Einen SOC 2-Bericht zu erhalten, ist ein wichtiger Schritt für jedes Dienstleistungsunternehmen.

Doch die erstmalige Einhaltung kann verwirrend sein. Wie wissen Sie, wann Sie bereit für eine Prüfung sind?

Schließlich gibt es keine Einheitslösung, und die SOC 2-Compliance-Anforderungen können variieren.

Aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht mit Vertrauen in eine Prüfung gehen können. In diesem Artikel erklären wir, wie man sich auf eine SOC 2-Prüfung vorbereitet und teilen eine interaktive Checkliste, die Ihnen hilft, Ihre Prüfungsbereitschaft zu bewerten.

Eine Einführung in SOC 2®

SOC 2 steht für Service Organization Controls 2. Es handelt sich um einen Prüfbericht, der vom American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) erstellt wurde und dazu dient, Vertrauen zwischen Dienstleistungsorganisationen und ihren Kunden aufzubauen. Ziel ist es, mehr Klarheit über die von Dienstleistungsorganisationen verwendeten Sicherheitskontrollen zu schaffen.

SOC 2 vergleicht die Sicherheitskontrollen einer Dienstleistungsorganisation mit fünf Trust Services Kriterien:

• Sicherheit: Wie Sie Daten vor unbefugtem Zugriff schützen
• Verfügbarkeit: Wie verfügbar und zugänglich Ihre Dienste für Benutzer sind
• Vertraulichkeit: Wie Sie vertrauliche Informationen vor einem Datenverlust schützen
• Integrität der Verarbeitung: Wie Sie sicherstellen, dass Daten rechtzeitig und genau verarbeitet werden
• Privatsphäre: Wie Sie Benutzer- und Kundendaten anonym und geschützt halten

Wir werden diese Trust Services Kriterien später noch genauer behandeln, aber zuerst wollen wir eine wichtige Frage beantworten.

Warum benötigt Ihre Organisation einen SOC 2®-Bericht?

Die SOC 2-Compliance ist nicht obligatorisch oder gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie jedoch ein Dienstleistungsunternehmen sind, das die betriebliche Effizienz der Benutzer direkt beeinflusst (z.B. Cloud-Dienstanbieter, SaaS, Rechenzentrum usw.) und Kundendaten führt, müssen Sie wahrscheinlich SOC 2-konform werden.

Warum?

Es ist wahrscheinlich, dass Interessenten und Kunden während der Anbieterauswahl oder für ihre eigenen Prüfprozesse einen SOC 2-Bericht anfordern. Das Nichtvorlegen dieses Berichts kann Verkaufszyklen verzögern, die Glaubwürdigkeit bei Kunden beeinträchtigen und Ihre Fähigkeit, in den Markt aufzusteigen, behindern.

Eine SOC 2-Prüfung hilft Ihnen auch, die aktuelle Leistung Ihrer Sicherheitskontrollen besser zu verstehen und potenzielle Lücken zu erkennen. Sie können Schwachstellen identifizieren, Ihre Organisation sicher halten und effizientere Geschäftsprozesse schaffen.

Einige der wichtigsten Vorteile der SOC 2-Konformität sind:

• Stärkere Kundenbeziehungen aufbauen: Das Bekenntnis zur SOC 2-Konformität beweist Interessenten, Kunden und Partnern, dass Ihnen die Sicherheit und Integrität ihrer Daten wichtig ist.
• Sicherheitsvorfälle verhindern: Ein SOC 2-Bericht hilft Ihnen, die höchsten Sicherheitsstandards zu erfüllen, um einen Datenverlust zu vermeiden.
• Wertvolle Informationen über Ihr Unternehmen erhalten: Die Durchführung einer SOC 2-Prüfung hilft Ihnen, eine stärkere Sicherheitslage aufzubauen und gibt Ihnen wertvolle Einblicke in das gesamte Design und die Leistung Ihrer Sicherheitskontrollen.

Wer führt eine SOC 2®-Prüfung durch?

SOC 2-Prüfungen sind Bescheinigungsaudits, was bedeutet, dass ein externer, unabhängiger Prüfer Ihre Sicherheitskontrollen bewertet und einen Abschlussbericht darüber erstellt, wie gut sie die SOC 2-Anforderungen erfüllen.

Dieser Bericht enthält typischerweise:

• Audit-Zusammenfassung: Eine Zusammenfassung des Auditumfangs, des Zeitraums und der endgültigen Meinung des Prüfers bezüglich des Grades der SOC 2-Konformität der Organisation.
• Management-Erklärung: Die Führung des Unternehmens erklärt die Systeme und internen Kontrollen, die geprüft werden.
• Systembeschreibung: Ein detaillierter Überblick über das geprüfte System, einschließlich Systemkomponenten, Verfahren und Vorfällen.
• Kontrolltests: Eine Beschreibung der während des Audits durchgeführten Tests und der Ergebnisse.

Beachten Sie, dass SOC 2-Prüfungen von der AICPA geregelt werden und von einer lizenzierten und akkreditierten CPA-Firma durchgeführt werden müssen. Die prüfende Firma muss auch vollständig unabhängig von der Organisation sein, die geprüft wird, um die Objektivität zu wahren.

5-Schritte-Leitfaden zur Vorbereitung auf das SOC 2®-Audit

Sich ohne Anleitung auf ein SOC 2-Audit vorzubereiten ist wie ein Dschungel ohne Karte zu durchqueren.

Um Ihnen zu helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und häufige Fallstricke zu vermeiden, haben wir eine Liste mit mehr als 35 Fragen zusammengestellt, um sich auf ein SOC 2-Audit vorzubereiten.

Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden wird den gesamten Prozess aufschlüsseln. Lassen Sie uns loslegen!

Schritt 1: Wählen Sie Ihren SOC 2®-Berichtstyp aus

Zuerst müssen Sie die verschiedenen Arten von SOC 2-Berichten verstehen, um zu entscheiden, welchen Sie jetzt benötigen.

Es gibt zwei Arten von SOC 2-Berichten: Typ I und Typ II.

SOC 2 Typ I-Berichte bewerten die Kontrollen Ihrer Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie beantworten die Frage: Sind Ihre internen Kontrollen so gestaltet, dass sie die SOC 2-Anforderungen erfüllen? SOC 2 Typ II-Berichte bewerten die Leistung Ihrer Kontrollen über einen längeren Zeitraum, typischerweise 6-12 Monate, können aber auch nur 3 Monate umfassen.

Wie entscheiden Sie, welchen Berichtstyp Sie benötigen? Fragen Sie sich selbst:

• Welchen Berichtstyp fordern Ihre Kunden an? Während einige einen Typ I-Bericht akzeptieren, verlangen die meisten einen Typ II.
• Wie dringend benötigen Sie einen SOC 2-Bericht? Typ I-Audits sind schneller abgeschlossen und können Kunden zufriedenstellen, während Sie einen Typ II-Bericht anstreben.
• Haben Sie die Ressourcen, mehrere Audits abzuschließen? Einige Kunden akzeptieren in der Zwischenzeit einen Typ I-Bericht, während Sie sich auf ein Typ II-Audit vorbereiten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, sofort einen Typ II-Bericht zu erstellen, müssen Sie nur ein jährliches Audit abschließen, anstatt sowohl ein Typ I- als auch ein Typ II-Audit.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Vertrauensdienstkriterien aus

Wie bereits erwähnt, bewerten SOC 2-Audits Ihre Sicherheitskontrollen anhand von fünf von der AICPA definierten Vertrauensdienstkriterien:

• Sicherheit
• Verfügbarkeit
• Verarbeitungsintegrität
• Vertraulichkeit
• Privatsphäre

Sicherheit ist das einzige TSC, das für jedes Audit erforderlich ist. Deshalb wird es oft als „allgemeine Kriterien“ bezeichnet. Die anderen vier TSC sind optional. Sie müssen entscheiden, welche anderen TSC (falls vorhanden) je nach Kundenanforderungen und spezifischen Branchenvorschriften aufgenommen werden sollen.

Ein Cloud-Dienstanbieter muss beispielsweise die Verfügbarkeits- und Sicherheitsprinzipien einbeziehen, während ein Zahlungssystem möglicherweise die Verarbeitungsintegrität und die Privatsphäre einbeziehen muss.

Daher teilen wir einige hilfreiche Fragen zu jedem Prinzip unten.

Sicherheit

Sicherheit ist das einzige von der AICPA geforderte Prinzip, daher müssen Sie den Sicherheitskontrollen besondere Aufmerksamkeit schenken, die Sie zum Schutz sensibler Informationen der Benutzer vor unbefugtem Zugriff implementiert haben.

• Was tun Sie, um Cyberangriffe und Datenverletzungen zu überwachen und zu verhindern?
• Haben Sie spezifische Verfahren zur Überwachung und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle?
• Werden Ihre Geräte und Anwendungen regelmäßig aktualisiert?
• Wie gehen Sie mit Schwachstellen innerhalb Ihrer Systeme um?
• Haben Sie definierte Backup- und Wiederherstellungsverfahren?
• Haben Sie Ihre Sicherheitsverfahren getestet und dokumentiert?
• Haben Sie definierte Zugriffskontrollen?

Verfügbarkeit

Verfügbarkeit bezieht sich darauf, wie zugänglich Ihr System für Benutzeroperationen ist. Oft werden Unternehmen, die jederzeit für ihre Kunden verfügbar und einsatzbereit sein müssen, die Verfügbarkeit in ihren Scope einbeziehen. Wenn Sie beispielsweise Gehaltsabrechnungsdienste für große Fertigungsunternehmen anbieten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr System immer dann verfügbar ist, wenn Ihre Kunden es benötigen.

Einige hilfreiche Fragen können sein:

• Sind Ihre Dienste jederzeit verfügbar?
• Sind Ihre Dienste auf bestimmte Benutzer beschränkt?
• Haben Sie Business-Continuity-Pläne? Wie gehen Sie mit Serviceproblemen um, die Ihre Verfügbarkeit beeinflussen könnten?

Verarbeitungsintegrität

Die Verarbeitungsintegrität soll den Benutzern helfen, die Integrität ihrer Informationen zu schützen. Unternehmen, die viele Daten verarbeiten und/oder viele Integrationen haben, wie Secureframe, werden die Verarbeitungsintegrität in den Scope ihres SOC 2 einbeziehen. Wenn Sie beispielsweise einen Zahlungs-Gateway-Service anbieten, muss Ihr System Kundendaten schnell, sicher und genau verarbeiten.

• Arbeiten Ihre Verarbeitungssysteme zuverlässig?
• Liefern Ihre Verarbeitungssysteme rechtzeitige und genaue Daten an die Benutzer?
• Wie gehen Sie mit Systemausfällen und Problemen um?
• Haben Sie spezifische Verfahren zur schnellen Korrektur von Fehlern?

Vertraulichkeit

Wenn Sie vertrauliche Kundeninformationen bearbeiten oder Kunden dabei helfen, die sensiblen Informationen ihrer Benutzer zu verwalten, fragen Sie sich:

• Wie behandeln und verarbeiten Sie Daten, um die Vertraulichkeit sicherzustellen?
• Sind Daten jederzeit geschützt und klassifiziert?
• Haben Sie strenge Zugriffskontrollen, um unbefugten Zugriff zu vermeiden?

Privatsphäre

Privatsphäre bezieht sich auf den Schutz und die Anonymität von Benutzerinformationen. Wenn Ihr Unternehmen viele sensible Informationen hat, möchten Sie möglicherweise die Privatsphäre in Ihrem Scope einbeziehen. Hier sind einige hilfreiche Fragen:

• Haben Sie eine Datenaufbewahrungsrichtlinie?
• Wie und wo klassifizieren, verarbeiten und speichern Sie personenbezogene Daten?
• Welche Kontrollen sind vorhanden, um personenbezogene Daten zu schützen?

Schritt 3: Definieren Sie Ihren Audit-Scope

Definieren Sie die Systeme und Kontrollen, die Sie in Ihren Audit aufnehmen möchten und erläutern Sie, warum sie aus der Perspektive der Benutzer wichtig sind. Wenn Sie einen Typ-II-Bericht anstreben, müssen Sie auch ein Auditfenster festlegen.

• Was ist das System im Scope? (d. h. spezifische Anwendungen oder Datenbanken, Bürostandorte, Abteilungen usw.)
• Was ist das Audit-Fenster für SOC 2 Typ II? Ein typisches Audit-Fenster beträgt 6-12 Monate, aber es ist möglich, ein kürzeres 3-monatiges Audit-Fenster festzulegen. Ein längeres Audit-Fenster erfordert länger, um konform zu sein, und erfordert mehr Nachweise, hat jedoch auch mehr Gewicht als ein 3-monatiger Bericht.

Schritt 4: Entwurf und Implementierung von Sicherheitskontrollen

Sobald Sie den Umfang Ihres Berichts definiert haben, ist es Zeit, Risiken zu identifizieren und die tatsächlichen Kontrollen zu beschreiben, die Sie testen werden.

• Verstehen Sie die Risiken, die mit Ihren Informationswerten und -systemen verbunden sind?
• Haben Sie die Wahrscheinlichkeit und die potenziellen Auswirkungen dieser Risiken auf Ihre Organisation identifiziert?
• Haben Sie einen Plan zur Risikobehandlung, um Risiken zu akzeptieren oder zu mindern?
• Wie oft führen Sie Risikoanalysen durch, um Änderungen in Ihrem Bedrohungsumfeld zu identifizieren?
• Wie dokumentieren und pflegen Sie interne Kontrollen zur Minderung organisatorischer Risiken?
• Haben Sie eine Zugriffskontrollrichtlinie, um zu definieren, wer wann auf Daten zugreifen kann?
• Führen Sie Zugriffsjournale, um Aktivitäten zu überwachen und Anomalien zu kennzeichnen?
• Verlassen sich Sicherheitskontrollen auf Software von Drittanbietern? Wenn ja, welche Schritte haben Sie unternommen, um das Lieferantenrisiko zu managen?

Schritt 5: Durchführung einer Lückenanalyse und Bereitschaftsbewertung

Eine Lückenanalyse kann Schwächen in Ihren Kontrollen aufdecken, die das Ergebnis Ihres Audits beeinflussen könnten.

Der effizienteste Weg, eine Lückenanalyse durchzuführen, ist mit einem automatisierten Compliance-Tool, das alle Ihre Systeme und Kontrollen anhand der SOC 2-Kriterien überprüft und sofort Fehlkonfigurationen oder Lücken in Ihrem Compliance-Status kennzeichnet. Plattformen wie Secureframe bieten auch maßgeschneiderte Anleitungen zur Behebung von Lücken, die das Beheben von Lücken schnell und einfach machen.

Wenn Sie sich nicht für ein automatisiertes Tool entscheiden, kann Ihr internes Compliance- oder Information Security-Team Ihre Kontrollen manuell überprüfen, um die Einhaltung sicherzustellen, bevor Ihr Auditor seine Prüfung beginnt.

Eine Bereitschaftsbewertung ist eine Untersuchung, die der Auditor durchführt, um festzustellen, wie vorbereitet Ihre Organisation auf eine SOC 2-Prüfung ist. Dies wird Ihnen helfen, den aktuellen Stand der Kontrollen Ihrer Organisation besser zu verstehen.

Eine Lückenanalyse und Bereitschaftsbewertung helfen Ihnen, folgende Fragen zu beantworten:

• Ist Ihre Organisation bereit für eine SOC 2-Prüfung?
• Sind Ihre aktuellen Kontrollen ausreichend, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen?
• Gibt es Lücken, die Sie vor Ihrer SOC 2-Prüfung beheben müssen?

Alles, was Sie zur Vorbereitung auf Ihr SOC 2®-Audit benötigen

SOC 2-Compliance kann erschöpfend sein, muss aber nicht anstrengend sein. Wir haben eine Bibliothek mit Ressourcen erstellt, um SOC 2 zu entmystifizieren und zu vereinfachen.

• SOC 2 Compliance Hub: 35+ Artikel und Ressourcen, die alles abdecken, was Sie über SOC 2-Audits wissen müssen.
• SOC 2 Compliance Kit: Kostenlose Richtlinienschablonen, Compliance-Checklisten und Nachweis-Tabellen, die Ihnen Stunden manueller Arbeit ersparen.
• Expertentipps und Best Practices: Unsere ehemaligen Prüfer und Compliance-Experten teilen ihre Tipps und beantworten häufige Fragen.
• Automatisierte Compliance: Kontinuierliche Überwachung und Beweissammlung, Lieferanten- und Personalverwaltung, Risikomanagement, Compliance-Dashboards und vieles mehr, um SOC 2 zu vereinfachen und zu rationalisieren.