Obtener un informe SOC 2 es un paso importante para cualquier organización de servicios.

Pero cumplir con los requisitos por primera vez puede ser confuso. ¿Cómo saber cuándo estás listo para una auditoría?

Después de todo, no existe un enfoque único para todos, y los requisitos de cumplimiento de SOC 2 pueden variar.

Pero eso no significa que no se pueda realizar una auditoría con confianza. En este artículo, explicaremos cómo prepararse para una auditoría SOC 2 y compartiremos una lista de verificación interactiva para ayudarte a medir tu preparación para la auditoría.

Una introducción a SOC 2®

SOC 2 significa Controles de Organización de Servicios 2. Es un informe de certificación creado por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) que está diseñado para ayudar a construir confianza entre las organizaciones de servicios y sus clientes. El objetivo es proporcionar más claridad sobre los controles de seguridad utilizados por las organizaciones de servicios.

SOC 2 compara los controles de seguridad de una organización de servicios frente a cinco Criterios de Servicios de Confianza:

• Seguridad: Cómo aseguras los datos contra el acceso no autorizado
• Disponibilidad: Qué tan disponibles y accesibles son tus servicios para los usuarios
• Confidencialidad: Cómo proteges la información confidencial de una brecha de datos
• Integridad del procesamiento: Cómo aseguras que los datos se procesen de manera oportuna y precisa
• Privacidad: Cómo mantienes anónimos y protegidos los datos de los usuarios y clientes

Cubriremos estos Criterios de Servicios de Confianza con más detalle más adelante, pero primero, respondamos una pregunta crucial.

¿Por qué necesita tu organización un informe SOC 2®?

El cumplimiento con SOC 2 no es obligatorio ni legalmente requerido. Sin embargo, si eres una organización de servicios que afecta directamente la eficiencia operativa de los usuarios (por ejemplo, proveedor de servicios en la nube, SaaS, centro de datos, etc.) y manejas datos de clientes, probablemente necesites cumplir con SOC 2.

¿Por qué?

Es probable que los prospectos y clientes soliciten un informe SOC 2 durante la selección de proveedores o para sus propios procesos de auditoría. No proporcionar este informe puede estancar los ciclos de ventas, afectar la credibilidad con los clientes e impedir tu capacidad para escalar en el mercado.

Una auditoría SOC 2 también te ayudará a comprender mejor el rendimiento actual de tus controles de seguridad y detectar posibles brechas. Podrás identificar vulnerabilidades, mantener tu organización segura y construir procesos de negocio más eficientes.

Algunos de los principales beneficios del cumplimiento de SOC 2 incluyen:

• Construir relaciones más sólidas con los clientes: Comprometerse con el cumplimiento de SOC 2 demuestra a los prospectos, clientes y socios que te preocupas por la seguridad e integridad de sus datos.
• Prevenir incidentes de seguridad: Un informe SOC 2 te ayudará a cumplir con los más altos estándares de seguridad para evitar una brecha de datos.
• Obtener información valiosa sobre tu negocio: Completar una auditoría SOC 2 te ayudará a construir una postura de seguridad más fuerte y te brindará información valiosa sobre el diseño y rendimiento general de tus controles de seguridad.

¿Quién realiza una auditoría SOC 2®?

Las evaluaciones SOC 2 son auditorías de certificación, lo que significa que un auditor externo y de tercera parte evaluará sus controles de seguridad y emitirá un informe final sobre qué tan bien cumplen con los requisitos de SOC 2.

Este informe generalmente incluye:

• Resumen de auditoría: Un resumen del alcance de la auditoría, el período de tiempo y la opinión final del auditor con respecto al nivel de cumplimiento SOC 2 de la organización.
• Aserción de gestión: El liderazgo de la organización explica los sistemas y controles internos que están bajo auditoría.
• Descripción del sistema: Una visión general detallada del sistema bajo auditoría, incluidos los componentes del sistema, procedimientos e incidentes.
• Pruebas de control: Una descripción de las pruebas realizadas durante la auditoría y los resultados.

Tenga en cuenta; las evaluaciones SOC 2 son gobernadas por el AICPA y deben ser realizadas por una firma de CPA licenciada y acreditada. La firma auditora también debe ser completamente independiente de la organización que está siendo auditada para mantener la objetividad.

Guía de 5 pasos para la preparación de la auditoría SOC 2®

Prepararse para una auditoría SOC 2 sin ninguna orientación es como navegar en una jungla sin un mapa.

Para ayudarlo a mantenerse en el camino y evitar errores comunes, hemos elaborado una lista de más de 35 preguntas para prepararse para una auditoría SOC 2.

Esta guía paso a paso desglosará todo el proceso. ¡Vamos a ello!

Paso 1: Elija su tipo de informe SOC 2®

Primero, necesita entender los diferentes tipos de informes SOC 2 para decidir qué necesita en este momento.

Hay dos tipos de informes SOC 2: Tipo I y Tipo II.

Los informes SOC 2 Tipo I evalúan los controles de su organización en un solo punto en el tiempo. Responde la pregunta: ¿Están diseñados sus controles internos de manera que cumplan con los requisitos SOC 2? Los informes SOC 2 Tipo II evalúan el desempeño de sus controles durante un período de tiempo más largo, típicamente entre 6 a 12 meses, pero puede ser tan solo 3 meses.

¿Cómo decide qué tipo de informe necesita? Pregúntese:

• ¿Qué tipo de informe están pidiendo sus clientes? Mientras que algunos pueden aceptar un informe de Tipo I, la mayoría requiere un Tipo II.
• ¿Qué tan urgentemente necesita un informe SOC 2? Las auditorías de Tipo I son más rápidas de completar y pueden satisfacer a los clientes mientras usted persigue un informe de Tipo II.
• ¿Tiene los recursos para completar múltiples auditorías? Algunos clientes aceptarán un informe de Tipo I mientras se prepara para una auditoría de Tipo II. Si opta por ir directamente por un informe de Tipo II, solo necesitará completar una auditoría anual, en lugar de tanto un Tipo I como un Tipo II.

Paso 2: Seleccione sus Criterios de Servicios de Confianza

Como mencionamos anteriormente, las auditorías SOC 2 evalúan sus controles de seguridad en comparación con cinco Criterios de Servicios de Confianza definidos por la AICPA:

• Seguridad
• Disponibilidad
• Integridad del procesamiento
• Confidencialidad
• Privacidad

La seguridad es el único criterio de servicio de confianza (TSC) que se requiere para cada auditoría. Por eso a menudo se llama el “criterio común”. Los otros cuatro TSC son opcionales. Deberá decidir qué otros TSC incluir (si corresponde) según las demandas del cliente y las regulaciones específicas de la industria.

Por ejemplo, un proveedor de servicios en la nube podría necesitar incluir los principios de disponibilidad y seguridad, mientras que un sistema de procesador de pagos podría necesitar incluir la integridad del procesamiento y la privacidad.

Dicho esto, compartimos algunas preguntas útiles para cada principio a continuación.

Seguridad

La seguridad es el único principio requerido por la AICPA, por lo que debe prestar especial atención a los controles de seguridad que tiene implementados para proteger la información confidencial de los usuarios contra el acceso no autorizado.

• ¿Qué está haciendo para monitorear y prevenir ataques cibernéticos y violaciones de datos?
• ¿Tiene procedimientos específicos para monitorear y responder a incidentes de seguridad?
• ¿Se actualizan sus dispositivos y aplicaciones con regularidad?
• ¿Cómo maneja las vulnerabilidades dentro de sus sistemas?
• ¿Tiene procedimientos definidos de respaldo y recuperación?
• ¿Ha probado y documentado sus procedimientos de seguridad?
• ¿Tiene controles de acceso definidos?

Disponibilidad

La disponibilidad se refiere a qué tan accesible es su sistema para las operaciones de los usuarios. A menudo, las empresas que necesitan estar disponibles y listas en todo momento para sus clientes incluirán la disponibilidad dentro de su alcance. Por ejemplo, si ofrece servicios de gestión de nóminas a grandes empresas manufactureras, debe asegurarse de que su sistema esté disponible siempre que sus clientes lo necesiten.

Algunas preguntas útiles pueden incluir:

• ¿Están disponibles sus servicios en todo momento?
• ¿Sus servicios están restringidos a ciertos usuarios?
• ¿Tiene planes de continuidad del negocio? ¿Cómo maneja los problemas de servicio que podrían afectar su disponibilidad?

Integridad del procesamiento

La integridad del procesamiento tiene como objetivo ayudar a los usuarios del servicio a proteger la integridad de su información. Las empresas que procesan muchos datos o tienen muchas integraciones, como Secureframe, incluirán la integridad del procesamiento en el alcance de su SOC 2. Por ejemplo, si ofrece un servicio de pasarela de pagos, su sistema debe procesar los datos de los clientes de manera rápida, segura y precisa.

• ¿Sus sistemas de procesamiento están funcionando de manera confiable?
• ¿Sus sistemas de procesamiento están proporcionando datos precisos y oportunos a los usuarios?
• ¿Cómo maneja las fallas y problemas del sistema?
• ¿Tiene procedimientos específicos para corregir errores rápidamente?

Confidencialidad

Si maneja información confidencial de los clientes o ayuda a los clientes a gestionar la información sensible de sus usuarios, pregúntese:

• ¿Cómo maneja y procesa los datos para asegurar la confidencialidad?
• ¿Los datos están protegidos y clasificados en todo momento?
• ¿Tiene controles de acceso estrictos para evitar el acceso no autorizado?

Privacidad

La privacidad se refiere a la protección y anonimato de la información del usuario. Si su empresa tiene mucha información sensible, puede que quiera incluir la privacidad en su alcance. Aquí hay algunas preguntas útiles:

• ¿Tiene una política de retención de datos?
• ¿Cómo y dónde clasifica, procesa y almacena los datos personales?
• ¿Qué controles están en su lugar para proteger los datos personales?

Paso 3: Establezca el alcance de su auditoría

Defina los sistemas y controles que desea incluir en su auditoría y defina por qué importan desde la perspectiva del usuario. Si está buscando un informe Tipo II, también deberá establecer una ventana de auditoría.

• ¿Cuál es el sistema en alcance? (es decir, aplicaciones o bases de datos específicas, ubicaciones de oficinas, departamentos, etc.)
• Para SOC 2 Tipo II, ¿cuál es el periodo de auditoría? Un periodo típico de auditoría es de 6-12 meses, pero es posible establecer un periodo de auditoría más corto, de 3 meses. Un periodo de auditoría más largo requiere más tiempo para cumplir con la normativa y más evidencia que proporcionar; sin embargo, también tiene más peso que un informe de 3 meses.

Paso 4: Diseñar e implementar controles de seguridad

Una vez que hayas definido el alcance de tu informe, es momento de identificar riesgos y describir los controles reales que vas a probar.

• ¿Comprendes los riesgos asociados con tus activos y sistemas de información?
• ¿Has identificado la probabilidad y el impacto potencial de estos riesgos en tu organización?
• ¿Tienes un plan de tratamiento de riesgos para aceptar o mitigar riesgos?
• ¿Con qué frecuencia realizas evaluaciones de riesgo para identificar cambios en tu panorama de amenazas?
• ¿Cómo documentas y mantienes controles internos para mitigar el riesgo organizacional?
• ¿Tienes una política de control de acceso para definir quién puede acceder a los datos y cuándo?
• ¿Mantienes registros de acceso para monitorear la actividad y detectar anomalías?
• ¿Algún control de seguridad depende de algún software de terceros? Si es así, ¿qué pasos has tomado para gestionar el riesgo del proveedor?

Paso 5: Realizar un análisis de brechas y una evaluación de preparación

Un análisis de brechas puede identificar cualquier debilidad en tus controles que podría afectar el resultado de tu auditoría.

La forma más eficiente de realizar un análisis de brechas es con una herramienta de cumplimiento automatizada, que puede verificar todos tus sistemas y controles contra los criterios SOC 2 para identificar inmediatamente cualquier mala configuración o brecha en tu postura de cumplimiento. Plataformas como Secureframe también ofrecen orientación de remediación personalizada que facilita y agiliza la corrección de cualquier brecha.

Si no optas por una herramienta automatizada, tu equipo interno de cumplimiento o de seguridad de la información puede verificar manualmente tus controles para garantizar el cumplimiento antes de que tu auditor comience su examen.

Una evaluación de preparación es un examen realizado por el auditor para determinar qué tan preparada está tu organización para un examen SOC 2. Esto te ayudará a comprender mejor el estado actual de los controles de tu organización.

Un análisis de brechas y una evaluación de preparación te ayudan a responder:

• ¿Está tu organización lista para un examen SOC 2?
• ¿Son suficientes tus controles actuales para satisfacer los requisitos de cumplimiento?
• ¿Hay alguna brecha que debas corregir antes de tu examen SOC 2?

Todo lo que necesitas para prepararte para tu auditoría SOC 2®

El cumplimiento de SOC 2 puede ser exhaustivo, pero no tiene que ser agotador. Hemos creado una biblioteca de recursos para desmitificar y simplificar SOC 2:

• Centro de Cumplimiento SOC 2: Más de 35 artículos y recursos que cubren todo lo que necesitas saber sobre las auditorías SOC 2.
• Kit de Cumplimiento SOC 2: Plantillas de políticas gratuitas, listas de verificación de cumplimiento y hojas de cálculo de evidencia para ahorrar horas de trabajo manual.
• Consejos de expertos y mejores prácticas: Nuestros ex auditores y expertos en cumplimiento comparten sus consejos y responden preguntas comunes.
• Cumplimiento automatizado: Monitoreo continuo y recopilación de evidencia, gestión de proveedores y personal, gestión de riesgos, tableros de cumplimiento y mucho más para simplificar y agilizar el proceso de SOC 2.