Optimisation des opérations de démarrage pour les fondateurs en phase de démarrage
Quelles sont les opérations de démarrage ?
Les opérations de démarrage, comme la plupart des opérations, sont difficiles à définir. Il existe cependant certains cadres fréquemment utilisés qui aident les fondateurs à y voir plus clair.
En résumé, les opérations de démarrage dépendent des caractéristiques structurelles de la startup. Cependant, l'objectif essentiel des opérations dans une startup est exactement le même que dans une organisation plus conventionnelle ou établie.
Les opérations consistent à :
- Responsabiliser les employés
- Résoudre les problèmes
- Gérer efficacement les ressources afin de fournir des produits/services de haute qualité
En pratique, cela revient généralement à élaborer des politiques, des processus et des procédures qui créent des efficacités et facilitent la collaboration inter-départementale.
La base des opérations d'une startup va au-delà du simple maintien d'une documentation organisée : les finances, le juridique, la conformité, les ressources humaines et l'administration sont tous inclus. Une fois que vous êtes prêt à commencer à développer votre startup, mettre en place des procédures solides pour chacun d'eux dès le début peut être utile.
Les opérations dans une startup se répartissent en ces domaines principaux :
1. Finance (Opérationnelle)
À sa base, la finance opérationnelle consiste à s'assurer que les fournisseurs et les employés sont payés. Cela semble être un travail basique et pratique, mais c'est crucial. Il est crucial que ces processus et systèmes soient bien pensés, bien conçus et évolutifs. Changer ces processus une fois que l'entreprise a grandi peut être douloureux et chronophage.
Cela inclut des activités telles que :
- S'assurer que tous les paiements des fournisseurs sont effectués à temps
- Émettre des reçus de caisse et recevoir des paiements
- Coordination en temps opportun avec les comptables internes/externes
- Les transactions s'intègrent parfaitement et avec précision dans les logiciels de comptabilité et de facturation (Xero, Paypal, Stripe, etc.)
- Évaluation et remboursement des frais de l'employé
- Régler la paie
- Soumission des déclarations trimestrielles de TVA
- Récupération des crédits d'impôt pour la R&D (le cas échéant)
2. Finance (Gestion)
Il s'agit davantage d'une vue d'ensemble stratégique de vos finances de startup. Cela inclut :
- Établir des prévisions et les suivre
- Rendre compte de la croissance et de la performance financière aux investisseurs et au conseil d'administration
- Créer un budget opérationnel
- Gérer le taux de consommation de la startup
Être lean et efficace est l'un des aspects critiques du succès d'une startup. Mettre en place ces opérations correctement et efficacement vous permettra de vous assurer que vous êtes conscient et en charge de la trajectoire financière et de la croissance de votre startup.
3. Juridique
Les opérations juridiques impliquent des choses comme :
- Collaborer avec des avocats pour s'assurer que les accords avec les employés, les indépendants, les fournisseurs et les clients sont en ordre
- Vérifier que la startup est conforme à toutes les normes réglementaires (par exemple, l'auto-inscription, la sécurité des données, etc.)
- Vérifier que la startup possède les assurances pertinentes
Comme les startups en phase de démarrage sont vulnérables aux litiges, il est important de se protéger juridiquement en élaborant une documentation solide sur les conditions générales avec le moins de failles possible. Réfléchissez bien à vos conditions générales (CG) avant de rendre le produit disponible aux clients payants. Ne vous contentez pas de suivre le mouvement sans examiner les principes de base. Mais n'en faites pas trop non plus : ayez simplement une structure fondamentale en place, réfléchissez à vos obligations et posez les bases afin de ne pas regretter plus tard de ne pas l'avoir fait plus tôt.
4. Ressources humaines
Le recrutement, l'intégration, la formation, les évaluations, la rémunération et les plans de rétention, ainsi que s'assurer que l'équipe fonctionne sans heurts (faire en sorte que les employés interagissent dans un environnement sain) relèvent des opérations RH.
5. Opérations commerciales
L'approche la plus simple pour expliquer les opérations commerciales d'une startup en phase de démarrage est qu'elles comprennent toutes les opérations commerciales importantes qui ne sont pas strictement orientées vers le client. Autrement dit, une personne en charge des opérations commerciales s'occupe, entre autres, des éléments suivants :
- Développement commercial
- Stratégie de croissance ou de mise sur le marché d'une startup
- Levée de fonds
6. Conformité
Les entreprises qui traitent des informations sensibles sur les clients et/ou appartiennent à des secteurs réglementés tels que la fintech, les soins de santé ou les paiements devraient envisager de se conformer à des cadres de sécurité spécifiques tels que SOC 2, ISO 27001, HIPAA et PCI. La non-conformité présente le risque de perdre des sources potentielles de revenus d'entreprise ainsi que des répercussions légales et des amendes.
Devenir conforme peut souvent prendre des centaines d'heures et de ressources internes, mais de plus en plus d'entreprises utilisent des logiciels d'automatisation de la conformité comme Secureframe pour aider à accélérer le processus.
Meilleures pratiques pour optimiser les opérations des startups
1. Automatiser les procédures chronophages
Si votre startup automatise des opérations chronophages telles que la comptabilité, la facturation et la paie, vous serez en mesure de mieux vous concentrer sur d'autres activités de développement de l'entreprise tout en ayant l'esprit tranquille, sachant que les tâches opérationnelles sont efficacement gérées par l'automatisation.
Bien que ces procédures chronophages soient cruciales pour la startup, elles détournent votre attention de ce qui génère réellement de la valeur et des revenus.
La meilleure partie?
L'un des aspects les plus utiles de la numérisation ou de l'automatisation de vos opérations est qu'elle vous permet de vous concentrer sur la partie « humaine » de votre startup, comme communiquer avec les consommateurs et développer des expériences client qui incitent les utilisateurs à revenir pour plus.
2. Recruter des talents avec des compétences contemporaines
Il est peu probable que vous ayez suffisamment de temps pour développer toutes les compétences appropriées dont votre startup a besoin.
C'est pourquoi vous devez soit externaliser tactiquement les opérations, soit embaucher des freelancers férus de technologie pour gérer des projets ou des procédures spéciaux/spécifiques qui doivent être modifiés pour correspondre aux exigences du monde numérique. Il peut sembler difficile de transformer votre modèle commercial conventionnel pour bien fonctionner dans le monde contemporain de l'internet, mais établir une approche qui intègre les deux méthodes mentionnées ci-dessus peut vous y aider.
Ce n'est pas tout...
Efforcez-vous de tirer le meilleur parti de ce qui a déjà été découvert et accompli en termes de meilleures pratiques, de ressources et d'expertise pour éviter de perdre du temps et de l'argent à essayer de réinventer la roue.
Gardez toujours à l'esprit que votre startup évoluera presque certainement, car l'innovation et d'autres variables externes influencent l'environnement opérationnel.
3. Développer une stratégie financière
Dans l'économie de services d'aujourd'hui, où la compétitivité augmente, décider comment et quand financer la startup, ainsi que comment créer des opportunités de croissance, devient de plus en plus complexe.
Les chiffres sont (presque) tout en matière d'opérations. Vous êtes probablement toujours à la recherche de nouvelles techniques pour maintenir vos marges durables. C'est pourquoi une stratégie financière solide est essentielle pour améliorer les opérations et étendre la startup.
4. Externaliser les opérations
Au stade initial, l'externalisation est souvent le meilleur moyen de répondre aux objectifs et aux besoins de votre startup. C'est alors que vous trouverez des personnes qualifiées pour certaines tâches - ou peut-être même un département complet (si c'est ce que vos besoins méritent).
Encore mieux, une externalisation intelligente consiste à utiliser les meilleurs outils et les meilleurs talents pour gérer vos opérations. Être astucieux (et non négligent), comme nous le disons, est crucial pour éviter des erreurs coûteuses et douloureuses à long terme.
En tant que fondateur, se concentrer sur les opérations prend du temps loin du produit et des clients. Bien que les fondateurs ne puissent pas se permettre d'ignorer les opérations, il existe des moyens de rationaliser et de développer vos opérations afin que les fondateurs puissent consacrer un temps et une énergie précieux à faire croître leurs startups.
Chez AbstractOps, nous aidons les startups à transformer leurs fondateurs en opérateurs experts - trouvant les meilleures solutions pour vos opérations RH, juridiques, réglementaires et financières. Si vous cherchez de l'aide pour rationaliser et automatiser les opérations de votre startup, nous sommes là pour vous soutenir. Inscrivez-vous ici pour commencer.
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