En 2023, presque 70% des organisations de services ont déclaré qu'elles devaient démontrer leur conformité ou adhésion à au moins six cadres couvrant les taxonomies de la sécurité de l'information et de la confidentialité des données.

Des cadres de sécurité de l'information tels que SOC 2 aux réglementations de protection des données comme le RGPD en passant par les normes spécifiques à l'industrie telles que HIPAA, les organisations sont mises au défi d'atteindre et de maintenir la conformité à des exigences réglementaires et des exigences des clients qui évoluent constamment.

Un aspect critique de la conformité est la collecte de preuves, qui peut devenir de plus en plus complexe, chronophage et globalement pénible à mesure qu'un programme de conformité se développe.

Dans ce blog, nous allons expliquer l'approche traditionnelle de la collecte de preuves et comment l'automatisation peut résoudre les problèmes courants auxquels les organisations sont confrontées lorsqu'elles poursuivent la conformité avec plusieurs cadres et subissent plusieurs audits. Nous donnerons également des conseils pour évaluer les solutions de collecte automatisée de preuves.

Qu'est-ce que la collecte de preuves pour la conformité ?

La collecte de preuves pour la conformité consiste à rassembler et documenter des preuves de l'adhésion aux exigences du cadre, telles que des captures d'écran, des documents de politiques et de procédures, des certificats de sensibilisation à la sécurité, des configurations, du code, de la documentation, des communications et plus encore.

Pour comprendre le rôle de la collecte de preuves dans un programme de conformité, décrivons l'approche typique de la conformité.

Un cadre comme PCI DSS ou SOC 2® est divisé en exigences clés. Pour être conformes, les organisations doivent mettre en œuvre un ensemble de contrôles pour satisfaire à toutes les exigences pertinentes pour leur organisation.

Un contrôle est une mesure de protection spécifique, comme une politique, un processus, une configuration ou un outil, qu'une organisation met en place pour se conformer à une exigence de cadre, protéger ses actifs d'information et gérer le risque. Une organisation met généralement en œuvre un ensemble de contrôles qui comprend une combinaison de mesures de gestion, physiques, légales, opérationnelles et techniques pour se conformer à toutes les exigences du cadre pertinentes.

En cas d'audit interne ou externe, les organisations doivent également fournir des preuves qu'elles respectent ces exigences et que les contrôles qu'elles ont mis en place fonctionnent comme prévu. Ces preuves peuvent être collectées manuellement sous forme de captures d'écran, de documents de politiques et de procédures, de certificats de sensibilisation à la sécurité, d'organigrammes et de billets, entre autres types de preuves.

Si elles utilisent une plate-forme d'automatisation de la conformité, l'outil collecte ces preuves via des intégrations et les valide par rapport aux contrôles et exigences du cadre via des tests. Une fois que vous avez configuré les intégrations avec les outils et applications utilisés dans votre organisation, la plate-forme d'automatisation collectera automatiquement les preuves et les associera aux exigences et contrôles du cadre via des tests. Ces tests seront réussis ou échoués pour indiquer l'état de vos contrôles.

Lors d'une évaluation de la conformité, les auditeurs évalueront ensuite l'ensemble de contrôles et les preuves de l'organisation pour s'assurer qu'ils sont appropriés, efficaces et répondent aux exigences du cadre.

Quelles preuves doivent être collectées pour la conformité ?

Les preuves exactes qu'une organisation doit mettre en place varient en fonction du cadre, de l'audit, des risques, de l'interprétation de l'exigence du cadre ou de l'outil d'automatisation de la conformité qu'elle utilise.

Par exemple, un audit SOC 2 typique nécessitera une documentation pour les opérations commerciales, les RH, l'informatique, la confidentialité et la conformité. Quelques exemples pour chacun sont listés dans le tableau ci-dessous.

Maintenant que nous comprenons ce qu'est la collecte de preuves, voyons comment certaines organisations réalisent ce processus, en commençant par l'approche manuelle.

Les défis de la collecte manuelle de preuves pour la conformité

La collecte manuelle de preuves pour la conformité implique des efforts humains pour rassembler, organiser et documenter les informations pertinentes afin de démontrer l'adhésion aux normes réglementaires et aux exigences des cadres. Cela implique généralement une combinaison de toutes ou certaines des activités suivantes :

1. Revue de documents : Cela implique la révision et la collecte manuelles de documents physiques ou numériques, tels que des politiques, des procédures, des contrats et des accords, pour garantir la conformité aux exigences réglementaires. Il faut souvent beaucoup de temps et d'efforts pour rassembler et organiser la documentation pertinente provenant de diverses sources.
2. Saisie de données : La saisie de données manuelle consiste à entrer des données liées à la conformité dans des feuilles de calcul, des bases de données ou autres systèmes de suivi. Cette méthode est sujette aux erreurs et peut être chronophage, surtout lorsqu'il s'agit de volumes de données importants.
3. Entretiens et enquêtes : Cela consiste à mener des entretiens et des enquêtes auprès des employés, des parties prenantes et des fournisseurs tiers pour recueillir des informations sur les pratiques, processus et contrôles de conformité. Bien que précieuse pour obtenir des insights et des retours, cette méthode repose sur des réponses subjectives et peut ne pas toujours fournir des preuves complètes de conformité.
4. Communication continue avec les propriétaires des actifs : La conformité est une pratique extrêmement interfonctionnelle, où les actifs concernés couvrent généralement plusieurs équipes d'ingénierie, de sécurité, de TI, et de RH. Cela signifie que l'équipe de conformité ou le chef de projet doit généralement s'engager dans beaucoup de communication aller-retour avec les équipes qui possèdent réellement les actifs en question afin de compléter le processus de collecte de preuves.
5. Tests et audits manuels : Effectuer des tests et audits manuels pour évaluer la conformité aux exigences réglementaires peut impliquer la réalisation d'inspections physiques, d'observations et de tests basés sur des échantillons pour vérifier les contrôles et processus de conformité. Cela peut être chronophage et coûteux.
6. Suivi des courriels et des communications : Cela implique la surveillance des communications par courriel et autres formes de correspondance électronique pour collecter des preuves d'activités, de discussions et de décisions liées à la conformité. Cette méthode nécessite une revue et une analyse manuelles des canaux de communication pour identifier les preuves pertinentes.
7. Tenue manuelle des registres : Maintenir des registres et des journaux manuels des activités, incidents et exceptions liés à la conformité nécessite des pratiques de tenue de dossiers diligentes pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité de la documentation de conformité.
8. Remédiation et suivi manuels : Cela implique de traiter les problèmes de conformité et les écarts identifiés par des méthodes manuelles en mettant en œuvre des actions correctives et des mesures de suivi. Cela peut impliquer un suivi manuel des efforts de remédiation et la vérification de leur efficacité.

Bien que les méthodes manuelles aient traditionnellement été utilisées pour la collecte de preuves pour la conformité, elles sont souvent laborieuses, chronophages et sujettes aux erreurs. Elles ne s'adaptent pas non plus bien, car les organisations doivent répéter le processus de collecte encore et encore pour chaque audit interne et/ou externe des cadres auxquels elles se conforment. De plus, en cas de turnover, quelqu'un qui ne connaît pas la conformité et/ou le rôle peut devoir reprendre le processus manuel, ce qui représenterait une courbe d'apprentissage abrupte.

En conséquence, de nombreuses organisations se tournent de plus en plus vers des solutions automatisées pour rationaliser le processus de conformité et garantir une collecte de preuves plus efficace et précise.

Qu'est-ce que la collecte de preuves automatisée pour la conformité ?

La collecte automatisée de preuves utilise la technologie pour rationaliser le processus de collecte, d'organisation et de gestion de toute la documentation liée à la conformité. Au lieu de compter sur des efforts manuels, qui peuvent être chronophages et sujets aux erreurs, les solutions automatisées utilisent des logiciels pour collecter automatiquement des preuves provenant de diverses sources et les consolider dans un format centralisé et un référentiel.

Avantages de la collecte automatisée de preuves

Examinons de plus près les principaux avantages de la collecte automatisée de preuves ci-dessous.

Efficacité accrue

En automatisant le processus de collecte de preuves, les organisations peuvent économiser du temps et des ressources qui seraient autrement consacrés à des tâches manuelles, telles que la saisie de données, la réalisation d'entretiens et la surveillance de la communication par e-mail. Les solutions automatisées peuvent rapidement collecter des preuves provenant de multiples sources et environnements, éliminant ainsi la nécessité de tâches répétitives et manuelles comme la saisie et la conciliation des données.

Économies de coûts

L'automatisation réduit la charge manuelle de collecte de preuves de tous les actifs concernés afin de prouver l'adhésion aux contrôles. Cette charge s'applique non seulement à l'équipe de conformité ou de GRC, mais également aux équipes d'ingénierie, de sécurité, de TI, de RH et autres qui possèdent les actifs concernés. Combiné, cela se traduit par des coûts importants pour une entreprise afin de se préparer à leurs audits annuels. En réduisant le temps et les efforts nécessaires à la collecte de preuves, l'automatisation peut aider les organisations à réduire leurs coûts opérationnels et à allouer plus efficacement les ressources.

Amélioration de l'exactitude

La collecte manuelle de preuves est sujette aux erreurs humaines, telles que des documents manquants ou incomplets. Les solutions automatisées réduisent le risque d'erreur en collectant systématiquement des preuves selon des critères et des normes prédéfinis.

Cela procure une tranquillité d'esprit avant un audit. Les auditeurs sont tenus de faire preuve de diligence raisonnable sur chaque élément de preuve fourni par le client afin de s'assurer qu'ils se sentent complètement à l'aise avec les preuves et garantir leur exhaustivité et leur précision :

• La source des données fournies
• La fiabilité des données capturées correctement et complètement à la source
• Le processus de requête/génération des données pour l'audit
• Que les données n'ont pas été modifiées entre leur génération et leur transmission à l'auditeur
• Que les données sont en fait appropriées pour tester ce que l'auditeur cherche à tester

Une solution automatisée standardise le processus de collecte de preuves et inclut des métadonnées telles que l'origine des preuves et la date de leur collecte afin que les auditeurs fassent confiance à la qualité et à la fiabilité des données fournies.

Plus grande évolutivité

À mesure que les organisations grandissent et se développent, le volume de documentation liée à la conformité augmente également. La collecte automatisée de preuves peut évoluer pour s'adapter à l'augmentation des volumes de données et à la complexité, garantissant que les organisations puissent maintenir la conformité sans être accablées par des processus manuels.

De plus, les organisations en pleine croissance doivent également se préparer à des audits internes et/ou externes annuels (ou plus fréquents) pour un nombre croissant de cadres réglementaires. En réduisant la charge manuelle de prouver l'adhésion aux contrôles, la collecte automatisée de preuves peut réduire considérablement les coûts et les efforts de gestion d'un programme de conformité, même à mesure que l'organisation évolue.

Surveillance en temps réel

Les solutions de collecte automatisée de preuves peuvent surveiller en continu les contrôles et les activités liées à la conformité et générer des rapports et des alertes en temps réel en cas de problème. Cette approche proactive permet aux organisations d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes de conformité, réduisant ainsi le risque de non-conformité et de dommages à leur réputation.

Conseils pour évaluer les solutions de collecte de preuves automatisée

La collecte de preuves automatisée offre de nombreux avantages aux organisations souhaitant maintenir la conformité aux normes réglementaires et aux exigences des cadres.

En améliorant l'efficacité, la précision, l'évolutivité et les capacités de surveillance en temps réel, les solutions automatisées permettent aux organisations d'atteindre et de maintenir la conformité en toute confiance — mais toutes les solutions ne sont pas égales. Utilisez les questions ci-dessous pour vous aider à choisir l'outil qui convient à votre organisation. 

1. Évaluez l'étendue des intégrations

Vous voulez une plateforme d'automatisation capable d'agir comme un lieu central pour suivre et conserver les preuves pour l'ensemble de votre programme de conformité. Il est donc important de rechercher une solution offrant des intégrations prêtes à l'emploi avec une large gamme d'outils et de services couramment utilisés dans votre organisation. Cela garantit que le processus de collecte automatisée peut capturer les preuves provenant de toutes les sources pertinentes pour votre audit ou programme de conformité.

2. Évaluez la profondeur des intégrations

En plus de l'étendue des intégrations, il est essentiel d'évaluer la profondeur des intégrations offertes par la solution. De nombreuses solutions offrent une large gamme d'intégrations mais ne récupèrent que des données utilisateur comme les noms et les emails. Une solution avec des intégrations profondes récupérera toutes les données pertinentes pour la conformité et les audits dont vous avez besoin.

Par exemple, disons qu'une solution offre une intégration avec un outil de détection et de réponse aux points de terminaison tel que Crowdstrike. Si elle ne récupère que des données utilisateur, cela ne suffira pas à satisfaire les exigences de conformité. Vous voulez plutôt une solution qui récupère automatiquement la gestion des inventaires des points de terminaison des utilisateurs, la gestion et l'application des pare-feu, et d'autres informations appropriées provenant de cet outil de EDR alors que vous travaillez vers la conformité.

Pour évaluer la profondeur des intégrations, posez aux fournisseurs les deux questions suivantes concernant les intégrations dont vous avez besoin :

• Que font ces intégrations ?
• Quelles données recueillent-elles ?

3. Évaluez le niveau de visibilité dans les intégrations

Lors de l'utilisation d'une solution de collecte de preuves automatisée, vous avez besoin de contexte sur ses intégrations. C'est important pour votre programme de gestion des risques et de conformité. Avant de connecter des intégrations, vous devez savoir quelles données sont récupérées, quelles permissions elles ont, et comment elles se rapportent aux autres parties de votre pile de conformité, comme les contrôles et les tests.

Les meilleures solutions permettront aux utilisateurs de visualiser tous ces détails pour chaque intégration. Avec Secureframe, par exemple, vous pouvez cliquer sur n'importe quelle intégration qu'il supporte et voir :

• Le type d'accès requis
• Le type d'authentification
• Quelles données sont récupérées
• Quels tests sont supportés par l'intégration
• Quels contrôles sont affectés par l'intégration

4. Évaluez les capacités d'exportation de la solution

L'un des principaux avantages d'une solution de collecte de preuves automatisée est qu'elle peut tester en continu vos contrôles et vous avertir en cas de problème afin que vous puissiez le corriger aussi rapidement que possible. Une solution idéale rendra le processus de remédiation aussi simple que possible.

Recherchez un outil offrant des capacités d'exportation. De cette façon, si l'un de vos tests échoue, vous pouvez facilement visualiser et exporter les preuves collectées ou générées par ces tests pour remédier au problème. Certains outils vont même plus loin, en mettant en évidence le code exact dans le fichier de preuve brute nécessitant une attention particulière.

Ces capacités peuvent accélérer vos efforts de remédiation afin que vous puissiez maintenir en continu la conformité et une posture de sécurité robuste.

5. Envisagez une solution avec une API ouverte

Il est important qu'une solution de collecte de preuves automatisée offre un large éventail d'intégrations natives; cependant, il est peu probable qu'elle ait des intégrations prêtes à l'emploi pour chaque outil ou service utilisé par votre organisation maintenant ou à l'avenir.

C'est l'avantage d'opter pour une solution automatisée avec une API ouverte. Une API ouverte permettra aux clients d'écrire et de lire des données de manière programmatique, vers et depuis la plateforme de collecte de preuves, afin que vous puissiez vous intégrer et récupérer des preuves à partir de tout outil ou service au-delà de ses intégrations natives.

Choisir une solution avec une API ouverte vous permet donc de collecter des données en temps réel de toute votre pile technologique en un seul endroit pour une gestion et un reporting centralisés de la conformité. Ceci est essentiel pour les organisations en croissance qui auront besoin d'un outil de collecte de preuves capable de s'adapter à elles et à leurs besoins de conformité en évolution.

Comment fonctionne la collecte automatisée de preuves de Secureframe

Lorsqu'on leur a demandé quels défis les ont conduits à acheter Secureframe lors d'une enquête menée par UserEvidence, 57 % des utilisateurs de Secureframe ont signalé un manque de source unique de vérité centralisée dans le stockage et la gestion des données de conformité en matière de sécurité.

Secureframe peut servir de lieu central pour suivre et conserver les preuves pour l'ensemble du programme de conformité d'une organisation.

Secureframe propose plus de 220 intégrations natives avec les applications les plus populaires dans les services cloud, les fournisseurs d'identité, les vérifications des antécédents, la gestion des ressources humaines et des personnes, la gestion des appareils, les outils de développement, la connexion unique, et bien plus encore — et ce nombre continue de croître. Pour chacune de ces intégrations, les utilisateurs de Secureframe peuvent voir les tests et les contrôles liés à l'intégration, ainsi que les autorisations et les données extraites pour l'intégration avant de la connecter.

En plus de ses centaines d'intégrations prêtes à l'emploi, Secureframe dispose d'une API capable de s'intégrer à tout outil ou service au-delà de ces intégrations natives pour s'assurer qu'elle peut agir comme source de vérité de conformité de toute organisation.

De plus, Secureframe offre des intégrations approfondies aux outils et services que votre organisation utilise quotidiennement afin qu'elle récupère toutes les données de conformité dont vous avez besoin, pas seulement les données utilisateur comme les noms et les e-mails.

Par exemple, l'intégration de Secureframe avec Crowdstrike va au-delà des données utilisateur et vérifie réellement l'hygiène de sécurité des appareils. Cette profondeur d'intégration est possible parce que Secureframe dispose de son propre créateur d'intégration qui lui permet de créer des intégrations dans tout système pour la collecte automatisée de preuves et la surveillance continue des contrôles, plutôt que de sous-traiter cela à un courtier en intégration tiers. De cette manière, Secureframe a un contrôle total sur l'étendue et la profondeur des intégrations afin qu'elle puisse être la source de vérité de conformité pour toute organisation.

Une fois que vous avez configuré des intégrations avec des outils et des applications utilisés dans toute votre organisation, la plateforme Secureframe collectera automatiquement des preuves et les mappera aux exigences et contrôles des cadres via des tests. Ces tests seront réussis ou échoués pour indiquer l'état de santé de vos contrôles.

Vous pouvez facilement télécharger toutes les preuves collectées ou générées par des tests automatisés et des tâches opérationnelles en masse via la salle de données Secureframe, ou individuellement pour chaque cadre et contrôle. Pour tous les tests échoués, vous pouvez visualiser et exporter les preuves JSON brutes. Secureframe mettra en évidence le code exact qui nécessite une attention pour aider à accélérer la remédiation.

Les utilisateurs peuvent également utiliser Comply AI for Remediation pour accélérer davantage la remédiation. Comply AI génère automatiquement des conseils de remédiation adaptés à l'environnement des utilisateurs afin qu'ils puissent facilement mettre à jour le problème sous-jacent à l'origine de la configuration défaillante dans leur environnement. Cela leur permet de corriger les contrôles échoués pour réussir les tests, être prêts pour l'audit plus rapidement et améliorer leur posture globale de sécurité et de conformité.

Pourquoi les clients choisissent Secureframe pour automatiser la collecte de preuves

La collecte de preuves automatisée est l'une des fonctionnalités les plus importantes pour les utilisateurs de Secureframe, selon une enquête menée par UserEvidence. Lorsqu'on leur a demandé de sélectionner les fonctionnalités les plus importantes, 79 % ont choisi la collecte de preuves automatisée, ce qui en fait la deuxième réponse la plus populaire.

La collecte de preuves n'est qu'un des nombreux processus manuels que Secureframe simplifie grâce à l'automatisation et à l'IA pour réduire le temps et les efforts nécessaires aux organisations pour atteindre et maintenir la conformité aux normes mondiales de sécurité de l'information.

Cette fonctionnalité, ainsi que d'autres capacités d'automatisation, a aidé les utilisateurs de Secureframe à débloquer une gamme d'avantages, notamment :

• 97 % de réduction du temps consacré aux tâches de conformité par mois, avec 76 % déclarant avoir réduit ce temps d'au moins la moitié.
• 97 % ont renforcé leur posture de sécurité et de conformité
• 95 % ont économisé du temps et des ressources pour obtenir et maintenir la conformité
• 89 % ont accéléré le temps de conformité pour plusieurs cadres
• 85 % ont débloqué des économies de coûts annuelles
• 71 % ont amélioré la visibilité de la posture de sécurité et de conformité

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À propos de l'enquête UserEvidence

Les données concernant les utilisateurs de Secureframe ont été obtenues grâce à une enquête en ligne menée par UserEvidence en février 2024. L'enquête comprenait des réponses de 44 utilisateurs de Secureframe (dont la majorité étaient des managers ou plus) dans les secteurs de la technologie de l'information, des biens de consommation, des industries, de la finance et de la santé.