En promedio, se gasta el 25 % de los ingresos comerciales en costos de cumplimiento.

¿Por qué es tan caro el cumplimiento?

Entender, alcanzar y mantener el cumplimiento con múltiples estándares de seguridad y regulación es complejo y lleva tiempo. Esto requiere conocimientos especializados y una gran cantidad de trabajo manual repetitivo, mantenimiento y seguimiento. Y en muchos casos, una falta o un error puede resultar en sanciones significativas en caso de una violación.

Las empresas necesitan un enfoque organizado y estratégico para el cumplimiento que les permita entender, cumplir y mantener de manera proactiva los requisitos. Aquí es donde entra en juego la gestión del cumplimiento.

La gestión del cumplimiento incluye todos los diferentes procesos y políticas que las organizaciones establecen para cumplir con las obligaciones legales y los estándares de la industria. Un enfoque estratégico y coherente para el cumplimiento no solo ayuda a las organizaciones a evitar sanciones legales y financieras, sino que también mejora las operaciones internas y fortalece su reputación entre clientes, prospectos y socios.

Muchas organizaciones están reforzando sus programas de gestión de cumplimiento con herramientas diseñadas para simplificar y automatizar los procesos de cumplimiento. Un sistema de gestión de cumplimiento (CMS, por sus siglas en inglés) ayuda a las organizaciones a entender y cumplir con sus obligaciones de cumplimiento, fomentando operaciones legales y un comportamiento empresarial ético. Las herramientas también permiten a las organizaciones mantenerse al día con los desarrollos en marcos regulatorios, mejorar la eficiencia operativa y fomentar una cultura de cumplimiento en equipos y departamentos.

A continuación, exploraremos en detalle qué es un sistema de gestión de cumplimiento, examinaremos las ventajas de su implementación y compartiremos consejos prácticos que le ayudarán a elegir un CMS que cumpla mejor con los requisitos únicos de su organización.

¿Qué es un sistema de gestión de cumplimiento?

Un sistema de gestión de cumplimiento (CMS) es un conjunto de políticas, procedimientos y procesos que ayudan a una organización a cumplir con las leyes aplicables, regulaciones de cumplimiento, marcos de seguridad y estándares de la industria. Un CMS robusto es importante para gestionar los riesgos de cumplimiento, incluidas las sanciones financieras y los daños a la reputación que podrían surgir de problemas de cumplimiento.

Aquí hay algunas razones importantes por las que una organización querría implementar un sistema de gestión de cumplimiento:

Simplificar el cumplimiento con marcos y regulaciones

La implementación y monitoreo de los requisitos de control para marcos de seguridad demandados como SOC 2, ISO 27001 y NIST 800-53 puede ser difícil y complejo, especialmente cuando se busca el cumplimiento por primera vez. Y para industrias altamente reguladas como la banca, la salud y la energía, cumplir con los requisitos legales y regulatorios es esencial para evitar sanciones costosas y complicaciones legales.

Un CMS facilita significativamente a las organizaciones implementar y mantener controles de cumplimiento, monitorear su postura de cumplimiento a lo largo del tiempo, cerrar brechas para asegurar un cumplimiento continuo, y mantenerse al día con las regulaciones existentes y los marcos en evolución.

Un CMS también centraliza todos los datos y actividades relacionadas con el cumplimiento y proporciona una única fuente de verdad para el estado de cumplimiento y las tareas, así como los resultados de las auditorías y la documentación de cumplimiento. Los esfuerzos de cumplimiento son consistentes y nada pasa desapercibido debido a procesos fragmentados. Esta centralización también simplifica cómo las organizaciones gestionan los datos de cumplimiento y facilita las auditorías e inspecciones de cumplimiento, ya que la información es fácilmente accesible y claramente documentada.

Dado que los entornos regulatorios son dinámicos, un CMS es una herramienta valiosa para gestionar los cambios regulatorios. Un CMS puede rastrear estos cambios y notificar al personal pertinente, permitiendo a la organización ajustar sus procesos y políticas a tiempo para cumplir con las nuevas o actualizadas regulaciones. Este enfoque proactivo puede ayudar a reducir los riesgos de cumplimiento y prevenir sanciones, así como incidentes de seguridad en caso de una violación.

Reforzar la gestión de riesgos

La implementación de un CMS a menudo es un elemento clave en la estrategia de gestión de riesgos de una organización, ya que ayuda a identificar y monitorear riesgos específicos relacionados con el cumplimiento y las operaciones.

Una vez implementadas las medidas de mitigación, un CMS también puede asegurar que estas medidas se apliquen y se rastreen de manera consistente en toda la organización, y monitorear y reportar su efectividad. Esto previene que los problemas o brechas se agraven o brinden una oportunidad a los atacantes.

Mejorar la eficiencia operativa

Un sistema de gestión de cumplimiento eficaz mejora la eficiencia operativa de toda la organización, más allá del equipo de cumplimiento. Estandariza los procesos de cumplimiento entre los departamentos para eliminar redundancias y reducir errores humanos.

Muchas plataformas CMS también integran la automatización para racionalizar flujos de trabajo y tareas repetitivas, como evaluaciones de riesgos, auditorías, monitoreo del desempeño de los controles, seguimiento de activos y generación de informes. Al liberar al equipo de cumplimiento de estas tareas manuales, pueden concentrarse en tareas más estratégicas y mejorar su productividad e impacto comercial.

Apoyar la gobernanza empresarial

Un CMS eficaz apoya una sólida gobernanza empresarial al promover una cultura de cumplimiento y seguridad de datos en los equipos y departamentos. Hace que todos los niveles de la organización sean responsables del cumplimiento de las regulaciones y aclara los roles de la alta dirección, la junta directiva y todos los demás empleados.

Un CMS también mejora la transparencia al mantener registros detallados de las actividades de cumplimiento, las decisiones y sus fundamentos. Esto fomenta una gobernanza empresarial que no solo incluye la supervisión, sino que también alinea las decisiones y acciones con las normas éticas y los requerimientos regulatorios de la organización.

Fortalecer la confianza en la marca

Un sistema CMS robusto demuestra a los interesados, incluidos inversores, clientes, prospectos y reguladores, que su organización está comprometida a mantener altos estándares de cumplimiento y ética. Esta mayor confianza puede abrir nuevas oportunidades de negocio, acelerar los ciclos de ventas y ofrecer una ventaja competitiva.

También fortalece la lealtad, ya que los clientes están más dispuestos a establecer relaciones a largo plazo con organizaciones en las que confían para priorizar el cumplimiento y proteger sus datos sensibles. Esta confianza es especialmente importante en industrias donde los contratos y acuerdos a largo plazo son cruciales, como el sector público, la atención médica y las finanzas.

Mejorar la toma de decisiones

Un CMS centraliza los datos relacionados con el cumplimiento y los hace fácilmente accesibles para los responsables de la toma de decisiones. Con una comprensión completa de los riesgos y el estado de cumplimiento, la alta gerencia puede tomar decisiones más informadas que cumplan tanto con los requisitos regulatorios como con los objetivos comerciales.

Esta información también ayuda a los ejecutivos a asignar recursos de manera más eficiente. Al identificar las necesidades críticas de cumplimiento y las áreas de alto riesgo, las organizaciones pueden priorizar mejor sus inversiones en controles de seguridad, capacitación de empleados y otras actividades de cumplimiento y gestión de riesgos.

Cómo decidir si su organización necesita un sistema de gestión de cumplimiento

Saber si su organización se beneficiaría de un sistema de gestión de cumplimiento depende de sus operaciones actuales, del entorno regulatorio y de los objetivos comerciales generales.

Aquí hay algunas preguntas clave que debe hacerse para guiar su decisión:

¿Cuáles son las expectativas de sus clientes?

La privacidad y la seguridad de los datos son cada vez más preocupaciones centrales tanto para los consumidores como para los líderes empresariales. Esto es una consideración central al seleccionar proveedores. Las organizaciones que no priorizan el cumplimiento corren el riesgo de ser superadas por sus competidores y frenar su crecimiento.

De hecho, el 29 % de las organizaciones ha perdido un nuevo contrato comercial por no contar con una certificación de cumplimiento, y el 72 % de las empresas ha realizado una auditoría de cumplimiento específicamente para ganar nuevos contratos. Y en muchos casos, como en contratos gubernamentales y empresas de atención médica, el cumplimiento de las regulaciones aplicables es un requisito indispensable para hacer negocios.

Cumplir por primera vez con un nuevo marco de cumplimiento puede ser un proyecto intimidante y que consume muchos recursos. Un sistema de gestión de cumplimiento puede simplificar y agilizar el proceso de adherirse a una serie de marcos de seguridad demandados al definir un camino claro hacia el cumplimiento.

El CMS puede integrarse en su infraestructura existente para evaluar su nivel actual de cumplimiento, identificar brechas en sus controles de seguridad y mostrarle un camino claro hacia el progreso. Al automatizar gran parte del proceso de preparación para auditorías, incluyendo la recopilación de pruebas, la creación de políticas y la asignación de controles, una herramienta puede ahorrar a su equipo cientos de horas de trabajo manual.

¿Cómo es su panorama regulatorio?

¿Opera en una industria altamente regulada como la atención médica o las finanzas, donde los requisitos de cumplimiento son complejos y se actualizan con frecuencia? ¿Trabaja su organización en múltiples regiones con diferentes requisitos de cumplimiento?

El 23 % de los profesionales de seguridad y TI afirman que su mayor desafío en el cumplimiento de normativas es mantenerse al día con los nuevos requisitos y regulaciones y su interpretación. Además, el 76 % de los responsables de cumplimiento dicen que buscan manualmente en sitios web regulatorios para rastrear cambios y evaluar su impacto en su organización. Está claro que gestionar cambios regulatorios es una carga significativa para las organizaciones.

Un CMS puede eliminar gran parte de este trabajo arduo al monitorear cambios regulatorios para asegurar que las políticas y procedimientos de su organización cumplan con los nuevos requisitos. Esto no solo limita la cantidad de trabajo manual para su equipo, sino que también reduce el riesgo de multas por incumplimiento cuando se realizan cambios.

¿Cómo maneja usted los riesgos de cumplimiento?

¿Existe un proceso formal de gestión de riesgos? ¿Cómo está integrado en sus esfuerzos de cumplimiento? ¿Cuáles son los riesgos potenciales del incumplimiento? Considere tanto las consecuencias directas, como multas y acciones legales, como las consecuencias indirectas, como daños a la reputación.

Un CMS puede ofrecer una visión clara y actualizada de su perfil de riesgo y las medidas de mitigación al identificar, evaluar y monitorear los riesgos asociados con el cumplimiento.

¿Qué procesos de cumplimiento existen actualmente?

¿Son efectivos los procesos actuales para garantizar el cumplimiento? ¿Ha habido incumplimientos o casi incidentes de cumplimiento recientemente? ¿Estos procesos son eficientes o consumen una cantidad significativa de tiempo y recursos?

Un CMS racionaliza los procesos de cumplimiento mediante la automatización y procedimientos estandarizados. Esto incluye la automatización de la documentación, auditorías internas e informes, lo que acelera el proceso y reduce el riesgo de errores humanos.

¿Qué tan complejos son sus sistemas y procesos?

¿Serán efectivos sus procesos actuales de cumplimiento cuando crezca la organización? ¿Cómo se gestionan y protegen actualmente los datos sensibles? ¿Maneja su organización un gran volumen de datos que requieren controles internos estrictos?

Con un CMS, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia operativa al reducir el tiempo y los recursos dedicados a tareas de cumplimiento manuales. La escalabilidad del sistema asegura que pueda adaptarse a las crecientes necesidades del negocio y a entornos regulatorios cambiantes sin necesitar una reconfiguración constante.

¿Qué herramientas y tecnologías usa actualmente?

El 60 % de los profesionales de GRC aún gestionan el cumplimiento manualmente con hojas de cálculo. ¿Hay brechas significativas en su tecnología actual que un sistema de gestión del cumplimiento podría llenar? ¿Sus herramientas actuales están suficientemente integradas para proporcionar una visión completa del cumplimiento en toda la organización?

La integración de un CMS con otros sistemas empresariales (como ERP o CRM) puede mejorar todo su paquete tecnológico al proporcionar una visión más profunda de las operaciones, mejorar la precisión de los datos y facilitar una mejor toma de decisiones entre departamentos.

¿Cómo se informan y utilizan las informaciones sobre el cumplimiento?

¿Son actuales y accionables los informes de cumplimiento? ¿Cómo se utilizan las informaciones sobre el cumplimiento para apoyar la toma de decisiones estratégicas?

Con funciones robustas de seguimiento de datos e informes en tiempo real, un CMS ofrece transparencia y visibilidad sobre el estado del cumplimiento y los riesgos, lo que facilita la preparación para auditorías y mantener el cumplimiento continuo.

¿Cuál es la cultura organizacional con respecto al cumplimiento?

¿Cómo apoya su organización una cultura de cumplimiento? ¿Están bien informados los empleados sobre sus responsabilidades con respecto a los requisitos de cumplimiento? ¿Existe un programa formal de capacitación para empleados?

Un CMS integra el cumplimiento de las normas en los procesos comerciales diarios, lo que facilita la concienciación de todos los empleados sobre las normas de cumplimiento y su papel en el mantenimiento de estas. También fomenta la eficiencia interna y la responsabilidad dentro de la organización, acelerando así la velocidad de cumplimiento.

¿Cuál es el retorno de la inversión (ROI) previsto para implementar una herramienta?

¿Cuáles son los costos estimados para la implementación de un software de gestión de cumplimiento? Considere tanto los costos directos (como la compra e instalación) como los costos indirectos (como la formación y el mantenimiento). ¿Qué ahorros potenciales y beneficios se derivan de la reducción de riesgos, la evitación de multas, la mejora de la eficiencia y el fortalecimiento de la posición de cumplimiento?

Compare los costos asociados con la adquisición, implementación y mantenimiento del CMS con los ahorros potenciales y los beneficios intangibles, como el ahorro de tiempo, la reducción de riesgos y la mejora de la reputación. Al evaluar cuidadosamente estos aspectos, puede tomar una decisión informada sobre si un sistema de gestión de cumplimiento puede ofrecer a su organización un retorno de la inversión positivo.

Reflexionar sobre estas preguntas puede ayudarle a entender mejor si sus esfuerzos de cumplimiento actuales son suficientes o si invertir en un software de gestión de cumplimiento puede ofrecer una ventaja significativa para su organización. Si descubre que los desafíos de cumplimiento son cada vez más complejos, consumen recursos significativos y afectan su perfil de riesgo, podría ser el momento de considerar la implementación de una plataforma de gestión de cumplimiento dedicada.

Cómo evaluar el software de gestión de cumplimiento

El software de gestión de cumplimiento adecuado puede ser de un valor incalculable para ayudar a su organización a simplificar los procesos de cumplimiento, cumplir con los requisitos regulatorios y gestionar eficazmente los riesgos de cumplimiento.

Aquí hay algunas características importantes que debe tener en cuenta al seleccionar una herramienta:

Monitorización y reporte continuo de cumplimiento

El CMS debe tener mecanismos para monitorear y rastrear las actividades y el estado de cumplimiento. Debe generar informes y dashboards que ofrezcan una visión rápida del estado y progreso del cumplimiento para regulaciones y normativas específicas. Las notificaciones automáticas y las tareas también pueden ayudar a garantizar una rápida resolución de problemas potenciales de cumplimiento.

Conecte a más de 200 integraciones profundas de Secureframe para monitorear continuamente sus stacks tecnológicos y obtener información accionable sobre problemas críticos de cumplimiento como fallos de control. Si se detectan configuraciones incorrectas, use Comply AI para la corrección, obteniendo soluciones generadas automáticamente para Infrastructure-as-Code que puede copiar, pegar y desplegar fácilmente en su entorno de nube.

Gestión de riesgos

El sistema debe tener funciones para racionalizar las evaluaciones de riesgos e integrarlas en sus procesos de cumplimiento. Debe ofrecer herramientas para evaluar la probabilidad y el impacto de riesgos potenciales, así como mecanismos para implementar controles para mitigar estos riesgos.

La solución de gestión de riesgos de extremo a extremo de Secureframe ofrece un flujo de trabajo de riesgos automatizado, mejorado por capacidades de IA. Con una descripción del riesgo, Comply AI for Risk crea una evaluación de riesgo inherente, un plan de tratamiento propuesto y una evaluación de riesgo residual para que las organizaciones puedan mejorar su conciencia y capacidad de respuesta ante riesgos.

Gestión de proveedores

La mayoría de los estándares regulatorios y de seguridad exigen que las organizaciones también aseguren la conformidad de los terceros, pero rastrear el estado de cumplimiento de los proveedores puede ser difícil. Busque un CMS como Secureframe que facilite el acceso y seguimiento de los informes de cumplimiento de los proveedores, auditorías diligentes y evaluaciones de riesgos de terceros en una sola herramienta.

Flujos de trabajo y notificaciones automáticas

Busque un CMS con una automatización robusta para tareas de cumplimiento que consumen mucho tiempo, como la recolección de pruebas de auditoría, la realización de evaluaciones de riesgos, la creación de políticas y la respuesta a cuestionarios de seguridad. Un CMS que pueda informar controles fallidos también puede ayudar a su equipo a cerrar brechas proactivamente y mantener el cumplimiento.

Secureframe ofrece todas estas funciones, así como ahorros de tiempo valiosos como generadores de políticas y pruebas automatizadas.

Capacitación de empleados

El software debería incluir programas de capacitación en conciencia de seguridad y cumplimiento para los empleados. También debería hacer seguimiento de la finalización y efectividad de las capacitaciones para asegurar que los empleados comprendan sus responsabilidades en relación con el cumplimiento. Las herramientas que recuerdan a los empleados a completar capacitaciones, así como a revisar y aceptar políticas de la empresa, también pueden ayudar a los equipos de recursos humanos y otros a rastrear manualmente la finalización y seguir los recordatorios.

Una plataforma de capacitación integrada y seguimiento de finalización está integrada en Secureframe, así como la automatización del onboarding y offboarding de empleados y una vista unificada para la gestión y el seguimiento de computadoras de empleados, recursos en la nube y repositorios de código.

Gestión de políticas y documentos

El CMS debería actuar como una única fuente de verdad y como un repositorio centralizado para documentos de cumplimiento como políticas, procedimientos, informes y resultados de auditorías.

El Centro de Conocimiento de Secureframe actúa como un sistema de registro y cumplimiento de seguridad para su organización. Permite al personal y a los expertos acceder a información de seguridad precisa y verificada sin tener que navegar por múltiples sistemas o usar accidentalmente información desactualizada. Un centro de confianza público también le permite compartir informes de auditoría y gestionar solicitudes de documentos seguras con clientes, prospectos y socios, convirtiendo una fuerte posición de seguridad en una ventaja competitiva.

Gestión de cambios regulatorios

El sistema debería actualizarse automáticamente para reflejar cambios en las leyes existentes, regulaciones y estándares de seguridad, reduciendo así el tiempo y esfuerzo que las organizaciones necesitan para comprender cómo los cambios regulatorios impactan su programa de cumplimiento existente.

El equipo de Secureframe no solo notifica a los clientes sobre cualquier cambio regulatorio que afecte su posición de cumplimiento. La plataforma de Secureframe es también diseñada y mantenida por expertos en cumplimiento y seguridad, por lo que cualquier cambio regulatorio o actualización de marcos se refleja en la plataforma.

Adaptabilidad y escalabilidad

El CMS debe ser adaptable y escalable a las necesidades cambiantes de su organización para mantenerse al día con el crecimiento y los cambios en los requisitos de cumplimiento. Secureframe ofrece más de 200 integraciones profundas para trabajar sin esfuerzo con otros sistemas y herramientas en su organización, incluidas las suites de servicios en la nube, gestión de negocios y tareas, servicios de recursos humanos, herramientas de seguridad y desarrollo, y sistemas de gestión de riesgos. Controles personalizados, marcos a medida y gestión de riesgos personalizable significan que puede adaptar la plataforma a sus necesidades a medida que crece.

En una encuesta de clientes realizada por UserEvidence, los usuarios de Secureframe informaron una serie de beneficios en términos de seguridad y cumplimiento:

• El 95 % ahorró tiempo y recursos en la obtención y mantenimiento del cumplimiento
• El 71 % mejoró la visibilidad de su postura de seguridad y cumplimiento
• El 50 % redujo los costos asociados con su programa de cumplimiento
• El 50 % aceleró el tiempo de cumplimiento para varios marcos de cumplimiento

Para obtener más información sobre cómo Secureframe puede simplificar y fortalecer la gestión de cumplimiento de su organización, reserve una demostración personalizada con un experto en productos.