadres de conformité réglementaire fournissent des directives sur la gestion des données personnelles, des informations de santé des patients, des informations sur les cartes de crédit, et plus encore. En suivant ces directives, les organisations peuvent non seulement répondre aux exigences réglementaires - elles peuvent également renforcer leur sécurité et atteindre d'autres objectifs commerciaux, comme accélérer la génération de revenus.

Jetons un coup d'œil à certains des cadres de conformité réglementaire les plus courants pour vous aider à décider lesquels sont adaptés à votre organisation.

HIPAA

A qui cela s'applique-t-il? Le secteur de la santé

La loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) est une loi fédérale de 1996 qui impose des normes pour la protection des informations de santé des patients. Toutes les organisations de santé doivent suivre des pratiques de cybersécurité et effectuer des évaluations des risques pour se conformer à la HIPAA.

Le secteur de la santé est la septième cible la plus fréquente des cyberattaques, donc les organisations de ce secteur doivent être vigilantes.

PCI DSS

A qui cela s'applique-t-il? Commerçants et fournisseurs de services qui stockent, traitent ou transmettent des données de détenteurs de cartes ou peuvent impacter la sécurité des données des détenteurs de cartes de leurs clients.

La norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS) a été créée en 2006 pour garantir que toutes les entreprises qui acceptent, traitent, stockent ou transmettent des informations de carte de crédit fonctionnent en toute sécurité. Le cadre est principalement destiné à la protection des consommateurs et à la sécurisation des informations des détenteurs de cartes. Toutes les institutions financières, les entreprises de vente au détail et les autres organisations manipulant ces informations doivent se conformer à PCI DSS, quelle que soit leur taille.

Contrairement aux cadres imposés par le gouvernement, les marques de paiement (MasterCard, Visa, etc.) imposent la conformité PCI DSS.

RGPD

À qui s'applique-t-il : Toutes les entreprises qui collectent les données des citoyens de l'UE

L'Union européenne a adopté le règlement général sur la protection des données (RGPD) pour protéger les données des citoyens de l'UE. Il s'applique à toutes les entreprises qui collectent et traitent les données des citoyens de l'UE, qu'elles soient ou non basées dans l'UE. Le cadre répertorie les réglementations relatives aux droits d'accès aux données des consommateurs, aux droits de protection des données, au consentement, etc. La conformité est imposée par le Bureau du commissaire à l'information (ICO).

Le règlement est vaste - 88 pages, pour être exact - et l'ICO est réputé pour infliger de lourdes amendes aux entreprises qui ne se conforment pas. Par exemple, Amazon a été célèbrement condamnée à une amende de plus de 880 millions de dollars en 2021 pour avoir suivi les données des utilisateurs sans consentement approprié.

CCPA

À qui s'applique-t-il : Entreprises et entreprises de technologies publicitaires qui gèrent les données personnelles des résidents de Californie

La loi californienne sur la protection des données des consommateurs (CCPA) a été adoptée en 2018 pour protéger la confidentialité et la sécurité des données des résidents de Californie. Elle exige la conformité des entreprises qui collectent des informations sur les utilisateurs et des entreprises de technologies publicitaires qui les achètent, même si ces organisations ne sont pas physiquement situées en Californie ou aux États-Unis.

Elle est imposée par le Bureau du procureur général de Californie.

SOX

À qui s'applique-t-il : Sociétés publiques aux États-Unis

La loi Sarbanes-Oxley de 2002 (SOX) est l'une des réglementations les plus connues aux États-Unis. Après une série de scandales comptables majeurs qui ont érodé la confiance des investisseurs et du public au début des années 2000, cette réglementation a établi des règles strictes pour que les sociétés publiques américaines documentent leur conformité financière et leurs divulgations d'entreprise afin de prévenir la fraude financière et de protéger les investisseurs et le public.

Bien que les sociétés privées et les organisations à but non lucratif n'aient généralement pas besoin de se conformer à SOX, de nombreuses exigences du cadre sont considérées comme des meilleures pratiques à mettre en œuvre pour toute entreprise.

SOX est imposé par la Securities and Exchange Commission (SEC) et les règles d'audit sont supervisées par le Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB).

FISMA

À qui s'applique-t-il : Le gouvernement fédéral, les agences de soutien et les contractants tiers opérant en son nom et/ou manipulant des données fédérales

La loi fédérale sur la gestion de la sécurité de l'information (FISMA) a été adoptée dans le but de mieux protéger les actifs du gouvernement américain. Elle exige que le gouvernement fédéral et les tiers opérant en son nom documentent tous les actifs et les intégrations de réseau, surveillent leur infrastructure informatique et évaluent régulièrement les risques.

Le Département de la sécurité intérieure est responsable de la supervision de sa mise en œuvre.

FAR

À qui s'applique-t-il : Agences exécutives

L'objectif de la règlementation fédérale sur les acquisitions (FAR) est de garantir que les procédures d'achat sont standard, cohérentes, conduites d'une manière équitable et impartiale, et de protéger les informations.

Les clauses FAR établissent des exigences de sauvegarde de base pour les informations contractuelles fédérales (FCI), et le supplément au règlement fédéral sur les acquisitions de la défense (DFARS), qui met en œuvre et complète le FAR, établit des exigences de sécurité pour les informations non classifiées contrôlées (CUI). Ces exigences pour les FCI et les CUI sont englobées par le CMMC 2.0, qui est un dérivé du NIST 800-171 spécifique aux entrepreneurs du DoD et à toute autre organisation fournissant des services impliquant du CUI ou du FCI aux agences gouvernementales.

Le FAR est préparé, publié, maintenu et prescrit conjointement par le secrétaire à la Défense, l'administrateur des services généraux et l'administrateur de la NASA.

FERPA

À qui cela s'applique-t-il: Organismes et institutions éducatifs qui collectent des données sur les étudiants

La loi sur les droits et la vie privée en matière d'éducation familiale de 1974 (FERPA) a été adoptée pour protéger la confidentialité des dossiers éducatifs des étudiants. Cette réglementation interdit aux institutions de divulguer des informations personnellement identifiables figurant dans les dossiers éducatifs dans la plupart des cas sans le consentement écrit des parents ou des étudiants éligibles (étudiants âgés de 18 ans ou plus ou fréquentant une école au-delà du niveau secondaire).

Elle donne également aux parents et aux étudiants éligibles davantage de contrôle sur leurs dossiers scolaires. En vertu de la FERPA, ils ont le droit d'accéder à leurs dossiers scolaires, le droit de demander la modification de ces dossiers et le droit d'avoir un certain contrôle sur la divulgation des informations personnellement identifiables contenues dans ces dossiers.

La FERPA est administrée et appliquée par le Département de l'éducation des États-Unis.

Loi Dodd-Frank

À qui cela s'applique-t-il: secteur des services financiers

La loi Dodd-Frank sur la réforme de Wall Street et la protection des consommateurs a été promulguée en 2010 en réponse à la crise financière de 2007-2008. Elle vise à prévenir les prises de risques excessives et les pratiques abusives qui ont conduit à cette crise.

La loi a créé le Conseil de surveillance de la stabilité financière (FSOC) et le Bureau de protection financière des consommateurs (CFPB), qui surveillent les produits et services financiers, y compris les hypothèques, les cartes de crédit et les prêts étudiants. Elle impose également des réglementations plus strictes aux grandes banques et institutions financières, y compris des exigences de capital accrues et une surveillance. Elle restreint les banques à effectuer certains types d'investissements spéculatifs et exige plus de transparence et de responsabilité pour les marchés des dérivés afin de réduire les risques et d'éviter les manipulations de marché.

Différents aspects de la loi Dodd-Frank sont appliqués par le CFPB, la SEC, la CFTC, la Réserve fédérale, le OCC et le FDIC.

Risque de conformité réglementaire

Le risque de conformité réglementaire est le dommage potentiel que les entreprises risquent lorsqu'elles ne se conforment pas aux lois et aux réglementations de l'industrie. Il y a de nombreuses raisons d'éviter les risques de non-conformité réglementaire, notamment les implications réputationnelles, commerciales, financières et juridiques qui peuvent affecter vos opérations commerciales quotidiennes.

Réputationnelle

Le non-respect des réglementations de l'industrie peut nuire à votre réputation. Une seule violation de données ou exposition due à une mauvaise gestion de la conformité réglementaire peut entraîner un coup significatif à votre réputation et une perte de clients. Cela peut également coûter des millions en termes de récupération et de nettoyage, d'implémentation de nouveaux contrôles et de récupération de la confiance des clients.

Commerciale

Le non-respect de certaines réglementations de l'industrie peut entraîner des amendes, la fermeture de l'entreprise ou affecter la manière dont vous gérez votre entreprise.

Par exemple, le non-respect de la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS) pourrait entraîner la suspension de votre capacité à accepter les principales cartes de crédit comme Visa et Mastercard. Les clients pourraient éviter d'acheter auprès de votre entreprise ou partir s'ils n'ont pas un autre moyen de paiement avec eux.

Financier

L'impact financier du risque de conformité réglementaire peut être drastique. Les investisseurs perdus, les biens et les revenus globaux peuvent résulter de frappes sur votre compte, de violations, de fermetures, etc.

Les implications financières liées au non-respect comprennent la perte d'investisseurs, la perte de revenus et les frais juridiques.

Par exemple, une enquête pluriannuelle de la SEC a déterminé que General Electric avait induit les investisseurs en erreur entre 2015 et 2017 en ne divulguant pas la véritable source de la plupart de ses bénéfices déclarés. Le règlement de GE avec la SEC comprenait une pénalité de 200 millions de dollars pour violation des lois sur les valeurs mobilières liées à la lutte contre la fraude, aux rapports, aux contrôles de divulgation et aux contrôles comptables. La divulgation de la fraude a également conduit le prix de l'action de GE à chuter de près de 76%.

Légal

Si vous ne respectez pas les règlements et les bonnes pratiques de l'industrie, une action en justice peut être engagée contre votre entreprise et/ou vos employés. Cela peut entraîner des frais, des amendes, des peines d'emprisonnement, l'exclusion ou la confiscation de produits et de biens coûteux.

Le non-respect de SOX, par exemple, peut entraîner des sanctions allant jusqu'à 5 millions de dollars d'amendes et 20 ans de prison pour les dirigeants d'entreprise.

Pour les entreprises incapables de supporter la charge financière, les problèmes juridiques peuvent souvent conduire à la fermeture de l'entreprise.

Meilleures pratiques de conformité réglementaire

Il est clair pourquoi la conformité réglementaire est importante - mais comment exactement y parvenir n'est pas. Ci-dessous se trouvent les meilleures pratiques qui peuvent vous aider à construire ou à renforcer votre programme de conformité réglementaire.

1. Identifiez les règlements et les risques

Pour commencer, identifiez tous les règlements et lois qui s'appliquent à votre organisation. Considérez non seulement les règlements et les normes de conformité bien connus comme HIPAA et PCI DSS, mais aussi les règlements étatiques et locaux. Identifiez les types de risques auxquels votre organisation est confrontée, tels que les risques organisationnels, de réputation et stratégiques.

Si vous n'avez pas de directeur de la conformité, de conseiller juridique ou d'experts internes capables d'identifier et de comprendre quels règlements s'appliquent à votre organisation, une plateforme d'automatisation offrant également un support client et une expertise en matière de conformité peut vous aider à traverser ce processus.

2. Réalisez un audit interne

Ensuite, effectuez un audit interne pour évaluer non seulement si votre entreprise respecte les règlements qu'elle doit respecter, mais aussi l'efficacité de votre stratégie de sécurité et de conformité existante. Avec un audit interne, vous pouvez déterminer combien de violations votre entreprise a eu et combien elles vous ont coûté, par exemple.

Il peut également aider à identifier les risques pouvant entraîner des violations et des amendes supplémentaires. Pour cette raison, les audits internes sont un aspect clé de la gestion des risques.

3. Concevez un plan de conformité

Une fois que votre organisation a une image claire de l'état actuel de sa stratégie de conformité réglementaire et des règlements et risques qui la façonnent, vous pouvez commencer à rédiger un plan. Ce plan devrait être créé parmi les parties prenantes de l'informatique, de la conformité et de la direction et inclure les règlements auxquels vous devez vous conformer et comment vous prévoyez de les respecter.

4. Commencez par vos plus hautes priorités

Plutôt que d'essayer de tout résoudre en même temps, envisagez d'adopter une approche par étapes. Cette approche permet à une organisation de commencer petit et de se concentrer sur le domaine le plus important. Commencez par les priorités les plus élevées de l'organisation — comme se conformer à une loi ou à un règlement spécifique pour réduire une amende ou une violation — puis développez le programme. Cela aidera à montrer la valeur plus rapidement et à obtenir un soutien continu des parties prenantes.

5. Fournissez à vos employés une formation sur la conformité réglementaire

Atteindre et maintenir la conformité réglementaire n'est pas seulement la responsabilité d'un seul agent ou d'une seule équipe. C'est la responsabilité de chaque membre de votre personnel.

C'est pourquoi il est essentiel que vos employés soient tenus au courant des dernières réglementations de l'industrie et des meilleures pratiques de sécurité et de confidentialité liées à leur travail et à leur organisation. Sans ces informations, ils peuvent ne pas comprendre leur responsabilité dans la garantie de la conformité réglementaire et enfreindre inconsciemment les lois et règlements applicables à votre entreprise.

Fournir une formation périodique et à jour sur la conformité réglementaire aux employés peut aider à éviter ce type de problèmes de conformité.

6. Créez un système de surveillance continue

Envisagez des audits et des examens annuels ou biannuels de votre stratégie de conformité réglementaire pour évaluer son efficacité et apporter des ajustements — si les cadres réglementaires qui s'appliquent à votre organisation ne les exigent pas déjà. Au fur et à mesure que votre stratégie mûrit, les processus qui guident votre organisation deviendront plus efficaces.

7. Utilisez un logiciel de conformité réglementaire

Automatiser votre processus de conformité d'entreprise avec les bons outils peut aider à simplifier et à rationaliser une grande partie du travail manuel requis pour se conformer aux réglementations, en particulier autour des flux de travail, des rapports et de la tenue des dossiers. L'automatisation des tâches de conformité manuelles chronophages telles que la collecte de preuves d'audit, le suivi des performances de contrôle et la réalisation d'évaluations des risques peut rationaliser considérablement les processus commerciaux. Cela peut économiser des dizaines de milliers de dollars et des mois de temps de votre équipe de sécurité et de conformité.

Liste de contrôle de conformité réglementaire

Si vous ne savez toujours pas comment mettre en œuvre un programme efficace de gestion de la conformité réglementaire dans votre organisation, utilisez cette liste de contrôle pour démarrer.

Comment maintenir la conformité aux exigences réglementaires

Se conformer aux lois et règlements de l'industrie est une étape importante, mais maintenir la conformité est un défi permanent de plus en plus difficile en raison des changements dans les réglementations et la technologie.

Tout le travail que vous avez fait pour mettre en œuvre, surveiller et documenter les risques et les contrôles, former le personnel et documenter les preuves, vous devrez le faire à nouveau. Et encore. Ce travail ne fera qu'augmenter à mesure que votre entreprise se développera et que la conformité deviendra plus complexe en raison de chevauchements réglementaires.

Le logiciel de conformité réglementaire peut faire gagner un temps précieux et de l'argent à votre organisation pour maintenir la conformité aux exigences réglementaires à mesure qu'elles évoluent.

Voici quelques façons dont Secureframe Comply simplifie la conformité continue avec les lois et règlements.

• Collection de preuves automatisée et continue : Notre plateforme surveille automatiquement vos systèmes pour les non-conformités et collecte les preuves de contrôle tout au long de l'année. Toute preuve supplémentaire requise par votre auditeur peut être rapidement téléchargée et classée dans la Data Room pour un partage facile et confidentiel.
• Intégration des employés : Les nouveaux employés peuvent facilement s'intégrer eux-mêmes grâce à des flux de travail auto-guidés, s'assurant qu'ils ont complété la formation sur la conformité réglementaire, les vérifications d'antécédents et l'acceptation des politiques.
• Formation des employés : Notre plateforme automatise l'attribution, le suivi et le reporting de la formation à la conformité réglementaire. Les employés peuvent se voir attribuer une formation lors de l'intégration ainsi que de manière récurrente pour aider à maintenir la conformité. Nos experts en conformité se tiennent également à jour des dernières réglementations et mettent à jour les cours de formation pour que vous n'ayez pas à le faire.
• Gestion des politiques : Les politiques et procédures doivent être examinées et mises à jour régulièrement pour suivre les changements réglementaires. Alors que nos modèles de politiques vous aident à vous mettre en place rapidement, notre plateforme vous permet de désigner facilement les responsables des politiques, d'ajouter des addenda et de distribuer des politiques afin que vous ne soyez jamais en conformité.
• Conformité multi-cadres : Vous pouvez mapper vos contrôles existants sur plusieurs cadres, ce qui rend plus rapide et plus facile de se conformer à d'autres lois et réglementations. 

Comment Secureframe peut aider à la conformité réglementaire

Se conformer aux réglementations changeantes peut être un processus long et intensif en ressources sans l'aide d'experts.

Secureframe simplifie et rationalise la conformité réglementaire en automatisant le processus de bout en bout. Nous ne nous contentons pas de gérer la mise en œuvre des cadres réglementaires, nous consolidons également les informations d'audit et de risque, y compris les vulnérabilités des ressources cloud, et effectuons une surveillance continue pour rechercher les lacunes dans les contrôles afin que vous puissiez maintenir une conformité continue.

Alors que vous concluez de nouveaux partenariats avec des fournisseurs courants, notre logiciel peut récupérer leurs informations pertinentes sur la sécurité et l'accès en votre nom et fournir des rapports détaillés sur les risques des fournisseurs pour accélérer les évaluations des fournisseurs. Vous n'aurez plus jamais à entrer dans une relation commerciale en vous demandant si vos actifs peuvent être compromis.

Pour en savoir plus sur la manière dont Secureframe peut jouer un rôle intégral dans le développement d'un programme de conformité réglementaire robuste, demandez une démo de notre plateforme dès aujourd'hui.