En el año 2023, casi el 70% de las organizaciones de servicios declararon que debían demostrar su cumplimiento o adherencia a al menos seis marcos que cubren las taxonomías de seguridad de la información y protección de datos.

Desde marcos de seguridad de la información como SOC 2 hasta regulaciones de protección de datos como GDPR y estándares específicos de la industria como HIPAA, las organizaciones se enfrentan al desafío de lograr y mantener el cumplimiento de requisitos regulatorios y demandas de clientes en constante evolución.

Un aspecto crítico del cumplimiento es la recopilación de pruebas, que puede volverse más compleja, llevar más tiempo y, en general, ser más tediosa a medida que se desarrolla un programa de cumplimiento.

En este blog, explicamos el enfoque tradicional de la recopilación de pruebas y cómo la automatización puede resolver los problemas comunes a los que se enfrentan las organizaciones cuando buscan cumplir con varios marcos y se someten a múltiples auditorías. También ofrecemos consejos para evaluar soluciones de recopilación automatizada de pruebas.

¿Qué es la recopilación de pruebas para el cumplimiento?

La recopilación de pruebas para el cumplimiento consiste en reunir y documentar evidencias que demuestren el cumplimiento de los requisitos del marco, tales como capturas de pantalla, documentos de políticas y procedimientos, certificados de concienciación sobre seguridad, configuraciones, código, documentación, comunicaciones y mucho más.

Para comprender el papel de la recopilación de pruebas en un programa de cumplimiento, describimos el enfoque típico de cumplimiento.

Un marco como PCI DSS o SOC 2® se divide en requisitos clave. Para cumplir, las organizaciones deben implementar una serie de controles para satisfacer todos los requisitos relevantes para su organización.

Un control es una medida de protección específica, como una política, procedimiento, configuración o herramienta, que una organización implementa para cumplir con un requisito del marco, proteger sus activos de información y gestionar riesgos. Una organización generalmente implementa una serie de controles que incluyen una combinación de medidas de gestión, físicas, legales, operativas y técnicas para cumplir con todos los requisitos relevantes del marco.

En caso de una auditoría interna o externa, las organizaciones también deben proporcionar evidencia de que cumplen con estos requisitos y que los controles implementados funcionan como se espera. Estas pruebas se pueden recopilar manualmente en forma de capturas de pantalla, documentos de políticas y procedimientos, certificados de concienciación sobre seguridad, organigramas y tickets, así como otros tipos de evidencia.

Si utiliza una plataforma para la automatización de la conformidad, la herramienta recopila estas pruebas a través de integraciones y las valida mediante pruebas basadas en los controles y requisitos del marco. Una vez que haya configurado las integraciones con las herramientas y aplicaciones utilizadas en su organización, la plataforma de automatización recopila las pruebas automáticamente y las asigna a los requisitos y controles del marco mediante pruebas. Estas pruebas pueden ser aprobadas o no, para indicar el estado de sus controles.

En una evaluación de conformidad, los auditores luego evalúan todo el sistema de control y las pruebas de la organización para asegurarse de que sean adecuadas, efectivas y cumplan con los requisitos del marco.

¿Qué pruebas deben recopilarse para la conformidad?

Las pruebas exactas que debe presentar una organización varían según el marco, la auditoría, los riesgos, la interpretación de los requisitos del marco o la herramienta utilizada para la automatización de la conformidad.

Por ejemplo, una auditoría típica de SOC 2 requiere documentación de operaciones comerciales, recursos humanos, TI, privacidad y conformidad. Algunos ejemplos de cada uno se enumeran en la tabla siguiente.

Ahora que entendemos qué significa la recopilación de pruebas, echemos un vistazo a cómo algunas organizaciones realizan este proceso, comenzando con el enfoque manual.

Los desafíos de la recopilación manual de pruebas para la conformidad

La recopilación manual de pruebas para la conformidad requiere esfuerzos humanos para recopilar, organizar y documentar información relevante con el fin de demostrar el cumplimiento de los estándares regulatorios y los requisitos del marco. Esto generalmente implica una combinación de todas o algunas de las siguientes actividades:

1. Revisión de documentos: Esto incluye la revisión manual y la recopilación de documentos físicos o digitales, como políticas, procedimientos, contratos y acuerdos, para garantizar el cumplimiento de los requisitos regulatorios. A menudo, se requiere mucho tiempo y esfuerzo para recopilar y organizar los documentos relevantes de diversas fuentes.
2. Entrada de datos: La entrada manual de datos consiste en introducir datos relevantes para la conformidad en hojas de cálculo, bases de datos u otros sistemas de seguimiento. Este método es propenso a errores y puede consumir mucho tiempo, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de datos.
3. Entrevistas y encuestas: Esto incluye realizar entrevistas y encuestas con empleados, partes interesadas y proveedores externos para recopilar información sobre prácticas, procesos y controles de conformidad. Aunque este método proporciona ideas y comentarios valiosos, se basa en respuestas subjetivas y puede que no siempre ofrezca pruebas completas de conformidad.
4. Comunicación continua con los propietarios de los activos: El cumplimiento es una práctica extremadamente interdisciplinaria, en la que los activos involucrados generalmente abarcan múltiples equipos, como ingeniería, seguridad, TI y recursos humanos. Esto significa que el equipo de cumplimiento o el gerente de proyecto generalmente debe mantener mucha comunicación de ida y vuelta con los equipos que realmente poseen los activos en cuestión para completar el proceso de recolección de evidencia.
5. Pruebas y auditorías manuales: Realizar pruebas y auditorías manuales para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales puede incluir inspecciones físicas, observaciones y pruebas basadas en muestras para revisar los controles y procesos de cumplimiento. Esto puede ser laborioso y costoso.
6. Monitoreo de correos electrónicos y comunicación: Esto incluye la supervisión de la comunicación por correo electrónico y otras formas de correspondencia electrónica para recopilar evidencia sobre actividades, discusiones y decisiones relacionadas con el cumplimiento. Este método requiere una revisión y análisis manual de los canales de comunicación para identificar pruebas relevantes.
7. Mantenimiento manual de registros: El mantenimiento manual de registros y documentos sobre actividades, incidentes y excepciones relacionadas con el cumplimiento requiere prácticas de registro cuidadosas para asegurar la precisión y exhaustividad de la documentación de cumplimiento.
8. Corrección y seguimiento manual: Esto incluye el manejo manual de problemas de cumplimiento y desviaciones mediante la implementación de medidas correctivas y el seguimiento del progreso. Puede incluir el seguimiento manual de las medidas correctivas y la revisión de su efectividad.

Aunque los métodos manuales se han utilizado tradicionalmente para la recolección de evidencia de cumplimiento, a menudo son tediosos, llevan mucho tiempo y son propensos a errores. Además, no son fácilmente escalables, ya que las organizaciones deben repetir el proceso de recolección para cada auditoría interna y/o externa a la que se sometan. Además, si hay un cambio de personal, alguien que no esté familiarizado con el cumplimiento y/o el rol podría tener que hacerse cargo del proceso manual, lo que representaría una curva de aprendizaje pronunciada.

Como resultado, muchas organizaciones se están inclinando cada vez más por soluciones automatizadas para agilizar el proceso de cumplimiento y asegurar una recolección de evidencia más eficiente y precisa.

¿Qué es la recolección automatizada de evidencia para el cumplimiento?

La recolección automatizada de evidencia utiliza tecnología para simplificar el proceso de recopilación, organización y gestión de toda la documentación relacionada con el cumplimiento. En lugar de depender de esfuerzos manuales que pueden ser laboriosos y propensos a errores, las soluciones automatizadas utilizan software para recolectar evidencia automáticamente de varias fuentes y consolidarla en un formato centralizado y un repositorio.

Beneficios de la recopilación automatizada de pruebas

A continuación, analicemos más de cerca los principales beneficios de la recopilación automatizada de pruebas.

Mayor eficiencia

Al automatizar el proceso de recopilación de pruebas, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y recursos que de otro modo se gastarían en tareas manuales como la entrada de datos, entrevistas y la monitoreo de la comunicación por correo electrónico. Las soluciones automatizadas pueden recopilar rápidamente pruebas de diversas fuentes y entornos, eliminando así la necesidad de tareas manuales repetitivas como la entrada y reconciliación de datos.

Ahorro de costos

La automatización reduce la carga manual de la recopilación de pruebas de todos los activos afectados para demostrar el cumplimiento de los controles. Esta carga no solo afecta al equipo de cumplimiento o GRC, sino también a los equipos de ingeniería, seguridad, TI, recursos humanos y otros que poseen los activos afectados. En conjunto, esto resulta en costos significativos para una empresa en la preparación de auditorías anuales. Al reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para la recopilación de pruebas, la automatización puede ayudar a las organizaciones a reducir sus costos operativos y asignar recursos de manera más eficiente.

Mejor precisión

La recopilación manual de pruebas es susceptible a errores humanos, como documentos faltantes o incompletos. Las soluciones automatizadas reducen el riesgo de errores al recopilar sistemáticamente pruebas según criterios y estándares predefinidos.

Esto ofrece una sensación de alivio antes de una auditoría. Los auditores están obligados a ejercer la debida diligencia con cualquier prueba proporcionada por el cliente para asegurarse de que se sientan completamente cómodos con las pruebas y garantizar su integridad y precisión:

• La fuente de los datos proporcionados
• La confiabilidad de los datos correctamente y completamente capturados en la fuente
• El proceso de solicitud/creación de datos para la auditoría
• Que los datos no se hayan alterado entre su creación y su entrega al auditor
• Que los datos sean realmente adecuados para probar lo que el auditor quiere probar.

Una solución automatizada estandariza el proceso de recopilación de pruebas e incluye metadatos como el origen de las pruebas y la fecha de su recopilación para que los auditores puedan confiar en la calidad y confiabilidad de los datos proporcionados.

Mayor escalabilidad

A medida que las organizaciones crecen y se desarrollan, también aumenta el volumen de documentación relacionada con el cumplimiento. La recopilación automatizada de pruebas puede escalar al volumen y complejidad de datos aumentados, lo que permite a las organizaciones mantener el cumplimiento sin verse abrumadas por procesos manuales.

Además, las organizaciones en crecimiento también deben prepararse para auditorías internas y/o externas anuales (o más frecuentes) para un número creciente de marcos regulatorios. Al reducir la carga manual en la demostración de cumplimiento de controles, la recopilación automatizada de pruebas puede reducir significativamente los costos y el esfuerzo de gestionar un programa de cumplimiento, incluso cuando la organización sigue creciendo.

Monitoreo en tiempo real

Las soluciones de recopilación automatizada de pruebas pueden monitorear continuamente los controles y actividades relacionados con el cumplimiento y generar informes y alertas en tiempo real ante problemas. Este enfoque proactivo permite a las organizaciones identificar y resolver rápidamente problemas de cumplimiento, reduciendo así el riesgo de incumplimiento y daño a la reputación.

Consejos para evaluar soluciones automatizadas de recopilación de evidencia

La recopilación automatizada de evidencia ofrece numerosos beneficios a muchas organizaciones que desean asegurar el cumplimiento de normas y requisitos regulatorios.

Al mejorar la eficiencia, precisión, escalabilidad y capacidades de monitoreo en tiempo real, las soluciones automatizadas permiten a las organizaciones alcanzar y mantener el cumplimiento con confianza, pero no todas las soluciones son iguales. Utilize las preguntas a continuación para ayudarle a seleccionar la herramienta adecuada para su organización.

1. Evaluar el alcance de las integraciones

Desea una plataforma de automatización que funcione como un centro central para el seguimiento y almacenamiento de pruebas para todo su programa de cumplimiento. Por lo tanto, es importante buscar una solución que ofrezca integraciones listas para usar con una variedad de herramientas y servicios que se utilizan comúnmente en su organización. Esto garantiza que el proceso automatizado de captura pueda recabar evidencia de todas las fuentes relevantes para su auditoría o programa de cumplimiento.

2. Evaluar la profundidad de las integraciones

Además del alcance de las integraciones, es esencial evaluar la profundidad de las integraciones ofrecidas por la solución. Muchas soluciones ofrecen una amplia gama de integraciones, pero solo recogen datos de usuario como nombres y correos electrónicos. Una solución con integraciones profundas capturará todos los datos relevantes que necesita para cumplimiento y auditorías.

Supongamos que una solución ofrece una integración con una herramienta de detección y respuesta ante amenazas en end points como Crowdstrike. Si solo recoge datos de usuario, no es suficiente para el cumplimiento normativo. En cambio, desea una solución que capture automáticamente la gestión de puntos finales de usuario, la administración y aplicación de firewalls y otra información pertinente de esta herramienta EDR mientras trabaja para mantener el cumplimiento.

Para evaluar la profundidad de las integraciones, haga las siguientes dos preguntas a los proveedores sobre las integraciones que necesita:

• ¿Qué hacen estas integraciones?
• ¿Qué datos recogen?

3. Evaluar el grado de visibilidad en las integraciones

Al utilizar una solución de recopilación automatizada de evidencia, necesita contexto sobre sus integraciones. Esto es importante para su programa de gestión de riesgos y cumplimiento. Antes de conectar integraciones, debe saber qué datos se capturan, qué permisos tienen y cómo se relacionan con otras partes de su pila de cumplimiento como controles y pruebas.

Las mejores soluciones permiten a los usuarios visualizar todos estos detalles para cada integración. Con Secureframe, por ejemplo, puede hacer clic en cada integración soportada y ver:

• El tipo de acceso requerido
• El tipo de autenticación
• Qué datos se recogen
• Qué pruebas son soportadas por la integración
• Qué controles se ven afectados por la integración

4. Evaluar las capacidades de exportación de la solución

Una de las principales ventajas de una solución automatizada de recopilación de pruebas es que puede probar continuamente sus controles y notificarle sobre cualquier problema para que pueda solucionarlo lo antes posible. Una solución ideal hace que el proceso de recuperación sea lo más sencillo posible.

Busque una herramienta con capacidades de exportación. De esta manera, si una de sus pruebas falla, podrá ver y exportar fácilmente las pruebas recopiladas o generadas por estas pruebas para resolver el problema. Algunas herramientas van un paso más allá y resaltan el código exacto en el archivo de prueba en bruto que requiere especial atención.

Estas capacidades pueden acelerar sus esfuerzos de recuperación, permitiéndole mantener continuamente el cumplimiento y una postura de seguridad robusta.

5. Considere una solución con una API abierta.

Es importante que una solución automatizada de recopilación de pruebas ofrezca una amplia gama de integraciones nativas; sin embargo, es poco probable que ofrezca integraciones listas para usar para cada herramienta o servicio que su organización utilice ahora o en el futuro.

Esa es la ventaja de optar por una solución automatizada con una API abierta. Una API abierta permite a los clientes escribir y leer datos programáticamente, dentro y fuera de la plataforma de recopilación de pruebas, para que pueda integrarse y recuperar pruebas de cualquier herramienta o servicio fuera de sus integraciones nativas.

Optar por una solución con una API abierta le permite, por lo tanto, recopilar datos en tiempo real desde toda su pila tecnológica en un solo lugar para una gestión y generación de informes centralizada del cumplimiento. Esto es esencial para las organizaciones en crecimiento que necesitan una herramienta de recopilación de pruebas que pueda adaptarse a ellos y a sus cambiantes requisitos de cumplimiento.

Cómo funciona la recopilación automatizada de pruebas de Secureframe

Cuando se les preguntó en una encuesta realizada por UserEvidence qué desafíos los llevaron a comprar Secureframe, el 57 % de los usuarios de Secureframe informaron una falta de una fuente central de la verdad para almacenar y gestionar los datos de cumplimiento de seguridad.

Secureframe puede servir como un lugar central para rastrear y almacenar pruebas para todo el programa de cumplimiento de una organización.

Secureframe ofrece más de 220 integraciones nativas con las aplicaciones más populares en las áreas de servicios en la nube, proveedores de identidad, verificaciones de antecedentes, gestión de recursos humanos y personal, gestión de dispositivos, herramientas de desarrollo, inicio de sesión único y mucho más - y este número sigue creciendo. Para cada una de estas integraciones, los usuarios de Secureframe pueden ver las pruebas y controles asociados con la integración, así como los permisos y los datos extraídos para la integración antes de conectarla.

Además de sus cientos de integraciones listas para usar, Secureframe cuenta con una API que se puede integrar con cualquier herramienta o servicio más allá de estas integraciones nativas, para asegurarse de que pueda funcionar como la fuente de verdad de conformidad para cualquier organización.

Además, Secureframe ofrece integraciones profundas con las herramientas y servicios que su organización utiliza a diario, de modo que puede capturar todos los datos de conformidad necesarios y no solo datos de usuarios como nombres y correos electrónicos.

Por ejemplo, la integración de Secureframe con Crowdstrike va más allá de los datos de usuario y verifica realmente la seguridad del dispositivo. Esta profundidad de integración es posible porque Secureframe tiene su propio desarrollador de integraciones, lo que permite crear integraciones en cualquier sistema para la captura automatizada de pruebas y la supervisión continua de los controles, en lugar de externalizar esto a un proveedor de servicios externo. De esta manera, Secureframe tiene el control total sobre el alcance y la profundidad de las integraciones, asegurándose de que puedan funcionar como la fuente de verdad de conformidad para cualquier organización.

Una vez que configure integraciones con las herramientas y aplicaciones que se utilizan en toda su organización, la plataforma Secureframe recopilará automáticamente pruebas y las asignará a los requisitos y controles de los marcos a través de pruebas. Estas pruebas se aprobarán o no, para mostrar el estado de sus controles.

Puede descargar todas las pruebas recopiladas o generadas por pruebas y tareas operacionales a través del espacio de datos de Secureframe, ya sea de manera colectiva o individualmente para cada marco y control. Para todas las pruebas no aprobadas, puede ver y exportar las pruebas de datos en bruto como JSON. Secureframe resalta el código exacto que necesita atención para acelerar la corrección.

Los usuarios también pueden utilizar Comply AI for Remediation para acelerar aún más la corrección. Comply AI genera automáticamente sugerencias de corrección adaptadas al entorno de los usuarios, de modo que puedan actualizar fácilmente el problema subyacente que causa la configuración incorrecta en su entorno. Esto les permite corregir controles fallidos, aprobar las pruebas, estar listos para auditorías más rápido y mejorar su postura general de seguridad y conformidad.

Por qué los clientes eligen Secureframe para automatizar la recopilación de pruebas

La recopilación automática de pruebas es una de las funciones más importantes para los usuarios de Secureframe, según una encuesta realizada por UserEvidence. Cuando se les preguntó sobre las funciones más importantes, el 79 % eligió la recopilación automática de pruebas, lo que la convierte en la segunda respuesta más frecuente.

La recopilación de pruebas es solo uno de los muchos procesos manuales que Secureframe simplifica mediante la automatización y la IA para reducir el tiempo y el esfuerzo que las organizaciones necesitan para alcanzar y mantener los estándares globales de seguridad de la información.

Esta función, así como otras funciones de automatización, han ayudado a los usuarios de Secureframe a desbloquear una serie de beneficios, entre ellos:

• 97 % Reducción del tiempo dedicado a tareas de conformidad por mes, con un 76 % diciendo que han reducido este tiempo al menos a la mitad.
• El 97 % ha fortalecido su postura en seguridad y cumplimiento
• El 95 % ha ahorrado tiempo y recursos para alcanzar y mantener el cumplimiento
• El 89 % ha acelerado el tiempo de cumplimiento para varios marcos
• El 85 % ha liberado ahorros de costos anuales
• El 71 % ha mejorado la visibilidad de la postura de seguridad y cumplimiento

¿Listo para dejar atrás la recolección manual de pruebas y reducir los costos, ineficiencias y errores humanos asociados con los procesos manuales? Planifique una demostración con uno de nuestros expertos en productos para discutir hoy la recolección automatizada de pruebas de Secureframe y otras capacidades.

Sobre la encuesta de UserEvidence

Los datos de los usuarios de Secureframe fueron recopilados a través de una encuesta en línea de UserEvidence en febrero de 2024. La encuesta incluyó respuestas de 44 usuarios de Secureframe (la mayoría de los cuales eran gerente o superiores) en los sectores de tecnología de la información, bienes de consumo, industria, finanzas y salud.