Avez-vous déjà votre rapport SOC 2 Type II ? Vous inquiétez-vous de maintenir votre conformité lors du prochain audit SOC 2 ?

Obtenir votre premier rapport d'opinion non qualifié n'est que la première étape. Pour obtenir votre attestation SOC 2 à long terme et protéger les données de vos clients, vous devez être proactif.

À moins de mettre en œuvre les meilleures pratiques et d'éviter les pièges courants, il est facile de compromettre vos pratiques de sécurité au fil du temps.

Nous avons interviewé K.C. Fike, responsable de la pratique d'analyse de données chez The Cadence Group, pour aider les entreprises à faire exactement cela. Avec plus de 10 ans d'expérience dans la refonte des processus informatiques et la gestion des données dans les entreprises, il a beaucoup de connaissances à partager.

Dans cette interview, vous apprendrez quels processus mettre en place, les erreurs à éviter et comment garantir le maintien de votre conformité SOC à long terme.

Combien de temps un rapport SOC 2 est-il valide ?

Un rapport SOC 2 n'est valable que pour la durée indiquée sur le rapport (cela peut être 3 mois, 12 mois, voire une semaine). La grande majorité des entreprises renouvellent chaque année.

Bien que le rapport soit valable 12 mois, cela ne signifie pas que la période d'évaluation de votre nouveau rapport doit être de 12 mois. Vous pouvez effectuer un rapport pour une période de trois ou six mois, mais nous recommandons 12 mois comme la norme d'excellence.

Avec une période d'évaluation plus courte, vous risquez que certains contrôles ne soient même pas opérationnels pendant la période de trois mois. Vous ne pouvez pas tester l'efficacité des dispositifs de sécurité s'ils ne sont jamais nécessaires.

Choisir une période de six ou 12 mois vous donne plus de marge pour rendre opérationnels les contrôles annuels, l'évaluation des performances des employés et plus encore. Une évaluation de 12 mois conduit à un rapport plus clair et surtout, renforce la confiance avec les clients potentiels et existants.

Pourquoi faut-il le renouveler tous les 12 mois ?

Le rapport SOC 2 n'est valable que pour une période de temps limitée, car il permet de s'assurer que les contrôles sont suivis et mis en œuvre à long terme. Cela rend beaucoup plus facile pour les clients de vous faire confiance avec des informations et des données sensibles.

Vous ne pouvez pas « configurer et oublier » un programme de sécurité des données. Vous devez constamment former de nouveaux employés et maintenir vos procédures et contrôles au fil du temps, et être conscient des nouveaux enjeux et défis de l'infosec qui apparaissent dans votre paysage.

La certification SOC 2 est valorisée par les clients potentiels précisément parce que vous devez la renouveler fréquemment. Ils ne se soucient pas de la sécurité de vos systèmes et processus il y a cinq ans. Ils veulent savoir à quel point ils sont robustes aujourd'hui.

Selon le nombre de changements internes au système, certaines entreprises choisissent de renouveler SOC 2 encore plus fréquemment.

Pourquoi est-il si important de maintenir vos contrôles pour votre SOC 2 ?

Il existe de nombreuses raisons d'investir dans le maintien de votre conformité SOC 2.

Voici quelques-uns des avantages les plus importants de rester en conformité :

• Relation client — établir la confiance avec vos clients existants. Les clients aiment savoir que leurs données sont en sécurité et respectées. Ils ne veulent pas risquer de perdre des clients ou de faire face à des poursuites en raison de fuites ou d'autres problèmes.
• C'est comme une preuve sociale de haut niveau en B2B que vous pouvez utiliser sur votre site web et dans d'autres supports marketing. Vous pouvez prouver que leurs données sont protégées chez vous.
• Les contrôles SOC 2 aident à améliorer votre programme de sécurité, les dispositifs de sécurité et d'autres infrastructures de fiabilité.
• Élimine la sécurité de l'information comme un obstacle potentiel aux ventes dans les contrats d'entreprise. Les clients se soucient de la façon dont vous traitez leurs données sensibles.
• Moins de temps d'arrêt et meilleure gestion des incidents potentiels.
• Cela aide également à maintenir la productivité de votre organisation de service avec des processus et des contrôles clairs. À long terme, ceux-ci minimisent les problèmes systémiques et permettent à vos équipes de fonctionner à plein régime en permanence.

Le processus de renouvellement de la conformité SOC 2 est-il différent du rapport initial ?

Si nous parlons de renouveler un rapport SOC 2 Type II, alors oui, c'est pratiquement la même chose que d'obtenir votre premier rapport.

Le processus de renouvellement est très similaire à votre premier Type II. Nous débutons avec le client. Nous demandons à voir un échantillon de preuves des 12 derniers mois, comme la nouvelle population d'employés, les changements de logiciels ou de systèmes, et plus encore.

Mais si vous passez d'un rapport de type I à un type II, les choses sont un peu différentes. Avec un rapport de type I, les auditeurs donnent leur avis sur une base "à la date de".

"À la date du 11 juin 2021, voici les contrôles que nous savons être conçus et en place."

Avec un type II, c'est une période sous examen. Les entreprises effectuent toujours un rapport SOC 2 de type II après avoir reçu leur type I.

Passer du type I au type II n'est techniquement pas un renouvellement de votre rapport, c'est lorsque vous prouvez que votre entreprise est vraiment conforme à SOC 2. La plupart des entreprises qui se soucient de la certification SOC 2 préfèrent les rapports de type II aux rapports de type I.

Comment devriez-vous vous préparer à l'audit de renouvellement SOC 2 ?

Si vous avez réussi votre rapport de type II, vous savez déjà quoi faire. L'essentiel est de s'assurer que les contrôles sont suivis dans toute votre entreprise.

Cela inclut l'information et la formation de tous les nouveaux salariés, sous-traitants et même partenaires commerciaux. Vous devez respecter toutes les procédures que vous avez mises en place et conçues pour obtenir la certification la première fois.

Assurez-vous de vérifier vos processus pour voir que tout fonctionne correctement, de mettre constamment à jour les logiciels et de surveiller de près les nouveaux employés.

Si vous voulez une liste d'étapes concrètes, vous pouvez suivre notre checklist d'audit SOC 2.

Quelles sont les meilleures pratiques pour maintenir la conformité SOC 2 à long terme ?

Si vous voulez conserver votre certification SOC 2, voici quelques pratiques clés que vous devez suivre :

• Comprendre et assimiler les principes de confiance du service de sécurité, disponibilité, intégrité du traitement, confidentialité et vie privée — du moins ceux pour lesquels vous envisagez d'obtenir la certification.
• Concentrez-vous sur le suivi de tous les contrôles et procédures que vous créez. Concevoir un programme de sécurité ne suffit pas ; vos employés doivent le suivre.
• Formez tous les nouveaux employés et sous-traitants à vos processus de gestion des données des clients.
• Organisez des vérifications périodiques ou des analyses des écarts de vos contrôles et systèmes. Vous ne voulez pas être pris au dépourvu lorsque l'auditeur vient pour l'audit sur site.
• Engagez quelqu'un pour s'occuper de la sécurité de l'information et vérifier que tous les départements suivent vos contrôles et protocoles.

Quelles sont les erreurs courantes que font les entreprises après avoir obtenu SOC 2 ?

En tant qu'auditeur SOC 2 expérimenté, notre entreprise a vu beaucoup d'entreprises faire des erreurs au fil des ans.

Voici quelques-uns des problèmes les plus courants que nous voyons :

• Penser que vous n'avez à le faire qu'une seule fois et que vous ne suivez pas correctement dans le temps. Cet état d'esprit garantit presque que vous échouerez votre renouvellement.
• Ne pas obtenir l'adhésion du sommet et faire de cela une priorité à tous les niveaux de l'entreprise. Une petite équipe de développeurs axés sur la sécurité ne vous permettra pas d'obtenir la certification de type II.
• Simplement ne pas suivre les contrôles et processus qu'ils ont conçus. Un manque de communication entre les équipes et les départements en est souvent la cause principale.
• Perdre la trace des procédures après une acquisition ou une fusion. Former ces nouveaux employés et équipes doit être une priorité. Le manque de priorité accordée à la sécurité de l'information pendant cette transition est l'une des raisons les plus courantes d'échec de SOC 2.

Devenir une entreprise conforme SOC 2 n'est que la première étape — rester conforme est le véritable défi. Vous devez maintenir l'accent sur la normalisation et la procédure à travers chaque changement majeur et défi auquel votre entreprise est confrontée.

Il est facile de mettre ces choses en arrière-plan lorsque vous faites face à des problèmes ou avez des opportunités qui semblent plus importantes. Mais vous ne voulez pas perdre des contrats potentiels ou des clients existants parce que vous avez mal géré les données.

Avez-vous des conseils à donner à un CIO, un cadre ou un responsable ?

Bien sûr. En plus de suivre les meilleures pratiques décrites ci-dessus et d'éviter les erreurs, voici quelques conseils pour vous aider à rester conforme :

• Posez des questions à vos auditeurs lors de l'évaluation de préparation et du rapport de type I. Profitez de leur expérience et de leur expertise.
• Soyez transparent tout au long du processus. N'essayez pas de cacher les problèmes ou les accrocs potentiels ; demandez des conseils sur la manière de résoudre ces problèmes.
• Pensez à la façon dont l'organisation va croître, du nombre d'employés aux changements de logiciels, et demandez des conseils sur l'échelle de vos contrôles. Il est souvent judicieux d'engager un expert en sécurité de l'information qui peut former les nouvelles recrues, les équipes et les partenaires commerciaux à vos procédures.
• Donnez à votre entreprise suffisamment de temps pour s'adapter. Si vous passez de "nous n'avons aucun contrôle" à "nous devons maintenant suivre ces 40+ contrôles", cela demandera beaucoup d'efforts - gestion du changement, gestion des infrastructures, engagement des parties prenantes, et plus encore. Vous avez besoin de beaucoup de temps pour mettre ces choses en place. Vous ne pouvez pas juste claquer des doigts.

Un système robuste est la fondation de la sécurité de l'information.

Si vous voulez rester conforme à la norme SOC 2 sur le long terme, vous avez besoin d'un ensemble de procédures robustes et d'une pile technologique solide.

Si vous n'êtes pas sûr de la sécurité des différentes applications et plateformes que vous utilisez, Secureframe peut vous aider à avoir l'esprit tranquille.

En utilisant nos outils, vous pouvez analyser tous les problèmes dans vos systèmes de cloud, applications, fournisseurs et écosystèmes RH. Cela rend le maintien et la preuve de votre conformité SOC 2 beaucoup plus facile.

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