Une politique de gestion des fournisseurs (PGF) permet aux entreprises d'identifier et de hiérarchiser les fournisseurs qui présentent un risque pour leur activité. La politique identifie les fournisseurs potentiellement risqués et prescrit des contrôles pour minimiser le risque et assurer la conformité avec des cadres populaires comme le SOC 2.

Les politiques de gestion des fournisseurs sont un élément essentiel de la stratégie globale de gestion des risques de conformité d'une organisation.

Vous pouvez penser rapidement qu'une PGF n'est qu'un autre document ou une case à cocher sur le chemin de la conformité. Mais une politique de gestion des fournisseurs n'est que le début de la gestion des relations fournisseurs et de la détermination de leur accès aux données sensibles.

Prêt à découvrir comment une politique de gestion des fournisseurs peut protéger votre organisation contre le risque fournisseur ? Nous expliquons comment en créer une et proposons un modèle pour vous aider à démarrer ci-dessous.

Pourquoi vous avez besoin d'une politique de gestion des fournisseurs

Alors que les organisations ont tendance à avoir une vision claire des risques internes auxquels leur entreprise est confrontée, les risques liés aux fournisseurs peuvent être un peu plus flous.

Les organismes de réglementation ont commencé à intervenir et à mettre en place des protocoles plus stricts concernant la surveillance des fournisseurs et la gestion des risques tiers. Un rapport de Venminder de 2022 a révélé que 69 % des organisations estiment avoir été davantage scrutées au cours des 12 derniers mois par les régulateurs et les auditeurs.

Plus vous travaillez avec des fournisseurs et partagez des informations sensibles, plus votre organisation est exposée aux hackers. Et lorsqu'un tiers est impliqué, les violations de données ont tendance à coûter plus cher.

Une étude de Ponemon Institute et IBM a révélé que le coût d'une violation de données par un tiers augmente de plus de 370 000 $, pour un coût total moyen ajusté de 4,29 millions de dollars.

Que vous travailliez avec un seul fournisseur ou des dizaines, ne pas avoir de politique de gestion des fournisseurs met votre organisation dans une position vulnérable.

Comment créer une politique de gestion des fournisseurs

Pour commencer à créer une politique de gestion des fournisseurs, vous devez d'abord constituer une équipe pour diriger le processus de création de la politique.

Cette équipe doit être complète et rassembler différents points de vue de toute l'organisation.

Voici les membres de l'équipe à envisager d'inclure :

• Membre du département informatique
• Un représentant légal
• Un membre de la direction
• Des membres de l'équipe qui communiquent quotidiennement avec les fournisseurs
• Des experts en la matière
• Quelqu'un représentant l'unité commerciale
• Auditeurs internes

Une fois que vous avez assemblé votre équipe de politique de gestion des fournisseurs, attribuez des rôles et des responsabilités pour posséder différentes sections du processus.

Ensuite, rassemblez votre liste de fournisseurs. Il s'agit d'une liste détaillée contenant tous les fournisseurs tiers, contractants, partenaires et associés avec lesquels vous travaillez.

Accordez une attention particulière aux fournisseurs qui :

• Ont accès à des données sensibles ou à des Informations Personnellement Identifiables (PII)
• Ont accès à votre réseau interne
• Votre organisation dépend d'eux pour exécuter des fonctions commerciales critiques

Les fournisseurs qui répondent à l'un des critères ci-dessus doivent être considérés comme des fournisseurs critiques en raison du niveau d'information auquel ils peuvent accéder.

Cette liste maître servira de plan pour vous aider à prioriser les fournisseurs en fonction du risque qu'ils posent.

Que doit comprendre une politique de gestion des fournisseurs ?

Il n'y a pas d'approche universelle pour créer une politique de gestion des fournisseurs.

Chaque organisation a son propre ensemble unique de fournisseurs et d'informations à protéger.

Que vous soyez en train de créer une politique de gestion des fournisseurs pour la première fois ou que vous cherchiez à renforcer votre politique actuelle, voici quelques sections qui vous aideront à construire une base solide pour gérer les relations avec les fournisseurs.

But

La section des objectifs de votre PGP est un aperçu de ce que contiendra la politique. Vous pouvez la considérer comme une déclaration de thèse introduisant les nombreuses sections qui suivront.

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler une déclaration de mission :

• (ENTREPRISE) utilise des produits et services tiers pour soutenir notre mission et nos objectifs. Cette Politique de Gestion des Fournisseurs contient les exigences concernant la manière dont (ENTREPRISE) préservera et protégera les informations lors de l'utilisation de produits et services tiers.

Public et périmètre

Les sections sur le public et le périmètre définiront à qui s'applique exactement la politique. C'est là que la prise en compte minutieuse lors de la création de la liste maîtresse des fournisseurs entre en jeu.

Faire preuve de diligence raisonnable pour identifier vos fournisseurs aide à s'assurer qu'aucun d'entre eux ne passe entre les mailles du filet et que vous êtes en mesure de surveiller et de suivre correctement chaque fournisseur qui pose un risque.

Quelques domaines de fournisseurs à inclure dans votre politique de gestion des fournisseurs sont :

• Sécurité des ressources humaines
• Sécurité physique et environnementale
• Sécurité des réseaux et des systèmes
• Sécurité des données
• Contrôle d'accès
• Acquisition et maintenance IT
• Fournisseurs de quatrième niveau
• Gestion des incidents
• Continuité des activités/reprise après sinistre
• Conformité

Rôles et responsabilités

Chaque personne jouant un rôle important dans votre processus de gestion des fournisseurs doit être incluse dans le PGP. Incluez leurs responsabilités spécifiques en ce qui concerne la gestion des fournisseurs.

Décrivez chaque rôle au sein de votre organisation qui gère les tâches clés de gestion des fournisseurs, comme un gestionnaire de fournisseurs. Listez les responsabilités spécifiques sous chaque rôle dans cette section.

Quelques aspects clés à inclure sont :

• Le rôle (ou les rôles) responsable(s) de l'application de la politique de gestion des fournisseurs
• Le rôle (ou les rôles) responsable(s) de la révision et de la mise à jour de la politique

Définitions

Lister et définir certains des termes courants utilisés dans la politique. C'est une occasion d'établir une terminologie commune qui sera facilement comprise par toute personne susceptible de devoir consulter votre politique de gestion des fournisseurs.

Par exemple, vous voudrez peut-être définir clairement ce qu'est un fournisseur ou le type de données auquel vous ferez référence dans le document.

Cependant, rappelez-vous que votre politique de gestion des fournisseurs doit être un document de haut niveau censé décrire en termes simples mais larges comment l'organisation conduira la gestion des tiers.

Évaluations

La section des évaluations doit inclure toutes les manières dont les fournisseurs seront évalués avant de devenir pleinement opérationnels.

Bien que cette section soit différente pour chaque entreprise, de nombreuses organisations incluent des informations sur :

• Accords de non-divulgation ou accords d'association commerciale
• Quand les fournisseurs peuvent avoir accès aux données (par exemple, après la signature de l'accord de non-divulgation ou après une évaluation des risques)
• Que faire si des découvertes à haut risque sont identifiées lors des évaluations des risques
• La fréquence des évaluations des risques des fournisseurs
• Toute réglementation telle que PCI DSS ou HIPAA à laquelle un fournisseur doit se conformer

Processus de gestion

Cette section expliquera les processus de gestion que l'organisation suivra pour s'assurer que les fournisseurs sont évalués et tenus pour responsables.

Dans cette section, veillez à spécifier ce que doivent inclure les accords et contrats des fournisseurs.

Par exemple, vous pouvez inclure des formulations concernant les exigences minimales en matière d'information, les instructions pour la destruction ou l'élimination des informations de l'organisation et les exigences en matière de réponse aux incidents.

Cette section doit également détailler le processus de gestion du cycle de vie des fournisseurs. Incluez des informations pour l'intégration d'un nouveau fournisseur ainsi que pour la gestion et le retrait des fournisseurs actuels.

Application

Après avoir énoncé toutes les exigences des fournisseurs, vous devez également inclure une section sur la manière dont la politique sera appliquée.

Cette section doit clairement indiquer les conséquences qu'un fournisseur devra affronter s'il ne respecte pas la politique. Cela peut inclure la résiliation du contrat, la suppression des droits d'accès ou des sanctions civiles ou pénales connexes.

Comment évaluer les nouveaux fournisseurs

Avant de signer un contrat avec un nouveau fournisseur potentiel, les organisations peuvent évaluer les fournisseurs par rapport aux contrôles de gestion des fournisseurs pour déterminer une note de sécurité.

Cette note peut être utilisée pour déterminer si l'organisation doit travailler avec le fournisseur. Elle peut également servir de point de référence pour évaluer la performance en matière de sécurité au fil du temps.

Meilleures pratiques de la politique de gestion des fournisseurs

Les politiques de gestion des fournisseurs diffèrent d'une organisation à l'autre. Cependant, voici quelques conseils importants à garder à l'esprit lors de la création ou de l'amélioration de votre politique de gestion des fournisseurs :

• Ayez un plan en place en cas de défaillance de service des fournisseurs : Soyez proactif en documentant les domaines de l'entreprise qui seraient affectés en cas de défaillance de service d'un fournisseur. Créez un plan interne de réponse pour chaque fournisseur et attribuez des rôles spécifiques à votre équipe de gestion des fournisseurs.
• Ayez un gestionnaire de fournisseurs dédié : Lors de la création de votre équipe de gestion des fournisseurs, il peut être utile d'attribuer un gestionnaire de fournisseurs spécifique pour chacun de vos fournisseurs.
• Soumettez tous les fournisseurs aux mêmes normes : Bien que les fournisseurs présentant un risque critique occupent souvent la majorité des efforts de gestion des fournisseurs, il est important que tous les fournisseurs soient tenus de suivre le même ensemble de exigences et de respecter les mêmes attentes.
• Gardez votre politique courte et concise : Une politique de gestion des fournisseurs doit servir de vue d'ensemble de la façon dont vous prévoyez de gérer la gestion des fournisseurs. Visez 5 à 7 pages.
• Revoir votre PFG chaque année et apporter des ajustements si nécessaire : Comme nous l'avons déjà indiqué, la politique de gestion des fournisseurs n'est que le début de votre parcours de gestion des risques fournisseurs. Lorsque des leçons sont apprises et que les processus internes changent, veillez à ce que votre politique de gestion des fournisseurs soit mise à jour au moins une fois par an.
• Couvrez les six piliers de la gestion des fournisseurs dans votre politique : Pour garantir une politique solide, vous voudrez inclure des informations sur la sélection d'un fournisseur, l'évaluation des risques, la diligence raisonnable, les normes contractuelles, les exigences de reporting et la surveillance continue.

Modèle de politique de gestion des fournisseurs

Vous ne savez toujours pas à quoi devrait ressembler votre politique de gestion des fournisseurs ? Nous avons créé un modèle que vous pouvez utiliser comme base pour créer la vôtre.

Comment Secureframe peut vous aider à gérer les risques fournisseurs

La surveillance continue est indispensable pour les programmes de gestion des fournisseurs, mais elle peut être une tâche lourde pour votre équipe.

Des outils comme Secureframe aident les entreprises à surveiller automatiquement et à évaluer la performance de sécurité de leurs fournisseurs et à automatiser les questionnaires de sécurité qui rendent le processus de gestion des fournisseurs beaucoup plus gérable.

Avec Secureframe, vous aurez accès à des questionnaires de sécurité certifiés par des auditeurs pour aider à examiner les fournisseurs potentiels de manière transparente. Secureframe propose également des rapports de sécurité à jour de chaque fournisseur avec des niveaux de risque et des descriptions approfondies.

Vous voulez sécuriser vos relations avec vos fournisseurs et mieux gérer votre sécurité ? Planifiez une démonstration avec notre équipe dès aujourd'hui pour voir comment nous pouvons répondre exactement à vos besoins.