Haben Sie bereits Ihren SOC 2 Typ II Bericht? Machen Sie sich Sorgen, Ihre Compliance im kommenden SOC 2 Audit aufrechtzuerhalten?

Den ersten Bericht mit uneingeschränkter Meinung zu erhalten, ist nur der erste Schritt. Um Ihr SOC 2 Attest langfristig zu erhalten und Ihre Kundendaten zu schützen, müssen Sie proaktiv sein.

Wenn Sie keine bewährten Verfahren umsetzen und häufige Fallstricke vermeiden, ist es leicht, im Laufe der Zeit Ihre Sicherheitspraktiken zu gefährden.

Wir haben K.C. Fike, Data Analytics Practice Lead bei The Cadence Group, interviewt, um Unternehmen dabei zu helfen. Mit über 10 Jahren Erfahrung in der Überarbeitung von IT-Prozessen und Datenverarbeitung in Unternehmen hat er viel Wissen zu teilen.

In diesem Interview erfahren Sie, welche Prozesse eingerichtet werden müssen, welche Fehler zu vermeiden sind und wie Sie sicherstellen, dass Sie Ihre SOC-Compliance langfristig aufrechterhalten.

Wie lange ist ein SOC 2 Bericht gültig?

Ein SOC 2 Bericht ist nur für die im Bericht angegebene Zeit gültig (dies können 3 Monate, 12 Monate oder sogar eine Woche sein). Die überwiegende Mehrheit der Unternehmen erneuert jedes Jahr.

Obwohl der Bericht für 12 Monate gültig ist, bedeutet das nicht, dass der Bewertungszeitraum für Ihren neuen Bericht 12 Monate betragen muss. Sie können einen Bericht für einen Zeitraum von drei Monaten oder sechs Monaten durchführen - aber wir empfehlen 12 Monate als Goldstandard.

Mit einem kürzeren Bewertungszeitraum riskieren Sie, dass einige Kontrollen möglicherweise nicht einmal innerhalb des dreimonatigen Zeitraums in Betrieb sind. Sie können die Wirksamkeit von Sicherheitsvorkehrungen nicht testen, wenn sie niemals benötigt werden.

Die Wahl von sechs oder 12 Monaten gibt Ihnen mehr Spielraum, um jährliche Kontrollen zu betreiben, Mitarbeiterleistungsbewertungen durchzuführen und mehr. Eine 12-monatige Bewertung führt zu einem saubereren Bericht und - noch wichtiger - schafft mehr Vertrauen bei potenziellen und bestehenden Kunden.

Warum müssen Sie ihn alle 12 Monate erneuern?

Der SOC 2 Bericht ist nur für einen bestimmten Zeitraum gültig, weil er dazu beiträgt, sicherzustellen, dass Kontrollen langfristig eingehalten und implementiert werden. Das macht es für Kunden viel einfacher, Ihnen sensible Informationen und Daten anzuvertrauen.

Sie können ein Datensicherheitsprogramm nicht „einrichten und vergessen“. Sie müssen neue Mitarbeiter kontinuierlich schulen und Ihre Verfahren und Kontrollen im Laufe der Zeit aufrechterhalten sowie sich neuer Infosec-Probleme und -Herausforderungen bewusst sein, die in Ihrem Umfeld auftreten.

SOC 2 Zertifizierung wird von potenziellen Kunden gerade deshalb geschätzt, weil Sie sie häufig erneuern müssen. Es interessiert sie nicht, wie sicher Ihre Systeme und Prozesse vor fünf Jahren waren. Sie wollen wissen, wie robust sie heute sind.

Abhängig von der Anzahl der internen Änderungen am System entscheiden sich einige Unternehmen dafür, SOC 2 sogar noch häufiger zu erneuern.

Warum ist es so wichtig, Ihre Kontrollen für Ihren SOC 2 aufrechtzuerhalten?

Es gibt viele Gründe, in die Aufrechterhaltung Ihrer SOC 2 Compliance zu investieren.

Einige der wichtigsten Vorteile der Aufrechterhaltung der Compliance sind:

• Kundenbeziehung - Vertrauen bei Ihren bestehenden Kunden aufbauen. Kunden möchten wissen, dass ihre Daten sicher und respektiert sind. Sie möchten kein Risiko eingehen, Kunden zu verlieren oder wegen Lecks oder anderer Probleme verklagt zu werden.
• Es ist wie ein hochwertiger B2B-Beweis, den Sie auf Ihrer Website und in anderen Marketingmaterialien verwenden können. Sie können beweisen, dass ihre Daten bei Ihnen geschützt sind.
• SOC 2 Kontrollen helfen dabei, Ihr Sicherheitsprogramm, Sicherheitsvorkehrungen und andere Zuverlässigkeitsinfrastrukturen zu verbessern.
• Beseitigt Informationssicherheit als potenzielles Verkaufshemmnis bei Unternehmensgeschäften. Kunden interessieren sich dafür, wie Sie mit ihren sensiblen Daten umgehen.
• Weniger Ausfallzeiten und besseres Management potenzieller Vorfälle.
• Es hilft auch, die Produktivität Ihrer Serviceorganisation mit klaren Prozessen und Kontrollen aufrechtzuerhalten. Langfristig minimieren diese systematische Probleme und halten Ihre Teams ständig auf Hochtouren.

Ist der Prozess zur Erneuerung der SOC 2 Compliance anders als der des ersten Berichts?

Wenn wir über die Erneuerung eines SOC 2 Typ II Berichts sprechen, dann ja, es ist praktisch das gleiche wie bei Ihrem ersten Bericht.

Der Erneuerungsprozess ist dem Ihres ersten Typs II sehr ähnlich. Wir starten mit einem Kickoff mit dem Kunden. Wir bitten um Einsicht in eine Stichprobe von Beweisen aus den letzten 12 Monaten, wie die neue Belegschaft, Änderungen an Software oder Systemen und mehr.

Aber wenn Sie von einem Typ-I-Bericht zu einem Typ-II-Bericht wechseln, sind die Dinge etwas anders. Bei einem Typ-I-Bericht geben die Prüfer ihre Meinung auf einer „Stand-vom“-Basis ab.

„Stand vom 11. Juni 2021 sind dies die Kontrollen, von denen wir wissen, dass sie entwickelt und implementiert sind.“

Bei einem Typ-II-Bericht handelt es sich um einen Prüfungszeitraum. Unternehmen erstellen immer einen SOC 2 Type II-Bericht, nachdem sie ihren Typ-I-Bericht erhalten haben.

Der Wechsel von Typ I zu Typ II ist technisch gesehen keine Verlängerung Ihres Berichts, sondern der Nachweis, dass Ihr Unternehmen tatsächlich SOC 2-konform ist. Die meisten Unternehmen, denen die SOC 2-Zertifizierung wichtig ist, bevorzugen Typ-II-Berichte gegenüber Typ-I-Berichten.

Wie sollten Sie sich auf das SOC 2-Erneuerungsaudit vorbereiten?

Wenn Sie Ihren Typ-II-Bericht erfolgreich bestanden haben, wissen Sie bereits, was zu tun ist. Das Wichtigste ist sicherzustellen, dass die Kontrollen im gesamten Unternehmen eingehalten werden.

Dazu gehört die Einweisung und Schulung aller neuen Mitarbeiter, Auftragnehmer und sogar Geschäftspartner. Sie müssen alle Verfahren, die Sie zur ersten Zertifizierung festgelegt und entwickelt haben, einhalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Prozesse stichprobenartig überprüfen, um zu sehen, ob alles ordnungsgemäß funktioniert, Software kontinuierlich aktualisieren und neue Mitarbeiter genau beobachten.

Wenn Sie eine Liste konkreter Schritte benötigen, können Sie unsere SOC 2-Audit-Checkliste befolgen.

Was sind die bewährten Verfahren, um die SOC 2-Konformität langfristig aufrechtzuerhalten?

Wenn Sie Ihre SOC 2-Zertifizierung behalten möchten, sind hier nur einige wichtige bewährte Verfahren, die Sie befolgen müssen:

• Verstehen und verinnerlichen Sie die Prinzipien des Vertrauensdienstes für Sicherheit, Verfügbarkeit, Verarbeitungsintegrität, Vertraulichkeit und Datenschutz – zumindest die, für die Sie zertifiziert werden möchten.
• Konzentrieren Sie sich darauf, alle von Ihnen erstellten Kontrollen und Verfahren zu befolgen. Es reicht nicht aus, nur ein Sicherheitsprogramm zu entwerfen; Ihre Mitarbeiter müssen es befolgen.
• Schulen Sie alle neuen Mitarbeiter und Auftragnehmer in Ihren Prozessen zur Handhabung von Kundendaten.
• Organisieren Sie regelmäßige Stichprobenkontrollen oder Gap-Analysen Ihrer Kontrollen und Systeme. Sie wollen nicht überrascht werden, wenn der Prüfer für das Vor-Ort-Audit kommt.
• Stellen Sie jemanden ein, der die Informationssicherheit übernimmt und überprüft, ob alle Abteilungen Ihre Kontrollen und Protokolle befolgen.

Welche häufigen Fehler haben Sie bei Unternehmen beobachtet, die nach Erhalt der SOC 2 nicht mehr mitmachen?

Als erfahrene SOC 2-Prüfer hat unser Unternehmen im Laufe der Jahre viele Unternehmen Fehler machen sehen.

Hier sind einige der häufigsten Probleme, die wir immer wieder sehen:

• Denken, dass man das nur einmal machen muss und nicht regelmäßig nachfasst. Diese Denkweise garantiert Ihnen fast sicher, dass Sie bei der Erneuerung scheitern.
• Nicht genügend Engagement von oben und keine Priorität auf allen Führungsebenen im gesamten Unternehmen. Ein kleines Team von sicherheitsorientierten Entwicklern wird Ihnen keine Typ-II-Zertifizierung verschaffen.
• Einfaches Nichteinhalten der von ihnen entwickelten Kontrollen und Prozesse. Ein Mangel an Kommunikation zwischen Teams und Abteilungen ist oft die Hauptursache.
• Den Überblick über Verfahren nach einer Übernahme oder Fusion zu verlieren. Die Schulung dieser neuen Mitarbeiter und Teams muss Priorität haben. Ein Mangel an Priorität auf Informationssicherheit während dieses Übergangs ist einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von SOC 2.

Ein SOC 2-konformes Unternehmen zu werden, ist nur der erste Schritt – es zu bleiben, ist die eigentliche Herausforderung. Sie müssen den Fokus auf Standardisierung und Verfahren beibehalten, unabhängig von jeder größeren Veränderung und Herausforderung, der Ihr Unternehmen gegenübersteht.

Es ist leicht, diese Dinge zu vernachlässigen, wenn Sie mit Problemen konfrontiert werden oder sich Gelegenheiten ergeben, die wichtiger erscheinen. Aber Sie möchten keine potenziellen Deals oder bestehenden Kunden verlieren, weil Sie Daten falsch gehandhabt haben.

Haben Sie abschließende Tipps für einen CIO, Geschäftsführer oder Manager?

Sicher. Neben der Befolgung der oben genannten bewährten Verfahren und der Vermeidung von Fehlern finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen helfen, konform zu bleiben:

• Stellen Sie während der Bereitschaftsprüfung und des Typ-I-Berichts Fragen an Ihre Prüfer. Nutzen Sie deren Erfahrung und Fachwissen.
• Seien Sie transparent während des gesamten Prozesses. Versuchen Sie nicht, potenzielle Probleme oder Hindernisse zu verbergen; fragen Sie nach Ratschlägen, wie Sie diese Probleme lösen können.
• Überlegen Sie, wie das Unternehmen wachsen wird, von der Anzahl der Mitarbeiter bis zu Softwareänderungen, und fragen Sie nach Ratschlägen zur Skalierung Ihrer Kontrollen. Es ist oft eine gute Idee, einen Informationssicherheits-Experten einzustellen, der neue Mitarbeiter, Teams und Geschäftspartner in Ihren Verfahren schulen kann.
• Geben Sie Ihrem Unternehmen genügend Zeit zur Anpassung. Wenn Sie von „wir haben keine Kontrollen“ zu „wir müssen jetzt diese 40+ Kontrollen befolgen“ wechseln, wird das viel Mühe kosten – Änderungsmanagement, Infrastrukturmanagement, Stakeholder-Engagement, Sie nennen es. Sie brauchen eine lange Vorlaufzeit, um diese Dinge an Bord zu bringen. Sie können nicht einfach mit den Fingern schnippen.

Ein robustes System ist die Grundlage der Informationssicherheit.

Wenn Sie langfristig SOC-2-konform bleiben wollen, benötigen Sie eine robuste Reihe von Verfahren und ein eisenhartes Technologie-Stack.

Wenn Sie sich nicht sicher über die Sicherheit der verschiedenen Anwendungen und Plattformen sind, die Sie verwenden, kann Secureframe Ihnen helfen, Seelenfrieden zu finden.

Mit unseren Tools können Sie nach Problemen innerhalb Ihrer Cloud-, App-, Anbieter- und HR-Ökosysteme suchen. Es macht die Aufrechterhaltung und den Nachweis Ihrer SOC-2-Konformität viel einfacher.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Systeme der Aufgabe gewachsen sind, fordern Sie noch heute eine kostenlose Demo an.