5 Juegos Divertidos de Capacitación sobre HIPAA que tus Empleados Recordarán
Si tu organización maneja información médica protegida (PHI), ¿recuerdas cómo fue tu capacitación en cumplimiento de HIPAA?
Para muchas personas, la capacitación implica sentarse a ver una aburrida presentación de diapositivas. Teniendo en cuenta las posibles consecuencias de cometer una infracción de HIPAA — donde un solo momento de olvido podría costarte una multa de $25,000 — el cumplimiento de HIPAA debe enseñarse de una manera memorable.
Afortunadamente, los juegos divertidos de capacitación sobre HIPAA ofrecen esa solución.
Sigue leyendo para aprender cómo lograr que tu equipo esté en la misma sintonía con el cumplimiento de HIPAA.
¿Quién necesita cumplir con HIPAA?
Según HIPAA, cualquier organización que maneje información médica de una persona es responsable de mantener esa información confidencial.
Esto incluye todas las entidades cubiertas (proveedores de atención médica, planes de salud y cámaras de compensación sanitaria) y sus socios comerciales.
¿Por qué es importante la capacitación HIPAA?
Capacitar a los empleados sobre los requisitos y las mejores prácticas de HIPAA es obligatorio para el cumplimiento.
En caso de una violación de HIPAA, los empleadores podrían ser sujetos de multas de hasta $1.5 millones si la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos encuentra que no han capacitado adecuadamente a los empleados sobre las mejores prácticas de HIPAA.
Dejando de lado que la capacitación en cumplimiento es legalmente requerida, también es financieramente prudente. Las estadísticas de cumplimiento muestran que las organizaciones gastan $5.47 millones en cumplimiento en comparación con un promedio de $14.82 millones por incumplimiento.
El cumplimiento de HIPAA tiene altas apuestas, por lo que la capacitación memorable es crucial. Estas son las principales disposiciones que la capacitación de HIPAA debe cubrir.
¿Qué es la capacitación HIPAA?
Un programa de capacitación sobre HIPAA debe asegurar que todos los empleados que almacenen, manejen, accedan o compartan PHI conozcan las principales disposiciones de HIPAA. Estas incluyen las Normas de Privacidad, Seguridad y Notificación de Incumplimientos, que explicaremos en detalle a continuación.
Se debe enseñar a los empleados cómo seguir las políticas de privacidad y seguridad de la organización durante su proceso de incorporación y de forma regular.
Este tipo de capacitación para empleados se considera una salvaguardia administrativa bajo la Norma de Seguridad de HIPAA. Las organizaciones de atención médica deben tener ciertas salvaguardas administrativas, como la capacitación de empleados, así como salvaguardas físicas y técnicas en su lugar para proteger los datos de los pacientes contra incumplimientos y lograr así el cumplimiento de HIPAA.
Resumen: Normas HIPAA
La HIPAA se convirtió en ley en 1996 con el objetivo de mejorar la eficiencia y efectividad del sistema de atención médica de EE. UU. Los legisladores pronto reconocieron que la tecnología electrónica requería disposiciones modernas para proteger la información de salud de las personas.
Como resultado, HIPAA ahora incluye las Normas de Privacidad, Seguridad y Notificación de Brechas.
Aquí hay un resumen rápido de cada regla.
Regla de Privacidad
La Regla de Privacidad establece estándares para proteger los registros médicos y la PHI de los individuos. Las organizaciones que manejan la información de salud de un individuo deben proporcionar protecciones razonables y restringir quién puede ver y recibir PHI.
Esta regla establece límites para que las organizaciones solo puedan usar o divulgar PHI con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica.
La regla también otorga a los individuos derechos para obtener copias de sus registros de salud y autorizar transferencias a terceros que involucren su PHI.
Regla de Seguridad
La Regla de Seguridad requiere que las organizaciones mantengan salvaguardas administrativas, técnicas y físicas para proteger la PHI electrónica (ePHI).
En la práctica, deben:
- Realizar análisis de riesgos para identificar y protegerse contra amenazas internas o externas a la ePHI
- Proteger contra usos o divulgaciones no permisibles de ePHI
- Asegurar el cumplimiento del personal con los estándares de privacidad y seguridad.
Regla de Notificación de Brechas
La Regla de Notificación de Brechas requiere que las entidades cubiertas por HIPAA notifiquen a cualquier individuo afectado dentro de los 60 días posteriores al descubrimiento de una brecha de PHI no asegurada.
En brechas que involucren a más de 500 personas, las organizaciones también deben notificar a la OCR dentro de su estado en el mismo plazo de 60 días.
Para ayudar a los miembros de su organización a seguir estas reglas, use nuestros juegos de capacitación HIPAA a continuación.
5 juegos divertidos de capacitación HIPAA
Gestionar y proteger la información de salud es una gran responsabilidad. Es esencial que los empleados sepan cómo detectar violaciones de HIPAA y qué hacer si ocurren, y que la información permanezca mucho después de que termine la capacitación.
Las actividades de capacitación en confidencialidad divertidas junto con la capacitación tradicional pueden ayudar a fomentar la retención del conocimiento.
Aquí hay algunos juegos HIPAA para probar y tener una experiencia de equipo memorable.
Juego 1: ¿De Quién Es Esta Multa de HIPAA?
El juego de roles puede enseñar a los empleados cómo identificar ejemplos de violaciones de HIPAA de una manera atractiva.
Para un poco de humor relacionado con HIPAA, pruebe este juego inspirado en el espectáculo de improvisación cómica "Whose Line Is It Anyway?":
- Seleccione a algunos voluntarios.
- Proporcione un escenario HIPAA para representar frente al grupo de capacitación. Incluya una posible violación como: "Has publicado en Twitter una captura de pantalla de los registros médicos de una celebridad."
- Luego, dé al grupo la oportunidad de representar la posible remediación. Por ejemplo: "Necesitamos informar a la persona afectada."
Al final de la actuación, pregunte al grupo:
- ¿Qué reglas HIPAA se ignoraron?
- ¿Cuáles podrían ser las posibles multas?
Juego 2: Empareja el Estándar HIPAA
Cada disposición de HIPAA contiene una serie de estándares. Por ejemplo, la Norma de Privacidad contiene el estándar de Mínimo Necesario, que requiere que las entidades cubiertas utilicen la menor cantidad de PHI posible para llevar a cabo una tarea determinada de tratamiento, pago u operación de atención médica.
Este juego similar a un juego de memoria desafiará a tu equipo a emparejar las tarjetas de estándares con su definición.
- Escribe los estándares HIPAA en tarjetas individuales. Etiqueta la parte trasera de cada tarjeta como “Estándar”.
- Escribe la definición de cada estándar en tarjetas separadas. Etiqueta la parte trasera de cada tarjeta como “Definición”.
- Divide tu grupo de entrenamiento en dos equipos.
- Baraja las tarjetas y reparte un número igual de tarjetas de estándar y sus definiciones boca abajo a cada equipo.
- Cada jugador voltea una tarjeta de estándar y una tarjeta de definición.
- Los individuos tomarán turnos tratando de emparejar una tarjeta de estándar con la tarjeta de definición correcta para ganar un punto para su equipo.
- Si alguien hace un emparejamiento incorrecto, debe voltear las tarjetas nuevamente, y su turno termina.
- El primer equipo en ganar 10 puntos gana.
También puedes usar estas tarjetas imprimibles de Empareja el Estándar HIPAA para crear tus propios estándares y definiciones. Si necesitas inspiración, la OCR ofrece un útil resumen de las reglas y regulaciones HIPAA.
Juego 3: HIPAA Family Feud
Agregar componentes competitivos de programa de juegos a tu entrenamiento también debería ayudar a mantener a tus empleados comprometidos.
Aquí tienes una forma divertida de probar el conocimiento HIPAA de tus empleados:
- Divide al grupo en dos equipos.
- Haz una pregunta de trivia relacionada con HIPAA.
- Dale a cada grupo tiempo para consultar sobre la respuesta correcta. Por ejemplo: “¿Cuándo se promulgó HIPAA?”
- Haz que cada equipo escriba su respuesta para tener la oportunidad de ganar una recompensa en puntos.
- Si están en lo correcto, obtienen un punto, pero si se equivocan, el otro equipo tiene la oportunidad de robar el punto respondiendo correctamente.
- El equipo que acumule más puntos gana.
Usa estas tarjetas imprimibles de HIPAA Family Feud para mejorar la experiencia de juego y cuestionar a los miembros de tu equipo.
Juego 4: ¡HIPAA Jeopardy!
Una formación divertida sobre HIPAA no estaría completa sin un juego inspirado en “Jeopardy!”.
Primero, lista seis categorías diferentes orientadas a HIPAA en una presentación de diapositivas, como esta:
Las preguntas con valores más bajos deberían ser las más fáciles de responder. Las preguntas de mayor valor deberían ser las más difíciles.
- Divide a sus empleados en equipos y deje que elijan preguntas.
- Una vez que hayan seleccionado una categoría y un valor, revele la pregunta.
- El primer equipo en levantar la mano responderá la pregunta. Si es correcta, se le otorga el valor asociado a la pregunta. Si es incorrecta, el equipo pierde el valor.
- El equipo con más "dinero" al final gana.
Juego 5: Más allá de la creencia HIPAA: ¿Hecho o Ficción?
Algunos casos reales de violaciones HIPAA parecen demasiado extravagantes para ser verdaderos. Inspirado en el programa “Más allá de la creencia: ¿Hecho o Ficción?”, este juego de entrenamiento pone a prueba el conocimiento de su equipo sobre la historia HIPAA.
No debe esperar que conozcan todos los casos históricos de HIPAA, pero esta es una forma divertida de enseñar sobre las violaciones y repercusiones de HIPAA.
- Prepare con anticipación algunos ejemplos de violaciones desastrosas de HIPAA. Elija algunas basadas en eventos reales (¡cuanto más desastrosas, mejor!) y otras inventadas.
- Reúna a su grupo de capacitación y presente cada caso. Cada caso debe detallar: lo que sucedió, las violaciones de HIPAA y las sanciones.
- Al final de cada caso, pida a los miembros del grupo que voten si el caso es real o falso.
- Informe al grupo cuáles casos eran verdaderos y cuáles eran ficticios, y vea quién pudo adivinar más respuestas correctas.
Cuando se combinan con la capacitación tradicional, estos divertidos juegos de capacitación HIPAA deberían ayudar a sus empleados a evitar violaciones comunes en la oficina. Asegúrese de proporcionar estas sesiones de capacitación anualmente para mantener a su equipo alerta.
La capacitación integral es una excelente manera de construir una cultura de cumplimiento de HIPAA, pero las organizaciones no pueden permitirse ser complacientes.
Afortunadamente, puede optimizar sus esfuerzos de cumplimiento HIPAA con Secureframe. Además de una capacitación integral en HIPAA, Secureframe ofrece software automatizado de seguridad y cumplimiento. Póngase en contacto para aprender cómo nuestra plataforma y nuestro equipo de expertos pueden ahorrarle tiempo y protegerlo de posibles multas por violaciones de HIPAA.