La Lista Definitiva de Verificación de Cumplimiento de HIPAA para 2024
Entender los estándares nacionales de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (HIPAA) y los pasos necesarios para cumplir puede ser difícil.
Para ayudar a combatir la confusión y medir exactamente dónde se encuentra tu organización sanitaria en cuanto a preparación de cumplimiento, hemos creado una lista de verificación interactiva de cumplimiento de HIPAA.
Esta lista de verificación describe los elementos de acción esenciales que necesitas cumplir para satisfacer las regulaciones de la industria sanitaria y proteger adecuadamente los datos de los pacientes. Sigue leyendo para entender los fundamentos del cumplimiento de HIPAA y los pasos requeridos para prepararte, alcanzarlo y mantenerlo.
¿Qué es el cumplimiento de HIPAA?
El cumplimiento de HIPAA es el proceso de asegurar y proteger la información sensible del paciente, conocida como información de salud protegida, o PHI.
Cumplir con HIPAA es un proceso continuo que incluye la implementación de fuertes salvaguardas para la protección de datos, capacitación del personal, análisis de riesgos, informes y más.
Los requisitos de cumplimiento de HIPAA incluyen cinco componentes principales. Estos son:
- Regla de Privacidad: regula el uso y divulgación de PHI
- Regla de Seguridad: medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas
- Regla de Aplicación: proporciona instrucciones para regular la responsabilidad e imponer sanciones por violaciones
- Regla de Notificación de Brechas: pautas sobre cómo y cuándo informar violaciones
- Regla General: describe cómo los asociados comerciales deben manejar la PHI
A continuación desglosamos los dos tipos de negocios que deben cumplir con las regulaciones de HIPAA.
¿Qué es una entidad cubierta?
Una entidad cubierta es una organización legalmente requerida para cumplir con las reglas de HIPAA.
Ejemplos de una entidad cubierta incluyen:
- Hospitales
- Clínicas
- Farmacias
- Doctores
- Dentistas
- Psicólogos
- Psiquiatras
- Quiroprácticos
- Proveedores de atención sanitaria
- Compañías de seguros de salud
¿Qué es un asociado comercial?
Un asociado comercial proporciona servicios a una entidad cubierta y tiene acceso a PHI.
Ejemplos de asociados comerciales incluyen:
- Empresas de almacenamiento de datos
- Empresas de facturación
- Proveedores de servicios en la nube
- Abogados
- Firmas de CPA
Lista de verificación de cumplimiento de HIPAA para 2023
Hemos creado esta lista de verificación interactiva para ayudarle a evaluar la preparación de su empresa para el cumplimiento de HIPAA.
HIPAA Compliance Checklist
Audits
People
Policies and Procedures
Remediations
Reporting and Investigations
Cumplimiento de HIPAA en 8 pasos
Para una visión más detallada de los pasos para lograr el cumplimiento de HIPAA, consulte el desglose a continuación.
Paso 1: Nombrar a un oficial de cumplimiento de HIPAA
Primero, nombre a un oficial de cumplimiento para liderar el proceso de cumplimiento de HIPAA. Este oficial será responsable de:
- Asegurar que las políticas de seguridad y privacidad se sigan y se hagan cumplir.
- Gestionar la formación en privacidad de los empleados
- Completar evaluaciones periódicas de riesgos
- Desarrollar procesos de seguridad y privacidad
- Investigar cualquier incidente de seguridad o sospecha/confirmación de violaciones de datos.
- Informar de las violaciones cuando sea necesario.
- Crear un plan de recuperación de desastres
- Asegurarse de que la organización haya implementado correctamente las salvaguardas administrativas, físicas y técnicas de la Norma de Seguridad.
Las organizaciones más grandes pueden requerir más de un oficial para llevar a cabo estas responsabilidades.
Paso 2: Desarrollar políticas y estándares de gestión de seguridad
La Norma de Privacidad, la Norma de Seguridad y la Norma de Notificación de Violaciones especifican una serie de políticas y procedimientos requeridos para el cumplimiento de HIPAA.
Las organizaciones deben crear e implementar un conjunto de políticas y procedimientos que aseguren que los empleados individuales manejen la PHI de manera segura en sus roles diarios. Este conjunto puede incluir un aviso de prácticas de privacidad, política de gestión de acceso, política de respaldo y retención de datos, política de recuperación de desastres y política de respuesta a incidentes, entre otros.
El oficial de cumplimiento de HIPAA designado debe gestionar y documentar todas las políticas y procedimientos implementados para proteger la PHI.
Paso 3: Gestionar los asociados comerciales con acceso a la PHI
Un asociado comercial es cualquier individuo, proveedor u organización que entre en contacto con la PHI de una organización de atención médica. Un asociado comercial es tan responsable de proteger los datos de atención médica del paciente como una entidad cubierta.
Según lo estipulado por la Norma de Seguridad de HIPAA, una entidad cubierta debe entrar en un acuerdo legalmente vinculante con cualquier asociado comercial para asegurar la protección de la PHI. Esto se conoce como un acuerdo de asociado comercial (BAA).
Un BAA debe cubrir una variedad de temas, incluyendo usos permitidos de la PHI, informe de usos y divulgaciones no autorizados, procesos para devolver o destruir la PHI al finalizar, y más. Puede descargar la plantilla a continuación para comenzar con su propio BAA.
Paso 4: Implementar las salvaguardas necesarias para cumplir con la Norma de Seguridad
La Norma de Seguridad de HIPAA describe tres tipos de salvaguardas — administrativas, físicas y técnicas — para proteger adecuadamente la PHI.
A continuación desglosamos lo que significa cada una de estas salvaguardas:
Salvaguardas administrativas
Las salvaguardas administrativas ayudan a guiar a los empleados sobre cómo usar y almacenar adecuadamente la PHI.
Estas salvaguardas están en su lugar para:
- Capacitar a los miembros de la fuerza laboral sobre las protecciones de la PHI.
- Resolver incidentes de seguridad que puedan ser una amenaza para la PHI.
- Proteger la PHI durante situaciones de emergencia.
Salvaguardas físicas
Las salvaguardas físicas protegen los puntos de acceso físicos a la PHI. Las salvaguardas físicas establecen cómo deben los empleados gestionar su estación de trabajo y dispositivos móviles para mantener seguras las informaciones sensibles.
Las salvaguardas físicas comunes incluyen límites al acceso a las instalaciones mediante cámaras de vigilancia o tarjetas de identificación y la descripción del uso adecuado e inadecuado de la tecnología.
Salvaguardas técnicas
Las salvaguardas técnicas protegen contra el acceso no autorizado o alteración de la PHI almacenada electrónicamente, como en una aplicación o sistema.
Ejemplos de salvaguardias técnicas comunes son el software antivirus, la encriptación de datos y controles de acceso como la autenticación multifactor.
Paso 5: Realizar evaluaciones de riesgos de HIPAA
También necesitarás realizar una evaluación de riesgos de HIPAA. Esto es un requisito esencial para el cumplimiento de HIPAA y te ayuda a identificar debilidades y vulnerabilidades para prevenir fugas de datos.
Estas evaluaciones también prueban para asegurarse de que las salvaguardias administrativas, técnicas y físicas se implementan correctamente y cubren todos los controles necesarios.
Aunque HIPAA no proporciona instrucciones específicas sobre cómo hacer una evaluación de riesgos, hay varios elementos que deben considerarse, incluyendo el alcance, riesgos potenciales y niveles de riesgo, y medidas de seguridad existentes.
Seguir los pasos a continuación puede ayudarte a identificar debilidades y mejorar o implementar cualquier medida de seguridad que falte o no exista.
Paso 6: Capacitar a los empleados en procedimientos de HIPAA
Cualquier persona que maneje PHI está obligada a completar una capacitación de cumplimiento de HIPAA.
Esta capacitación ayuda a los empleados a entender exactamente qué constituye un comportamiento conforme o no conforme cuando se trata de PHI.
Aunque el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) no especifica con qué frecuencia se debe impartir la capacitación, afirman que se debe ofrecer capacitación de actualización a todos los empleados periódicamente. Esto puede hacerse anualmente o más a menudo dependiendo del tamaño y los recursos de tu organización.
También es importante compartir las consecuencias de violar HIPAA con tus empleados. Además, asegúrate de compartir el proceso de tu organización para informar sobre violaciones en caso de que ocurra una.
Paso 7: Investigar violaciones y aprender de estos casos
Si ocurre una fuga, tu organización debe hacer su debida diligencia para descubrir exactamente por qué sucedió. Esta también es una oportunidad para implementar controles más estrictos o actualizar procedimientos para que ese tipo de incidente no vuelva a suceder.
También puedes aprender de las violaciones de HIPAA y las actividades de cumplimiento que la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. publica, y tomar medidas correctivas antes de que ocurra un incidente en tu organización.
Paso 8: Monitorear y actualizar continuamente las políticas de cumplimiento a medida que tu organización madura
Monitorear continuamente tus políticas de cumplimiento te ayudará a proteger proactivamente los datos y puede ayudarte a evitar costosas violaciones de HIPAA.
Puedes buscar soluciones que te ayuden a monitorear el cumplimiento continuo de HIPAA al rastrear si los empleados y socios comerciales han recibido capacitación y monitorear tus salvaguardias para alertarte de cualquier no conformidad.
Lectura recomendada
Violaciones de HIPAA: Ejemplos, Penaltis + 5 casos para aprender
Lista de verificación de cumplimiento de HIPAA PDF
Si prefieres rastrear tu cumplimiento de HIPAA con un PDF, haz clic abajo para descargar esa versión de nuestra lista de verificación de cumplimiento de HIPAA.
Lectura recomendada
5 juegos divertidos de entrenamiento HIPAA que tus empleados recordarán
Recursos de cumplimiento HIPAA
Aquí tienes una lista de recursos para consultar durante tu recorrido de cumplimiento HIPAA:
Cómo Secureframe puede simplificar el cumplimiento HIPAA
Si notaste más casillas sin marcar que con marcas de verificación después de completar la lista de verificación de cumplimiento HIPAA anterior, no te preocupes.
El cumplimiento HIPAA puede ser complicado, pero las plataformas de automatización de ciberseguridad como Secureframe pueden ayudar a aliviar el estrés y agilizar el proceso.
Podemos ayudarte a crear políticas de privacidad y seguridad de HIPAA, capacitar a los empleados sobre cómo proteger la PHI, gestionar proveedores y asociados comerciales, y monitorear tus salvaguardas de PHI.
Solicita una demostración para aprender más sobre cómo puedes construir prácticas de seguridad sólidas y automatizar tus esfuerzos de cumplimiento HIPAA hoy mismo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una lista de verificación de cumplimiento HIPAA?
Una lista de verificación de cumplimiento HIPAA es un recurso que las entidades cubiertas por HIPAA y los asociados comerciales pueden usar para evaluar su preparación para el cumplimiento HIPAA.
Si bien una lista de verificación no puede cubrir todas las tareas o controles que una organización debe implementar para cumplir con los requisitos de HIPAA que les aplican, puede establecer los pasos básicos involucrados en lograr y mantener el cumplimiento de HIPAA para que las organizaciones puedan evaluar su nivel de cumplimiento e identificar y remediar brechas.
¿Para quién es esta lista de verificación de cumplimiento HIPAA?
Nuestra lista de verificación de cumplimiento HIPAA puede ser utilizada por los Oficiales de Cumplimiento, Privacidad y/o Seguridad de HIPAA para evaluar la preparación de su organización. Otros miembros de la fuerza laboral de la organización pueden usar la lista de verificación para entender el proceso de preparación para el cumplimiento HIPAA, así como sus responsabilidades para cumplir con áreas específicas de la ley.
¿Qué se considera PHI bajo HIPAA?
La PHI bajo HIPAA incluye registros escritos, resultados de laboratorio, radiografías, facturas, e incluso conversaciones verbales que incluyen información de salud identificable.
También incluye registros de salud electrónicos (EHR). En esta forma, se denomina información de salud protegida electrónica (ePHI).
¿Qué es el Estándar de Mínimo Necesario?
El Estándar de Mínimo Necesario, que se encuentra bajo la Norma de Privacidad, requiere que las entidades cubiertas hagan esfuerzos razonables para limitar el acceso a la PHI a la cantidad mínima necesaria para completar una tarea.
Aquí hay algunas maneras en que puede adherirse a este estándar:
- Determinar exactamente qué roles necesitan acceso a la PHI y documentar esa información
- Configurar permisos basados en roles que limiten el acceso a ciertos tipos de PHI
- Realizar auditorías periódicas de permisos para asegurar que el acceso a la PHI solo se otorgue a las personas necesarias
¿Cuáles son los Requisitos de Retención de Datos de HIPAA?
La Norma de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos para la retención de registros médicos. En su lugar, cada estado tiene su propio conjunto de pautas para almacenar y retener registros médicos que las entidades cubiertas y los socios comerciales deben seguir.
Sin embargo, hay un requisito sobre cuánto tiempo se deben almacenar los documentos relacionados con HIPAA.
La documentación relacionada con las políticas y procedimientos de cumplimiento debe mantenerse por un mínimo de seis años a partir de la fecha de su creación o la fecha en que estuvo vigente por última vez, lo que sea más tarde.
Ejemplos de documentación relacionada con HIPAA incluyen:
- Evaluaciones de riesgos
- Planes de recuperación ante desastres y contingencia
- Acuerdos de socios comerciales
- Políticas de seguridad de la información y privacidad, aviso de prácticas de privacidad
- Documentación de incidentes y notificación de violaciones
¿Es obligatorio el entrenamiento de empleados bajo HIPAA?
Sí, el entrenamiento HIPAA es obligatorio para cualquier entidad cubierta y socio comercial que interactúe con PHI.