Avant de faire affaire avec vous, une entreprise veut s'assurer que vous êtes le meilleur choix en termes de sécurité, de compétences, de budget et plus encore.

C'est pourquoi elle peut utiliser une demande de proposition (DP) dans le cadre du processus de sélection. Cela permet à une entreprise d'en savoir plus sur plusieurs prestataires de services et de choisir celui qui répond le mieux à ses besoins.

En tant que fournisseur, il peut être accablant de répondre à des demandes de propositions de nombreux clients potentiels.

Pour simplifier ce processus, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir sur les DP, y compris quelle information vous pouvez vous attendre à fournir et comment vous pouvez automatiser les réponses aux DP pour remporter davantage d'opportunités. Continuez à lire pour savoir comment.

Que signifie DP ?

DP signifie demande de proposition. Une DP est un document commercial qui annonce publiquement et décrit un projet afin d'obtenir des offres de la part de prestataires et d'entrepreneurs qualifiés pour le réaliser.

De nombreuses organisations et gouvernements utilisent les DP dans le cadre du processus d'acquisition de fournisseurs pour obtenir l'offre la plus basse et la plus compétitive pour les projets.

Par exemple, CPS Energy, le plus grand service public d'électricité et de gaz naturel appartenant à une municipalité aux États-Unis, dispose d'une capacité solaire limitée. Il a donc récemment émis sa première demande de proposition pour obtenir jusqu'à 700 mégawatts supplémentaires d'énergie solaire pour son portefeuille de production. Son objectif est d'augmenter la production solaire et de diversifier les options solaires communautaires pour mieux servir les clients de CPS Energy à l'avenir. Pour atteindre cet objectif, ils acceptent des réponses de petites entreprises locales ainsi que de grandes entreprises bien connues.

Objectif d'une DP

Les DP peuvent être une partie importante du processus de diligence raisonnable d'une entreprise. Lorsqu'elles sont bien utilisées, elles peuvent aider les organisations à simplifier le processus d'évaluation et de sélection de nouveaux fournisseurs.

Si une organisation distribue une DP, cela signifie qu'elle envisage de faire affaire avec un tiers pour réaliser un projet.

Pour remporter cette opportunité, vous devez montrer que votre organisation peut répondre à ses critères en termes de compétences, de budget, de calendrier de proposition et plus encore.

Répondre aux DP peut être long et fastidieux pour les prestataires qui n'ont pas de processus efficaces en place. À mesure que votre organisation se développe et cherche à prendre en charge plus de clients, vous aurez besoin d'un processus standardisé pour répondre aux DP.

DP vs questionnaires de sécurité

Tout comme les DP, les questionnaires de sécurité peuvent aider les organisations à évaluer les prestataires potentiels et à s'assurer que certains critères sont remplis avant d'établir des partenariats formels. Remplir l'un ou l'autre type de document peut être chronophage et fastidieux et, par conséquent, a conduit à la création d'outils d'automatisation pour simplifier le processus pour les prestataires.

Contrairement aux DP, les questionnaires de sécurité se concentrent uniquement sur la sécurité des fournisseurs. Bien que le contenu exact et le format puissent varier selon les organisations, les questionnaires de sécurité sont une liste de questions qui évaluent les pratiques de sécurité et de protection des données d'un prestataire. Ils sont conçus pour permettre aux organisations de construire une relation de confiance avec les prestataires potentiels et se sentir confiants quant à la sécurité des données de leurs clients.

Afin de construire cette confiance, les questionnaires de sécurité peuvent poser des questions sur les certifications de sécurité et de confidentialité, la gestion de la gouvernance, des risques et de la conformité (GRC), et les stratégies de conformité continue.

Le processus de RFP

Le processus de RFP est conçu pour être transparent, compétitif et équitable, permettant à l'organisation de comparer facilement différentes offres et de sélectionner la meilleure solution possible pour ses besoins.

1. Évaluation des besoins et planification : L'organisation identifie un besoin ou un problème nécessitant une solution externe. Les principales parties prenantes définissent la portée, les objectifs et les contraintes du projet, et établissent un calendrier pour le processus de RFP.
2. Développement du document RFP : L'organisation rédige le RFP, détaillant les exigences du projet, la portée des travaux, les critères d'évaluation, les directives de soumission et les conditions générales pertinentes. Le RFP est ensuite examiné en interne pour s'assurer de son exhaustivité et de son exactitude.
3. Publication du RFP : Le RFP est publié aux fournisseurs potentiels. Cela peut être fait publiquement, par le biais d'une publication sur le site Web de l'organisation ou de plateformes pertinentes, ou directement à une liste de fournisseurs sélectionnés.
4. Période de réponse des fournisseurs : Les fournisseurs préparent et soumettent leurs propositions en réponse au RFP. Cette phase peut inclure une période pour que les fournisseurs posent des questions ou demandent des clarifications.
5. Évaluation des propositions : Après la date limite de soumission, l'organisation examine et évalue les propositions en fonction des critères énoncés dans le RFP. Cette évaluation implique souvent un comité ou un groupe de parties prenantes qui note chaque proposition en fonction de critères prédéterminés.
6. Pré-sélection et négociations : L'organisation peut présélectionner les meilleures propositions et entamer des négociations ou des discussions avec ces fournisseurs pour obtenir des éclaircissements supplémentaires, des ajustements ou pour affiner les propositions.
7. Sélection et attribution du contrat : L'organisation sélectionne le fournisseur dont la proposition répond le mieux aux exigences du projet et offre la meilleure valeur. Le fournisseur gagnant est informé et un contrat est négocié et signé.
8. Mise en œuvre et suivi : Le fournisseur choisi commence à travailler sur le projet comme indiqué dans le contrat. L'organisation peut suivre l'avancement du projet pour s'assurer du respect des termes et des livrables.

Qu'est-ce qu'un RFP inclut?

Comment rédiger un bon RFP ? Un RFP efficace comprend les sections suivantes expliquant les détails du projet et les besoins de l'entreprise :

1. Introduction et aperçu du projet : Cette section fournit une brève introduction à l'organisation émettrice du RFP et à l'objet du document. Elle inclut souvent le nom de l'entreprise et des informations de base sur le projet ou le besoin auquel le RFP répond.
2. Description du projet et portée des travaux : Ici, l'émetteur détaille le projet pour lequel il recherche des propositions, y compris le nom spécifique du projet, les objectifs du projet, les livrables et la portée des travaux. Cette section peut également inclure le calendrier prévu du projet et tous les jalons, contraintes ou prérequis pertinents.
3. Exigences et spécifications : Cette partie spécifie les exigences techniques, fonctionnelles et de performance du produit ou service. Elle peut inclure des descriptions détaillées des tâches à effectuer, des fonctionnalités souhaitées et des normes à respecter.
4. Directives de soumission des propositions : Cette section fournit des instructions sur la préparation et la soumission des propositions, y compris le format, les sections requises, et toutes les questions spécifiques auxquelles les répondants doivent répondre. Elle inclut également la date limite de soumission et les coordonnées pour la soumission des propositions.
5. Critères d'évaluation : Le RFP doit indiquer les critères selon lesquels les propositions seront évaluées. Cela peut inclure des facteurs tels que le coût, l'expérience du fournisseur, les capacités techniques, l'approche du projet et le respect des exigences.
6. Budget et Tarification: Bien que non systématiquement inclus, certains appels d'offres fournissent une plage budgétaire pour le projet ou demandent des informations détaillées sur les prix dans le cadre de la proposition. Cette section peut aider les fournisseurs à proposer des tarifs réalistes et compétitifs.
7. Termes et Conditions: Cette section décrit les termes contractuels, conditions et aspects légaux du projet, y compris les modalités de paiement, la durée du contrat, les exigences de confidentialité et toute autre stipulation légale.
8. Calendrier de Réponse: L'appel d'offres spécifiera les dates clés, y compris la date limite de soumission des propositions, les dates des réunions pré-proposition ou des sessions de questions-réponses, et un calendrier prévisionnel pour le processus de révision et la décision finale. Il inclura également probablement un point de contact avec un numéro de téléphone ou une adresse e-mail.
9. Informations Supplémentaires/Pièces Jointes: L'émetteur peut inclure des informations supplémentaires pertinentes pour l'appel d'offres, telles que des documents de référence, des données ou des modèles que les répondants doivent utiliser dans leurs propositions.

Exigences pour un appel d'offres

Les appels d'offres peuvent varier en format et en contenu, mais ils doivent décrire à la fois l'entreprise et le projet en détail pour attirer des réponses viables et compétitives.

Les meilleures pratiques comprennent :

• Fournir un aperçu du projet
• Décrire la nature de l'entreprise
• Décrire les objectifs que l'entreprise souhaite atteindre avec le projet
• Détailler l'étendue du projet et tous les produits et services nécessaires
• Fournir les critères de sélection des soumissionnaires
• Spécifier le format des réponses attendues
• Inclure des instructions sur les informations que le soumissionnaire doit inclure, telles que des exemples de leurs travaux ou des études de cas
• Fournir des informations de contact pour que les soumissionnaires puissent envoyer leurs propositions
• Spécifier les dates clés, y compris une date limite pour la soumission des propositions

Idéalement, l'appel d'offres sera suffisamment spécifique pour que vous, en tant que fournisseur, puissiez proposer une solution adaptée au problème de l'organisation, mais pas trop spécifique pour que vous vous sentiez restreint en termes de créativité.

Un appel d'offres qui suit ces meilleures pratiques devrait répondre à cette exigence et aboutir à une variété de soumissions compétitives qui contribuent à réduire le coût de la solution.

Exemples de questions pour un appel d'offres

Maintenant que nous avons couvert les composants qui devraient composer un appel d'offres, jetons un coup d'œil à quelques questions spécifiques qu'un fournisseur peut trouver dans un appel d'offres.

Disons qu'une organisation cherche à s'associer avec le bon fournisseur pour fournir une plateforme d'apprentissage robuste. Dans ce cas, ils peuvent demander aux fournisseurs de remplir une RFP avec une série de questions à réponses oui, non ou partielle qui leur permet d'évaluer l'adéquation de la plateforme par rapport à leurs exigences, ainsi que les opportunités et les limitations de la solution du fournisseur.

Voici quelques exemples de questions RFP :

• Le système dispose-t-il d'une fonctionnalité de recherche permettant aux apprenants de trouver des cours ou des matériaux en fonction de mots-clés, de titre, de format de livraison et d'autres identifiants tagués ?
• Le système permet-il la création de champs de profil utilisateur personnalisés ?
• Le système prend-il en charge des notifications par email automatiques et personnalisables ?
• Le système chiffre-t-il les données pendant la transmission ?
• L'équipe de support du système dispose-t-elle de documents de support disponibles en ligne ?

Comme indiqué précédemment, les RFP varient en format. Certains peuvent être des questionnaires nécessitant des réponses par oui, non ou partiellement comme dans l'exemple ci-dessus. D'autres peuvent définir le projet, la procédure d'évaluation et d'autres informations et obliger les soumissionnaires à présenter des propositions traitant chacune de ces sections. L'exemple ci-dessous est formaté de cette manière.

Exemple de RFP

Cet exemple de RFP de la City of Mentor sollicite des offres de la part de consultants qualifiés et expérimentés capables de réaliser une évaluation complète de l'état de la piscine extérieure dans l'un de leurs plus grands parcs, l'Eleanor B. Garfield Park Swimming Pool. Il est divisé en huit parties :

1. Intention : Décrit l'intention de la RFP, comme indiqué ci-dessus.
2. Présentation de la communauté : Décrit brièvement la ville de Mentor, les services qu'elle fournit et l'état de la structure extérieure.
3. Calendrier du projet : Énumère une série de dates qui forment un calendrier préliminaire pour l'évaluation et la possible rénovation de la structure.
4. Instructions pour la soumission de la RFP : Détaille comment les soumissionnaires doivent soumettre leurs réponses à la RFP.
5. Critères d'évaluation : Définit les critères selon lesquels la ville évaluera chaque réponse à la RFP.
6. Déclaration des qualifications : Explique quelles informations doivent être incluses dans chaque réponse à la RFP. Les exigences incluent une déclaration détaillant l'entreprise du répondant, la structure de l'équipe, l'expérience des projets similaires et l'approche du projet, ainsi que des références et une proposition de coût.
7. Termes et conditions : Énumère les termes du contrat.
8. Portée des services : Détaille exactement quels services doivent être fournis pour l'évaluation de la structure, l'évaluation de l'état de la structure et la présentation de l'évaluation de l'état de la structure.

Modèle de RFP

Téléchargez le modèle de demande de proposition gratuit ci-dessous pour avoir une idée de ce que les clients potentiels veulent savoir lorsqu'ils essaient de sélectionner un partenaire qui leur convient le mieux. Savoir à quoi s'attendre peut vous aider à répondre aux RFP plus rapidement et plus facilement et augmenter vos chances de convaincre les parties prenantes et les décideurs.

Automatisation des RFP

L'automatisation des RFP simplifie et rationalise le processus de réponse aux RFP.

Sans automatisation, vous devriez passer des centaines d'heures de travail manuel à assigner les questions RFP entrantes à des experts en la matière, à passer au crible les documents et dossiers pour trouver les réponses précédentes aux RFP, puis à les copier et coller dans la nouvelle proposition.

Vous devez également vous assurer que ces réponses sont mises à jour et prêtes à l'emploi. Ce flux de travail manuel nécessitera une coordination entre les équipes de vente, marketing, juridique, informatique, conformité et autres ainsi qu'une gestion de projet chronophage pour suivre les mises à jour.

Pour trop d'organisations, le résultat est des offres perdues et des revenus manqués car elles ne peuvent pas répondre aux RFP assez rapidement.

L'automatisation des RFP réduit ces heures. En utilisant l'IA et l'apprentissage automatique, le logiciel d'automatisation des RFP suggère des réponses basées sur des RFP précédemment répondus pour accélérer le processus. Le logiciel d'automatisation des RFP peut offrir des avantages supplémentaires également.

Avec Secureframe Questionnaire Automation, par exemple, les clients téléchargent simplement un RFP sur Secureframe, vérifient les réponses suggérées par Secureframe à partir de la base de connaissances Secureframe, exportent le document complété au format original et l'envoient à leur client potentiel.

Toutes les questions et réponses sont stockées dans notre base de connaissances et les réponses sont mises à jour au fur et à mesure que de nouvelles réponses aux RFP sont finalisées. Les experts en la matière peuvent également être assignés pour répondre à des questions spécifiques dans la base de connaissances afin de s'assurer qu'elles sont le plus à jour et précises possible.

Les clients peuvent également accéder facilement aux réponses aux RFP depuis le confort de leur navigateur avec l'extension Chrome de la base de connaissances.

Répondez aux RFP plus rapidement et plus facilement avec l'automatisation

Répondre aux RFP est une partie importante de la conquête de nouvelles opportunités avec de nouvelles organisations, en particulier dans le secteur public. Cependant, cela peut être un processus manuel, chronophage et fastidieux.

Certaines questions sont les mêmes d'un client à l'autre et nécessitent que vous vous répétiez ou que vous retrouviez des réponses précédentes. Certaines questions varient d'un client à l'autre sans format, ensemble ou ordre de questions standardisé, ce qui signifie que vous devez faire appel à des experts en la matière pour répondre ou mettre à jour les réponses précédentes.

Le résultat est des centaines d'heures de travail manuel qui vous éloignent d'autres priorités élevées et peuvent vous faire perdre des opportunités au profit d'autres soumissionnaires qui répondent plus rapidement.

C'est pourquoi nous avons créé Secureframe Questionnaire Automation, une solution activée par l'IA qui permet de répondre rapidement et facilement aux RFP.

Planifiez une démonstration de Secureframe Trust pour voir Secureframe Questionnaire Automation en action, et pour apprendre comment else Secureframe Trust peut vous aider à renforcer la confiance de vos prospects.