Los RFP y los cuestionarios de seguridad son una parte vital de cualquier proceso de diligencia debida. Cuando se usan bien, ayudan a generar confianza con nuevos clientes y a cerrar tratos. Pero completarlos es muy manual, tedioso y requiere mucho tiempo.

El aprendizaje automático y la inteligencia artificial (IA) están haciendo que responder a las preguntas de los clientes sea rápido y fácil, y demostrar la postura de seguridad, privacidad y cumplimiento de su organización para que pueda cerrar más tratos más rápido y acelerar la velocidad de los ingresos.

En el primer Secureframe Webinar | Expert Insights, realizado el martes 25 de octubre, el gerente de producto Nicky Hu mostró cómo Secureframe utiliza el aprendizaje automático y la IA para responder a RFP y cuestionarios de seguridad con una precisión superior al 90%. También mostró lo fácil que es para los expertos en la materia internos mantener las respuestas actualizadas y listas en la Base de Conocimiento de Secureframe.

Si te lo perdiste, recapitulamos sus ideas y consejos expertos para usar cuestionarios de Secureframe para automatizar y agilizar el doloroso proceso de responder a RFP y cuestionarios a continuación.

El problema con la antigua forma de completar RFP y cuestionarios

Cada organización recibe RFP y cuestionarios de seguridad que deben completar para ganar la confianza de los posibles clientes y cerrar tratos. Desafortunadamente, el proceso es muy manual y repetitivo.

Esto se debe a que no existe un tipo de documento estandarizado, formato, preguntas o orden de preguntas.

Además, a medida que cambian su postura de seguridad y privacidad, también lo hacen sus respuestas a estas preguntas. Es decir, usted y sus equipos a menudo persiguen respuestas actualizadas de sus expertos internos en la materia.

Todo esto se traduce en ciclos de ventas más largos, tratos y ingresos perdidos, y el tiempo de su equipo desperdiciado respondiendo a RFP y cuestionarios en lugar de centrarse en atender a los clientes y hacer crecer su negocio.

Cómo los cuestionarios y la base de conocimientos de Secureframe resuelven ese problema

Creamos los cuestionarios de Secureframe y la base de conocimientos de Secureframe para automatizar RFP y cuestionarios de seguridad, utilizando el aprendizaje automático para responder preguntas rápida y fácilmente.

Los cuestionarios de Secureframe extraen respuestas de respuestas previamente aprobadas en la plataforma de cumplimiento de Secureframe, le permiten actualizar y aprobar respuestas, y luego actualizan la base de conocimientos con las respuestas más recientemente aprobadas para servir como su sistema de referencia de seguridad, privacidad y cumplimiento.

Al hacerlo, nuestros algoritmos de aprendizaje automático aprenden a medida que avanza para lograr una precisión del 90 % y más en sus respuestas.

También puede etiquetar a sus expertos internos en la materia para actualizar las respuestas directamente en la base de conocimientos de Secureframe para que sus respuestas estén siempre listas.

La automatización lo ayuda a cerrar tratos más rápido para acelerar la velocidad de los ingresos al devolver rápidamente los cuestionarios completados a los clientes en su formato original.

Para ver una demostración de cómo los cuestionarios de Secureframe impulsados por IA ayudan a las organizaciones a superar con facilidad RFP y cuestionarios de seguridad, consulte la grabación del seminario web en el minuto 18 o programe una demostración propia.

Preguntas frecuentes sobre los cuestionarios y la base de conocimientos de Secureframe

A continuación, se presentan 10 preguntas que se hicieron y respondieron en vivo durante el seminario web de Secureframe el 25 de octubre.

1. ¿Está disponible hoy?

¡Sí! Puede programar una demostración en https://secureframe.com/request-demo.

2. ¿Cuánto cuesta esto?

Puede adquirir los cuestionarios de Secureframe y la base de conocimientos además de su instancia existente de la plataforma de cumplimiento de seguridad y privacidad de Secureframe. El precio depende de la cantidad de cuestionarios que necesite por año, entre otros factores. Para obtener una cotización exacta, comuníquese con nuestro equipo de ventas en sales@secureframe.com.

3. ¿Cuál es el proceso para comenzar? ¿Hay suficientes datos en la Base de Conocimientos?

Si está utilizando nuestra plataforma de cumplimiento principal, nuestro objetivo es darle la mayor cantidad de información de la aplicación posible desde el principio. Dicho esto, el mejor contenido que podríamos tener para cuestionarios para ayudar a la futura automatización son cuestionarios anteriores. Hay un nivel de especificidad del dominio que siempre es muy importante para estos algoritmos de aprendizaje automático, y eso es realmente insustituible cuando hablamos del flujo de trabajo de extremo a extremo y la futura automatización.

Eso es algo con lo que me he encontrado una y otra vez en el campo del aprendizaje automático: realmente no hay reemplazo para los datos reales en vivo.

4. ¿Pueden los Cuestionarios de Secureframe responder automáticamente a preguntas relacionadas con sus integraciones activas, como cuál es su proveedor de nube?

Sí, así es exactamente como funciona si compras los Cuestionarios de Secureframe como un producto adicional a la plataforma de cumplimiento principal. Esa plataforma de cumplimiento principal es donde obtenemos todos tus datos de integración y donde podríamos automatizar preguntas como cuál es tu proveedor de nube. Si lo compras como un producto independiente, desafortunadamente no obtienes mucha de la automatización que obtienes si también tuvieras la plataforma de cumplimiento principal.

5. Para la Base de Conocimientos de Secureframe, ¿cuáles son las mejores prácticas para mantener el contenido actualizado y eliminar duplicados?

Tienes la capacidad de programar revisiones en la plataforma. Así que puedes decidir con qué frecuencia deseas que se revise tu contenido y luego, en esa base predeterminada, el propietario de la Base de Conocimientos recibirá un correo electrónico diciendo que tienen X número de preguntas y respuestas que no se han revisado en dos semanas, dos meses o cualquier sea tu ciclo de revisión. Esa es una excelente manera de mantener tu contenido actualizado.

Para eliminar duplicados, la solución en realidad utiliza aprendizaje automático para fusionar automáticamente algún contenido a medida que llega; por ejemplo, si recibes una pregunta similar a una que ya existe en tu base de conocimientos. También vamos a introducir un flujo de trabajo manual para fusionar preguntas en la plataforma, solo para que puedas asegurarte de no tener múltiples fuentes de verdad para una pregunta en particular. Así que vamos a tener dos formas de abordar los duplicados en el futuro.

6. ¿Cómo maneja la solución de Cuestionarios de Secureframe los cuestionarios en línea?

Cuando comenzamos a trabajar con clientes en las primeras etapas del proceso de construcción, dijeron que del setenta y cinco al noventa por ciento de los cuestionarios que reciben son documentos de Excel. Así que construimos la solución para ese caso de uso primero.

Si tienes cuestionarios de seguridad en línea en un portal o algo así, generalmente puedes exportarlos a documentos de Excel y ejecutarlos a través del flujo de trabajo estándar.

Ahora puedes acceder fácilmente a las respuestas a preguntas de seguridad desde la comodidad de tu navegador con la extensión de Chrome de la Base de Conocimientos.

7. ¿Hay un complemento o herramienta para autocompletar respuestas de cuestionarios en línea?

Hay una funcionalidad nativa de autocompletar para documentos de Excel. Así que todo lo que tienes que hacer es etiquetar el contenido para comenzar, lo que la funcionalidad de etiquetado automático puede ayudar a hacer. Luego, el contenido en sí se completará automáticamente.

Para los cuestionarios en línea, estos se completarán automáticamente a través de la extensión de Chrome.

8. ¿Cómo aborda la solución un cuestionario en el que el contexto de una pregunta aparece unas filas por encima de la propia pregunta?

Al construir la interfaz de etiquetas flexibles, pensamos mucho en asegurarnos de que pudiera ingerir cualquier tipo de formato de Excel, por muy extraño que sea. Por eso proporcionamos la funcionalidad de etiquetado automático y también permitimos que ingreses y etiquetes manualmente cualquier grupo de contenido según lo consideres adecuado. Esto es especialmente importante en casos donde el formato no es perfecto.

9. ¿Se puede compartir la Base de Conocimientos de Secureframe con el público, o es solo una fuente interna de verdad sobre seguridad, privacidad y cumplimiento?

Actualmente, es una herramienta interna para ayudarte a procesar cuestionarios y organizar contenido y conocimiento en tu empresa.

Dicho esto, también queremos construir sobre esto para mejorar tu capacidad de ser proactivo acerca de tu postura de seguridad. De la misma manera que eres proactivo sobre si tienes cumplimiento SOC 2, cumplimiento HIPAA, etc., también queremos que generes y compartas cuestionarios proactivamente para que puedas adelantarte a este proceso tanto como sea posible. Así que, aunque es una herramienta interna, queremos hacerla pública o darte la opción de hacerla pública en el futuro.

10. ¿Hay alguna funcionalidad para abordar idiomas además del inglés?

Actualmente, solo admitimos inglés. Dicho esto, la tecnología está construida de una manera que nos permitirá admitir más y más idiomas a medida que nos expandimos en el futuro.

Ciertamente, nos encantaría recibir comentarios. Si los clientes nos informan qué idiomas son una prioridad, entonces podemos enfocarnos en las áreas de mayor impacto en el futuro.

Únete a nuestro próximo Seminario Web de Secureframe | Conocimientos de Expertos

Estamos organizando seminarios web de Secureframe regularmente durante los próximos meses para abordar los mayores problemas de seguridad, privacidad y cumplimiento que escuchamos de prospectos, clientes y nuestros propios expertos en cumplimiento. Nuestra próxima sesión tuvo lugar el martes 8 de noviembre de 10:30 a 11:00 AM PST/1:30 a 2 PM EST con el experto en cumplimiento de Secureframe y ex auditor Marc Rubbinaccio, CISSP, CISA quien ofreció más información y mejores prácticas en solo 30 minutos. Mira la grabación si te la perdiste.