¿Qué son las operaciones de startups?

Las operaciones de startups, como la mayoría de las operaciones, son difíciles de definir. Sin embargo, ha habido ciertos marcos frecuentemente utilizados que ayudan a los fundadores a entenderlo.

En pocas palabras, las operaciones de startups dependen de las características estructurales de la startup. Sin embargo, el objetivo esencial de las operaciones en una startup es el mismo que en una organización más convencional o establecida.

Las operaciones se tratan de:

• Empoderar a los empleados
• Resolver problemas
• Gestionar exitosamente los recursos para que se puedan entregar productos/servicios de alta calidad

En la práctica, esto generalmente se reduce a desarrollar políticas, procesos y procedimientos que creen eficiencias y faciliten la colaboración entre departamentos.

La base de las operaciones de una startup va más allá de simplemente mantener documentación organizada: finanzas, legal, cumplimiento, recursos humanos y administración están todos incluidos. Una vez que estés preparado para comenzar a expandir tu startup, establecer procedimientos sólidos para cada uno de ellos desde una etapa temprana puede ser útil.

Las operaciones en una startup se dividen en estas áreas principales:

1. Finanzas (Operacional)

En su núcleo, las Finanzas Operacionales se trata de asegurarse de que los proveedores y empleados sean pagados. Esto parece un trabajo básico y manual, pero es crítico. Es crucial que estos procesos y sistemas sean bien pensados, bien diseñados y escalables. Cambiar estos procesos una vez que una empresa ha crecido puede ser doloroso y llevar tiempo.

Esto incluye actividades como:

1. Asegurarse de que todos los pagos a proveedores se realicen a tiempo
2. Se emitan recibos de efectivo y se reciban pagos
3. La coordinación sea oportuna con contadores internos/externos
4. Las transacciones fluyan sin problemas y con precisión en el software de contabilidad y facturación (Xero, Paypal, Stripe, etc.)
5. Evaluación y reembolso de los reclamos de gastos de los empleados
6. Liquidación de la nómina
7. Presentar reclamos trimestrales de IVA
8. Recuperar Créditos Fiscales de I+D (si aplica)

2. Finanzas (Gestión)

Esto es una vista más estratégica y de alto nivel de las finanzas de tu startup. Esto incluye:

1. Establecer pronósticos y seguirlos
2. Informar el crecimiento y el desempeño financiero a los inversores y la junta
3. Crear un presupuesto operativo
4. Gestionar la tasa de quemado de la startup

Ser eficiente y austero es uno de los aspectos críticos para el éxito de una startup. Establecer estas operaciones correctamente y de manera eficiente te ayudará mucho a asegurarte de que eres consciente y estás a cargo de la trayectoria financiera y la narrativa de crecimiento de tu startup.

3. Legal

Las operaciones legales implican cosas como:

• Colaborar con abogados para asegurar que los acuerdos con empleados, freelancers, proveedores y clientes estén en orden
• Asegurarse de que la startup cumpla con todas las normas regulatorias (por ejemplo, Autoinscripción, Seguridad de Datos, etc.)
• Asegurarse de que la startup tenga los seguros relevantes en su lugar

Dado que las startups en etapa temprana son vulnerables a demandas, es importante protegerse legalmente desarrollando una documentación sólida de Términos y Condiciones que tenga la menor cantidad de lagunas posible. Así que, piensa bien en tus Términos y Condiciones (T&C), especialmente antes de hacer el producto disponible para los clientes que pagan. No te dejes llevar y no olvides examinar los primeros principios. Pero tampoco te excedas: simplemente ten una estructura fundamental en su lugar, considera tus obligaciones y establece las bases para que no termines lamentando no haberlo hecho antes.

4. Recursos Humanos

Contratar, integrar, capacitar, evaluar, compensar y planes de retención, así como asegurarse de que el equipo funcione sin problemas (hacer que los empleados interactúen entre sí en un ambiente saludable) caen bajo las operaciones de Recursos Humanos.

5. Operaciones comerciales

El enfoque más sencillo para explicar las operaciones comerciales para una startup en etapa temprana es que comprende todas las operaciones comerciales importantes que no son estrictamente de cara al cliente. Es decir, una persona de Operaciones Comerciales está involucrada, entre otras cosas, en lo siguiente:

• Desarrollo de Negocios
• Estrategia de Crecimiento o GTM de Startup
• Recaudación de Fondos

6. Cumplimiento

Las empresas que manejan información sensible de clientes y/o pertenecen a industrias reguladas como fintech, salud o pagos deben considerar cumplir con marcos de seguridad específicos como SOC 2, ISO 27001, HIPAA y PCI. El incumplimiento conlleva el riesgo de perder posibles flujos de ingresos empresariales, así como repercusiones legales y multas.

Convertirse en una empresa cumplidora puede requerir cientos de horas y recursos internos, pero cada vez más empresas están utilizando software de automatización de cumplimiento como Secureframe para ayudar a acelerar el proceso.

Mejores prácticas para optimizar las operaciones de una startup

1. Automatizar procedimientos que consumen tiempo

Si tu startup automatiza operaciones que consumen mucho tiempo, como contabilidad, facturación y nómina, podrás concentrarte mejor en otras actividades de construcción de negocios mientras te quedas tranquilo sabiendo que las tareas operativas están siendo manejadas eficazmente por la automatización.

Mientras que tales procedimientos que consumen tiempo son cruciales para la startup, desvían tu atención de lo que realmente genera valor e ingresos.

¿La mejor parte?

Una de las características más útiles de digitalizar o automatizar tus operaciones es que te permite concentrarte en la parte “humana” de tu startup, como comunicarte con los consumidores y desarrollar experiencias de cliente que mantengan a los usuarios volviendo por más.

2. Reclutar talento con conjuntos de habilidades contemporáneas

Es poco probable que tengas tiempo suficiente para desarrollar todas las habilidades adecuadas que necesita tu startup.

Es por eso que deberías subcontratar estratégicamente operaciones o contratar freelancers conocedores de tecnología para gestionar proyectos o procedimientos especiales/específicos que necesiten ser modificados para adaptarse a los requisitos del mundo digital. Puede parecer desalentador transformar tu modelo de negocio convencional para operar bien en el mundo contemporáneo de internet, pero establecer un enfoque que integre los dos métodos mencionados anteriormente puede ayudarte a hacerlo.

Eso no es todo...

Esfuérzate por aprovechar al máximo lo que ya se ha descubierto y logrado en términos de mejores prácticas, recursos y experiencia para evitar perder tiempo y dinero tratando de reinventar la rueda.

Siempre ten en cuenta que tu startup casi con certeza evolucionará y cambiará, ya que la innovación y otras variables externas impactan el entorno operativo.

3. Desarrollar una estrategia financiera

En la economía de servicios de hoy en día, cuando la competitividad está en aumento, decidir cómo y cuándo financiar la startup y también cómo abrir caminos para oportunidades de crecimiento se está volviendo cada vez más complejo.

Los números son (casi) todo cuando se trata de operaciones. Probablemente siempre estés buscando nuevas técnicas para mantener tus márgenes sostenibles. Es por eso que una sólida estrategia financiera es esencial para mejorar las operaciones y expandir la startup.

4. Subcontratación de Operaciones

En la etapa temprana, subcontratar suele ser la mejor manera de cumplir con los objetivos y requisitos de tu startup. Es entonces cuando encontrarás individuos calificados para ciertas tareas, o incluso un departamento completo (si eso es lo que tus requerimientos merecen).

Aún mejor, la subcontratación inteligente se trata de usar las mejores herramientas y el mejor talento para manejar tus operaciones. Ser ingenioso (no descuidado), como decimos, es crucial para evitar errores costosos y dolorosos en el futuro.

Como fundador, enfocarse en las operaciones quita tiempo del producto y de los clientes. Si bien los fundadores no pueden permitirse ignorar las operaciones, existen maneras de simplificar y escalar tus operaciones para que los fundadores puedan dedicar tiempo y energía valiosos a hacer crecer sus startups.

En AbstractOps, ayudamos a las startups a convertir a sus fundadores en Operadores expertos, encontrando las mejores soluciones para sus operaciones de RRHH, legales, regulatorias y financieras. Si buscas ayuda para optimizar y automatizar las operaciones de tu startup, estamos aquí para ayudarte. Regístrate aquí para comenzar.

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