Was ist ein Compliance-Management-System? Vorteile, bewährte Verfahren und wie man wählt
Durchschnittlich werden 25 % der Unternehmenseinnahmen für Compliance-Kosten aufgewendet.
Warum ist Compliance so teuer?
Das Verstehen, Erreichen und Aufrechterhalten der Compliance mit mehreren Sicherheits- und Regulierungsstandards ist komplex und zeitaufwendig. Dies erfordert spezielles Fachwissen und eine übermäßige Menge an sich wiederholender, manueller Arbeit, Wartung und Nachverfolgung. Und in vielen Fällen kann ein Versäumnis oder ein Fehler zu erheblichen Sanktionen im Falle eines Verstoßes führen.
Unternehmen benötigen einen organisierten und strategischen Ansatz zur Compliance, der es ihnen ermöglicht, proaktiv zu verstehen, zu erfüllen und die Anforderungen aufrechtzuerhalten. Hier kommt das Compliance-Management ins Spiel.
Das Compliance-Management umfasst alle verschiedenen Prozesse und Richtlinien, die Organisationen einrichten, um gesetzliche Verpflichtungen und Branchenstandards einzuhalten. Ein strategischer und kohärenter Ansatz zur Compliance hilft Organisationen nicht nur, rechtliche und finanzielle Sanktionen zu vermeiden, sondern verbessert auch interne Abläufe und stärkt ihren Ruf bei Kunden, Interessenten und Partnern.
Viele Organisationen verstärken ihre Compliance-Management-Programme mit Tools, die darauf ausgelegt sind, Compliance-Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Ein Compliance-Management-System (CMS) hilft Organisationen, ihre Compliance-Verpflichtungen zu verstehen und zu erfüllen, und fördert sowohl legale Operationen als auch ethisches Geschäftsverhalten. Die Werkzeuge ermöglichen es Organisationen auch, mit den Entwicklungen in regulatorischen Rahmenbedingungen Schritt zu halten, die betriebliche Effizienz zu verbessern und eine Compliance-Kultur in Teams und Abteilungen zu fördern.
Im Folgenden werden wir die Details, was ein Compliance-Management-System ist, erkunden, die Vorteile seiner Implementierung untersuchen und praktische Ratschläge teilen, die Ihnen helfen, ein CMS auszuwählen, das die einzigartigen Anforderungen Ihrer Organisation am besten erfüllt.
Was ist ein Compliance-Management-System?
Ein Compliance-Management-System (CMS) ist eine Reihe von Richtlinien, Verfahren und Prozessen, die einer Organisation helfen, die geltenden Gesetze, Compliance-Vorschriften, Sicherheitsrahmen und Branchenstandards einzuhalten. Ein robustes CMS ist wichtig, um Compliance-Risiken zu managen, einschließlich finanzieller Sanktionen und Reputationsschäden, die sich aus Compliance-Problemen ergeben könnten.
Hier sind einige wichtige Gründe, warum eine Organisation ein Compliance-Management-System implementieren möchte:
Compliance mit Rahmenwerk und Vorschriften vereinfachen
Die Implementierung und Überwachung von Kontrollanforderungen für gefragte Sicherheitsrahmen wie SOC 2, ISO 27001 und NIST 800-53 kann schwierig und komplex sein, insbesondere wenn man zum ersten Mal nach Compliance sucht. Und für stark regulierte Branchen wie Banken, Gesundheitswesen und Energie ist die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen entscheidend, um kostspielige Sanktionen und rechtliche Komplikationen zu vermeiden.
Ein CMS macht es Organisationen erheblich einfacher, Compliance-Kontrollen zu implementieren und aufrechtzuerhalten, ihre Compliance-Haltung im Laufe der Zeit zu überwachen, Lücken zu schließen, um eine kontinuierliche Compliance zu gewährleisten, und mit bestehenden Vorschriften und sich entwickelnden Rahmenbedingungen auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Ein CMS zentralisiert auch alle Daten und Aktivitäten im Zusammenhang mit der Compliance und bietet eine einzige Quelle der Wahrheit für den Compliance-Status und Aufgaben sowie Auditergebnisse und Compliance-Dokumentationen. Die Compliance-Bemühungen sind konsistent und nichts wird aufgrund fragmentierter Prozesse übersehen. Diese Zentralisierung vereinfacht auch, wie Organisationen Compliance-Daten verwalten, und erleichtert Compliance-Audits und -Inspektionen, da die Informationen leicht zugänglich und klar dokumentiert sind.
Da die regulatorischen Umgebungen dynamisch sind, ist ein CMS ein wertvolles Werkzeug für das Management von regulatorischen Änderungen. Ein CMS kann diese Änderungen verfolgen und das betreffende Personal benachrichtigen, sodass die Organisation ihre Prozesse und Richtlinien rechtzeitig anpassen kann, um den neuen oder aktualisierten Vorschriften zu entsprechen. Dieser proaktive Ansatz kann dazu beitragen, Compliance-Risiken zu reduzieren und Sanktionen sowie Sicherheitsvorfälle im Falle einer Verletzung zu verhindern.
Das Risikomanagement verstärken
Die Implementierung eines CMS ist oft ein Schlüsselelement der Risikomanagementstrategie einer Organisation, da es hilft, spezifische Risiken im Zusammenhang mit Compliance und Betrieb zu identifizieren und zu überwachen.
Nachdem die Minderungsmaßnahmen implementiert wurden, kann ein CMS auch sicherstellen, dass diese Maßnahmen konsistent in der gesamten Organisation angewendet und verfolgt werden sowie ihre Wirksamkeit überwachen und darüber berichten. Dies verhindert, dass Probleme oder Lücken sich verschlimmern oder Angreifern eine Gelegenheit bieten.
Die betriebliche Effizienz verbessern
Ein effektives Compliance-Management-System verbessert die betriebliche Effizienz der gesamten Organisation, über das Compliance-Team hinaus. Es standardisiert Compliance-Prozesse zwischen den Abteilungen, um Redundanzen zu eliminieren und menschliche Fehler zu reduzieren.
Viele CMS-Plattformen integrieren auch die Automatisierung, um Arbeitsabläufe und sich wiederholende Aufgaben wie Risikobewertungen, Audits, die Überwachung der Kontrollleistung, das Asset-Tracking und die Berichtserstellung zu rationalisieren. Indem das Compliance-Team von diesen manuellen Aufgaben entlastet wird, kann es sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren und seine Produktivität und den geschäftlichen Einfluss verbessern.
Die Unternehmensführung unterstützen
Ein effektives CMS unterstützt eine solide Unternehmensführung, indem es eine Kultur der Compliance und Datensicherheit in den Teams und Abteilungen fördert. Es macht alle Ebenen der Organisation für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich und klärt die Rollen des Top-Managements, des Vorstands und aller anderen Mitarbeiter.
Ein CMS verbessert auch die Transparenz, indem detaillierte Aufzeichnungen über Compliance-Aktivitäten, Entscheidungen und deren Grundlagen geführt werden. Dies fördert eine Unternehmensführung, die nicht nur die Überwachung umfasst, sondern auch Entscheidungen und Aktionen mit den ethischen Normen und regulatorischen Anforderungen der Organisation in Einklang bringt.
Das Vertrauen in die Marke stärken
Ein robustes CMS demonstriert den Stakeholdern, einschließlich Investoren, Kunden, Interessenten und Aufsichtsbehörden, dass Ihre Organisation sich verpflichtet, hohe Compliance- und Ethik-Standards aufrechtzuerhalten. Dieses erhöhte Vertrauen kann neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnen, Verkaufszyklen beschleunigen und einen Wettbewerbsvorteil bieten.
Es stärkt auch die Loyalität, da Kunden eher bereit sind, langfristige Beziehungen mit Organisationen einzugehen, denen sie vertrauen, dass sie Compliance priorisieren und ihre sensiblen Daten schützen. Dieses Vertrauen ist besonders in Branchen wichtig, in denen langfristige Verträge und Vereinbarungen von entscheidender Bedeutung sind, wie dem öffentlichen Sektor, dem Gesundheitswesen und den Finanzen.
Die Entscheidungsfindung verbessern
Ein CMS zentralisiert die mit der Compliance verbundenen Daten und macht sie für Entscheidungsträger leicht zugänglich. Mit einem umfassenden Verständnis der Risiken und des Compliance-Status kann das obere Management fundiertere Entscheidungen treffen, die sowohl den regulatorischen Anforderungen als auch den geschäftlichen Zielen entsprechen.
Diese Informationen helfen den Führungskräften auch, die Ressourcen effizienter zuzuweisen. Indem kritische Compliance-Bedürfnisse und Hochrisikobereiche identifiziert werden, können Organisationen ihre Investitionen in Sicherheitskontrollen, Mitarbeiterschulungen und andere Compliance- und Risikomanagement-Aktivitäten besser priorisieren.
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Wie Sie entscheiden, ob Ihre Organisation ein Compliance-Management-System benötigt
Zu wissen, ob Ihre Organisation von einem Compliance-Management-System profitieren würde, hängt von Ihren aktuellen Abläufen, dem regulatorischen Umfeld und den allgemeinen geschäftlichen Zielen ab.
Hier sind einige Schlüsselfragen, die Sie stellen sollten, um Ihre Entscheidung zu leiten:
Was sind die Erwartungen Ihrer Kunden?
Datenschutz und Datensicherheit sind zunehmend zentrale Anliegen der Verbraucher und Unternehmensführer. Dies ist eine zentrale Überlegung bei der Auswahl von Anbietern. Organisationen, die der Compliance keine Priorität einräumen, riskieren, von ihren Konkurrenten überholt zu werden und ihr Wachstum zu bremsen.
Tatsächlich haben 29 % der Organisationen einen neuen Geschäftsvertrag verloren, weil ihnen eine Compliance-Zertifizierung fehlte, und 72 % der Unternehmen haben ein Compliance-Audit speziell abgeschlossen, um neue Verträge zu gewinnen. Und in vielen Fällen, wie bei Regierungsaufträgen und Gesundheitsunternehmen, ist die Einhaltung der geltenden Vorschriften eine zwingende Voraussetzung, um Geschäfte abzuschließen.
Die erstmalige Erfüllung eines neuen Rahmenwerks zur Compliance kann ein einschüchterndes und ressourcenintensives Projekt sein. Ein Compliance-Management-System kann den Prozess der Einhaltung einer Reihe gefragter Sicherheitsrahmen vereinfachen und rationalisieren, indem es einen klaren Weg zur Compliance definiert.
Das CMS kann in Ihre bestehende Infrastruktur integriert werden, um Ihr aktuelles Compliance-Niveau zu bewerten, Lücken in Ihren Sicherheitskontrollen zu identifizieren und Ihnen einen klaren Weg zum Fortschritt aufzuzeigen. Durch die Automatisierung eines Großteils des Vorbereitungsprozesses für Audits — einschließlich des Sammelns von Nachweisen, der Erstellung von Richtlinien und der Zuordnung von Kontrollen — kann ein Tool Ihrem Team Hunderte von Stunden manueller Arbeit ersparen.
Wie sieht Ihre regulatorische Landschaft aus?
Operieren Sie in einer stark regulierten Branche wie dem Gesundheitswesen oder dem Finanzwesen, in der die Compliance-Anforderungen komplex und häufig aktualisiert werden? Arbeitet Ihre Organisation in mehreren Gebieten mit unterschiedlichen Compliance-Anforderungen?
23 % der Sicherheits- und IT-Fachleute geben an, dass es ihre größte Herausforderung bei der Einhaltung von Vorschriften ist, über neue Anforderungen und Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben und diese zu interpretieren. Hinzu kommt, dass 76 % der Compliance-Verantwortlichen sagen, dass sie regulatorische Websites manuell durchsuchen, um Änderungen zu verfolgen und deren Auswirkungen auf ihre Organisation zu bewerten. Es ist klar, dass die Verwaltung regulatorischer Änderungen eine erhebliche Belastung für Organisationen darstellt.
Ein CMS kann einen Großteil dieser mühsamen Arbeit beseitigen, indem es regulatorische Änderungen überwacht, um sicherzustellen, dass die Richtlinien und Prozesse Ihrer Organisation den neuen Anforderungen entsprechen. Dies begrenzt nicht nur die Menge an manueller Arbeit für Ihr Team, sondern verringert auch das Risiko von Strafen für Nichteinhaltung, wenn Änderungen vorgenommen werden.
Wie gehen Sie mit Compliance-Risiken um?
Ist ein formeller Risikomanagementprozess vorhanden? Wie ist er in Ihre Compliance-Bemühungen integriert? Was sind die potenziellen Risiken der Nichteinhaltung? Betrachten Sie sowohl die direkten Folgen, wie Geldstrafen und rechtliche Schritte, als auch die indirekten Folgen, wie Reputationsschäden.
Ein CMS kann eine klare und aktuelle Sicht auf Ihr Risikoprofil und die Minderungsmaßnahmen bieten, indem es die mit Compliance verbundenen Risiken identifiziert, bewertet und überwacht.
Welche Compliance-Prozesse sind derzeit vorhanden?
Sind die aktuellen Prozesse effektiv, um Compliance zu gewährleisten? Gab es in letzter Zeit Compliance-Ausfälle oder Beinahe-Unfälle? Sind diese Prozesse effizient oder verbrauchen sie eine erhebliche Menge an Zeit und Ressourcen?
Ein CMS rationalisiert Compliance-Prozesse durch Automatisierung und standardisierte Verfahren. Dies umfasst die Automatisierung der Dokumentation, interner Audits und Berichte, was den Prozess beschleunigt und das Risiko menschlicher Fehler verringert.
Wie komplex sind Ihre Systeme und Prozesse?
Werden Ihre aktuellen Compliance-Prozesse effektiv sein, wenn die Organisation wächst? Wie werden sensible Daten derzeit verwaltet und geschützt? Verarbeitet Ihre Organisation ein großes Volumen an Daten, die strenge interne Kontrollen erfordern?
Mit einem CMS können Organisationen eine größere operative Effizienz erreichen, indem sie die Zeit und Ressourcen reduzieren, die für manuelle Compliance-Aufgaben aufgewendet werden. Die Skalierbarkeit des Systems stellt sicher, dass es sich an die wachsenden Bedürfnisse des Unternehmens und an sich ändernde regulatorische Umgebungen anpassen kann, ohne dass eine ständige Neukonfiguration erforderlich ist.
Welche Tools und Technologien verwenden Sie derzeit?
60 % der GRC-Fachleute verwalten die Compliance immer noch manuell mit Tabellenkalkulationen. Gibt es erhebliche Lücken in Ihrem aktuellen Technologie-Stack, die ein Compliance-Management-System füllen könnte? Sind Ihre aktuellen Tools ausreichend integriert, um einen umfassenden Überblick über die Compliance in der gesamten Organisation zu bieten?
Die Integration eines CMS in andere Geschäftssysteme (wie ERP oder CRM) kann Ihren gesamten Technologie-Stack verbessern, indem es tiefere Einblicke in die Abläufe bietet, die Datengenauigkeit verbessert und eine bessere Entscheidungsfindung zwischen den Abteilungen erleichtert.
Wie werden Compliance-Informationen gemeldet und genutzt?
Sind die Compliance-Berichte aktuell und umsetzbar? Wie werden Compliance-Informationen genutzt, um die strategische Entscheidungsfindung zu unterstützen?
Mit robusten Datenverfolgungs- und Echtzeit-Berichtsfunktionen bietet ein CMS Transparenz und Einblick in den Stand der Compliance und Risiken, was die Vorbereitung auf Audits und die Aufrechterhaltung kontinuierlicher Compliance erleichtert.
Wie ist die Organisationskultur in Bezug auf Compliance?
Wie unterstützt Ihre Organisation eine Compliance-Kultur? Sind die Mitarbeiter gut über ihre Verantwortlichkeiten in Bezug auf Compliance-Anforderungen informiert? Gibt es ein formelles Schulungsprogramm für Mitarbeiter?
Ein CMS integriert die Einhaltung der Vorschriften in die täglichen Geschäftsprozesse, was das Bewusstsein aller Mitarbeiter für die Einhaltungsvorschriften und deren Rolle bei der Aufrechterhaltung erleichtert. Es fördert auch die interne Effizienz und die Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation und beschleunigt so die Geschwindigkeit der Einhaltung.
Wie ist die voraussichtliche Kapitalrendite (ROI) für die Implementierung eines Tools?
Wie hoch sind die geschätzten Kosten für die Implementierung einer Compliance-Management-Software? Berücksichtigen Sie sowohl die direkten Kosten (wie Kauf und Installation) als auch die indirekten Kosten (wie Schulung und Wartung). Welche potenziellen Einsparungen und Vorteile ergeben sich durch die Risikominderung, die Vermeidung von Bußgeldern, die Verbesserung der Effizienz und die Stärkung der Compliance-Position?
Vergleichen Sie die mit dem Erwerb, der Implementierung und der Wartung des CMS verbundenen Kosten mit den potenziellen Einsparungen und immateriellen Vorteilen, wie Zeitersparnis, Risikoreduktion und Verbesserung des Rufs. Durch eine sorgfältige Bewertung dieser Aspekte können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, ob ein Compliance-Management-System Ihrer Organisation eine positive Kapitalrendite bietet.
Wenn Sie über diese Fragen nachdenken, können Sie besser verstehen, ob Ihre derzeitigen Compliance-Bemühungen ausreichen oder ob die Investition in eine Compliance-Management-Software einen signifikanten Vorteil für Ihre Organisation darstellt. Wenn Sie feststellen, dass die Compliance-Herausforderungen immer komplexer werden, erhebliche Ressourcen verbrauchen und Ihr Risikoprofil beeinträchtigen, könnte es an der Zeit sein, die Implementierung einer dedizierten Compliance-Management-Plattform in Erwägung zu ziehen.
Wie man Compliance-Management-Software bewertet
Die richtige Compliance-Management-Software kann von unschätzbarem Wert sein, um Ihrer Organisation zu helfen, Compliance-Prozesse zu rationalisieren, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Compliance-Risiken effektiv zu managen.
Hier sind einige wichtige Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Tools achten sollten:
Kontinuierliches Compliance-Monitoring und Reporting
Das CMS sollte Mechanismen zur Überwachung und Verfolgung von Aktivitäten und Compliance-Status haben. Es sollte Berichte und Dashboards erstellen, um eine schnelle Übersicht über den Status und die Fortschritte der Compliance für spezifische Vorschriften und Regularien zu bieten. Automatische Benachrichtigungen und Aufgaben können ebenfalls dazu beitragen, eine schnelle Behebung potenzieller Compliance-Probleme sicherzustellen.
Verbinden Sie über 200 tiefe Integrationen von Secureframe, um Ihre Technologie-Stacks kontinuierlich zu überwachen und umsetzbare Informationen zu kritischen Compliance-Problemen wie Kontrollausfällen zu erhalten. Wenn Fehlkonfigurationen erkannt werden, nutzen Sie Comply AI zur Behebung, um selbstgenerierte Korrekturen für Infrastructure-as-Code zu erhalten, sodass Sie die Korrekturen einfach in Ihre Cloud-Umgebung kopieren, einfügen und deployen können.
Risikomanagement
Das System sollte Funktionen zur Rationalisierung von Risikobewertungen haben und diese in Ihre Compliance-Prozesse integrieren. Es sollte Werkzeuge zur Bewertung der Wahrscheinlichkeit und des Einflusses potenzieller Risiken sowie Mechanismen zur Einführung von Kontrollen zur Minderung dieser Risiken bieten.
Die End-to-End-Risikomanagement-Lösung von Secureframe bietet einen automatisierten Risiko-Beworkflow, der durch KI-Fähigkeiten verbessert wird. Mit einer Risiko-Beschreibung erstellt Comply AI for Risk eine inhärente Risikobewertung, einen vorgeschlagenen Behandlungsplan und eine Rest-Risikobewertung, damit Organisationen ihr Risikobewusstsein und ihre Reaktionsfähigkeit verbessern können.
Lieferantenmanagement
Die meisten regulatorischen und Sicherheitsstandards verlangen von Organisationen, dass auch Drittanbieter konform sind, aber die Verfolgung des Compliance-Status von Lieferanten kann schwierig sein. Suchen Sie nach einem CMS wie Secureframe, das den Zugriff und die Nachverfolgung von Compliance-Berichten der Lieferanten, sorgfältigen Prüfungen und Drittanbieterrisiko-Bewertungen in einem Tool erleichtert.
Automatische Workflows und Benachrichtigungen
Suchen Sie nach einem CMS mit robuster Automatisierung für zeitaufwändige Compliance-Aufgaben wie die Sammlung von Audit-Nachweisen, die Durchführung von Risiko-Bewertungen, das Erstellen von Richtlinien und die Beantwortung von Sicherheitsfragebögen. Ein CMS, das fehlgeschlagene Kontrollen melden kann, kann Ihrem Team auch dabei helfen, proaktiv Lücken zu schließen und die Compliance aufrechtzuerhalten.
Secureframe bietet all diese Funktionen sowie wertvolle Zeit-Einsparungen wie Richtliniensgeneratoren und automatisierte Tests.
Mitarbeiterschulung
Die Software sollte Sicherheitsbewusstsein und Compliance-Schulungsprogramme für Mitarbeiter enthalten. Sie sollte auch die Fertigstellung und Effektivität der Schulungen verfolgen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Compliance verstehen. Tools, die Mitarbeiter daran erinnern, Schulungen abzuschließen, sowie Unternehmensrichtlinien zu überprüfen und zu akzeptieren, können auch HR- und anderen Teams helfen, die Fertigstellung manuell zu verfolgen und Erinnerungen nachzuverfolgen.
Eine integrierte Schulungsplattform und Abschlussverfolgung ist in Secureframe integriert, ebenso wie die Automatisierung des Onboardings und Offboardings von Mitarbeitern sowie eine einheitliche Übersicht zur Verwaltung und Nachverfolgung von Mitarbeitercomputern, Cloud-Ressourcen und Code-Depots.
Richtlinien- und Dokumentenmanagement
Das CMS sollte als einzige Quelle der Wahrheit und als zentrales Repository für Compliance-Dokumente wie Richtlinien, Verfahren, Berichte und Prüfungsergebnisse dienen.
Das Knowledge Center von Secureframe dient als Aufzeichnungs- und Sicherheits-Compliance-System Ihrer Organisation. Es ermöglicht dem Personal und Experten den Zugriff auf genaue und verifizierte Sicherheitsinformationen, ohne mehrere Systeme durchlaufen oder versehentlich veraltete Informationen verwenden zu müssen. Ein öffentliches Vertrauenscenter ermöglicht Ihnen auch, Audit-Berichte zu teilen und sichere Dokumentanfragen mit Kunden, Interessenten und Partnern zu verwalten, wodurch eine starke Sicherheitsposition zu einem Wettbewerbsvorteil wird.
Verwaltung von regulatorischen Änderungen
Das System sollte automatisch aktualisiert werden, um Änderungen an bestehenden Gesetzen, Vorschriften und Sicherheitsstandards widerzuspiegeln, wodurch Zeit und Aufwand für Organisationen reduziert werden, um zu verstehen, wie regulatorische Änderungen ihr bestehendes Compliance-Programm beeinflussen.
Das Secureframe-Team benachrichtigt die Kunden nicht nur über sämtliche regulatorische Änderungen, die ihre Compliance-Position betreffen. Die Secureframe-Plattform wird auch von Compliance- und Sicherheitsexperten entworfen und gewartet, sodass alle regulatorischen Änderungen oder Rahmenaktualisierungen in der Plattform widergespiegelt werden.
Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit
Das CMS muss an die sich entwickelnden Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassbar und skalierbar sein, um mit dem Wachstum und den Änderungen der Compliance-Anforderungen Schritt zu halten. Secureframe bietet mehr als 200 tiefgreifende Integrationen, um mühelos mit anderen Systemen und Werkzeugen in Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten, einschließlich Cloud-Dienste, Business- und Aufgabenmanagement-Suiten, HR-Dienste, Sicherheits- und Entwicklungswerkzeuge und Risikomanagement-Systeme. Maßgeschneiderte Kontrollen, benutzerdefinierte Rahmen und anpassbares Risikomanagement bedeuten, dass Sie die Plattform an Ihre Bedürfnisse anpassen können, während Sie wachsen.
In einer von UserEvidence durchgeführten Kundenumfrage berichteten Secureframe-Nutzer von einer Reihe von Vorteilen im Bereich Sicherheit und Compliance:
- 95 % sparten Zeit und Ressourcen bei der Erlangung und Aufrechterhaltung der Compliance
- 71 % verbesserten die Sichtbarkeit ihrer Sicherheits- und Compliance-Posture
- 50 % reduzierten die mit ihrem Compliance-Programm verbundenen Kosten
- 50 % beschleunigten die Compliance-Zeit für mehrere Compliance-Rahmenwerke
Um mehr darüber zu erfahren, wie Secureframe das Compliance-Management Ihrer Organisation vereinfachen und stärken kann, buchen Sie eine maßgeschneiderte Demo mit einem Produktexperten.
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Was ist ein Compliance-Management-System?
Ein Compliance-Management-System (CMS) ist eine koordinierte Sammlung von Richtlinien, Prozessen, Werkzeugen und Kontrollen, die dazu dienen, sicherzustellen, dass eine Organisation die regulatorischen Anforderungen und internen Richtlinien einhält. Im Wesentlichen hilft es dabei, sicherzustellen, dass die Organisation die gesetzlichen Standards einhält, wodurch Risiken reduziert, die betriebliche Effizienz verbessert und die Integrität und der Ruf des Unternehmens gewahrt werden.
Was ist ein Beispiel für ein Compliance-Management-System?
Ein Beispiel für ein Compliance-Management-System ist Secureframe, das Unternehmen dabei hilft, den Compliance-Prozess für Standards wie SOC 2 und ISO 27001 zu rationalisieren. Secureframe automatisiert viele Aspekte des Compliance-Managements, wie Risikobewertungen, Lieferantenmanagement, Richtlinienerstellung und kontinuierliche Überwachung, wodurch es Unternehmen erleichtert wird, die Compliance mit verschiedenen regulatorischen Standards aufrechtzuerhalten.
Was ist das Modell des Compliance-Management-Systems?
Das Compliance-Management-System-Modell umfasst in der Regel vier Hauptkomponenten:
- Richtlinien und Verfahren : Entwicklung klarer Leitlinien für das erwartete Verhalten und die erwarteten Prozesse.
- Schulung und Bildung : Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie diese Richtlinien und ihre Rolle bei der Einhaltung verstehen.
- Überwachung und Audit : Kontinuierliche Überprüfung der Einhaltung der Richtlinien und Erkennung von Compliance-Problemen.
- Meldung und Incident-Management : Ermöglichung der Meldung von Compliance-Problemen und effektives Management von Vorfällen mit Korrekturmaßnahmen.
Dieses Modell soll eine kontinuierliche Überwachung und Verbesserung gewährleisten und Organisationen dabei helfen, ihren regulatorischen Verpflichtungen systematisch nachzukommen.
Wer ist für das Compliance-Management verantwortlich?
Das Compliance-Management innerhalb einer Organisation ist eine kollektive Verantwortung, obwohl spezifische Rollen und Aufgaben in der Regel zugewiesen werden, um eine effektive Überwachung und Implementierung zu gewährleisten. Hier ist eine Aufschlüsselung der häufig beteiligten Rollen und ihrer Verantwortlichkeiten:
- Vorstand: Der Vorstand trägt die letztendliche Verantwortung für die Überwachung der Compliance und stellt sicher, dass diese priorisiert wird. Sie beaufsichtigen das Compliance-Programm der Organisation, einschließlich der Leistung des Compliance-Officers (oder einer ähnlichen Rolle) und der Compliance-Funktion, und stellen sicher, dass Compliance-Risiken ordnungsgemäß verfolgt und verwaltet werden.
- Compliance-Officer (CCO): Der CCO ist in der Regel eine Führungskraft, die das Compliance-Programm der Organisation leitet. Er ist verantwortlich für die Entwicklung und Implementierung von Compliance-Richtlinien und -Verfahren, die Sicherstellung, dass die Organisation alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt, die Berichterstattung über den Compliance-Status an den Vorstand und Regulierungsbehörden und die Leitung des Compliance-Teams.
- Compliance-Team: Diese Abteilung arbeitet unter der Leitung des CCO und ist für die täglichen Compliance-Aktivitäten zuständig. Sie überwachen die Compliance-Prozesse, führen interne Audits durch, bereiten externe Audits vor und unterstützen diese, bieten Schulungen zur Compliance für Mitarbeiter an und helfen bei der Behebung von Compliance-Problemen.
- Rechtsabteilung: Die Rechtsabteilung arbeitet oft eng mit der Compliance-Abteilung zusammen, um rechtliche Auswirkungen interner Richtlinien und Verfahren zu beraten, sich im komplexen regulatorischen Umfeld zurechtzufinden, Compliance-Prüfungen zu unterstützen und Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit Nichteinhaltung zu verwalten.
- Personalabteilung: Das HR spielt eine wichtige Rolle bei der Unterstützung der Compliance, insbesondere in Bereichen des Arbeitsrechts. Sie implementieren und überwachen Richtlinien in Bezug auf ethisches Verhalten, Beschäftigungspraktiken und Arbeitssicherheit; führen konforme Hintergrundüberprüfungen durch; und stellen sicher, dass disziplinarische Maßnahmen gemäß den gesetzlichen Standards ergriffen werden.
- IT: Die IT-Compliance ist entscheidend für den Datenschutz und die Gewährleistung der Vertraulichkeit. Das IT-Team implementiert und verwaltet technologische Lösungen zur Unterstützung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen (wie DSGVO oder HIPAA), erhält sichere IT-Systeme und -Infrastrukturen und stellt sicher, dass Cybersecurity-Richtlinien befolgt werden.
- Alle Mitarbeiter: Jeder Mitarbeiter hat eine Rolle bei der Compliance, unabhängig von seiner Position, indem er sich an interne Richtlinien und gesetzliche Anforderungen hält, die erforderlichen Compliance-Schulungen abschließt und jede verdächtige Nichteinhaltung meldet.
Ein effektives Compliance-Management-Programm erfordert eine Zusammenarbeit aller Rollen, Teams und Abteilungen auf allen Ebenen der Organisation. Es geht nicht nur darum, Kästchen abzuhaken und Gesetze zu befolgen, sondern darum, eine Kultur der Compliance und Integrität zu schaffen.
Wie verbessert Compliance-Management-Software die GRC?
Governance: Verbessert die Verantwortlichkeit und Transparenz von Compliance-Prozessen und -Ergebnissen, indem etablierte Governance-Strukturen informiert und gestärkt werden
Risikomanagement: Zentrale Erfassung von Daten zur Bewertung und Meldung von Risiken sowie zur Information der Minderungsstrategien. Überwacht laufend die Minderungsmaßnahmen, um ein proaktives Risikomanagement zu ermöglichen
Compliance: Automatisiert die Compliance-Workflows, gewährleistet die Zugänglichkeit und ordnungsgemäße Führung der Dokumentation und behandelt proaktiv regulatorische Änderungen und Standards