Wie Secureframe helfen kann

Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage zu System- und Organisationskontrollen (SOC) des American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) hat das zunehmende Bewusstsein für die Bedeutung der IT-Sicherheit bei Dritten zu einer fast 50%igen Steigerung der Nachfrage nach SOC 2®-Überprüfungen geführt.

Da immer mehr Kunden und Geschäftspartner SOC 2-Überprüfungen im Rahmen ihrer Bemühungen zum Management von Drittanbieterrisiken schätzen, kann Ihre Dienstleistungsorganisation eine Anfrage für einen SOC 2-Bericht erwarten.

SOC 2 bietet Flexibilität, ohne die Sicherheitsstrenge zu opfern, und ist eines der gebräuchlichsten Sicherheitsrahmenwerke in Nordamerika. Allerdings erfordert die Einhaltung von SOC 2 eine umfassende Überprüfung der Systeme, Prozesse und Kontrollen Ihrer Organisation. Die Vorbereitung auf ein solches Unterfangen ist keine leichte Aufgabe.

Um zu helfen, haben wir eine Checkliste der Vorprüfungsmaßnahmen zusammengestellt, die Sie ergreifen können, um Ihre Chance zu maximieren, diese Prüfung zu bestehen und die Fähigkeit zu erlangen, zu sagen, dass Sie SOC 2-konform sind.

Was ist eine SOC 2®-Prüfung?

Eine SOC 2-Prüfung ist der Prozess, den Sie durchlaufen, um festzustellen, ob die Kontrollmaßnahmen Ihrer Organisation die SOC 2-Compliance-Anforderungen erfüllen. Die SOC 2-Compliance-Anforderungen bestehen aus fünf Trust Service Kriterien (TSC), die vom AICPA entwickelt wurden: Sicherheit, Verfügbarkeit, Verarbeitungsintegrität, Vertraulichkeit und Datenschutz.

Diese Kriterien, die zuvor als Trust Services Principles bezeichnet wurden, bieten einen Rahmen zur Bewertung der für die SOC 2-Compliance relevanten Kontrollmaßnahmen einer Dienstleistungsorganisation.

Warum eine SOC 2-Prüfung machen?

Das Bestehen einer SOC 2-Prüfung bedeutet, dass Sie die jeweiligen Trust Service Kriterien erfüllen. Dies kann Kunden beruhigen, dass Sie die notwendigen Kontrollmaßnahmen ergriffen haben, um ihre Daten zu schützen, was Geschäfte erleichtern, Ihren Verkaufszyklus beschleunigen und Ihnen helfen kann, im Markt aufzusteigen.

Ein SOC 2-Bericht kann daher ein kraftvolles Marketinginstrument sein, das Interessenten, Kunden, Geschäftspartnern und anderen wichtigen Stakeholdern zeigt, dass Ihnen Datensicherheit ernst ist.

Dieses Engagement für Datensicherheit und die Erlangung eines SOC 2-Berichts erfordert einen erheblichen Einsatz von Zeit, Geld und organisatorischen Ressourcen.

Lassen Sie uns unten einen genaueren Blick auf die Schritte werfen, die eine Organisation auf ihrem Weg zur SOC 2-Compliance unternehmen muss.

Ihre 8-Schritt-Checkliste zur Vorbereitung und erfolgreichen Durchführung Ihres SOC 2-Audits

Die Erreichung der SOC 2-Konformität ist nicht so einfach wie die Durchführung eines Audits. Sie müssen Kontrollen implementieren, um die relevanten Kriterien der Vertrauensdienste zu erfüllen, Lücken zu identifizieren und diese vor dem Audit zu schließen. Selbst wenn Kontrollen vorhanden sind, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team bewährte Verfahren zur Informationssicherheit anwendet, um die Chancen auf ein erfolgreiches Audit zu maximieren. Diese Vorbereitungen geschehen nicht über Nacht – sie können mehrere Wochen bis Monate dauern.

Um den Prozess zu vereinfachen, haben wir eine 8-Schritt-Checkliste erstellt, um auditbereit zu werden.

1. Wählen Sie Ihren Berichtstyp aus

Zunächst müssen Sie den Typ des SOC 2-Berichts auswählen, den Sie möchten. Es gibt zwei Typen:

• Typ 1: Bewertet die Effektivität des Designs von Kontrollen zu einem bestimmten Zeitpunkt.
• Typ 2: Bewertet die Effektivität des Designs und der operativen Wirksamkeit von Kontrollen über einen bestimmten Zeitraum (in der Regel zwischen 3 bis 12 Monaten).

Mit anderen Worten: Typ 1 bewertet, wie gut Sie Kontrollen entworfen haben, während Typ 2 genauer misst, wie sich die Kontrollen in der Praxis bewähren.

Da Typ 1 nur die Effizienz des Designs zu einem bestimmten Datum analysiert, ist er weniger zeit- und ressourcenintensiv. Typ 2 ist zwar intensiver, hat jedoch mehr Gewicht, da sowohl das Design als auch die operative Wirksamkeit der Kontrollen bewertet werden – beide sind marktfähiger. Aufgrund dieser erhöhten Strenge bevorzugen Kunden in der Regel Typ 2-Berichte.

Welchen Sie auswählen, hängt von den Anforderungen Ihrer Kunden ab, aber als allgemeine Regel wählen Sie Typ 2, wenn Sie mehr daran interessiert sind, wie gut Ihre Kontrollen in der Praxis funktionieren. Wenn Sie mehr Wert auf gut gestaltete Kontrollen legen und Ressourcen sparen möchten, wählen Sie Typ 1.

2. Bestimmen Sie den Umfang und die Ziele Ihres SOC 2-Audits

Der nächste Schritt bei der Vorbereitung Ihres SOC 2-Audits besteht darin, den Umfang und die Ziele zu definieren.

SOC 2-Audits untersuchen unter anderem Infrastruktur, Daten, Menschen, Risikomanagementrichtlinien und Software. Sie müssen festlegen, wer und was in jeder dieser Kategorien dem Audit unterzogen wird.

Legen Sie anschließend fest, welche Ziele für die im Geltungsbereich befindlichen Systeme oder Dienstleistungen gelten. Anders gesagt: Was haben Sie Ihren Kunden gesagt, dass diese Systeme oder Dienstleistungen tun werden? Diese Informationen finden Sie in der Regel in Verträgen, Service-Level-Vereinbarungen oder veröffentlichten Unterlagen (wie Ihrer Unternehmenswebsite).

3. Wählen Sie Ihre Kriterien für Vertrauensdienste aus

SOC 2-Audits bewerten Ihre Kontrollen innerhalb des zuvor erwähnten Audit-Umfangs anhand der von der AICPA festgelegten Kriterien für Vertrauensdienste.

Erinnern Sie sich daran, dass fünf Vertrauensdienste-Kriterien die Anforderungen an die SOC 2-Konformität bilden:

• Sicherheit: Schutz von Informationen und Systemen vor unbefugtem Zugriff, Informationsoffenlegung oder anderer missbräuchlicher Handhabung/Schäden.
• Verfügbarkeit: Informationen und Systeme können die Serviceziele Ihrer Organisation erfüllen – wie in Service-Level-Vereinbarungen festgelegt – und sind für den Betrieb verfügbar.
• Verarbeitungsintegrität: Ihre Systeme führen ihre Funktionen vollständig, genau, gültig, rechtzeitig und in einer Weise aus, die den Zielen Ihrer Organisation entspricht.
• Vertraulichkeit: Sie sammeln, verwenden, speichern, offenlegen und entsorgen nicht-personenbezogene Daten und Informationen ordnungsgemäß.
• Privatsphäre: Sie sammeln, verwenden, speichern, offenlegen und entsorgen personenbezogene Daten ordnungsgemäß.

Glücklicherweise müssen Sie sich nicht gleichzeitig einer Prüfung für alle fünf Prinzipien unterziehen. Das einzige obligatorische Prinzip ist Sicherheit, und die anderen werden je nach Ihrem Unternehmen empfohlen. Wenn Sie beispielsweise viele persönliche oder sensible Daten verarbeiten, wäre es sinnvoll, dass Ihre Organisation Datenschutz oder Vertraulichkeit einbezieht.

Wenn Sie für die Prüfung knappe Ressourcen haben, wählen Sie neben dem Sicherheitskriterium die Kriterien aus, die das höchste Potenzial für ROI bieten oder die Sie ohne großen zusätzlichen Aufwand erreichen können.

Sie können alle fünf auf einmal angehen, wenn Sie dazu in der Lage sind. Beachten Sie jedoch, dass der Prüfungsumfang und die Kosten mit jedem hinzugefügten Vertrauensprinzip zunehmen.

4. Führen Sie eine Risikobewertung durch

Als nächstes müssen Sie potenzielle Risiken für Ihre Informationsbestände, Infrastruktur, Software, Mitarbeiter, Verfahren und Daten identifizieren, die die Fähigkeit Ihrer Organisation beeinträchtigen könnten, ihre Ziele zu erreichen. Im Rahmen des Bewertungsprozesses sollten Sie die Wahrscheinlichkeit bestimmen, dass ein Risiko eintreten kann, sowie dessen potenzielle geschäftliche Auswirkungen. Anschließend können Sie sie basierend auf dem Gesamtrisiko für Ihr Unternehmen bewerten.

Diese Bewertung hilft Ihnen, angemessen auf jedes Risiko zu reagieren. Dies kann die Entwicklung oder Aktualisierung eines Geschäftsfortführungsplans, den Erwerb von Technologie oder die Implementierung von Zugriffskontrollen oder anderen Sicherheitskontrollen beinhalten, um das Risiko auf ein akzeptables Niveau zu mindern.

5. Führen Sie eine erste Bereitschaftsbewertung durch

Sobald Sie Richtlinien, Prozesse und Kontrollen implementiert haben, um Risiken zu mindern, sind Sie bereit für eine Bereitschaftsbewertung. Eine Bereitschaftsbewertung ist wie eine Übungsversion der realen SOC 2-Prüfung.

Während Sie eine Selbstbewertung durchführen können, wenn Sie wissen wie, ist die Hinzunahme eines Prüfers oder eines anderen Dritten oft die bessere Wahl, da diese über das Fachwissen und eine Außenperspektive verfügen. Wenn Sie mit Secureframe zusammenarbeiten, führen wir diese Bereitschaftsbewertung für Sie durch.

Während einer Bereitschaftsbewertung geht der Prüfer alle Ihre Systeme, Prozesse und Kontrollen durch und dokumentiert wichtige Prozesse, die in der offiziellen Prüfung berücksichtigt würden.

Am Ende stellen sie einen Managementbrief aus, der alle festgestellten Schwächen oder Mängel in Bezug auf die jeweiligen Vertrauensdienstanforderungen enthält, zusammen mit einigen Empfehlungen zu deren Behebung.

Die erste Bereitschaftsbewertung hilft Ihnen dabei, Bereiche zu finden, die möglicherweise verbessert werden müssen, und gibt Ihnen eine Vorstellung davon, worauf der Prüfer achten wird.

Natürlich kann Ihnen der Prüfer nicht direkt bei der Behebung der Schwächen oder der Umsetzung der Vorschläge helfen. Dies würde ihre Unabhängigkeit gefährden – sie können ihre eigene Arbeit nicht objektiv prüfen.

Das liegt an Ihnen, und hier kommt der nächste Schritt ins Spiel.

6. Führen Sie eine Lückenanalyse und -behebung durch

Nach einer Bereitschaftsbewertung sollten Sie eine Lückenanalyse durchführen und alle identifizierten Lücken schließen.

Dies umfasst die Betrachtung Ihrer Ausgangslage basierend auf Ihrer anfänglichen Bereitschaftsbewertung, wie die Einhaltung in Bezug auf Ihre SOC 2-Vertrauensrichtlinien aussieht, und die Behebung aller festgestellten Probleme, um den SOC 2-Standards vor der eigentlichen Prüfung zu entsprechen.

Die Lückenanalyse und -behebung kann einige Monate dauern und kann Folgendes beinhalten:

• Implementierung von Kontrollen
• Interviews mit Mitarbeitern
• Schulung der Mitarbeiter zu Kontrollen
• Erstellung und Aktualisierung von Kontrolldokumentationen
• Änderung von Arbeitsabläufen

Wie bei der Bereitschaftsbewertung können Sie Ihre Lückenanalyse möglicherweise an ein anderes auf diesen Prozess spezialisiertes Unternehmen auslagern, obwohl dies ein paar tausend Dollar kosten könnte.

Stattdessen können Sie sich für ein Compliance-Automatisierungstool entscheiden. Dieses Tool kann alle Ihre Systeme und Kontrollen anhand der SOC 2-Kriterien überprüfen, um sofortige Fehlkonfigurationen oder Lücken in Ihrer Compliance-Position zu identifizieren. Es kann auch maßgeschneiderte Abhilfemaßnahmen bieten, die die Behebung von Lücken schnell und einfach machen.

7. Implementieren Sie einen Prozess zur kontinuierlichen Überwachung

Nachdem Sie alle identifizierten Lücken geschlossen haben, implementieren Sie einen Prozess zur Überwachung Ihrer Kontrollen, um sicherzustellen, dass sie im Laufe der Zeit effektiv sind.

Ein Compliance-Automatisierungstool kann auch diesen Prozess automatisieren. Die Verwendung von Automatisierung zur Echtzeitüberwachung von Kontrollen kann einer Organisation eine viel dynamischere Ansicht der Wirksamkeit dieser Kontrollen und der gesamten Sicherheitslage der Organisation bieten als manuelle Prozesse allein. Das liegt daran, dass die Automatisierung der Datenerfassung, -analyse und -berichterstattung dort, wo dies möglich ist, es den Organisationen ermöglicht, eine größere Anzahl von Sicherheitskennzahlen mit weniger Ressourcen, höheren Frequenzen und größeren Stichproben zu überwachen.

Sobald Sie das Gefühl haben, alles Relevante für Ihren Umfang und die Kriterien der Vertrauensdienste angesprochen zu haben, sind Sie bereit, eine formelle SOC 2-Prüfung zu beantragen.

8. Finden Sie einen SOC 2 Prüfer

Da die AICPA die SOC-Sicherheitsrichtlinien erstellt hat, kann jede Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ihre Prüfung für Sie durchführen.

Allerdings sollten Sie eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auswählen, die sich auf Informationssysteme spezialisiert hat.

Wenn Sie derzeit mit einer Firma zusammenarbeiten, der es an Wirtschaftsprüfern mit Wissen und Erfahrung in Informationssystemen mangelt, ist es am besten, eine andere Firma für die Prüfung zu beauftragen. Ihre aktuelle Firma kann möglicherweise einige Vorbereitungsratschläge geben, aber die Zusammenarbeit mit einer Firma, die sich auf Informationssicherheitsarbeit spezialisiert hat, erhöht Ihre Chancen, die Prüfung zu bestehen.

Es ist erwähnenswert, dass die Beauftragung einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit mehr SOC 2-Erfahrung mehr Prestige für das Endergebnis bringen kann, wodurch Ihr Ruf bei den Kunden maximiert wird, da es keine formale Zertifizierung gibt.

Allerdings müssen Sie für eine renommiertere Firma mehr bezahlen.

Nun sind Sie bereit, die Prüfung zu durchlaufen. Schauen wir uns unten an, wie der Prozess aussieht.

Was ist der SOC 2 Prüfungsprozess?

Das Verständnis dessen, was Sie während des Prüfungsprozesses erwartet, kann ebenfalls dazu beitragen, dass er reibungsloser verläuft. Während jeder Prüfer je nach verwendeter Technologie, der Größe der geprüften Organisation und anderen Faktoren einen leicht unterschiedlichen Prozess haben kann, ist hier der allgemeine Ablauf:

1. Der Sicherheitsfragebogen

Viele Prüfungsfirmen beginnen damit, Ihnen und Ihrem Team einen Fragebogen zu übermitteln.

Dieser enthält viele Fragen zu Unternehmensrichtlinien, Verfahren, IT-Infrastruktur und Kontrollen.

Wenn sich Ihr Team bereits frühzeitig vor der Prüfung gute Sicherheitsgewohnheiten aneignet, hilft das hier weiter. Sie werden in der Lage sein, Fragen mit Vertrauen zu beantworten.

2. Nachweise über Kontrollen sammeln

Als nächstes wird Ihr Team von den Prüfern aufgefordert, Nachweise und Dokumentationen über die Kontrollen in Ihrer Organisation bereitzustellen.

Sie benötigen den Nachweis jeder Richtlinie und internen Kontrolle, um zu belegen, dass alles den Anforderungen entspricht. Die Prüfer verwenden dies als Teil ihrer Bewertung, um zu verstehen, wie die Kontrollen funktionieren sollen.

Ein Compliance-Automatisierungstool kann auch diesen Prozess automatisieren, sodass Sie keine wertvolle Zeit mit dem Zusammenstellen von Nachweisen in Tabellenkalkulationen, dem Erstellen von Screenshots und Ähnlichem verschwenden müssen.

3. Bewertung

Während der Bewertung könnten die Prüfer die Verantwortlichen jedes Prozesses innerhalb des Geltungsbereichs Ihres SOC 2 Audits bitten, sie durch Ihre Geschäftsprozesse zu führen, um sie besser zu verstehen.

4. Nachverfolgung

SOC 2 Audits sind intensiv. Daher decken Prüfer oft Angelegenheiten auf, für die sie trotz aller Vorbereitungsarbeiten weitere Nachweise benötigen.

Sie könnten Ihr Team um Klarstellung zu Prozessen oder Kontrollen bitten, oder sie benötigen zusätzliche Dokumentation.

In einigen Fällen, wenn der Prüfer offensichtliche Compliance-Lücken bemerkt, die relativ schnell behoben werden können, könnten sie Sie bitten, diese vor dem Fortfahren zu beheben.

Die Prüfer werden ihren Besuch ebenfalls dokumentieren, falls eine weitere Nachverfolgung erforderlich ist.

5. Der SOC 2 Bericht

Nach Abschluss des Audits wird Ihnen die Prüfungsfirma einen SOC 2 Audit-Bericht ausstellen.

Es gibt keine formale SOC 2 Zertifizierung. Stattdessen enthält der Hauptteil des Berichts die Meinung des Prüfers zur Wirksamkeit Ihrer internen Kontrollen in Bezug auf die festgelegten Vertrauensprinzipien.

Es gibt einige Arten von Meinungen, die sie anbieten können:

• Unmodifizierte (oder Unqualifizierte) Meinung: Keine wesentlichen Ungenauigkeiten oder Mängel in den Systemen. Dies ist Ihr Ziel.
• Qualifizierte Meinung: Es gibt wesentliche falsche Darstellungen in den Systemkontrollbeschreibungen, aber sie sind auf spezifische Bereiche beschränkt.
• Negative Meinung: Es gibt ausreichende Beweise dafür, dass es wesentliche Ungenauigkeiten in der Beschreibung Ihrer Kontrollen und Schwächen im Design und in der betrieblichen Wirksamkeit gibt.

Hoffentlich zahlt sich Ihre harte Arbeit aus und Sie erhalten einen SOC 2 Bericht mit einer unmodifizierten Meinung für jedes von Ihnen gewählte Vertrauenskriterium.

Wie Secureframe Ihnen helfen kann, sich auf Ihr SOC 2 Audit vorzubereiten und es zu bestehen

Ohne die richtige Technologie und Expertise erfordert die Vorbereitung auf ein SOC 2 Audit einen erheblichen Zeit-, Geld- und Energieaufwand.

Die Compliance-Automatisierungsplattform von Secureframe, kombiniert mit einem internen Team von Compliance-Experten, kann den gesamten Prozess optimieren. Mit Secureframe können Sie:

• Automatisch Nachweise sammeln, diese gegen SOC 2 Anforderungen testen und sicher in einem Datenraum mit Ihrem Prüfer teilen
• Kontinuierlich Ihren technischen Stack überwachen und Warnungen zu Bedrohungen und Nichtkonformitäten erhalten, um die SOC 2 Konformität Jahr für Jahr einfach aufrechtzuerhalten
• Die Compliance-Zeit für andere Rahmenwerke wie ISO 27001, PCI DSS und HIPAA beschleunigen
• Zeit bei der Erstellung von Richtlinien sparen mit unserer Bibliothek von prüfergenehmigten Richtlinienvorlagen
• Das Management von Risiken Dritter und die Einhaltung von Lieferanten mit den Risiko- und Lieferantenmodulen von Secureframe durchführen
• Expertenunterstützung von Compliance-Experten und ehemaligen Prüfern während des gesamten Prozesses erhalten

Aufgrund dieser und anderer Fähigkeiten gaben 95 % der Secureframe-Nutzer in einer von UserEvidence durchgeführten Umfrage an, dass sie Zeit und Ressourcen beim Erlangen und Aufrechterhalten der Compliance gespart haben.

Fordern Sie noch heute eine kostenlose Demo an, um mehr darüber zu erfahren, wie Secureframe die Vorbereitung auf SOC 2 Audits vereinfachen kann.