Aufforderungen zur Angebotsabgabe (RFPs) und Sicherheitsfragebögen sind ein wesentlicher Bestandteil des Due-Diligence-Prozesses. Bei richtiger Anwendung helfen sie, Vertrauen bei neuen Kunden aufzubauen und Geschäftsabschlüsse zu tätigen. Doch deren Bearbeitung ist äußerst manuell, mühsam und zeitaufwendig.

Maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz (KI) machen es schnell und einfach, auf Kundenanfragen zu reagieren und die Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Position Ihres Unternehmens zu demonstrieren, sodass Sie mehr Geschäfte schneller abschließen und die Umsatzgeschwindigkeit steigern können.

Beim ersten Secureframe-Webinar | Fachkundige Einblicke, das am Dienstag, den 25. Oktober, stattfand, zeigte Produktmanager Nicky Hu, wie Secureframe maschinelles Lernen und KI nutzt, um RFPs und Sicherheitsfragebögen mit einer Genauigkeit von über 90 % zu beantworten. Er zeigte auch, wie einfach es für interne Fachexperten ist, Antworten in der Secureframe-Wissensdatenbank stets auf dem neuesten Stand zu halten.

Falls Sie es verpasst haben, fassen wir im Folgenden seine Erkenntnisse und Expertenempfehlungen zur Nutzung von Secureframe-Fragebögen zusammen, um den schmerzhaften Prozess der Beantwortung von RFPs und Fragebögen zu automatisieren und zu optimieren.

Das Problem mit der alten Methode zur Bearbeitung von RFPs und Fragebögen

Jede Organisation erhält RFPs und Sicherheitsfragebögen, die sie ausfüllen muss, um das Vertrauen potenzieller Kunden zu gewinnen und Geschäftsabschlüsse zu tätigen. Unglücklicherweise ist der Prozess hochgradig manuell und repetitiv.

Dies liegt daran, dass es keinen standardisierten Dokumententyp, kein Format, keine Fragen oder Reihenfolge der Fragen gibt.

Darüber hinaus ändern sich mit Ihrer Sicherheits- und Datenschutzposition auch Ihre Antworten auf diese Fragen. Das bedeutet, dass Sie und Ihre Teams häufig aktualisierte Antworten von Ihren internen Fachexperten einholen müssen.

All dies führt zu längeren Verkaufszyklen, verlorenen Geschäften und Umsatz sowie der Verschwendung der Zeit Ihres Teams, da es sich mit der Beantwortung von RFPs und Fragebögen beschäftigt, anstatt sich auf die Betreuung von Kunden und das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Wie Secureframe-Fragebögen und Wissensdatenbank dieses Problem lösen

Wir haben Secureframe-Fragebögen und die Secureframe-Wissensdatenbank entwickelt, um RFPs und Sicherheitsfragebögen zu automatisieren und mithilfe von maschinellem Lernen schnell und einfach zu beantworten.

Secureframe-Fragebögen ziehen Antworten aus zuvor genehmigten Antworten in der Secureframe-Compliance-Plattform, lassen Sie Antworten aktualisieren und genehmigen und aktualisieren dann die Wissensdatenbank mit den zuletzt genehmigten Antworten, die als Ihr Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-System der Aufzeichnung dienen.

Dabei lernen unsere maschinellen Lernalgorithmen im Laufe der Zeit, um eine Genauigkeit von 90 % und darüber in Ihren Antworten zu erreichen.

Sie können auch Ihre internen Fachexperten markieren, um Antworten direkt in der Secureframe-Wissensdatenbank zu aktualisieren, sodass Ihre Antworten jederzeit bereitstehen.

Die Automatisierung hilft Ihnen, Geschäfte schneller abzuschließen und die Umsatzgeschwindigkeit zu steigern, indem Sie schnell ausgefüllte Fragebögen im ursprünglichen Format an die Kunden zurücksenden.

Um eine Demo zu sehen, wie die von KI unterstützten Secureframe-Fragebögen Organisationen helfen, RFPs und Sicherheitsfragebögen mühelos zu durchlaufen, sehen Sie sich die Webinar-Aufzeichnung ab der 18. Minute an oder vereinbaren Sie Ihren eigenen Termin.

Häufig gestellte Fragen zu Secureframe-Fragebögen und Wissensdatenbank

Nachfolgend finden Sie 10 Fragen, die während des Secureframe-Webinars am 25. Oktober live gestellt und beantwortet wurden.

1. Ist dies heute verfügbar?

Ja! Sie können eine Demo unter https://secureframe.com/request-demo vereinbaren.

2. Was kostet das?

Sie können Secureframe-Fragebögen und Wissensdatenbank zusätzlich zu Ihrer bestehenden Secureframe-Sicherheits- und Datenschutz-Compliance-Plattform erwerben. Der Preis hängt von der Anzahl der Fragebögen ab, die Sie pro Jahr benötigen, sowie von anderen Faktoren. Für ein genaues Angebot wenden Sie sich an unser Vertriebsteam unter sales@secureframe.com.

3. Wie ist der Prozess für den Einstieg? Gibt es genügend Daten in der Wissensdatenbank?

Wenn Sie unsere Kern-Compliance-Plattform verwenden, ist es unser Ziel, Ihnen bereits zu Beginn so viele Informationen aus der Anwendung wie möglich zu liefern. Das Beste, was wir für zukünftige Automatisierung von Fragebögen haben können, sind jedoch vergangene Fragebögen. Es gibt eine spezifische Domänenebene, die für diese maschinellen Lernalgorithmen immer äußerst wichtig ist, und die wirklich unersetzlich ist, wenn wir über den End-to-End-Workflow und zukünftige Automatisierung sprechen.

Das ist etwas, dem ich im Bereich des maschinellen Lernens immer wieder begegnet bin: Es gibt wirklich keinen Ersatz für echte, lebendige Daten.

4. Können Secureframe-Fragebögen automatisch Fragen zu ihren aktiven Integrationen beantworten, wie zum Beispiel: Was ist Ihr Cloud-Anbieter?

Ja, genau so funktioniert es, wenn Sie Secureframe-Fragebögen als Zusatzprodukt zur Kern-Compliance-Plattform kaufen. Diese Kern-Compliance-Plattform ist der Ort, an dem wir alle Ihre Integrationsdaten erhalten und wo wir in der Lage wären, Fragen wie die nach Ihrem Cloud-Anbieter zu automatisieren. Wenn Sie es als eigenständiges Produkt kaufen, erhalten Sie leider nicht so viel Automatisierung, wie wenn Sie auch die Kern-Compliance-Plattform hätten.

5. Was sind die Best Practices, um den Inhalt der Secureframe-Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand zu halten und Duplikate zu entfernen?

Sie haben die Möglichkeit, Überprüfungen auf der Plattform zu planen. So können Sie entscheiden, wie oft Ihr Inhalt überprüft werden soll, und dann erhält der Eigentümer der Wissensdatenbank auf dieser festgelegten Grundlage eine E-Mail, die besagt, dass er eine bestimmte Anzahl von Fragen und Antworten hat, die seit zwei Wochen oder zwei Monaten oder je nach Überprüfungszyklus nicht überprüft wurden. Das ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Inhalte aktuell zu halten.

Zum Entfernen von Duplikaten verwendet die Lösung tatsächlich maschinelles Lernen, um einige Inhalte automatisch zusammenzuführen, sobald sie eingehen – zum Beispiel, wenn Sie eine Frage erhalten, die einer Frage ähnelt, die bereits in Ihrer Wissensdatenbank vorhanden ist. Wir werden auch einen manuellen Workflow zum Zusammenführen von Fragen in die Plattform einführen, damit Sie sicherstellen können, dass Sie nicht mehrere Quellen der Wahrheit für eine bestimmte Frage haben. Wir werden also zwei Möglichkeiten haben, Duplikate in Zukunft zu behandeln.

6. Wie geht die Secureframe-Fragebögen-Lösung mit Online-Fragebögen um?

Als wir zu Beginn des Entwicklungsprozesses mit Kunden zusammenarbeiteten, sagten sie, dass 75 bis 90 Prozent der Fragebögen, die sie erhalten, Excel-Dokumente sind. Daher haben wir die Lösung zuerst für diesen Anwendungsfall entwickelt.

Wenn Sie Online-Sicherheitsfragebögen in einem Portal oder so etwas haben, können Sie diese normalerweise in Excel-Dokumente exportieren und durch den Standard-Workflow laufen lassen.

Jetzt können Sie ganz einfach Antworten auf Sicherheitsfragen bequem von Ihrem Browser aus über die Knowledge Base Chrome Extension abrufen.

7. Gibt es ein Plugin oder Tool, um Antworten aus Online-Fragebögen automatisch auszufüllen?

Es gibt eine native Auto-Fill-Funktionalität für Excel-Dokumente. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Inhalt zu markieren – wobei Ihnen die Auto-Tagging-Funktionalität helfen kann. Dann wird der Inhalt selbst automatisch ausgefüllt.

Für Online-Fragebögen werden diese über die Chrome-Erweiterung automatisch ausgefüllt.

8. Wie geht die Lösung mit einem Fragebogen um, bei dem der Kontext einer Frage einige Zeilen über der eigentlichen Frage steht?

Beim Aufbau der flexiblen Tagging-Schnittstelle haben wir viel darüber nachgedacht, sicherzustellen, dass sie jede Art von Excel-Formatierung aufnehmen kann, egal wie seltsam sie ist. Deshalb bieten wir die Auto-Tagging-Funktionalität an und erlauben Ihnen auch, manuell beliebige Gruppen von Inhalten nach Bedarf zu taggen. Dies ist besonders wichtig in Fällen, in denen die Formatierung nicht perfekt ist.

9. Kann die Secureframe-Wissensdatenbank mit der Öffentlichkeit geteilt werden oder ist sie nur eine interne Quelle für Sicherheit, Datenschutz und Compliance?

Derzeit ist es ein internes Tool, das Ihnen hilft, Fragebögen zu bearbeiten und Inhalte und Wissen in Ihrem Unternehmen zu organisieren.

Das heißt, wir möchten auch darauf aufbauen, um Ihre Fähigkeit zu verbessern, proaktiv in Bezug auf Ihr Sicherheitsverhalten zu sein. Genauso wie Sie proaktiv in Bezug darauf sind, ob Sie SOC 2-Compliance, HIPAA-Compliance und so weiter haben, möchten wir auch, dass Sie proaktiv Fragebögen generieren und teilen, damit Sie diesen Prozess hoffentlich so weit wie möglich voraus sein können. Während es also ein internes Tool ist, möchten wir es öffentlich zugänglich machen oder Ihnen die Möglichkeit geben, es in Zukunft öffentlich zugänglich zu machen.

10. Gibt es eine Funktionalität, um mit anderen Sprachen als Englisch umzugehen?

Derzeit unterstützen wir nur Englisch. Das heißt jedoch, dass die Technologie so aufgebaut ist, dass wir in Zukunft immer mehr Sprachen unterstützen können.

Wir würden uns auf jeden Fall über Feedback freuen. Wenn Kunden uns wissen lassen, welche Sprachen Priorität haben, können wir uns auf die Bereiche konzentrieren, die den größten Einfluss haben.

Nehmen Sie an unserem nächsten Secureframe Webinar teil | Experteneinblicke

Wir veranstalten regelmäßig Secureframe-Webinare in den kommenden Monaten, um die größten Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Probleme zu behandeln, die wir von Interessenten, Kunden und unseren internen Compliance-Experten hören. Unsere nächste Sitzung fand am Dienstag, den 8. November von 10:30-11:00 Uhr PST/1:30-2 Uhr EST mit dem Secureframe-Compliance-Experten und ehemaligen Prüfer Marc Rubbinaccio, CISSP, CISA statt, der in nur 30 Minuten weitere Einblicke und bewährte Verfahren bot. Sehen Sie die Aufzeichnung, falls Sie sie verpasst haben.