La solicitud de propuesta (RFP) promedio incluye 77 preguntas, y cada pregunta toma aproximadamente 25 minutos para responder. Eso significa que toma un promedio de 32 horas responder a una sola RFP.

Ahora imagina que recibes múltiples RFP a la semana. Responder a ellas es altamente manual, tedioso y consume mucho tiempo. Tener un proceso estandarizado puede ayudar a ahorrar tiempo valioso a tu equipo, mejorar la calidad de tus respuestas a las RFP y ganar más nuevos clientes.

Para ayudarte a simplificar el proceso de respuesta a las RFP y mejorar tus tasas de éxito, describiremos un proceso paso a paso, explicaremos cómo el software de RFP puede agilizar tus esfuerzos y proporcionaremos plantillas de solicitud de propuesta.

¿Qué es una respuesta a una RFP?

Una solicitud de propuesta (RFP) es un paso común en el proceso de adquisición de proveedores. Es una herramienta efectiva para que las empresas aprendan sobre múltiples proveedores y seleccionen el que mejor satisfaga sus necesidades.

Una respuesta a una RFP es una oferta de un proveedor o contratista calificado para completar un proyecto que fue anunciado y descrito públicamente en una RFP o RFI (solicitud de información). Esta respuesta debe mostrar que tu organización puede cumplir con los criterios del cliente en cuanto a habilidades, presupuesto y plazos, entre otros factores.

Esencialmente, una RFP es una organización diciendo: “Necesitamos un proveedor que nos ayude a hacer XYZ.” Las empresas emiten una RFP y varios proveedores presentan su oferta a través de una respuesta a la RFP, que explica cómo el proveedor puede satisfacer esa necesidad y por qué la organización debería elegirlos sobre la competencia.

El proceso de respuesta a la RFP

Un proceso de respuesta a una RFP es un conjunto de pasos interrelacionados y repetibles que sigues para responder a una RFP. Este proceso puede ayudarte a determinar qué RFPs vale la pena responder, asignar entregables y plazos a las personas adecuadas, y asegurarte de enviar un borrador que ya ha sido revisado y corregido antes de la fecha de entrega.

Tener un proceso estandarizado puede garantizar que las RFP se respondan de manera coherente, incluso a medida que tu organización crece y busca atender a más clientes.

Vamos a echar un vistazo a los pasos individuales involucrados en el proceso a continuación.

Cómo responder a una RFP

Sigue el proceso de respuesta a la RFP paso a paso a continuación para mostrar cómo tu organización puede satisfacer las necesidades del cliente.

1. Evalúa la RFP

El primer paso es evaluar la RFP para asegurar que entiendes exactamente lo que el cliente está buscando y decidir si debes responder a ella. En función del alcance del trabajo, puedes determinar que no es un buen ajuste para el cliente o que no tienes los recursos para completar el proyecto en el plazo esperado. O tal vez el retorno de la inversión sea probablemente menor que el costo de completar el proyecto. Cualquiera sea la razón, puedes decidir no responder, ahorrando a tu equipo tiempo y recursos valiosos.

Si determinas que es una buena oportunidad para tu organización, entonces puedes continuar con el siguiente paso.

2. Elaborar el cronograma de la propuesta y asignar entregables

Para asegurarse de enviar la respuesta al RFP de manera oportuna, es importante asignar claramente roles, responsabilidades y plazos.

Si bien existen diferentes enfoques de gestión de proyectos que puede utilizar, una metodología común es desglosar cada tarea necesaria para completar la respuesta al RFP en pasos individuales y asignar un responsable y una fecha de vencimiento o hito para cada uno.

Por ejemplo, la tarea de evaluar un RFP puede desglosarse en varios pasos, como:

• Revisión y resumen del RFP por un gerente de propuestas y un ejecutivo de cuentas
• Tomar la decisión de continuar o no después de consultar con legal, finanzas y un patrocinador ejecutivo
• Crear y publicar un cronograma de propuestas con el gerente de propuestas

3. Redactar la respuesta al RFP

Escribir la carta de presentación

La carta de presentación acompaña su respuesta al RFP y es el primer documento que verá el equipo revisor. Es una introducción crucial a su empresa y una valiosa oportunidad para resaltar cualquier calificación o experiencia única que haga que su organización sea la mejor opción.

Esto es lo que debe incluir en su carta de presentación del RFP:

1. Breve introducción: Incluya el nombre de su empresa y la información de contacto, y una breve declaración sobre las calificaciones de su organización. Indique claramente que su carta es en respuesta al RFP específico al que está respondiendo e incluya el título y/o número de referencia del RFP.
2. Resumen de su propuesta: Haga un resumen de su propuesta, destacando cómo cumple con los requisitos específicos descritos en el RFP. Demuestre una clara comprensión de los objetivos, desafíos y requisitos del cliente.
3. Detalle los adjuntos: Mencione que su propuesta detallada está adjunta, junto con cualquier otro documento relevante, estudios de caso o materiales.

Mantenga su carta de presentación concisa y profesional. Asegúrese de revisar cualquier error ortográfico y gramatical, y siga cualquier pauta de formato o presentación especificada en el RFP.

Escribir el resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo ofrece una breve descripción de su propuesta, destacando los puntos clave y presentando un caso convincente de por qué su organización es la mejor opción para el proyecto. Debe resaltar qué bien entiende las necesidades del cliente, su solución propuesta y los beneficios o el valor únicos que ofrece su empresa.

Esto es lo que debe incluir en su resumen ejecutivo:

• Requisitos clave: Comience demostrando una clara comprensión de los desafíos o requisitos descritos en el RFP del cliente para mostrar que ha entendido completamente sus necesidades y está respondiendo específicamente a su situación.
• Propuesta de solución: Describa su solución o enfoque propuesto. Esto debe ser un resumen general, centrado en cómo su solución aborda las necesidades del cliente y los resultados que espera lograr. Preste especial atención a la sección del Alcance del Trabajo del RFP presentado cuando especifique sus entregables y su plan de implementación.
• Diferenciadores y propuesta de valor: Destaque lo que distingue a su propuesta de la competencia. Puede ser la experiencia única de su empresa, su enfoque innovador, rentabilidad, tecnología superior, historial comprobado u otros factores que le den una ventaja.
• Beneficios para el cliente: Articule claramente los beneficios que recibirá el cliente al elegir su solución. Estos beneficios deben ser respuestas directas a los objetivos y puntos débiles del cliente, tal como se describen en el RFP.
• Llamado a la acción: Concluya con una declaración que aliente al cliente a leer la propuesta detallada y una nota de disponibilidad para discutir cualquier aspecto en más detalle o aclarar cualquier punto.

El resumen ejecutivo debe ser conciso, generalmente no más de una o dos páginas. Sin embargo, debe ser lo suficientemente completo como para que, si un tomador de decisiones lee solo el resumen ejecutivo, pueda comprender la esencia de su propuesta y sus principales ventajas.

Explicar la fijación de precios y los términos del contrato

Explicar la fijación de precios y los términos del contrato en una respuesta al RFP requiere detalle y transparencia. Aquí hay una lista de información a incluir:

• Desglose claro de costos: Proporcione un desglose detallado de los costos asociados con su propuesta. Esto puede incluir costos únicos (como tarifas de configuración o instalación) y costos recurrentes (como tarifas de servicio mensuales o anuales). Explique claramente qué cubre cada partida para ayudar al cliente a entender exactamente por qué está pagando.
• Costo total de propiedad: Si corresponde, discuta el costo total de propiedad, que incluye no solo los costos iniciales sino también cualquier costo de mantenimiento, soporte u operativo continuo.
• Propuesta de valor: Explique cómo sus precios se correlacionan con el valor que está ofreciendo. Si su solución ofrece beneficios como mayor eficiencia, fiabilidad o innovación, asegúrese de resaltarlos. Si su solución es más costosa que algunas alternativas, justifique el gasto adicional destacando los beneficios superiores o los ahorros a largo plazo.
• Opciones de precios flexibles (si corresponde): Si hay diferentes niveles de servicio o complementos opcionales, explíquelos claramente. Esto puede incluir precios escalonados, descuentos por compromisos más largos o servicios adicionales a un costo extra.
• Términos del contrato:
  -Duración: Especifique la duración propuesta del contrato y cualquier término relacionado con la renovación.
  -Cláusula de rescisión: Describa los términos bajo los cuales cualquiera de las partes puede rescindir el contrato.
  -SLAs y métricas de rendimiento: Incluya cualquier acuerdo de nivel de servicio (SLA) o métricas de rendimiento a los que se comprometa.
  -Términos de pago: Detalle el cronograma de pagos, el procedimiento de facturación y cualquier política de pagos atrasados.
• Personalización y escalabilidad: Si sus precios pueden personalizarse según las necesidades específicas del cliente, hágalo saber. Y asegúrese de discutir cómo se verán afectados los costos si se amplía el alcance del proyecto.

Agregar prueba social y estudios de casos

Como adjunto, incluya cualquier historia de éxito de clientes que sean similares al nuevo negocio que está tratando de ganar: destaque organizaciones de industrias similares, tamaño de empresa, desafíos comerciales y casos de uso. Los testimonios de clientes reales pueden ofrecer un argumento convincente a su favor y dar a los prospectos una idea más clara del valor que ofrece su empresa y de cómo es trabajar con su equipo. Mejor aún si puede proporcionar información de contacto de un cliente dispuesto a servir como referencia y hablar directamente con clientes potenciales.

Al redactar una respuesta a una RFP, posiblemente pueda reutilizar algunas respuestas de respuestas anteriores. Puede que vea preguntas repetidas sobre su empresa, estructura del equipo, experiencia en proyectos relacionados y enfoque del proyecto, así como referencias y una propuesta de costos.

Es probable que también necesite consultar a expertos en la materia para obtener contenido nuevo o ayuda para adaptar las respuestas al cliente específico. Por ejemplo, las respuestas a preguntas de seguridad e informática pueden requerir la aportación de su CISO o miembros del equipo de seguridad de la información.

4. Distribuya el borrador para revisión.

Antes de enviar su respuesta al cliente, debe obtener la opinión y la aprobación de las partes interesadas clave en operaciones comerciales, marketing, TI y seguridad, finanzas y legal, además de al menos un tomador de decisiones ejecutivo.

5. Envíe su respuesta al cliente.

Antes de la fecha límite especificada en la RFP, envíe su respuesta al cliente. Asegúrese de hacer un seguimiento con el cliente para asegurarse de que la haya recibido y responder cualquier pregunta que pueda tener.

8 consejos para redactar una respuesta a una RFP ganadora.

Cuando respondes a una RFP, es probable que compitas con varios proveedores. ¿Qué puedes hacer para asegurarte de que tu respuesta se destaque del resto? Aquí tienes las mejores prácticas para escribir una propuesta ganadora que deje una impresión excelente en los potenciales clientes.

1. Sigue las instrucciones del cliente: Asegúrate de responder a todas las preguntas requeridas y seguir las instrucciones de presentación especificadas en la RFP. Las instrucciones pueden dictar la longitud y el formato de tu respuesta, cuándo debe ser presentada y más.
2. Enfócate en las necesidades del cliente: Cada sección de tu respuesta a la RFP debe estar dedicada a demostrar cómo la solución propuesta por tu organización es la mejor opción para satisfacer las necesidades del cliente. Asegúrate de referenciar continuamente la RFP y los requisitos descritos en ese documento al redactar tu respuesta.
3. Personaliza tu respuesta a la propuesta para el cliente: Aunque puedes reutilizar respuestas de RFP anteriores, debes tomarte el tiempo para adaptar la respuesta al cliente y a los requisitos únicos de su RFP. Posiciona tus características en torno a sus problemas actuales, usa elementos visuales específicos del cliente y referencia las necesidades del prospecto lo más directamente posible. Por ejemplo, puedes personalizar el mensaje estándar de tu empresa para mencionar específicamente al cliente. Supongamos que Secureframe esté respondiendo a una RFP. En lugar de decir: “Nuestra empresa puede ayudar a empresas de todos los tamaños a lograr y mantener el cumplimiento con rigurosos estándares globales,” podríamos decir: “Nuestra empresa puede ayudar a ABC Company a lograr y mantener el cumplimiento con SOC 2.”
4. Sé específico: Sé lo más específico posible en tu respuesta a la RFP. Después de leer tu respuesta, el cliente debería entender qué tareas puedes realizar, cómo planeas completarlas, en qué fecha y con qué presupuesto.
5. Incluye elementos visuales: Cuando sea posible, utiliza elementos visuales como gráficos y tablas para hacer tu respuesta más atractiva y memorable. Personaliza tus elementos visuales para el cliente potencial siempre que sea posible.
6. Comparte certificaciones de la industria y seguridad: Asegúrate de mencionar tu nivel de cumplimiento con cualquier requisito regulatorio o de la industria aplicable y con marcos de seguridad como SOC 2, ISO 27001, y PCI DSS. Si el cumplimiento implica una auditoría o certificación anual, incluye la fecha de emisión o el período de auditoría.
7. Automatiza tu proceso de respuesta a la RFP: La automatización puede acelerar significativamente el proceso de respuesta a la RFP sugiriendo respuestas basadas en RFPs respondidas previamente, permitiéndote asignar expertos en la materia a preguntas individuales, y manteniendo una base de conocimiento actualizada de respuestas previas.

Estos consejos pueden ayudarte a escribir respuestas a RFP de alta calidad y efectivas que demuestren claramente por qué tu organización es la mejor opción para los clientes potenciales.

Plantilla de respuesta a RFP

Descarga esta plantilla gratuita de respuesta a RFP para comprender mejor qué pueden preguntar los clientes potenciales al intentar evaluar a los proveedores y cómo deberías responder. Esto puede ayudarte a responder a las RFP de manera más rápida y sencilla y aumentar tus tasas de éxito.

Mejora tus tasas de éxito con software de respuesta a RFP

Responder a RFPs es una parte importante para ganar oportunidades con nuevas organizaciones, pero puede consumir tiempo y recursos valiosos tanto para startups como para grandes empresas.

Algunas preguntas son las mismas de cliente a cliente y requieren que te repitas o rastrees respuestas anteriores. Algunas preguntas varían de cliente a cliente sin un formato, conjunto u orden de preguntas estandarizados, lo que significa que necesitas involucrar a expertos en la materia para responder repetidamente preguntas o actualizar respuestas anteriores.

El software de respuesta RFP puede ayudar a automatizar el proceso, ahorrar tiempo y mejorar la calidad general de tus respuestas a RFPs.

• Ahorra tiempo: Mantén una base de conocimientos única para mejorar la precisión de las respuestas y acelerar el proceso de creación de respuestas a RFPs. Las capacidades de IA y aprendizaje automático te permiten incluir automáticamente las mejores respuestas para completar una RFP o cuestionario de seguridad de manera rápida y sencilla.
• Mejora la eficiencia del equipo: Las herramientas de automatización de RFP almacenan el mejor contenido utilizado en respuestas a propuestas anteriores. Al responder una pregunta una vez en la base de conocimientos, tu personal sénior y expertos en la materia pueden evitar recibir una avalancha de preguntas entrantes y centrarse en tareas de alta prioridad.
• Evita errores: La automatización asegura que todas tus respuestas a RFPs sean precisas y estén actualizadas.

Con el software de RFP, no tendrás que gastar cientos de horas de trabajo manual asignando preguntas entrantes de RFP a expertos en la materia, revisando documentos y carpetas para encontrar respuestas anteriores a RFPs y luego copiándolas y pegándolas en la nueva propuesta.

En cambio, el software de RFP como Secureframe Questionnaire Automation and Knowledge Base puede:

• Sugerir respuestas basadas en RFPs respondidas previamente usando IA y aprendizaje automático
• Almacenar respuestas anteriores en una base de conocimientos, la cual puedes usar para autopoblar futuros cuestionarios
• Actualizar automáticamente respuestas en la base de conocimientos a medida que se finalizan nuevas respuestas a RFPs
• Permitir que asignes expertos en la materia para editar respuestas en una respuesta RFP o en la base de conocimientos
• Exportar la propuesta completa al formato original para enviarla de vuelta a tu cliente potencial

Con la automatización de cuestionarios de Secureframe, recuperarás cientos de horas para centrarte en otras prioridades importantes. Y debido a que podrás completar RFPs en menos tiempo, podrás superar a la competencia y aumentar tus tasas de éxito.

Automatiza el proceso de respuesta a RFPs con el poder de la IA

Creamos Secureframe Questionnaire Automation and Knowledge Base para que sea rápido y fácil responder a RFPs utilizando inteligencia artificial (IA).

Simplemente sube una RFP o cuestionario de seguridad a Secureframe, verifica las respuestas sugeridas por Secureframe desde la Secureframe Knowledge Base y exporta el documento completado en el formato original para enviarlo de vuelta a tu cliente.

Programa una demostración de Secureframe Trust para ver Secureframe Questionnaire Automation y Knowledge Base en acción.