Les appels d'offres (RFP) et les questionnaires de sécurité sont une partie essentielle de tout processus de diligence raisonnable. Lorsqu'ils sont bien utilisés, ils contribuent à instaurer la confiance avec de nouveaux clients et à conclure des affaires. Mais leur réalisation est très manuelle, fastidieuse et chronophage.

L'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle (IA) facilitent et accélèrent la réponse aux questions des clients et la démonstration de la posture de sécurité, de confidentialité et de conformité de votre organisation, ce qui permet de conclure plus rapidement des affaires et d'accélérer les revenus.

Lors du premier webinaire Secureframe | Expert Insights, tenu le mardi 25 octobre, la responsable produit Nicky Hu a montré comment Secureframe utilise l'apprentissage automatique et l'IA pour répondre aux appels d'offres et aux questionnaires de sécurité avec une précision supérieure à 90 %. Elle a également montré comment il est facile pour les experts en la matière internes de maintenir les réponses à jour et prêtes dans la Base de connaissances Secureframe.

Si vous l'avez manqué, nous récapitulons ci-dessous ses idées et ses conseils d'expert pour utiliser les Questionnaires Secureframe afin d'automatiser et de rationaliser le processus pénible de réponse aux appels d'offres et aux questionnaires.

Le problème avec l'ancienne méthode de remplissage des appels d'offres et des questionnaires

Chaque organisation reçoit des appels d'offres et des questionnaires de sécurité qu'elle doit remplir pour gagner la confiance des clients potentiels et conclure des affaires. Malheureusement, le processus est très manuel et répétitif.

Cela est dû au fait qu'il n'existe aucun type de document, format, questions ou ordre des questions standardisé.

De plus, à mesure que votre posture de sécurité et de confidentialité évolue, vos réponses à ces questions changent également. Cela signifie que vous et vos équipes cherchez souvent des réponses mises à jour auprès de vos experts en interne.

Tout cela se traduit par des cycles de vente plus longs, des affaires et des revenus perdus, et le temps de votre équipe est perdu à répondre aux appels d'offres et aux questionnaires au lieu de se concentrer sur le service aux clients et la croissance de votre entreprise.

Comment les Questionnaires et la Base de connaissances Secureframe résolvent ce problème

Nous avons créé les Questionnaires Secureframe et la Base de connaissances Secureframe pour automatiser les appels d'offres et les questionnaires de sécurité, en utilisant l'apprentissage automatique pour répondre aux questions rapidement et facilement.

Les Questionnaires Secureframe extraient des réponses à partir de réponses précédemment approuvées sur la plateforme de conformité Secureframe, vous permettent de mettre à jour et d'approuver les réponses, puis mettent à jour la base de connaissances avec les réponses les plus récemment approuvées pour servir de système de registre de votre sécurité, confidentialité et conformité.

Ce faisant, nos algorithmes d'apprentissage automatique apprennent au fur et à mesure pour atteindre une précision de 90 % et plus dans vos réponses.

Vous pouvez également taguer vos experts internes pour mettre à jour directement les réponses dans la Base de connaissances Secureframe afin que vos réponses soient toujours prêtes à l'emploi.

L'automatisation vous aide à conclure des affaires plus rapidement pour accélérer les revenus en renvoyant rapidement aux clients les questionnaires complétés dans leur format d'origine.

Pour voir une démonstration de la façon dont les Questionnaires Secureframe alimentés par l'IA aident les organisations à passer facilement à travers les appels d'offres et les questionnaires de sécurité, consultez l'enregistrement du webinaire à la 18e minute ou planifiez votre propre.

Questions fréquemment posées sur les Questionnaires et la Base de connaissances Secureframe

Vous trouverez ci-dessous 10 questions qui ont été posées et répondues en direct lors du webinaire Secureframe du 25 octobre

1. Est-ce disponible aujourd'hui ?

Oui ! Vous pouvez planifier une démonstration sur https://secureframe.com/request-demo.

2. Combien cela coûte-t-il ?

Vous pouvez acheter des Questionnaires Secureframe et une base de connaissances en plus de votre instance existante de la plateforme de conformité de sécurité et de confidentialité Secureframe. Le prix dépend du nombre de questionnaires dont vous avez besoin par an, entre autres facteurs. Pour un devis exact, contactez notre équipe commerciale à sales@secureframe.com.

3. Quel est le processus pour commencer ? Y a-t-il suffisamment de données dans la Base de connaissances ?

Si vous utilisez notre plate-forme de conformité principale, notre objectif est de vous fournir le plus d'informations possibles de l'application dès le départ. Cela dit, le meilleur contenu que nous puissions avoir pour les questionnaires pour aider à l'automatisation future sont les questionnaires passés. Il y a un niveau de spécificité du domaine qui est toujours super important pour ces algorithmes d'apprentissage automatique, et cela est vraiment irremplaçable lorsque nous parlons du flux de travail de bout en bout et de l'automatisation future.

C'est quelque chose que j'ai rencontré maintes et maintes fois dans le domaine de l'apprentissage automatique : il n'y a vraiment pas de remplacement pour les données réelles en direct.

4. Les questionnaires Secureframe peuvent-ils répondre automatiquement aux questions relatives à ses intégrations actives, comme quel est votre fournisseur de cloud ?

Oui, c'est exactement ainsi que cela fonctionne si vous achetez les questionnaires Secureframe en tant que produit complémentaire à la plateforme de conformité principale. Cette plateforme de conformité principale est l'endroit où nous obtenons toutes vos données d'intégration et où nous serions en mesure d'automatiser des questions telles que quel est votre fournisseur de cloud. Si vous l'achetez en tant que produit autonome, malheureusement, vous n'obtenez pas autant d'automatisation que si vous aviez également la plateforme de conformité principale.

5. Pour la base de connaissances Secureframe, quelles sont les meilleures pratiques pour maintenir le contenu à jour et supprimer les doublons ?

Vous avez la possibilité de planifier des examens dans la plateforme. Vous pouvez donc décider de la fréquence à laquelle vous souhaitez que votre contenu soit examiné, puis, sur cette base prédéterminée, le propriétaire de la base de connaissances recevra un e-mail indiquant qu'il a un certain nombre de questions et de réponses qui n'ont pas été examinées depuis deux semaines ou deux mois, ou quelle que soit votre période de révision. C'est un excellent moyen de maintenir votre contenu à jour.

Pour supprimer les doublons, la solution utilise en fait l'apprentissage automatique pour fusionner automatiquement certains contenus à mesure qu'ils arrivent – par exemple, si vous recevez une question similaire à une question qui existe déjà dans votre base de connaissances. Nous allons également introduire un flux de travail manuel pour fusionner les questions dans la plateforme, afin que vous puissiez vous assurer de ne pas avoir plusieurs sources de vérité pour une question particulière. Nous aurons donc deux moyens de traiter les doublons à l'avenir.

6. Comment la solution Secureframe Questionnaires gère-t-elle les questionnaires en ligne ?

Lorsque nous avons commencé à travailler avec des clients au début du processus de construction, ils ont dit que soixante-quinze à quatre-vingt-dix pour cent des questionnaires qu'ils reçoivent sont des documents Excel. Nous avons donc construit la solution pour ce cas d'utilisation en premier.

Si vous avez des questionnaires de sécurité en ligne dans un portail ou autre, vous pouvez généralement les exporter vers des documents Excel et les traiter via le flux de travail standard.

Vous pouvez maintenant facilement accéder aux réponses aux questions de sécurité depuis le confort de votre navigateur avec l'extension Chrome de la base de connaissances.

7. Existe-t-il un plugin ou un outil pour remplir automatiquement les réponses des questionnaires en ligne ?

Il existe une fonctionnalité de remplissage automatique native pour les documents Excel. Il vous suffit donc de baliser le contenu pour commencer – ce que la fonctionnalité de balisage automatique peut vous aider à faire. Ensuite, le contenu lui-même se remplira automatiquement.

Pour les questionnaires en ligne, ceux-ci seront automatiquement remplis via l'extension Chrome.

8. Comment la solution gère-t-elle un questionnaire où le contexte d'une question apparaît quelques lignes au-dessus de la question elle-même ?

Lors de la création de l'interface de balisage flexible, nous avons beaucoup réfléchi à nous assurer qu'elle puisse ingérer tout type de formatage Excel, aussi étrange soit-il. C'est pourquoi nous fournissons la fonctionnalité de balisage automatique et vous permettons également de baliser manuellement tout groupe de contenu que vous jugez approprié. Cela est particulièrement important dans les cas où le formatage n'est pas parfait.

9. La base de connaissances Secureframe peut-elle être partagée avec le public ou est-elle uniquement une source interne de vérité en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité ?

Actuellement, c'est un outil interne pour vous aider à traiter les questionnaires et à organiser le contenu et les connaissances de votre entreprise.

Cela dit, nous voulons également construire sur cette base pour améliorer votre capacité à être proactif en matière de posture de sécurité. De la même manière que vous êtes proactif quant à savoir si vous avez une conformité SOC 2, HIPAA, etc., nous voulons également que vous produisiez et partagiez de manière proactive des questionnaires afin de pouvoir, espérons-le, anticiper ce processus autant que possible. Donc, bien que ce soit un outil interne, nous voulons le rendre public ou vous donner la possibilité de le rendre public à l'avenir.

10. Y a-t-il une fonctionnalité pour gérer les langues autres que l'anglais ?

Actuellement, nous ne supportons que l'anglais. Cela dit, la technologie est construite de manière à ce que nous puissions prendre en charge de plus en plus de langues à mesure que nous nous développons à l'avenir.

Certainement, nous aimerions recevoir des commentaires. Si les clients nous font savoir quelles langues sont prioritaires, nous pouvons alors nous concentrer sur les domaines ayant le plus grand impact à l'avenir.

Participez à notre prochain webinaire Secureframe | Expert Insights.

Nous organisons régulièrement des webinaires Secureframe au cours des prochains mois pour aborder les principaux points de douleur en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité que nous entendons de la part des prospects, des clients et de nos experts en conformité internes. Notre prochaine session a eu lieu le mardi 8 novembre de 10h30 à 11h00 PST / 13h30 à 14h00 EST avec l'expert en conformité Secureframe et ancien auditeur Marc Rubbinaccio, CISSP, CISA qui a offert plus d'idées et de meilleures pratiques en seulement 30 minutes. Regardez l'enregistrement si vous l'avez manqué.