Sicherheitsfragebögen sind ein wichtiger Bestandteil des Due-Diligence-Prozesses eines Unternehmens. Bei richtiger Anwendung können sie Ihrem Unternehmen helfen, Vertrauen bei neuen Kunden zu schaffen. Sie können jedoch zeitaufwändig sein, wenn keine effizienten Prozesse vorhanden sind.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch:

• Wie man einen Sicherheitsfragebogen beantwortet und den Prozess vereinfacht
• Wichtige Themen, die beim Versenden eigener Sicherheitsbewertungen zu beachten sind, und wichtige Fragen, die gestellt werden sollten

Wenn Sie Inspiration zum Erstellen Ihrer eigenen Bewertung benötigen, schauen Sie sich unsere Sicherheitsfragebogen-Vorlage an.

Was ist ein Sicherheitsfragebogen?

Ein Sicherheitsfragebogen ist eine Liste von Fragen, die die Sicherheits- und Datenschutzpraktiken Ihres Unternehmens bewerten. Organisationen tauschen häufig Fragebögen aus, bevor sie Geschäfte miteinander machen.

Während Sie Ihren eigenen Fragebogen erstellen können, um die Sicherheitslage eines Unternehmens zu beurteilen, gibt es auch standardisierte Fragebogenvorlagen wie den Standard Information Gathering (SIG) Fragebogen.

Die Fragen können variieren, aber Sicherheitsfragebögen sind ein standardmäßiger Bestandteil des Risikomanagementprozesses für Dritte.

Stellen Sie sich vor, Sie sind der CISO eines wachsenden SaaS-Unternehmens. Sie stehen kurz davor, Ihren ersten strategischen Partner zu gewinnen. Eines Tages erhalten Sie eine Liste von Fragen:

„Wurde Ihr Unternehmen schon einmal kompromittiert?“,

„Verwendet Ihr Unternehmen eine lokale Firewall?“,

„Haben Sie ein Rechenzentrum? Wo befindet es sich?“

Herzlichen Glückwunsch — Sie haben Ihren ersten Sicherheitsbewertungsfragebogen erhalten. Diese mögen einschüchternd erscheinen, können aber ein unschätzbares Werkzeug für Ihr Unternehmen sein.

Werfen wir einen genaueren Blick auf den Zweck eines Sicherheitsfragebogens und gehen dann den Prozess durch, um einen zu beantworten, damit Sie neue Geschäfte abschließen können.

Warum haben Sie einen Sicherheitsfragebogen erhalten?

Wenn Ihr IT-Sicherheits- oder Vertriebsteam einen Sicherheitsfragebogen erhalten hat, bedeutet das, dass eine andere Organisation erwägt, Geschäfte mit Ihnen zu machen. Aber zuerst müssen Sie zeigen, dass Ihrer Organisation vertraut werden kann, um sensible Daten zu schützen.

Das Beantworten von Bewertungen kann wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, besonders wenn Sie mehrere Fragebögen von einer wachsenden Liste potenzieller Kunden erhalten.

Wenn Ihre Organisation wächst, möchten Sie einen standardisierten Prozess zur Beantwortung von Fragebögen haben.

Wie sollten Sie einen Sicherheitsfragebogen beantworten?

Während Sicherheitsfragebögen ein wichtiger Bestandteil des TPRM sind, kann die Zeit, die für die Beantwortung aufgewendet wird, zunehmen, wenn Sie nicht strategisch vorgehen.

Wir führen Sie durch die Nutzung von Compliance-Audits und Berichten, um den Beantwortungsprozess zu vereinfachen. Zur weiteren Vereinfachung zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Wissensdatenbank aufbauen und Ihre Antworten kurz und präzise halten.

Wenn Sie beim Beantworten eines Fragebogens eine Sicherheitslücke entdecken, machen Sie sich keine Sorgen. Wir zeigen Ihnen, wie dies eine Wachstumschance für Ihre Organisation sein kann.

So beantworten Sie einen Sicherheitsfragebogen in vier einfachen Schritten.

Schritt 1: Verwenden Sie Ihre Compliance-Rahmenwerke und Datenschutzzertifikate

Compliance-Rahmenwerke wie SOC 2® oder ISO 27001-Zertifizierungen bereiten Ihr Team darauf vor, die meisten Sicherheitsfragebögen zu beantworten.

Um zu veranschaulichen, wie dies funktioniert, betrachten wir die Vorbereitung auf ein SOC 2-Audit.

Um zu bestehen, müssen Sie:

• Die Wirksamkeit Ihrer Infrastruktur, Daten-, Risikomanagement-Richtlinien und Software testen
• Nachweisen, dass Sie eine oder mehrere der SOC 2-Trust Services-Kriterien erfüllen: Sicherheit, sowie Verfügbarkeit, Verarbeitungsintegrität, Vertraulichkeit und/oder Datenschutz
• Beweise für Sicherheitskontrollen und Sicherheitsrichtlinien sammeln
• Bereitschaftsbewertungen durchführen
• Eine Lückenanalyse durchführen und jede Lücke schließen

Sie können Zeit für zukünftige Fragebögen sparen, indem Sie die Grundarbeit hier abschließen.

Tipp: Verwenden Sie Ihre Zertifizierungen, um standardisierte Dokumentationen Ihrer verifizierten Datensicherheitspraktiken zu erstellen.

Schritt 2: Erstellen Sie eine zentralisierte Wissensdatenbank

Sie können eine Wissensdatenbank erstellen, wenn Ihre Organisation die Kriterien für verschiedene Compliance-Rahmenwerke erfüllt.

Wenn Sie mehr Anbieterbewertungen erhalten, protokollieren Sie jede Frage und Antwort in eine zentralisierte Datenbank. Dann können Sie sich angewöhnen, die Wissensdatenbank zu überwachen und zu aktualisieren.

Tipp: Beziehen und wenden Sie relevante Antworten aus Ihrer Wissensdatenbank an, um schnelle und konsistente Antworten auf zukünftige Bewertungen zu geben.

Schritt 3: Halten Sie Antworten kurz, einfach und direkt

Es ist üblich, dass ein Sicherheitsbewertungsbogen Hunderte von Fragen enthält. Nachfolgend sind einige Dinge aufgeführt, die Prüfer erwarten:

• Direkte und vollständige Antworten: Befolgen Sie die Anweisungen zur Antwortlänge und verwenden Sie eine aktive und prägnante Sprache.
• Ehrliche Antworten, die durch Beweise gestützt werden: Vermeiden Sie es, auf eine Frage mit „Ja“ zu antworten, wenn die Implementierung noch in Arbeit ist. Erwarten Sie, dass Kunden nach Beweisen fragen und ehrlich kommunizieren, um nicht ausweichend zu klingen.
• Einzigartige Antworten, die sich nicht wiederholen: Ähnliche Fragen können im Fragebogen erscheinen. Vermeiden Sie es, Antworten zu kopieren und einzufügen, um Zeit zu sparen.

Tipp: Bevor Sie Fragen beantworten, scannen Sie die Liste nach Fragen, die für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nicht zutreffen. Dies kann helfen, die Fragen einzugrenzen, auf die Sie möglicherweise mehr Zeit verwenden müssen, indem Sie weitere Erklärungen abgeben.

Jede Frage zu beantworten, sollte auch Ihrer Organisation helfen, ihre Cybersicherheitspraktiken zu definieren. Sie können Ihnen sogar helfen, interne Sicherheitslücken aufzudecken, die zu einer Datenpanne führen könnten.

Schritt 4: Erstellen Sie einen Abhilfeplan

Geraten Sie nicht in Panik, wenn Sie eine Sicherheitslücke entdecken, während Sie einen Fragebogen ausfüllen. Stattdessen können Sie Ihren potenziellen Geschäftspartnern zeigen, dass Sie eine proaktive und transparente Organisation sind. So geht’s:

• Erstellen Sie einen Abhilfeplan, um Ihre Sicherheitspraktiken mit den Erwartungen der Kunden in Einklang zu bringen
• Geben Sie einen Zeitplan an, wann Sie die Sicherheitsstandards Ihrer Kunden erfüllt haben werden

Tipp: Halten Sie die Kommunikationswege offen und informieren Sie Ihre Kunden darüber, wie Ihre Informationssicherheits-Upgrades voranschreiten.

Da Sie nun wissen, wie Sie sich auf einen Sicherheitsfragebogen vorbereiten und diesen beantworten, ist der nächste Schritt, Ihre eigenen Bewertungen zu erstellen und zu versenden.

Warum sollten Sie einen Sicherheitsfragebogen verschicken? 

Organisationen können kontinuierliche Compliance üben, indem sie Sicherheitsfragebögen verschicken. Dies könnte auch ein Wettbewerbsvorteil für Ihre Organisation sein.

Laut einem Bericht des Ponemon Institute überprüfen nur 49 % der Organisationen Drittanbieter. Die Hälfte Ihrer Mitbewerber ermöglicht Drittanbietern den Zugang zu sensiblen Informationen ohne die gebotene Sorgfalt.

Das Versenden von Sicherheitsfragebögen macht es auch billiger, Datenschutzvorschriften einzuhalten. Untersuchungen zeigen, dass Nichteinhaltung Organisationen etwa dreimal so viel kostet wie Einhaltung. Die Überprüfung Ihrer potenziellen Drittanbieter kann sich buchstäblich selbst finanziell auszahlen. 

Beim Wachstum Ihrer Organisation hilft das Versenden von Fragebögen, Vertrauen bei neuen Geschäftspartnern aufzubauen. Der jährliche Versand von Bewertungen zeigt, dass Sie das Risiko von Drittanbietern proaktiv managen. Es signalisiert auch, dass es sicher ist, mit Ihnen zu arbeiten.

Es gibt bestimmte Themen, die Ihr Sicherheitsfragebogen abdecken sollte, die Ihnen helfen können, mehr Geschäfte abzuschließen. 

Welche Themen sollte ein Sicherheitsfragebogen enthalten?

Der Inhalt von Sicherheitsfragebögen variiert je nach Organisation. Aber sie alle haben dasselbe Ziel: die Sicherheit des Anbieters. Sie möchten herausfinden, ob Sie einem potenziellen Dienstleister vertrauen können, um Ihre Geschäfts- und Kundendaten zu schützen. Die Aufnahme der folgenden Themen sollte Ihnen dabei helfen.

Sicherheits- und Datenschutz-Zertifizierungen

Fragen nach Sicherheits- und Datenschutz-Zertifizierungen sind ein guter Anfang. Sehen Sie nach, ob ein potenzieller Geschäftspartner eine der folgenden Zertifizierungen hat:

• SOC 2
• ISO 27001
• PCI DSS
• HIPAA (wenn Sie geschützte medizinische Daten verarbeiten)
• GDPR und/oder CCPA (wenn Sie personenbezogene Daten von Einwohnern der Europäischen Union und/oder Kaliforniens verarbeiten)

Diese Nachweise zeigen, dass Ihr Gegenüber die Einhaltung der Datenschutzstandards aufrechterhält.

Es kann so einfach sein wie zu fragen:

• Können Sie einen Nachweis eines SOC 2 Type 1 oder Type 2 Berichts vorlegen?
• Wann war Ihr letzter ISO 27001-Audit?

GRC-Management

Als Nächstes sollten Sie sehen, wie ein potenzieller Anbieter mit Governance, Risiko und Compliance (GRC) umgeht, bevor Sie eine Vereinbarung treffen. Sie möchten wissen, dass Ihr Geschäftspartner eine Strategie zum Risikomanagement und zur Einhaltung der Vorschriften hat. Können sie GRC ausbalancieren und gleichzeitig ihre Leistungsziele erreichen?

Hier sind einige gute Fragen, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können:

• Wie lautet die Richtlinie Ihres Sicherheitsteams zur Reaktion auf Vorfälle?
• Wie hoch ist die durchschnittliche Zeit zwischen Ausfällen?
• Wie oft führt Ihre Organisation eine Risikobewertung durch?

Ständige Compliance

Organisationen, die regelmäßige interne Compliance-Audits durchführen, haben niedrigere Kosten für die Einhaltung. Nicht-Einhaltung ist teuer, daher möchten Sie mit einer Organisation zusammenarbeiten, die stets nach eigenen Compliance-Lücken sucht.

Um herauszufinden, ob Ihre Drittparteien einer ständigen Compliance folgen, fragen Sie nach deren:

• Richtlinienmanagement
• Lieferantenmanagement
• Schwachstellenmanagement
• Vorfallmanagement
• Datenmanagement
• Risikomanagement
• Geschäftskontinuitätsmanagement
• HR-Management

Fragen, die Sie stellen können, umfassen:

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Erkennen von Cyberangriffen?
• Wie führen Sie Schwachstellenanalysen durch?
• Verwenden Sie einen Drittanbieter für die Datenspeicherung? Wenn ja, wie lautet Ihre Risikomanagementstrategie für Drittanbieter?

Netzwerksicherheit

Sie möchten möglicherweise verstehen, wie eine Organisation ihre Netzwerk-Infrastruktur schützt, um potenzielle Cyber-Sicherheitslücken oder Schwachstellen zu identifizieren, die ausgenutzt werden können.

Fragen, die Sie stellen können, umfassen:

• Verwenden Sie ein Intrusion Prevention System oder ein Intrusion Detection System?
• Werden branchenübliche Firewalls eingesetzt? Wo?
• Haben Sie Prüfprotokolle für alle Systeme, die kritische Informationen speichern oder verarbeiten?

Physische Sicherheit

Ebenso möchten Sie möglicherweise wissen, wie eine Organisation ihre physische Infrastruktur schützt, einschließlich Rechenzentren, Arbeitsplätzen oder Einrichtungen. Dies kann Ihnen helfen, potenzielle Schwächen und Bedrohungen zu identifizieren, um zu beurteilen, ob die Infrastruktur ausreichend gegen Bedrohungen wie Einbruch, Datenverlust und unbefugten Zugriff geschützt ist.

Fragen, die Sie stellen können, umfassen:

• Gibt es physische Zugangskontrollen zum Schutz von Servern und Desktop-Computern?
• Haben Sie ein Rechenzentrum? Wenn ja, wie lauten die physischen Sicherheitsmaßnahmen Ihres Rechenzentrums?
• Wie verläuft Ihr Verfahren zur Vernichtung sensibler Daten?

Jetzt, da Sie bereit sind, Ihren eigenen zu versenden, sind hier einige Tipps, um den Prozess sowohl für Sie als auch Ihren Kunden schmerzfrei zu gestalten.

Wie man einen effektiven Sicherheitsfragebogen erstellt

Einen effektiven Sicherheitsfragebogen zu erstellen, ist entscheidend, um Schwachstellen bei Drittanbietern zu identifizieren. Hier sind einige Tipps, die helfen können:

1. Beziehen Sie sich auf einen branchenüblichen Fragebogen.

Jede Organisation ist einzigartig, daher ist es eine gute Praxis, sich auf die folgenden branchenüblichen Fragebögen zu beziehen, bevor Sie Ihren eigenen erstellen:

• Standard Information Gathering (SIG) Fragebogen
• Beurteilungsfragebogen des Konsensbewertungsprogramms (CAIQ)
• Kritische Sicherheitskontrollen des CIS (CIS)
• NIST SP 800-30

Empfohlene Lektüre: https://secureframe.com/blog/sig-questionnaire

2. Beginnen Sie mit einer Vorlage.

Anstatt einen Sicherheitsfragebogen von Grund auf zu erstellen, sollten Sie eine von Prüfern geprüfte Sicherheitsfragebogen-Vorlage (wie die untenstehende) verwenden, die mögliche Fragen zu administrativen Sicherheitsvorkehrungen bis hin zur Vertragsbeendigung auflistet.

3. Passen Sie den Fragebogen an jeden Anbieter an.

Fragebögen und Vorlagen, die dem Industriestandard entsprechen, decken viele der Fragen ab, die Sie stellen müssen, um die Sicherheitslage eines Anbieters zu beurteilen, aber sie reichen nicht aus, um sich gegen die einzigartigen Risiken Ihrer Drittanbieterangriffsfläche zu verteidigen.

Jeder Fragebogen sollte Fragen zu den spezifischen Bedrohungen enthalten, mit denen Ihre Organisation sowie der Anbieter konfrontiert sind, und etwaige Compliance-Anforderungen, die für Ihre oder deren Branche spezifisch sind.

Sind Sicherheitsfragebögen ausreichend, um Drittrisiken zu managen?

Sicherheitsfragebögen können ein wertvolles Instrument zur Verwaltung von Drittrisiken sein, sollten jedoch nicht das einzige Werkzeug sein. Hier sind einige Gründe, warum Fragebögen nur ein potenzieller Aspekt eines gesamten Drittrisikomanagementprogramms sind:

1. Begrenzter Umfang: Fragebögen konzentrieren sich typischerweise darauf, Anbieter nach ihren Sicherheitsmaßnahmen und -praktiken zu fragen. Obwohl dies wertvolle Einblicke bietet, können nicht alle potenziellen Risiken im Zusammenhang mit den Produkten oder Dienstleistungen des Anbieters aufgedeckt werden.
2. Fehlende Verifizierung: Antworten auf Fragebögen spiegeln möglicherweise nicht immer den tatsächlichen Sicherheitsstatus eines Anbieters wider. Anbieter könnten ungenaue oder unvollständige Informationen liefern, oft unbeabsichtigt. Ohne unabhängige Verifizierung ist es schwierig, die Richtigkeit der in den Fragebögen bereitgestellten Informationen zu bestätigen.
3. Zeitpunktbezogene Bewertungen: Risiko ist nicht statisch; es entwickelt sich im Laufe der Zeit. Selbst wenn die Sicherheitslage eines Anbieters zum Zeitpunkt der Bewertung zufriedenstellend erscheint, könnte sie sich aufgrund verschiedener Faktoren wie Veränderungen in der Bedrohungslandschaft, der Einführung neuer Schwachstellen oder interner organisatorischer Veränderungen ändern.

Aus diesen Gründen erfordert ein effektives Drittrisikomanagement einen multifaktoriellen Ansatz, der über Fragebögen hinausgeht. Dies kann beinhalten:

• Prüfungsergebnisse oder Compliance-Dokumente wie einen SOC 2 Bericht
• Verträge
• Regelmäßige Risiko- und Sicherheitsbewertungen
• Kontinuierliche Überwachung zur Sicherstellung der fortlaufenden Compliance und Risikomanagement.

Abschließend lässt sich sagen, dass Sicherheitsfragebögen zwar ein wertvoller Bestandteil des Risikomanagements von Drittanbietern sein können, aber sie sollten Teil einer umfassenderen Risikomanagementstrategie sein, die Risikobewertungen, kontinuierliche Überwachung und Zusammenarbeit mit Anbietern umfasst, um Risiken effektiv zu mindern.

Secureframe Drittanbieterrisikomanagement (TPRM) kann dazu beitragen, den Umgang von Organisationen mit Drittanbieterrisiken zu optimieren, indem es eine umfassende Suite von Werkzeugen anbietet, um das Risikomanagement von Drittanbietern effizienter als je zuvor zu gestalten. Dies umfasst:

• Zentralisierte Ansicht des gesamten TPRM-Programms: In der Secureframe-Plattform erhalten Sie eine Übersicht über alle aktiven und archivierten Anbieter, einschließlich ihrer Risikostufen. Jeder Anbieter hat ein detailliertes Profil, das Informationen über seine Dienstleistungen und Sicherheitskonformität enthält, einschließlich Authentifizierungsmethoden und Prüfergebnisse, um eine umfassende Überwachung der Anbieter sicherzustellen.
• Gestraffte Risikobewertungen: Administratoren können das Risiko eines Anbieters basierend auf den Daten und Umgebungen, auf die er Zugriff hat, bewerten, und alle relevanten Dokumente, wie Compliance-Berichte und Richtlinien, können dem Profil des Anbieters für einen einfachen Zugriff hinzugefügt werden. Sie können detaillierte Risikobewertungen für jeden Anbieter durchführen, indem Sie die Daten und Umgebungen, auf die er Zugriff hat, und alle relevanten Dokumente, wie Compliance-Berichte und Richtlinien, an einem Ort überprüfen.
• Kontinuierliche Überwachung: Sie können jedem Anbieter Eigentümer zuweisen und jährliche oder einmalige Überprüfungen planen, um sicherzustellen, dass das Risikomanagement und die Compliance während der gesamten Anbieterbeziehung fortlaufend sichergestellt sind.
• Comply AI für TPRM: Comply AI für TPRM kann den Sicherheitsbewertungsprozess vereinfachen, indem Antworten auf interne Sicherheitsüberprüfungsfragen automatisch aus Dokumenten extrahiert werden, die in das Profil eines Anbieters hochgeladen wurden, wie zum Beispiel ein SOC 2-Bericht. Dies spart Zeit, reduziert manuellen Aufwand und erhöht die Effizienz der Sicherheitsüberprüfungen.

Wie die Automatisierung von Secureframe-Sicherheitsfragebögen funktioniert

Das Ausfüllen von Sicherheitsfragebögen von Hand kann sich im Laufe des Jahres auf Hunderte von Stunden summieren. Sie können auch teuer sein, wenn Sie externe Berater und Fachexperten hinzuziehen müssen, um Ihnen bei der Beantwortung detaillierter Fragen zu helfen.

Deshalb haben wir Questionnaire Automation entwickelt, eine KI-gestützte Lösung, die es schnell und einfach macht, auf Kundenfragen zu antworten und die Sicherheitslage Ihres Unternehmens zu demonstrieren.

Laden Sie die erhaltenen Sicherheitsfragebögen bei Secureframe hoch und markieren Sie dann die Frage- und Antwortfelder. Unsere maschinelle Lerntechnologie füllt die Antworten aus. Überprüfen Sie die Antworten oder weisen Sie sie Ihren internen Fachexperten zu, um Details zu bearbeiten, und exportieren Sie dann den ausgefüllten Fragebogen im Originalformat und senden Sie ihn an Ihren Kunden zurück.

Jetzt können Sie ganz bequem von Ihrem Browser aus auf Antworten zu Sicherheitsfragen zugreifen mit der Knowledge Base Chrome Extension.

Vereinbaren Sie eine Demo der Secureframe Fragebogen-Automatisierung, um zu sehen, wie es funktioniert und um zu erfahren, wie unsere Compliance-Automatisierungsplattform Ihr Sicherheits-Compliance-Programm verbessern kann.