La Regla de Privacidad de HIPAA es una ley federal que regula el uso y divulgación de información de salud protegida (PHI). Está diseñada para garantizar que la PHI esté protegida contra el acceso no autorizado, pero puede compartirse para promover una atención médica de alta calidad.

Mientras que las entidades cubiertas pueden usar o divulgar la PHI para tratamientos y otros fines sin la autorización del paciente, hay propósitos específicos en los que se requiere autorización bajo la Regla de Privacidad de HIPAA. En esos casos, necesitarán que el paciente firme un formulario de liberación de HIPAA.

Echemos un vistazo más de cerca a lo que es y cuándo se requiere a continuación.

¿Qué es un formulario de liberación de HIPAA?

Un formulario de liberación de HIPAA, también conocido como autorización HIPAA o formulario de consentimiento HIPAA, es un documento legal firmado por una persona para otorgar permiso para que su información de salud protegida (PHI) sea utilizada por individuos autorizados en entidades cubiertas para propósitos específicos distintos del tratamiento, pago y operaciones de atención médica, o para ser divulgada a individuos o entidades específicas.

¿Cuándo se requieren los formularios de liberación de HIPAA?

Las entidades cubiertas están obligadas a obtener la autorización del paciente para el uso y la divulgación de información de salud protegida para propósitos específicos, generalmente distintos del tratamiento, pago y operaciones de atención médica, o para divulgar la información de salud protegida a un tercero especificado por el individuo.

Proveedores de atención médica, compañías de seguros, familiares y otras personas y organizaciones pueden necesitar que un individuo firme un formulario de liberación de HIPAA para acceder a sus registros médicos o discutir su información de salud.

Por ejemplo, para que un proveedor o plan de salud realice marketing a individuos, estos individuos deben haber firmado un formulario de liberación que permita el uso o la divulgación de su información de salud protegida para comunicaciones de marketing. (Solo hay dos excepciones: una, si la comunicación ocurre en un encuentro cara a cara entre la entidad cubierta y el individuo o dos, si la comunicación involucra un regalo promocional de valor nominal.)

¿Cuándo no se requieren los formularios de liberación de HIPAA?

Bajo la Regla de Privacidad de HIPAA, las entidades cubiertas están permitidas —pero no obligadas— a obtener voluntariamente el consentimiento del paciente para el uso y la divulgación de información de salud protegida para tratamiento, pago y operaciones de atención médica.

Por ejemplo, los médicos, enfermeras, hospitales, técnicos de laboratorio y otros proveedores de atención médica que son entidades cubiertas pueden usar o divulgar información de salud protegida, como radiografías, informes de laboratorio y patología, diagnósticos y otra información médica para fines de tratamiento sin la autorización del paciente.

¿Qué se requiere en un formulario de liberación de HIPAA?

HIPAA tiene requisitos específicos para el contenido de un formulario de liberación, incluyendo:

• Descripción de la información a ser utilizada y divulgada: El formulario debe especificar qué información específica puede ser utilizada y divulgada. Puede ser amplia, permitiendo el acceso a todos los registros médicos, o estrecha, otorgando acceso solo a información específica o por un período limitado.
• La persona autorizada que puede usar o divulgar la información: El formulario debe especificar quién es la persona autorizada para realizar el uso o divulgación.
• A quién se puede divulgar: Un formulario de autorización también debe especificar los nombres de las personas o entidades a quienes la persona autorizada en la entidad cubierta puede divulgar la información.
• Propósito de la divulgación: En algunos casos, el formulario debe especificar el propósito para el cual se puede usar o divulgar la información.
• Firma del paciente: Es esencial que el paciente firme voluntariamente el formulario de autorización de HIPAA. Esto significa que entienden qué información se está compartiendo y con quién.
• Fecha de expiración: El formulario de autorización debe contener una fecha de expiración o un evento que desencadene el fin de la autorización que esté relacionado con la persona o el propósito del uso o divulgación. Esto asegura que el permiso otorgado sea válido solo por un período especificado (a menos que la persona lo revoque efectivamente por escrito antes de esa fecha o evento).
• Derechos de revocación: El formulario debe incluir declaraciones que informen a los pacientes de su derecho a revocar su autorización en cualquier momento, por escrito. Esto significa que pueden detener la compartición de su información médica notificando a la entidad cubierta. Cualquier excepción a este derecho debe detallarse.

Tenga en cuenta que los requisitos y procesos específicos para el uso de formularios de autorización de HIPAA pueden variar según las leyes estatales y las políticas de los proveedores y organizaciones de atención médica.

¿Cómo lleno un formulario de autorización de HIPAA?

Desea que sea lo más sencillo posible para los pacientes completar un formulario de autorización de HIPAA. Siga los pasos a continuación para crear un formulario de autorización de HIPAA básico que sea fácil de entender y llenar para los pacientes. También puede descargar la plantilla para comenzar.

1. Proporcione instrucciones

Para empezar, proporcione instrucciones que guíen al paciente a través del proceso de llenado del formulario. Puede incluir información específica sobre qué incluir en el formulario según las leyes estatales aplicables o las políticas de su organización.

Aquí tiene un ejemplo: Complete todas las secciones de este formulario de autorización de HIPAA con información precisa y actualizada. Si alguna sección es inexacta, está desactualizada o incompleta, este formulario será inválido y no será posible usar o divulgar su información de salud según lo solicitado.

2. Nombre del paciente y persona autorizada para usar o divulgar su PHI

Incluya una declaración donde el paciente puede permitir a la persona o entidad cubierta autorizada usar o divulgar su PHI. Puede dejar el campo para el nombre del paciente en blanco y requerir que impriman su nombre.

Aquí tiene un ejemplo:

Yo,_____________________________________________, autorizo por la presente a

[NOMBRE DE LA PERSONA O ENTIDAD CUBIERTA] a compartir la información enumerada a continuación con la(s) persona(s) u organización(es) que he especificado en [SECCIÓN NO.] en este documento.

3. Describa la información

A continuación, especifique los tipos de información que está solicitando autorización para usar o divulgar. Puede ser específico (por ejemplo, historial médico, registros de tratamientos, resultados de laboratorio) o amplio (por ejemplo, todos los registros médicos). Puede usar casillas para esta sección para que sea lo más fácil y rápido posible para los pacientes.

Aquí tiene un ejemplo:
Permito que la persona o entidad cubierta mencionada anteriormente:

• Divulgue todo mi historial médico.
• Divulgue todo mi historial médico excepto la siguiente información [marque cualquiera de los siguientes]:
  Registros de salud mental o notas de psicoterapia
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4. Especifique los destinatarios

A continuación, proporcione una sección donde el paciente pueda identificar a las personas o entidades a quienes está permitiendo las divulgaciones de su PHI. Esto podría ser proveedores de atención médica, miembros de la familia, compañías de seguros o cualquier otra organización que necesite acceso a sus registros médicos.

Instruya a los pacientes para que incluyan sus nombres e información de contacto.

Aquí tiene un ejemplo:

Doy autorización para que la información de salud detallada anteriormente en este documento sea divulgada a las siguientes personas u organizaciones:

Nombre: ________________________________________________________________

Organización: ________________________________________________________________

Dirección: ________________________________________________________________

5. Especificar el propósito de la divulgación

También puede proporcionar una sección solicitando al paciente que indique el propósito para el cual se utilizará o divulgará la información. Un ejemplo podría ser compartir información con un familiar para fines de cuidado. Instruya al paciente qué escribir si no desea proporcionar el propósito. También puede utilizar casillas de verificación para esta sección.

Aquí hay un ejemplo:

Propósito de la solicitud: 

• A mi solicitud
• Disputa
• Referencia
• Otro (Especificar): _____________

6. Especificar el periodo de tiempo

Especifique el periodo de tiempo durante el cual la autorización es válida. Esto puede ser una liberación única, un rango de fechas específico o una autorización continua.

Aquí hay un ejemplo:

Esta autorización para compartir mi información de salud es válida desde ___________________ hasta ___________________.

7. Detallar sus derechos de revocación

Incluya declaraciones informando a los pacientes de su derecho a revocar su autorización en cualquier momento.

Aquí hay un ejemplo:

Entiendo que estoy permitido a revocar esta autorización para compartir mis datos de salud en cualquier

momento y que puedo hacerlo enviando una solicitud por escrito a:

[NOMBRE]

[ORGANIZACIÓN]

[DIRECCIÓN]

Entiendo que:

• En el caso de que mi información ya haya sido compartida para el momento en que mi autorización sea revocada, puede ser demasiado tarde para cancelar el permiso para compartir mis datos de salud.
• Entiendo que no necesito dar ningún permiso adicional para que la información detallada en [NÚMERO DE SECCIÓN] sea compartida con las personas u organizaciones enumeradas en la sección
• Entiendo que la falta de firmar/presentar esta autorización o la cancelación de esta autorización no me impedirá recibir ningún tratamiento o beneficio al que tengo derecho a recibir, siempre que esta información no sea necesaria para determinar si soy elegible para recibir esos tratamientos o beneficios o para pagar los servicios que recibo.

8. Obtener la firma del paciente

Deje campos para que el paciente firme y feche el formulario. Esto indica su consentimiento informado y voluntario para liberar su PHI.

Formulario de liberación HIPAA en PDF

Descargue este PDF para obtener una plantilla general de un formulario de liberación HIPAA. Personalícelo para que coincida con los requisitos específicos y el lenguaje de su organización y políticas únicas.

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