Während Ihr Unternehmen wächst und Sie neue Lieferanten integrieren, öffnen Sie auch die Tür zu neuen Herausforderungen und Risiken. Die Sicherheitslücke eines einzigen Lieferanten kann Schwachstellen schaffen, die sensible Daten preisgeben oder Ihre Geschäftsabläufe beeinträchtigen. Ein formeller Prozess zur Lieferantenintegration dient als wesentliche Schutzmaßnahme, um Drittrisiken von Anfang an zu mindern.

Der Aufbau eines robusten Lieferantenintegrationsprozesses besteht nicht nur darin, Häkchen zu setzen; es geht darum, Best Practices im Bereich Sicherheit in jede Phase des Lieferantenlebenszyklus zu integrieren. Vom Einkauf bis zur Vertragsbeendigung spielt jede Phase eine entscheidende Rolle beim Schutz der Datenwerte Ihrer Organisation.

Nachfolgend erläutern wir die Schritte, die erforderlich sind, um beim Einkauf solide Sicherheitspraktiken zu etablieren, stellen eine Checkliste zur Verfügung, um einen sicheren Lieferantenintegrationsprozess zu leiten, und bieten Tipps zur Aufrechterhaltung robuster Sicherheitsmaßnahmen während der gesamten Lieferantenbeziehung.

Beschaffungsprozess: Eine Grundlage für die sichere Integration von Lieferanten schaffen

Der Beschaffungsprozess legt die Grundlage für die Beziehung zwischen Ihrer Organisation und dem Lieferanten. Indem Sie Cybersicherheit in die ersten Gespräche und Verträge einbeziehen, legen Sie von Beginn der Partnerschaft an klare Sicherheitsanforderungen fest.

Noch bevor ein Lieferant den Onboarding-Prozess erreicht, sollten Organisationen bereits die Due Diligence abgeschlossen, einen Risikominderungsplan erstellt und vertragliche Vereinbarungen über Cybersicherheitspraktiken getroffen haben.

Risikobewertung von Lieferanten

Ein kritischer Schritt im Beschaffungsprozess ist die Durchführung einer Risikobewertung der Lieferanten. Dieser Prozess ermöglicht es Ihrer Organisation, potenzielle Cybersicherheitsrisiken zu identifizieren, die der Lieferant einführen könnte, wie Schwachstellen in ihren Systemen oder Lücken in ihren Sicherheitskontrollen.

Beginnen Sie damit, den Lieferanten basierend auf der Art seiner Dienstleistungen und dem Grad des Zugangs zu Ihren Systemen oder Daten zu kategorisieren. Kritische Lieferanten mit Zugang zu sensiblen Daten erfordern eine rigorosere Risikobewertung.

Auditberichte oder Due Diligence/Sicherheitsfragebögen können verwendet werden, um wesentliche Informationen über die Cybersicherheitspraktiken des Lieferanten, ihre Datenmanagementverfahren, regulatorische Compliance und ihr Reaktionsverhalten auf Vorfälle zu sammeln. Einige Organisationen verwenden standardisierte Fragebögen wie den SIG-Fragebogen oder versenden individuelle Sicherheitsfragebögen, die ihre spezifischen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen widerspiegeln.

Das Erkennen von Cybersicherheitsrisiken früh im Beschaffungsprozess ermöglicht es Ihnen, diese zu lösen, bevor Verträge unterzeichnet oder der Lieferant in Ihre Systeme integriert wird. Die Behebung von Sicherheitsrisiken, nachdem ein Lieferant Zugriff auf Ihre Umgebung hat, kann weitaus kostspieliger und störender sein.

Risikominderung

Die Durchführung einer Lieferanten-Risikoanalyse ist ein entscheidender Schritt, aber der eigentliche Wert liegt darin, wie eine Organisation die identifizierten Risiken effektiv behandelt und mindert. Sobald die Risiken identifiziert sind, besteht der nächste Schritt darin, sie anhand ihres potenziellen Einflusses auf die Organisation zu priorisieren.

Hochriskante Angelegenheiten, wie unzureichende Datenschutzmaßnahmen oder fehlende Zugangskontrollen, müssen sofort behandelt werden, während Risiken mit geringerer Priorität überwacht oder durch vertragliche Vereinbarungen gemindert werden können. Organisationen können eine Risikomatrix verwenden, um Risiken nach Schweregrad und Wahrscheinlichkeit zu kategorisieren, was hilft, die Minderung auf die kritischsten Schwachstellen zu konzentrieren.

Der nächste Schritt besteht darin, mit dem Lieferanten zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass diese Risiken gemindert werden. Dies kann die Aushandlung aktualisierter Sicherheitskontrollen, die Aufforderung an den Lieferanten, eine stärkere Datenverschlüsselung zu implementieren oder die Anpassung der Zugriffsberechtigungen zur Einhaltung des Prinzips des geringsten Privilegs beinhalten. Für Lieferanten, die erhebliche Risiken darstellen, ist es entscheidend, klare Erwartungen und Fristen für die Minderung festzulegen und Updates über ihren Fortschritt anzufordern. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise den Lieferantenvertrag überarbeiten, um strengere Sicherheitsanforderungen oder spezifische Minderungsmaßnahmen aufzunehmen, die vor dem Fortschreiten der Partnerschaft zu ergreifen sind.

In Fällen, in denen bestimmte Risiken aufgrund von Einschränkungen des Lieferanten oder Ressourcengrenzen nicht vollständig gemindert werden können, sollten Organisationen erwägen, Minderungsmaßnahmen oder Modelle der geteilten Verantwortung einzuführen. Dies kann dazu führen, dass die Organisation zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ergreift, um die Mängel des Lieferanten auszugleichen oder sogar alternative Lieferanten mit robusteren Sicherheitspraktiken zu finden.

Unabhängig vom gewählten Ansatz ist es entscheidend, alle Minderungsmaßnahmen zu dokumentieren, eine kontinuierliche Kommunikation mit dem Lieferanten aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass verbleibende Risiken kontinuierlich überwacht werden, um zu verhindern, dass sie zu größeren Sicherheitsproblemen werden.

Vertragliche Vereinbarungen und SLAs

Zusätzlich zur Risikobewertung sollten Organisationen auch klare vertragliche Vereinbarungen mit dem Anbieter haben, insbesondere hinsichtlich der Erwartungen an die Cybersicherheit. Definieren Sie spezifische Sicherheitsanforderungen, wie etwa Datenverschlüsselungsstandards, Zugriffskontrollmaßnahmen und die Einhaltung bestimmter Vorschriften oder Sicherheitsrahmenwerke. Es ist auch hilfreich, an dieser Stelle Service Level Agreements festzulegen, die Sicherheitsleistungsindikatoren oder KPIs wie Betriebszeit und Reaktionszeiten bei Vorfällen sowie Sanktionen oder Korrekturmaßnahmen bei Nichteinhaltung von Sicherheitsstandards oder SLA-Verstößen beinhalten.

Vertragliche Vereinbarungen sollten auch Klauseln zur Vorfallreaktion beinhalten, die festlegen, wie der Anbieter die Organisation im Falle einer Sicherheitsverletzung benachrichtigen muss, den Zeitrahmen zur Meldung von Vorfällen sowie die Rollen, die jede Partei bei der Problemlösung übernehmen wird. Solche Erwartungen von Anfang an festzulegen, stellt sicher, dass die Anbieter ihre Pflichten verstehen und für jegliche Cybersicherheitsvorfälle während der Beziehung verantwortlich gemacht werden können.

Zum Zeitpunkt der Integration des Anbieters sollten diese Bewertungen und Vereinbarungen eine solide Grundlage für eine sichere Arbeitsbeziehung bieten. Die Risikobewertung stellt sicher, dass die Organisation alle Risiken versteht und mindert, bevor sie dem Anbieter Zugang zu ihren Systemen gewährt, während die vertraglichen Vereinbarungen einen Rahmen schaffen, um die Sicherheit und Verantwortung während Ihrer Partnerschaft aufrechtzuerhalten.

Zugriffskontrollen

Zugriffskontrollen sind entscheidend, um den Zugang eines Anbieters nur auf die Systeme und Daten zu beschränken, die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind. Ohne robuste Zugriffskontrollen können Anbieter erhebliche Sicherheitsrisiken für Ihre Organisation darstellen, indem sie unnötigen Zugang zu sensiblen Informationen oder kritischen Systemen haben. Sicherstellen, dass Anbieter auf das minimal erforderliche Maß beschränkt sind, verringert das Risiko einer versehentlichen oder böswilligen Exposition und hilft, sensible Vermögenswerte zu schützen. Die Implementierung und Aufrechterhaltung strenger Zugriffskontrollen schaffen auch eine klare Prüfspur, die für die Überwachung und Einhaltung unerlässlich ist.

Datensicherheitsprotokolle

Daten-Sicherheitsprotokolle sind ein wesentlicher Aspekt im Anbietermanagement, insbesondere wenn diese auf Ihre sensiblen Informationen zugreifen können. Datenschutzverletzungen durch Drittanbieter können erhebliche finanzielle, rechtliche und rufschädigende Schäden verursachen. Die Implementierung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen stellt sicher, dass Daten beim Transfer und bei der Speicherung geschützt sind, wodurch das Risiko einer Offenlegung, eines Diebstahls oder einer Beschädigung verringert wird. Die Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand und in der Übertragung schützt vor unbefugtem Zugang und erschwert es böswilligen Akteuren, Schwachstellen auszunutzen.

Schulung und Akzeptanz der Richtlinien

Die Mitarbeiter der Lieferanten müssen sich der Erwartungen Ihrer Organisation an Sicherheit und Datenmanagement-Praktiken vollständig bewusst sein. Ohne angemessene Schulung können Anbieter Ihre Organisation versehentlich Sicherheitsrisiken aussetzen, indem sie sensible Daten schlecht handhaben oder auf Phishing-Versuche hereinfallen. Die Anforderung einer Sicherheitsbewusstseinsschulung und einer dokumentierten Akzeptanz der Richtlinien Ihrer Organisation stellt sicher, dass das Lieferantenpersonal weiß, wie es sicher mit Ihren Systemen interagiert und seine Verantwortlichkeiten zur Wahrung der Datenintegrität versteht.

Incident-Reaktionsplanung

Ein effektiver Incident-Reaktionsplan ist entscheidend für die Bewältigung von Sicherheitsverletzungen oder Cyberangriffen, die Lieferanten betreffen. Lieferanten sollten ihre eigenen Reaktionspläne haben, aber diese Pläne sollten auch mit den Verfahren Ihrer Organisation in Einklang stehen, um koordinierte und schnelle Reaktionen auf jeden Vorfall zu gewährleisten.

Ein gut definierter Plan umfasst Rollen, Eskalationsverfahren und klare Kommunikationskanäle zwischen Ihrer Organisation und dem Lieferanten. Diese Koordination hilft dabei, Bedrohungen schnell einzudämmen, Schäden zu minimieren und sicherzustellen, dass die Anforderungen an Offenlegung und Berichterstattung rechtzeitig eingehalten werden.

Tipps zur Aufrechterhaltung einer starken Sicherheit während des gesamten Anbietermanagementzyklus

Die Aufrechterhaltung einer robusten Cybersicherheit während der gesamten Beziehung zu Anbietern ist ebenso wichtig wie die anfängliche Einführungsphase. Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass die Sicherheit Ihrer Organisation während des gesamten Lebenszyklus des Anbieters stark bleibt.

Während der Anbieterbeziehung

Sobald ein Anbieter integriert ist, erfordert die Aufrechterhaltung einer sicheren Beziehung ständige Wachsamkeit. Es reicht nicht aus, die Risiken nur zu Beginn oder am Ende der Beziehung zu bewerten - kontinuierliche Überwachung, Audits und Kommunikation sind entscheidend, um sicherzustellen, dass der Anbieter im Laufe der Zeit eine starke Sicherheitsposition beibehält.

Regelmäßige Bewertungen helfen, aufkommende Risiken zu identifizieren, die Einhaltung von Sicherheitsvereinbarungen durchzusetzen und sich an Veränderungen im Betrieb des Anbieters oder an die Anforderungen Ihrer Organisation anzupassen. Indem Sie die Sicherheit während des gesamten Lebenszyklus des Anbieters aktiv managen, können Sie potenzielle Bedrohungen mindern und sicherstellen, dass beide Parteien auf kritische Sicherheitsstandards ausgerichtet bleiben.

• Implementieren Sie kontinuierliche Überwachungswerkzeuge, um die Aktivität des Anbieters in Ihren Systemen zu verfolgen und ungewöhnliches oder verdächtiges Verhalten zu erkennen.
• Planen Sie regelmäßige Sicherheitsprüfungen, insbesondere wenn der Anbieter kritische Daten verwaltet. Wenn der Anbieter regelmäßig ein Drittaudit durchführt, um sich an Rahmenbedingungen wie SOC 2 oder ISO 27001 zu halten, können Sie auch den aktualisierten Auditbericht anfordern.
• Überprüfen Sie die Leistung des Anbieters, indem Sie sich auf die Einhaltung von SLAs, die Effektivität der Sicherheitskontrollen und die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle konzentrieren.
• Wenn möglich, fordern Sie Penetrationstests oder Verwundbarkeitsbewertungen auf den Systemen des Anbieters an, insbesondere wenn sie in Ihre Umgebung integriert sind. Bitten Sie das Sicherheitsteam des Anbieters, die Ergebnisse und die Pläne zur Behebung der identifizierten Schwachstellen zu teilen.
• Dokumentieren Sie alle Anbieter-Risikobewertungen, Verträge, Audits und Vorfallsreaktionen. Diese Dokumentation ist wesentlich für die regulatorische Compliance, Audits und die kontinuierliche Verbesserung der Anbieter-Management-Prozesse.

Bei Beendigung der Beziehung mit dem Anbieter

Wenn die Beziehung zu einem Anbieter endet, ist es entscheidend, ihn sicher aus dem System zu entfernen, um anhaltende Risiken zu vermeiden. Bei Beendigung der Beziehung ist sicherzustellen, dass jeder Zugang widerrufen wird, dass Daten gesichert, zurückgegeben oder vernichtet werden und dass jede potenzielle Schwachstelle geschlossen wird.

• Widerrufen Sie sofort jeden Zugang des Anbieters zu Ihren Systemen, Netzwerken und Daten mit der Beendigung. Dies umfasst die Deaktivierung von Konten, Token und Anmeldeinformationen. Stellen Sie sicher, dass keine dauerhaften Berechtigungen im System verbleiben.
• Verweisen Sie auf Ihren Vertrag, um festzustellen, ob Daten am Ende der Beziehung sicher zurückgegeben oder vernichtet werden müssen. Wenn sie vernichtet werden, fordern Sie einen Nachweis der Vernichtung an.
• Stellen Sie sicher, dass der Anbieter keine sensiblen Daten oder Sicherungen mehr aufbewahrt.
• Führen Sie eine abschließende Prüfung durch, um sicherzustellen, dass der Anbieter alle Beendigungsprozeduren eingehalten hat, einschließlich der Rückgabe von Daten, der Vernichtung und der Zugangswiderrufe.

Automatisieren und optimieren Sie Ihr Third-Party-Risikomanagement

Die GRC-Automatisierungsplattform von Secureframe vereinfacht den Anbieter-Integrationsprozess mit umfassenden Werkzeugen für das Anbietermanagement und die Risikobewertung, die die Sicherheit Ihrer Drittbeziehungen gewährleisten.

• Die KI-gestützten Risikobewertungs-Workflows optimieren den Integrationsprozess, indem sie Anbieter-Risiken schnell identifizieren, Risiko-Scores zuweisen und effektive Behandlungspläne vorschlagen - alles mit wenigen Klicks.
• Dokumentieren Sie einfach die Risikobehandlungspläne und verfolgen Sie den vollständigen Risikoverlauf, um Auditoren und Stakeholdern klare Beweise für die ergriffenen Maßnahmen zur Minderung von Anbieterrisiken und zur Stärkung Ihrer Sicherheitslage zu liefern.
• Erstellen Sie Ihr Anbieterrisikoregister mit der umfassenden Risikobibliothek von Secureframe, die risikobasierte Szenarien auf der Grundlage von NIST umfasst, die wichtige Bereiche wie Betrug, Recht, Finanzen und IT abdecken.
• Antizipieren Sie potenzielle Bedrohungen, indem Sie die Gesundheit der Kontrollen überwachen und automatisch Schwachstellen in Ihrem Technologiestack mit kontinuierlicher Überwachung melden.
• Automatisieren Sie die Beantwortung von Sicherheitsfragebögen und Ausschreibungen mithilfe von maschinellem Lernen, was es erleichtert, die Einhaltung nachzuweisen und gleichzeitig Zeit und Ressourcen zu sparen.
• Präsentieren Sie Ihre Sicherheitslage mit dem Trust Center von Secureframe, das es Ihnen ermöglicht, Ihren Compliance-Status mit Drittanbietern und Partnern zu teilen und Vertrauen von Anfang an aufzubauen.

Die sichere Integration von Anbietern ist entscheidend, um Ihr Unternehmen zu schützen. Erfahren Sie, wie Secureframe Ihnen helfen kann, Ihre Sicherheits- und Compliance-Prozesse zu rationalisieren und gleichzeitig das Drittanbieterrisiko zu reduzieren, indem Sie eine Demonstration mit einem unserer Produktexperten planen.