Si votre organisation traite des informations de santé protégées (PHI), vous souvenez-vous de votre formation sur la conformité HIPAA ?

Pour beaucoup de gens, la formation implique de s'asseoir et de regarder une présentation ennuyeuse. Compte tenu des conséquences potentielles d'une violation de la HIPAA — où un seul moment d'oubli pourrait vous coûter une amende de 25 000 $ — la conformité à la HIPAA devrait être enseignée de manière mémorable.

Heureusement, des jeux de formation HIPAA amusants offrent cette solution.

Lisez la suite pour savoir comment amener votre équipe à être sur la même longueur d'onde en matière de conformité HIPAA.

Qui doit se conformer à la HIPAA ?

En vertu de la HIPAA, toute organisation qui traite les informations médicales d'une personne est responsable de la confidentialité de ces informations.

Cela inclut toutes les entités couvertes (fournisseurs de soins de santé, plans de santé et centres de traitement des soins de santé) et leurs associés commerciaux.

Pourquoi la formation HIPAA est-elle importante ?

Former les employés sur les exigences et les meilleures pratiques de la HIPAA est obligatoire pour se conformer.

En cas de violation de la HIPAA, les employeurs pourraient être soumis à des amendes allant jusqu'à 1,5 million de dollars si le Bureau des droits civils (OCR) du ministère de la Santé et des Services sociaux détermine qu'ils n'ont pas formé adéquatement leurs employés aux meilleures pratiques de la HIPAA.

En mettant de côté le fait que la formation à la conformité est légalement requise, c'est aussi financièrement prudent. Les statistiques de conformité montrent que les organisations dépensent 5,47 millions de dollars en conformité comparativement à une moyenne de 14,82 millions de dollars pour la non-conformité.

La conformité à la HIPAA est de la plus haute importance, donc une formation mémorable est cruciale. Voici les principales dispositions de la HIPAA que la formation doit couvrir.

Qu'est-ce que la formation HIPAA ?

Un programme de formation HIPAA devrait garantir que tous les employés qui stockent, manipulent, accèdent ou partagent des PHI connaissent les principales dispositions de la HIPAA. Celles-ci incluent les règles de confidentialité, de sécurité et de notification de violation, que nous expliquerons en détail ci-dessous.

Les employés doivent apprendre à suivre les politiques de confidentialité et de sécurité de l'organisation lors de leur processus d'intégration et régulièrement.

Ce type de formation des employés est considéré comme une mesure administrative de sauvegarde en vertu de la règle de sécurité HIPAA. Les organisations de santé doivent avoir certaines mesures administratives de sauvegarde, comme la formation des employés, ainsi que des mesures de sécurité physiques et techniques en place pour protéger les données des patients contre les violations et atteindre la conformité HIPAA.

Aperçu : règles HIPAA

HIPAA est devenu une loi en 1996 dans le but d'améliorer l'efficacité et l'efficience du système de santé américain. Les législateurs ont rapidement reconnu que la technologie électronique nécessitait des dispositions modernes pour protéger les informations de santé des personnes.

En conséquence, HIPAA comprend désormais les règles de confidentialité, de sécurité et de notification de violation.

Voici un aperçu rapide de chaque règle.

Règle de confidentialité

La règle de confidentialité établit des normes pour la protection des dossiers médicaux et des informations de santé protégées (PHI) des individus. Les organisations qui manipulent les informations de santé d'un individu doivent fournir des protections raisonnables et limiter qui peut accéder et recevoir les PHI.

Cette règle fixe des limites afin que les organisations ne puissent utiliser ou divulguer les PHI que pour des raisons de traitement, de paiement ou d'opérations de soins de santé.

La règle donne également aux individus le droit d'obtenir des copies de leurs dossiers de santé et d'autoriser les transferts tiers impliquant leurs PHI.

Règle de sécurité

La règle de sécurité exige que les organisations maintiennent des protections administratives, techniques et physiques pour protéger les informations de santé électroniques (ePHI).

En pratique, elles doivent :

• Mener des analyses de risque pour identifier et protéger contre les menaces internes ou externes aux ePHI
• Protéger contre les utilisations ou divulgations inadmissibles des ePHI
• Assurer la conformité des employés avec les normes de confidentialité et de sécurité

Règle de notification de violation

La règle de notification de violation exige que les entités couvertes par HIPAA notifient toute personne affectée dans les 60 jours suivant la découverte d'une violation de PHI non sécurisée.

En cas de violations impliquant plus de 500 personnes, les organisations sont également tenues de notifier l'OCR de leur état dans le même délai de 60 jours.

Pour aider les membres de votre organisation à suivre ces règles, utilisez nos jeux de formation HIPAA ci-dessous.

5 jeux de formation HIPAA amusants

Gérer et protéger les informations de santé est une responsabilité majeure. Il est essentiel que les employés sachent comment repérer les violations de HIPAA et quoi faire si elles se produisent — et que les informations restent longtemps après la fin de la formation.

Des activités de formation à la confidentialité amusantes en tandem avec une formation traditionnelle peuvent aider à favoriser la rétention des connaissances.

Voici quelques jeux HIPAA à essayer pour une expérience d'équipe mémorable.

Jeu 1 : À qui est l'amende HIPAA ?

Le jeu de rôle peut apprendre aux employés comment identifier des exemples de violations de HIPAA de manière engageante.

Pour un peu d'humour HIPAA, essayez ce jeu inspiré du spectacle d'improvisation comique 'Whose Line Is It Anyway ?' :

1. Choisissez quelques volontaires.
2. Fournissez un scénario HIPAA à jouer devant le groupe de formation. Inclure une violation potentielle telle que : 'Vous avez tweeté une capture d'écran des dossiers médicaux d'une célébrité.'
3. Ensuite, donnez au groupe une chance de jouer la correction potentielle. Par exemple : 'Nous devons informer la personne affectée.'

À la fin de la performance, demandez au groupe :

• Quelles règles HIPAA ont été ignorées ?
• Quelles pourraient être les amendes possibles ?

Jeu 2 : Associez la norme HIPAA 

Chaque disposition HIPAA contient une série de normes. Par exemple, la règle de confidentialité contient la norme Minimum Necessary, qui exige que les entités couvertes utilisent le moins de PHI possible pour accomplir une tâche donnée de traitement, de paiement ou d'opération de soins de santé.

Ce jeu de mémoire mettra votre équipe au défi de faire correspondre les cartes de la norme avec leur définition. 

1. Écrivez les normes HIPAA sur des cartes individuelles. Étiquetez le dos de chaque carte « Standard ». 
2. Écrivez la définition de chaque norme sur des cartes séparées. Étiquetez le dos de chaque carte « Définition ».
3. Divisez votre groupe de formation en deux équipes.
4. Mélangez les cartes et distribuez un nombre égal de normes et de cartes de définition face cachée à chaque équipe.
5. Chaque joueur retourne une carte standard et une carte définition.
6. Les individus alternent les tours pour essayer d'associer une carte standard à la bonne carte de définition pour gagner un point pour leur équipe.
7. Si quelqu'un fait une correspondance incorrecte, il doit retourner les cartes et son tour se termine.
8. La première équipe à marquer 10 points gagne.

Vous pouvez également utiliser ces cartes imprimables Associez la norme HIPAA pour créer vos propres normes et définitions. Si vous avez besoin d'inspiration, l'OCR propose un résumé utile des règles et réglementations HIPAA.

Jeu 3 : HIPAA Family Feud

Ajouter des composantes compétitives d'émissions de jeux à votre formation devrait également aider à garder vos employés engagés.

Voici une façon amusante de tester les connaissances de vos employés sur le HIPAA :

1. Divisez le groupe en deux équipes.
2. Posez une question de trivia liée à HIPAA.
3. Donnez à chaque groupe le temps de convenir de la bonne réponse. Par exemple : « Quand le HIPAA a-t-il été promulgué ?
4. Demandez à chaque équipe d'écrire sa réponse pour avoir l'opportunité de gagner un point. 
5. S'ils ont raison, ils obtiennent un point, mais s'ils ont tort, l'autre équipe a la possibilité de voler le point en répondant correctement.
6. L'équipe qui accumule le plus de points gagne.

Utilisez ces cartes imprimables HIPAA Family Feud pour améliorer l'expérience de jeu et tester vos membres d'équipe.

Jeu 4 : HIPAA Jeopardy !

Une formation HIPAA amusante ne serait pas complète sans un jeu inspiré de « Jeopardy ! »

Tout d'abord, listez six catégories différentes orientées vers le HIPAA dans une présentation PowerPoint, comme ceci :

Les questions avec des valeurs plus basses devraient être les plus faciles à répondre. Les questions avec les valeurs les plus élevées devraient être les plus difficiles.

1. Divisez vos employés en équipes et laissez-les choisir des questions.
2. Une fois qu'ils ont sélectionné une catégorie et une valeur, révélez la question.
3. La première équipe à lever la main répondra à la question. Si elle répond correctement, elle gagne la valeur associée à la question. Si elle se trompe, l'équipe perd la valeur.
4. L'équipe avec le plus d'« argent » à la fin gagne.

Jeu 5 : Au-delà de la croyance HIPAA : Fait ou Fiction ?

Certaines affaires réelles de violation HIPAA semblent trop extravagantes pour être vraies. Inspiré par l'émission « Au-delà de la croyance : Fait ou Fiction ? », ce jeu d'entraînement teste les connaissances de votre équipe sur l'historique de la HIPAA.

Vous ne devriez pas vous attendre à ce qu'ils connaissent tous les cas historiques de violation HIPAA, mais c'est un moyen amusant d'enseigner les violations HIPAA et leurs conséquences.

1. Préparez à l'avance quelques exemples de violations désastreuses de la HIPAA. Choisissez-en certains basés sur des événements réels — plus c'est désastreux, mieux c'est ! — et inventez-en d'autres.
2. Rassemblez votre groupe d'entraînement et présentez chaque cas. Chaque cas doit détailler : ce qui est arrivé, les violations de la HIPAA et les pénalités.
3. À la fin de chaque cas, demandez aux membres du groupe de voter si le cas est réel ou faux.
4. Faites savoir au groupe quels cas étaient des faits ou de la fiction, et voyez qui a pu deviner le plus de bonnes réponses.

Lorsque combinés avec une formation traditionnelle, ces jeux d'entraînement HIPAA amusants devraient aider vos employés à éviter les violations courantes au bureau. Assurez-vous de dispenser ces sessions de formation annuellement pour maintenir votre équipe alerte.

Une formation complète est un excellent moyen de construire une culture conforme à la HIPAA, mais les organisations ne peuvent pas se permettre d'être complaisantes.

Heureusement, vous pouvez rationaliser vos efforts de conformité HIPAA avec Secureframe. En plus d'une formation complète à la HIPAA, Secureframe offre des logiciels de sécurité et de conformité automatisés. Contactez-nous pour savoir comment notre plateforme et notre équipe d'experts peuvent vous faire gagner du temps et vous protéger des amendes potentielles pour violation de la HIPAA.