Antes de hacer negocios contigo, una empresa quiere saber que eres la mejor opción para ellos en términos de seguridad, habilidad, presupuesto y más.

Es por eso que pueden utilizar una solicitud de propuesta (RFP) como parte del proceso de selección. Permite a una empresa conocer a múltiples proveedores de servicios y seleccionar al que mejor se adapte a sus necesidades.

Como proveedor, puedes sentirte abrumado al intentar responder a las RFP de numerosos clientes potenciales.

Para ayudar a simplificar este proceso, cubriremos todo lo que necesitas saber sobre las RFP, incluyendo qué información puedes esperar que se te solicite y cómo puedes automatizar la respuesta a las RFP para ganar más oportunidades. Sigue leyendo para aprender cómo.

¿Qué significa RFP?

RFP significa solicitud de propuesta. Una RFP es un documento empresarial que anuncia públicamente y describe un proyecto para obtener ofertas de proveedores y contratistas calificados para completarlo.

Muchas organizaciones y gobiernos utilizan las RFPs como parte del proceso de adquisición de proveedores para obtener la oferta más baja y competitiva para los proyectos.

Por ejemplo, CPS Energy, la mayor empresa municipal de servicios eléctricos y de gas natural en los Estados Unidos, tiene una capacidad solar existente limitada. Así que recientemente ha emitido su primera solicitud de propuesta para obtener hasta 700 megavatios de energía solar adicional para su cartera de generación. Su objetivo es aumentar la generación de energía solar y diversificar las opciones de energía solar comunitaria para los clientes de CPS Energy y así servirles mejor en el futuro. Para lograr este objetivo, están aceptando respuestas de pequeñas empresas locales y también de grandes firmas conocidas.

Propósito de una RFP

Las RFP pueden ser una parte importante del proceso de diligencia debida de una empresa. Cuando se utilizan bien, pueden ayudar a las organizaciones a simplificar el proceso de evaluación y selección de nuevos proveedores.

Si una organización distribuye una RFP, significa que están considerando hacer negocios con un tercero para completar un proyecto.

Para ganar esa oportunidad, necesitas demostrar que tu organización puede cumplir con sus criterios en cuanto a habilidades, presupuesto, cronograma de la propuesta y más.

Responder a las RFP puede ser un proceso que consume mucho tiempo para los proveedores que no tienen procesos eficientes implementados. A medida que tu organización crece y busca asumir más clientes, necesitarás un proceso estandarizado para responder a las RFP.

RFP vs cuestionarios de seguridad

Al igual que las RFP, los cuestionarios de seguridad pueden ayudar a las organizaciones a evaluar a los posibles proveedores y asegurarse de que cumplan con ciertos criterios antes de entablar cualquier asociación formal. Completar cualquiera de estos documentos puede ser tedioso y llevar mucho tiempo y, como resultado, ha llevado a la creación de herramientas de automatización para simplificar el proceso para los proveedores.

A diferencia de las RFP, los cuestionarios de seguridad se centran únicamente en la seguridad del proveedor. Aunque el contenido exacto y el formato pueden variar según la organización, los cuestionarios de seguridad son una lista de preguntas que evalúan las prácticas de seguridad y privacidad de datos de un proveedor. Están diseñados para que las organizaciones puedan generar confianza con los posibles proveedores y tener la certeza de que los datos de sus clientes estarán seguros.

Para generar esta confianza, los cuestionarios de seguridad pueden preguntar sobre certificaciones de seguridad y privacidad, gestión de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC), y estrategias de cumplimiento continuo.

El Proceso de RFP

El proceso de RFP está diseñado para ser transparente, competitivo y justo, permitiendo a la organización comparar fácilmente las diferentes ofertas y seleccionar la mejor solución posible para sus necesidades.

1. Evaluación de Necesidades y Planificación: La organización identifica una necesidad o problema que requiere una solución externa. Los principales interesados definen el alcance, los objetivos y las restricciones del proyecto, y establecen un cronograma para el proceso de RFP.
2. Elaboración del Documento de RFP: La organización redacta la RFP, detallando los requisitos del proyecto, el alcance del trabajo, los criterios de evaluación, las pautas de presentación y cualquier término y condición relevante. Luego, la RFP es revisada internamente para verificar su integridad y precisión.
3. Emisión de la RFP: La RFP se publica para posibles proveedores. Esto puede hacerse públicamente, a través de una publicación en el sitio web de la organización o en plataformas relevantes, o directamente a una lista seleccionada de proveedores.
4. Período de Respuesta del Proveedor: Los proveedores preparan y envían sus propuestas en respuesta a la RFP. Esta fase puede incluir un período para que los proveedores hagan preguntas o busquen aclaraciones.
5. Evaluación de Propuestas: Después de la fecha límite de presentación, la organización revisa y evalúa las propuestas en función de los criterios establecidos en la RFP. Esta evaluación a menudo incluye un comité o grupo de interesados que califica cada propuesta en función de los criterios preestablecidos.
6. Selección y Negociaciones: La organización puede hacer una lista corta de las mejores propuestas e iniciar negociaciones o discusiones con estos proveedores para obtener más aclaraciones, ajustes o para refinar las propuestas.
7. Selección y Adjudicación del Contrato: La organización selecciona al proveedor cuya propuesta cumpla mejor con los requisitos del proyecto y ofrezca el mejor valor. El proveedor ganador es notificado, y se negocia y firma un contrato.
8. Implementación y Seguimiento: El proveedor elegido comienza a trabajar en el proyecto según lo establecido en el contrato. La organización puede monitorear el progreso del proyecto para garantizar el cumplimiento de los términos y entregables.

¿Qué se incluye en una RFP?

¿Cómo se escribe una buena RFP? Una RFP efectiva incluirá las siguientes secciones que explican los detalles del proyecto y las necesidades de la empresa:

1. Introducción y Resumen del Proyecto: Esta sección proporciona una breve introducción a la organización que emite la RFP y el propósito del documento. A menudo incluye el nombre de la empresa y la información de fondo sobre el proyecto o la necesidad que la RFP está abordando.
2. Descripción del Proyecto y Alcance del Trabajo: Aquí, el emisor detalla el proyecto para el cual están buscando propuestas, incluyendo el nombre específico del proyecto, los objetivos del proyecto, los entregables y el alcance del trabajo. Esta sección también puede describir el marco de tiempo esperado del proyecto y cualquier hito, restricción o requisito previo relevante.
3. Requisitos y Especificaciones: Esta parte especifica los requisitos técnicos, funcionales y de desempeño del producto o servicio. Puede incluir descripciones detalladas de las tareas a realizar, características deseadas y estándares a cumplir.
4. Directrices para la Presentación de Propuestas: Esta sección proporciona instrucciones sobre cómo preparar y presentar propuestas, incluyendo el formato, las secciones requeridas y cualquier pregunta específica que los participantes deban responder. También incluye la fecha límite de presentación y la información de contacto para enviar propuestas.
5. Criterios de Evaluación: El RFP debe indicar los criterios por los cuales se evaluarán las propuestas. Esto puede incluir factores como costo, experiencia del proveedor, capacidades técnicas, enfoque del proyecto y cumplimiento con los requisitos.
6. Presupuesto y Precios: Aunque no siempre se incluye, algunos RFPs proporcionan un rango de presupuesto para el proyecto o solicitan información detallada de precios como parte de la propuesta. Esta sección puede ayudar a los proveedores a ofrecer precios realistas y competitivos.
7. Términos y Condiciones: Esta área describe los términos contractuales, condiciones y aspectos legales del proyecto, incluidos los términos de pago, duración del contrato, requisitos de confidencialidad y cualquier otra estipulación legal.
8. Cronograma de Respuesta: El RFP especificará fechas clave, incluyendo la fecha límite para enviar propuestas, fechas para cualquier reunión previa a la propuesta o sesiones de preguntas y respuestas, y un cronograma esperado para el proceso de revisión y decisión final. También es probable que incluya un punto de contacto con un número de teléfono o dirección de correo electrónico.
9. Información Adicional/Anexos: El emisor podría incluir información adicional relevante para el RFP, como documentos de antecedentes, datos o plantillas que los participantes deben utilizar en sus propuestas.

Requisitos del RFP

Los RFP pueden variar en formato y contenido, pero deben describir tanto la empresa como el proyecto con suficiente detalle para atraer respuestas viables y competitivas.

Las mejores prácticas incluyen:

• Proporcionar una visión general del proyecto
• Describir la naturaleza de la empresa
• Describir los objetivos que la empresa desea alcanzar con el proyecto
• Detallar el alcance del proyecto y todos los productos y servicios necesarios
• Proporcionar criterios de selección para los licitadores
• Especificar el formato de las respuestas esperadas
• Incluir instrucciones sobre qué información debe incluir el licitador, como ejemplos de sus trabajos o estudios de caso
• Proporcionar información de contacto para que los licitadores puedan enviar sus propuestas
• Especificar cualquier fecha clave, incluida la fecha límite para la presentación de propuestas

Idealmente, el RFP será lo suficientemente específico como para que usted, como proveedor, pueda proponer una solución adecuada al problema de la organización, pero no tan específico como para que se sienta restringido en términos de creatividad.

Un RFP que siga estas mejores prácticas debería cumplir con este requisito y resultar en una variedad de ofertas competitivas que ayuden a reducir el costo de la solución.

Preguntas Ejemplo de RFP

Ahora que hemos cubierto qué componentes deben conformar un RFP, echemos un vistazo a algunas preguntas específicas que un proveedor puede encontrar en un RFP.

Supongamos que una organización está buscando asociarse con el proveedor adecuado para ofrecer una plataforma de aprendizaje robusta. En ese caso, pueden pedir a los proveedores que completen una RFP con una serie de preguntas con respuestas de sí, no o parcialmente que les permita evaluar la idoneidad de la plataforma con respecto a sus requisitos, así como las oportunidades y limitaciones de la solución del proveedor.

Aquí hay algunas preguntas de muestra para una RFP:

• ¿Tiene el sistema una funcionalidad de búsqueda que permita a los alumnos encontrar cursos o materiales específicos basados en palabras clave, título, formato de entrega y otros identificadores etiquetados?
• ¿Permite el sistema la creación de campos personalizados en el perfil del usuario?
• ¿El sistema admite notificaciones automáticas y personalizables por correo electrónico?
• ¿El sistema cifra los datos durante la transmisión?
• ¿El equipo de soporte del sistema tiene documentos de soporte disponibles en línea?

Como se mencionó anteriormente, las RFP varían en formato. Algunas pueden ser cuestionarios que requieren respuestas de sí, no o parcialmente como el ejemplo anterior. Otras pueden definir el proyecto, el procedimiento de evaluación y otra información y requerir que los postores presenten propuestas que aborden cada una de estas secciones. El ejemplo a continuación está formateado de esa manera.

Ejemplo de RFP

Este ejemplo de RFP de la Ciudad de Mentor está solicitando ofertas de consultores calificados y experimentados que puedan realizar una evaluación integral del estado de la piscina al aire libre en uno de sus parques más grandes, la instalación de la piscina al aire libre del Parque Eleanor B. Garfield. Se divide en ocho partes:

1. Intención: Describe la intención de la RFP, como se indicó anteriormente.
2. Resumen de la comunidad: Describe brevemente la ciudad de Mentor, los servicios que brindan y el estado de la instalación al aire libre.
3. Cronograma del proyecto: Enumera una serie de fechas que forman un calendario provisional para la evaluación y posible renovación de la instalación.
4. Instrucciones para la presentación de la RFP: Detalla cómo deben presentar los postores sus respuestas a la RFP.
5. Criterios de evaluación: Define los criterios para cómo la ciudad evaluará cada respuesta a la RFP.
6. Declaración de información de calificaciones: Explica qué información debe incluirse en cada respuesta a la RFP. Los requisitos son una declaración detallando la empresa del respondedor, la estructura del equipo, la experiencia en proyectos relacionados y el enfoque del proyecto, así como referencias y una propuesta de costos.
7. Términos y condiciones: Enumera los términos del contrato.
8. Alcance de los servicios: Detalla exactamente qué servicios se espera que se proporcionen para la evaluación de la instalación, la evaluación del estado de la instalación y la presentación de la evaluación del estado de la instalación.

Plantilla de RFP

Descargue la plantilla gratuita de solicitud de propuesta a continuación para tener una idea de lo que los clientes potenciales quieren saber al tratar de seleccionar un socio adecuado. Saber qué esperar puede ayudarte a responder a las RFP de manera más rápida y sencilla y aumentar tus posibilidades de ganarte a las partes interesadas y a los tomadores de decisiones.

Automatización de RFP

La automatización de RFP simplifica y agiliza el proceso de respuesta a las RFP.

Sin automatización, necesitarías pasar cientos de horas de trabajo manual asignando preguntas de RFP entrantes a expertos en la materia, revisando documentos y carpetas para encontrar respuestas anteriores a RFP y luego copiándolas y pegándolas en la nueva propuesta.

También necesitas asegurarte de que esas respuestas estén actualizadas y listas. Este flujo de trabajo manual requerirá coordinación entre los equipos de ventas, marketing, legal, TI, cumplimiento y otros, así como una gestión de proyectos que consume mucho tiempo para buscar actualizaciones.

Para demasiadas organizaciones, el resultado son ofertas y ingresos perdidos porque no pueden responder a las RFP lo suficientemente rápido.

La automatización de RFP reduce esas horas. Usando inteligencia artificial y aprendizaje automático, el software de automatización de RFP sugiere respuestas basadas en RFP respondidas previamente para acelerar el proceso. El software de automatización de RFP puede ofrecer beneficios adicionales también.

Con la Automatización de Cuestionarios de Secureframe, por ejemplo, los clientes simplemente cargan una RFP a Secureframe, verifican las respuestas sugeridas de la Base de Conocimiento de Secureframe, y exportan el documento completado al formato original y lo envían de vuelta a su cliente potencial.

Todas las preguntas y respuestas se almacenan en nuestra Base de Conocimientos y las respuestas se actualizan a medida que se finalizan nuevas respuestas a las RFP. Los expertos en la materia también pueden ser asignados para responder preguntas específicas en la Base de Conocimientos para asegurarse de que se mantengan lo más actualizadas y precisas posible.

Los clientes también pueden acceder fácilmente a las respuestas a las RFP desde la comodidad de su navegador con la Extensión de Chrome de la Base de Conocimientos.

Responde a las RFP más rápido y más fácilmente con automatización

Responder a las RFP es una parte importante de ganar oportunidades con nuevas organizaciones, especialmente en el sector público. Sin embargo, puede ser un proceso manual intensivo, que consume mucho tiempo y tedioso.

Algunas preguntas son las mismas de un cliente a otro y requieren que te repitas o busques respuestas anteriores. Algunas preguntas varían de un cliente a otro sin un formato, conjunto u orden de preguntas estandarizado, lo que significa que necesitas traer a expertos en la materia para responder o actualizar respuestas anteriores.

El resultado son cientos de horas de trabajo manual que se quitan de otras prioridades importantes y pueden resultar en la pérdida de oportunidades frente a otros licitadores que responden más rápido.

Es por eso que construimos la Automatización de Cuestionarios de Secureframe, una solución habilitada por IA que hace que sea rápido y fácil responder a las RFP.

Programa una demostración de Secureframe Trust para ver la Automatización de Cuestionarios de Secureframe en acción, y para aprender cómo más Secureframe Trust puede ayudarte a generar confianza con tus prospectos.