Die durchschnittliche Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) enthält 77 Fragen, und jede Frage benötigt etwa 25 Minuten zur Beantwortung. Das bedeutet, dass es im Durchschnitt 32 Stunden dauert, um auf eine einzige RFP zu antworten.

Stellen Sie sich nun vor, Sie erhalten mehrere RFPs pro Woche. Darauf zu antworten ist sehr manuell, mühsam und zeitaufwendig. Ein standardisierter Prozess kann Ihrem Team wertvolle Zeit sparen, die Qualität Ihrer RFP-Antworten verbessern und mehr neue Kunden gewinnen.

Um Ihnen zu helfen, den RFP-Antwortprozess zu vereinfachen und Ihre Erfolgsquote zu verbessern, skizzieren wir einen Schritt-für-Schritt-Prozess, erklären, wie RFP-Software Ihre Bemühungen rationalisieren kann, und stellen Vorlagen für Aufforderungen zur Angebotsabgabe zur Verfügung.

Was ist eine RFP-Antwort?

Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP) ist ein üblicher Schritt im Beschaffungsprozess von Anbietern. Es ist ein effektives Mittel für Unternehmen, um mehr über mehrere Anbieter zu erfahren und denjenigen auszuwählen, der am besten zu ihren Bedürfnissen passt.

Eine RFP-Antwort ist ein Angebot eines qualifizierten Anbieters oder Auftragnehmers zur Durchführung eines Projekts, das öffentlich angekündigt und in einer RFP oder RFI (Anfrage nach Informationen) beschrieben wurde. Diese Antwort sollte zeigen, dass Ihre Organisation die Kriterien des Kunden in Bezug auf Fähigkeiten, Budget und Zeitrahmen sowie andere Faktoren erfüllen kann.

Im Wesentlichen ist eine RFP eine Organisation, die sagt: „Wir brauchen einen Anbieter, der uns bei XYZ hilft.“ Unternehmen geben eine RFP aus und verschiedene Anbieter reichen ihr Angebot durch eine RFP-Antwort ein, die erklärt, wie der Anbieter diese Anforderung erfüllen kann und warum die Organisation ihn gegenüber der Konkurrenz wählen sollte.

Der RFP-Antwortprozess

Ein RFP-Antwortprozess ist eine Reihe von miteinander verbundenen und wiederholbaren Schritten, denen Sie folgen, um auf eine RFP zu antworten. Dieser Prozess kann Ihnen helfen zu bestimmen, welche RFPs es wert sind, darauf zu antworten, die Zustellungen und Fristen den richtigen Personen zuzuweisen und sicherzustellen, dass Sie einen Entwurf einreichen, der bis zum Fälligkeitsdatum bereits überprüft und Korrektur gelesen wurde.

Ein standardisierter Prozess kann sicherstellen, dass auf RFPs konsistent geantwortet wird, auch wenn Ihre Organisation wächst und mehr Kunden gewinnen möchte.

Werfen wir unten einen Blick auf die einzelnen Schritte des Prozesses.

Wie antwortet man auf eine RFP

Befolgen Sie den unten stehenden Schritt-für-Schritt-RFP-Antwortprozess, um zu zeigen, wie Ihre Organisation die Bedürfnisse des Kunden erfüllen kann.

1. Bewerten Sie die RFP

Der erste Schritt besteht darin, die RFP zu bewerten, um sicherzustellen, dass Sie genau verstehen, wonach der Kunde sucht, und zu entscheiden, ob Sie darauf antworten sollten. Basierend auf dem Umfang der Arbeit können Sie feststellen, dass es keine gute Kundenpassung ist oder dass Sie nicht über die Ressourcen verfügen, um das Projekt im erwarteten Zeitrahmen abzuschließen. Oder möglicherweise wird der Return on Investment wahrscheinlich niedriger sein als die Kosten für die Durchführung des Projekts. Aus welchem Grund auch immer, Sie können entscheiden, nicht zu antworten, was Ihrem Team wertvolle Zeit und Ressourcen spart.

Wenn Sie feststellen, dass es eine gute Gelegenheit für Ihre Organisation ist, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

2. Erstellen Sie einen Zeitplan für den Vorschlag und weisen Sie Aufgaben zu

Um sicherzustellen, dass Sie die RFP-Antwort rechtzeitig einreichen, ist es wichtig, Rollen, Verantwortlichkeiten und Fristen klar zuzuweisen.

Obwohl es verschiedene Ansätze für das Projektmanagement gibt, ist eine gängige Methode, jede Aufgabe, die zur Fertigstellung der RFP-Antwort erforderlich ist, in einzelne Schritte zu unterteilen und jedem Schritt einen Verantwortlichen und einen Fälligkeitstermin oder Meilenstein zuzuweisen.

Zum Beispiel kann die Aufgabe der Bewertung einer RFP in mehrere Schritte unterteilt werden, wie:

• Überprüfung und Zusammenfassung der RFP durch einen Vorschlagsmanager und einen Kundenbetreuer
• Entscheidung über Go oder No-Go nach Rücksprache mit der Rechtsabteilung, der Finanzabteilung und einem Führungskreis
• Erstellen und Veröffentlichen eines Zeitplans für Vorschläge mit dem Vorschlagsmanager

3. Entwurf der RFP-Antwort

Schreiben Sie das Anschreiben

Das Anschreiben begleitet Ihre RFP-Antwort und ist das erste Dokument, das das Prüferteam sehen wird. Es ist eine entscheidende Einführung in Ihr Unternehmen und eine wertvolle Gelegenheit, besondere Qualifikationen oder Fachkenntnisse hervorzuheben, die Ihre Organisation zur besten Wahl machen.

Das sollten Sie in Ihr RFP-Anschreiben aufnehmen:

1. Kurze Einführung: Geben Sie den Namen und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens sowie eine kurze Aussage zu den Qualifikationen Ihrer Organisation an. Erklären Sie deutlich, dass Ihr Schreiben als Antwort auf die spezifische RFP erfolgt, und geben Sie den Titel und/oder die Referenznummer der RFP an.
2. Zusammenfassung Ihres Vorschlags: Geben Sie einen Überblick über Ihren Vorschlag und heben Sie hervor, wie er die spezifischen Anforderungen der RFP erfüllt. Zeigen Sie ein klares Verständnis der Ziele, Herausforderungen und Anforderungen des Kunden.
3. Anhang detaillieren: Erwähnen Sie, dass Ihr detaillierter Vorschlag beigefügt ist, zusammen mit anderen relevanten Dokumenten, Fallstudien oder Materialien.

Halten Sie Ihr Anschreiben prägnant und professionell. Stellen Sie sicher, dass Sie es auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen und alle Formatierungs- oder Einreichungsrichtlinien der RFP befolgen.

Schreiben Sie die Zusammenfassung der Geschäftsführung

Die Zusammenfassung der Geschäftsführung bietet einen kurzen Überblick über Ihren Vorschlag und hebt die wichtigsten Punkte hervor, um einen überzeugenden Fall dafür zu machen, warum Ihre Organisation die beste Wahl für das Projekt ist. Sie sollte hervorheben, wie gut Sie die Bedürfnisse des Kunden verstehen, Ihre vorgeschlagene Lösung und die einzigartigen Vorteile oder den Wert, den Ihr Unternehmen bietet.

Das sollten Sie in Ihrer Zusammenfassung der Geschäftsführung aufnehmen:

• Wesentliche Anforderungen: Zeigen Sie zunächst ein klares Verständnis der Herausforderungen oder Anforderungen, die im RFP des Kunden vorgesehen sind, um dem Kunden zu zeigen, dass Sie seine Anforderungen gründlich verstanden haben und speziell auf seine Situation eingehen.
• Vorgeschlagene Lösung: Skizzieren Sie Ihre vorgeschlagene Lösung oder Herangehensweise. Dies sollte eine Übersicht auf hoher Ebene sein, die sich darauf konzentriert, wie Ihre Lösung den Bedürfnissen des Kunden entspricht und welche Ergebnisse Sie zu erzielen erwarten. Achten Sie besonders auf den Abschnitt Umfang der Arbeit des eingereichten RFP, wenn Sie Ihre Leistungen und den Umsetzungsplan angeben.
• Unterscheidungsmerkmale und Wertversprechen: Heben Sie hervor, was Ihren Vorschlag von der Konkurrenz abhebt. Dies könnte die besondere Fachkompetenz Ihres Unternehmens, der innovative Ansatz, die Kosteneffektivität, die überlegene Technologie, die nachgewiesene Erfolgsbilanz oder andere Faktoren sein, die Ihnen einen Vorteil verschaffen.
• Vorteile für den Kunden: Erklären Sie klar die Vorteile, die der Kunde erhält, wenn er Ihre Lösung wählt. Diese Vorteile sollten direkte Antworten auf die Ziele und Schmerzpunkte des Kunden sein, wie sie in der RFP beschrieben sind.
• Handlungsaufforderung: Schließen Sie mit einer Aussage, die den Kunden ermutigt, den detaillierten Vorschlag zu lesen, und einer Notiz zur Bereitschaft, alle Aspekte weiter zu diskutieren oder Punkte zu klären.

Die Zusammenfassung der Geschäftsführung sollte prägnant sein, normalerweise nicht mehr als ein oder zwei Seiten. Sie sollte jedoch vollständig genug sein, damit ein Entscheidungsträger, der nur die Zusammenfassung liest, das Wesentliche Ihres Vorschlags und dessen Hauptvorteile erkennen kann.

Preisgestaltung und Vertragsbedingungen erklären

Die Preisgestaltung und Vertragsbedingungen in einer RFP-Antwort zu erklären, erfordert Detailgenauigkeit und Transparenz. Hier ist eine Liste der Informationen, die enthalten sein sollten:

• Klarer Kostenaufschlüsselung: Geben Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der mit Ihrem Vorschlag verbundenen Kosten an. Dies kann einmalige Kosten (wie Einrichtungs- oder Installationsgebühren) und wiederkehrende Kosten (wie monatliche oder jährliche Servicegebühren) umfassen. Erklären Sie klar, was jeder Position umfasst, um dem Kunden zu helfen, genau zu verstehen, wofür er bezahlt.
• Gesamtbetriebskosten: Falls zutreffend, besprechen Sie die Gesamtbetriebskosten, die nicht nur die anfänglichen Kosten, sondern auch laufende Wartungs-, Support- oder Betriebskosten umfassen.
• Wertversprechen: Erklären Sie, wie Ihre Preisgestaltung mit dem von Ihnen gebotenen Wert korreliert. Wenn Ihre Lösung Vorteile wie erhöhte Effizienz, Zuverlässigkeit oder Innovation bietet, sollten Sie diese hervorheben. Wenn Ihre Lösung teurer ist als einige Alternativen, rechtfertigen Sie die zusätzlichen Kosten, indem Sie die überlegenen Vorteile oder langfristigen Einsparungen hervorheben.
• Flexible Preisoptionen (falls zutreffend): Wenn es verschiedene Servicelevels oder optionale Add-ons gibt, legen Sie diese klar dar. Dies kann gestaffelte Preise, Rabatte für längere Verpflichtungen oder zusätzliche Dienstleistungen gegen Aufpreis umfassen.
• Vertragsbedingungen:
  -Dauer: Geben Sie die vorgeschlagene Vertragslaufzeit an und alle Bedingungen im Zusammenhang mit der Verlängerung.
  -Kündigungsklausel: Skizzieren Sie die Bedingungen, unter denen jede Partei den Vertrag kündigen kann.
  -Service-Level-Agreements (SLAs) und Leistungskennzahlen: Fügen Sie alle Service-Level-Agreements (SLAs) oder Leistungskennzahlen bei, die Sie einhalten.
  -Zahlungsbedingungen: Detailieren Sie den Zahlungsplan, das Rechnungsverfahren und jede Verspätungszahlungspolitik.
• Anpassbarkeit und Skalierbarkeit: Wenn Ihre Preisgestaltung basierend auf den spezifischen Bedürfnissen des Kunden angepasst werden kann, machen Sie dies deutlich. Und stellen Sie sicher, zu erörtern, wie sich die Kosten ändern werden, wenn sich der Umfang des Projekts erweitert.

Fügen Sie soziale Beweise und Fallstudien hinzu

Fügen Sie als Anhang Erfolgsgeschichten von Kunden bei, die dem neuen Geschäft, das Sie gewinnen möchten, ähnlich sind - heben Sie dabei Organisationen aus ähnlichen Branchen, Unternehmensgrößen, geschäftlichen Herausforderungen und Anwendungsfällen hervor. Testimonials von echten Kunden können ein überzeugendes Argument zu Ihren Gunsten liefern und Interessenten eine klarere Vorstellung vom Wert Ihres Unternehmens und wie es ist, mit Ihrem Team zu arbeiten, geben. Noch besser ist es, wenn Sie Kontaktinformationen für einen Kunden angeben können, der bereit ist, als Referenz zu dienen und direkt mit potenziellen Kunden zu sprechen.

Wenn Sie eine RFP-Antwort verfassen, können Sie wahrscheinlich einige Antworten aus früheren Antworten wiederverwenden. Sie könnten wiederkehrende Fragen zu Ihrem Unternehmen, Teamstruktur, relevanter Projekterfahrung und Projektansatz sowie Referenzen und Kostenangebot sehen.

Sie werden wahrscheinlich auch Fachleute für ganz neue Inhalte oder für Hilfe bei der Anpassung der Antworten an den spezifischen Kunden konsultieren müssen. Beispielsweise erfordern Antworten auf Sicherheits- und IT-Fragen möglicherweise Input von Ihrem CISO oder Mitgliedern des Information Security-Teams.

4. Verteilen Sie den Entwurf zur Überprüfung.

Bevor Sie Ihre Antwort dem Kunden übermitteln, sollten Sie Feedback und Zustimmung von wichtigen Stakeholdern in den Unternehmensbereichen Operations, Marketing, IT und Sicherheit, Finanzen und Recht sowie von mindestens einem Entscheidungsträger einholen.

5. Übermitteln Sie Ihre Antwort an den Kunden.

Reichen Sie Ihre Antwort vor dem im RFP angegebenen Fälligkeitsdatum beim Kunden ein. Stellen Sie sicher, dass Sie dem Kunden nachfassen, um sicherzustellen, dass er sie erhalten hat, und beantworten Sie alle möglichen Fragen.

8 Tipps zum Schreiben einer erfolgreichen RFP-Antwort

Beim Antworten auf eine Ausschreibung (RFP) stehen Sie wahrscheinlich in Konkurrenz zu mehreren Anbietern. Was können Sie tun, um sicherzustellen, dass Ihre Antwort sich von der Masse abhebt? Hier sind bewährte Methoden, um ein überzeugendes Angebot zu schreiben, das potenzielle Kunden mit einem herausragenden ersten Eindruck hinterlässt.

1. Befolgen Sie die Anweisungen des Kunden: Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Fragen beantworten und den in der Ausschreibung angegebenen Einreichungsanweisungen folgen. Die Anweisungen können die Länge und das Format Ihrer Antwort, den Zeitpunkt der Einreichung und mehr bestimmen.
2. Konzentrieren Sie sich auf die Bedürfnisse des Kunden: Jeder Abschnitt Ihrer Antwort sollte darauf abzielen, zu beweisen, dass die vorgeschlagene Lösung Ihres Unternehmens die beste Wahl ist, um die Bedürfnisse des Kunden zu erfüllen. Verweisen Sie beim Verfassen Ihrer Antwort kontinuierlich auf die Ausschreibung und die darin aufgeführten Anforderungen.
3. Passen Sie Ihre Antwort individuell an den Kunden an: Während Sie Antworten aus früheren Ausschreibungen wiederverwenden können, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Antwort auf den einzigartigen Kunden und die Anforderungen seiner Ausschreibung abzustimmen. Positionieren Sie Ihre Merkmale um deren aktuelle Schmerzpunkte, verwenden Sie kundenspezifische Bilder und beziehen Sie sich so direkt wie möglich auf die Bedürfnisse des potenziellen Kunden.
   Beispielsweise können Sie die standardisierte Nachricht Ihres Unternehmens an den Kunden anpassen. Angenommen, Secureframe antwortet auf eine Ausschreibung. Anstatt zu sagen: „Unser Unternehmen kann Unternehmen jeder Größe dabei helfen, die Einhaltung strenger globaler Standards zu erreichen und aufrechtzuerhalten“, könnten wir sagen: „Unser Unternehmen kann der ABC Company dabei helfen, SOC 2-Compliance zu erreichen und aufrechtzuerhalten.“
4. Seien Sie konkret: Seien Sie in Ihrer Antwort so spezifisch wie möglich. Nach dem Lesen Ihrer Antwort sollte der Kunde verstehen, welche Aufgaben Sie erledigen können, wie Sie sie erledigen wollen, bis wann und mit welchem Budget.
5. Fügen Sie visuelle Elemente hinzu: Verwenden Sie, wenn möglich, visuelle Elemente wie Diagramme und Grafiken, um Ihre Antwort ansprechender und einprägsamer zu gestalten. Passen Sie Ihre visuellen Elemente soweit möglich an den potenziellen Kunden an.
6. Geben Sie Branchen- und Sicherheitszertifikate an: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Compliance-Niveau mit allen relevanten Branchen- oder regulatorischen Anforderungen und Sicherheitsrahmen wie SOC 2, ISO 27001 und PCI DSS erwähnen. Wenn die Compliance eine jährliche Prüfung oder Zertifizierung umfasst, geben Sie das Ausstellungsdatum oder das Prüfungszeitfenster an.
7. Automatisieren Sie Ihren Prozess zur Beantwortung von Ausschreibungen: Automation kann den Prozess zur Beantwortung von Ausschreibungen erheblich beschleunigen, indem vorgeschlagene Antworten auf Basis zuvor beantworteter Ausschreibungen bereitgestellt, Fachexperten einzelnen Fragen zugewiesen und eine stets aktuelle Wissensdatenbank vorheriger Antworten geführt wird.
   

Diese Tipps können Ihnen dabei helfen, qualitativ hochwertige und effektive Antworten auf Ausschreibungen zu verfassen, die klar demonstrieren, warum Ihr Unternehmen die beste Wahl für potenzielle Kunden ist.

Vorlage für Ausschreibungsantworten

Laden Sie diese kostenlose Vorlage für Ausschreibungsantworten herunter, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, welche Fragen potenzielle Kunden bei der Bewertung von Anbietern stellen könnten und wie Sie darauf antworten sollten. Dies kann Ihnen helfen, schneller und einfacher auf Ausschreibungen zu reagieren und Ihre Erfolgsquote zu erhöhen.

Steigern Sie Ihre Erfolgsquoten mit Software für Ausschreibungsantworten

Das Antworten auf RFPs ist ein wichtiger Teil, um Chancen bei neuen Organisationen zu gewinnen, aber es kann wertvolle Zeit und Ressourcen für Startups und große Unternehmen gleichermaßen beanspruchen.

Einige Fragen sind von Kunde zu Kunde gleich und erfordern es, sich zu wiederholen oder frühere Antworten nachzuvollziehen. Einige Fragen variieren von Kunde zu Kunde ohne standardisiertes Format, Satz oder Reihenfolge der Fragen, was bedeutet, dass Sie Fachexperten hinzuziehen müssen, um wiederholt Fragen zu beantworten oder vorherige Antworten zu aktualisieren.

RFP-Antwort-Software kann helfen, den Prozess zu automatisieren, Zeit zu sparen und die Gesamtqualität Ihrer RFP-Antworten zu verbessern.

• Zeit sparen: Pflegen Sie eine einzige Wissensdatenbank, um die Genauigkeit der Antworten zu verbessern und den Erstellungsprozess der RFP-Antworten zu beschleunigen. KI- und maschinelle Lernfunktionen ermöglichen es Ihnen, automatisch die besten Antworten einzubeziehen, um ein RFP oder einen Sicherheitsfragebogen schnell und einfach auszufüllen.
• Team-Effizienz verbessern: RFP-Automatisierungstools speichern die besten Inhalte, die bei der Beantwortung früherer Vorschläge verwendet wurden. Indem eine Frage einmal in der Wissensdatenbank beantwortet wird, können Ihre leitenden Mitarbeiter und Fachexperten vermeiden, eine Flut eingehender Fragen zu bearbeiten und sich auf vorrangige Aufgaben konzentrieren.
• Fehler vermeiden: Automatisierung stellt sicher, dass alle Ihre RFP-Antworten genau und aktuell sind.

Mit RFP-Software müssen Sie nicht Hunderte von Stunden manueller Arbeit aufwenden, um eingehende RFP-Fragen an Fachexperten zuzuweisen, Dokumente und Ordner nach früheren Antworten auf RFPs zu durchsuchen und diese dann in den neuen Vorschlag zu kopieren und einzufügen.

Stattdessen kann RFP-Software wie Secureframe Questionnaire Automation und Knowledge Base Folgendes tun:

• Antworten basierend auf zuvor beantworteten RFPs unter Verwendung von KI und maschinellem Lernen vorschlagen
• Frühere Antworten in einer Wissensdatenbank speichern, die Sie zur automatischen Vervollständigung zukünftiger Fragebögen verwenden können
• Antworten in der Wissensdatenbank automatisch aktualisieren, wenn neue Antworten auf RFPs finalisiert werden
• Es Ihnen ermöglichen, Fachexperten zuzuweisen, um Antworten in einer RFP-Antwort oder Wissensdatenbank zu bearbeiten
• Den fertigen Vorschlag im Originalformat exportieren, um ihn an Ihren potenziellen Kunden zurückzusenden

Mit der Fragebogen-Automatisierung von Secureframe gewinnen Sie Hunderte von Stunden zurück, um sich auf andere wichtige Prioritäten zu konzentrieren. Und weil Sie RFPs in kürzerer Zeit abschließen können, können Sie sich gegen die Konkurrenz durchsetzen und Ihre Gewinnraten erhöhen.

Automatisieren Sie den RFP-Antwortprozess mit der Kraft der KI

Wir haben die Secureframe Questionnaire Automation und Knowledge Base entwickelt, um es schnell und einfach zu machen, auf RFPs mit künstlicher Intelligenz (KI) zu antworten.

Laden Sie einfach ein RFP oder einen Sicherheitsfragebogen bei Secureframe hoch, überprüfen Sie Secureframes vorgeschlagene Antworten aus der Secureframe-Wissensdatenbank und exportieren Sie das ausgefüllte Dokument im Originalformat, um es an Ihren Kunden zurückzusenden.

Vereinbaren Sie eine Demo von Secureframe Trust, um Secureframe Questionnaire Automation und Knowledge Base in Aktion zu sehen.