Die ultimative HIPAA-Compliance-Checkliste für 2024
Das Verständnis der nationalen Standards des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) und der notwendigen Schritte zur Einhaltung kann schwierig sein.
Um Verwirrung zu bekämpfen und genau zu beurteilen, wo Ihre Gesundheitseinrichtung in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften steht, haben wir eine interaktive HIPAA-Compliance-Checkliste erstellt.
Diese Checkliste enthält die wesentlichen Maßnahmen, die Sie ergreifen müssen, um den Vorschriften der Gesundheitsbranche zu entsprechen und Patientendaten ordnungsgemäß zu schützen. Lesen Sie weiter, um die Grundlagen der HIPAA-Compliance und die erforderlichen Schritte zur Vorbereitung, Erreichung und Aufrechterhaltung zu verstehen.
Was ist HIPAA-Compliance?
HIPAA-Compliance ist der Prozess der Sicherung und des Schutzes sensibler Patienteninformationen, bekannt als geschützte Gesundheitsdaten oder PHI.
Die Einhaltung von HIPAA ist ein fortlaufender Prozess, der die Implementierung starker Schutzmaßnahmen für den Datenschutz, Mitarbeiterschulungen, Risikoanalysen, Berichterstattung und mehr umfasst.
Die Anforderungen an die HIPAA-Compliance umfassen fünf Hauptkomponenten. Diese sind die:
- Datenschutzregel: reguliert die Verwendung und Offenlegung von PHI
- Sicherheitsregel: physische, technische und administrative Sicherheitsmaßnahmen
- Durchsetzungsregel: bietet Anweisungen zur Regulierung der Haftung und zur Verhängung von Strafen bei Verstößen
- Regel zur Meldung von Verstößen: Richtlinien für das Wie und Wann der Meldung von Verstößen
- Omnibus-Regel: beschreibt, wie Geschäftspartner mit PHI umgehen sollen
Im Folgenden erläutern wir die zwei Arten von Unternehmen, die den HIPAA-Vorschriften unterliegen.
Was ist eine geschützte Einrichtung?
Eine geschützte Einrichtung ist eine Organisation, die gesetzlich verpflichtet ist, die HIPAA-Regeln einzuhalten.
Beispiele für eine geschützte Einrichtung sind:
- Krankenhäuser
- Kliniken
- Apotheken
- Ärzte
- Zahnärzte
- Psychologen
- Psychiater
- Chiropraktiker
- Gesundheitsdienstleister
- Krankenversicherungsgesellschaften
Was ist ein Geschäftspartner?
Ein Geschäftspartner erbringt Dienstleistungen für eine geschützte Einrichtung und hat Zugang zu PHI.
Beispiele für Geschäftspartner sind:
- Datenlagerfirmen
- Abrechnungsunternehmen
- Cloud-Dienstleister
- Anwälte
- Buchhaltungsfirmen
HIPAA-Compliance-Checkliste für 2023
Wir haben diese interaktive Checkliste erstellt, um Ihnen zu helfen, den Vorbereitungsstand Ihres Unternehmens bezüglich der HIPAA-Compliance zu bewerten.
HIPAA Compliance Checklist
Audits
People
Policies and Procedures
Remediations
Reporting and Investigations
HIPAA-Compliance in 8 Schritten
Für einen ausführlicheren Einblick in die Schritte zur Erreichung der HIPAA-Compliance lesen Sie den folgenden Überblick.
Schritt 1: Ernennung eines HIPAA-Compliance-Offiziers
Zunächst ernennen Sie einen Compliance-Offizier, der den HIPAA-Compliance-Prozess leitet. Dieser Offizier ist verantwortlich für:
- Gewährleistung der Einhaltung und Durchsetzung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien
- Verwaltung der Datenschutzschulung für Mitarbeiter
- Durchführung regelmäßiger Risikobewertungen
- Entwicklung von Sicherheits- und Datenschutzprozessen
- Untersuchung von Sicherheitsvorfällen oder vermuteten/bestätigten Datenpannen
- Meldung von Datenpannen, wenn erforderlich
- Erstellung eines Katastrophenwiederherstellungsplans
- Sicherstellung, dass die Organisation die administrativen, physischen und technischen Schutzmaßnahmen der Sicherheitsvorschrift ordnungsgemäß umgesetzt hat
Größere Organisationen benötigen möglicherweise mehr als einen Offizier, um diese Verantwortlichkeiten zu erfüllen.
Schritt 2: Entwickeln Sie Sicherheitsmanagementrichtlinien und -standards
Die Datenschutzregelung, Sicherheitsregelung und Regelung zur Benachrichtigung bei Verletzung der Privatsphäre bestimmen eine Reihe von Richtlinien und Verfahren, die für die HIPAA-Compliance erforderlich sind.
Organisationen müssen eine Reihe von Richtlinien und Verfahren erstellen und implementieren, die sicherstellen, dass einzelne Mitarbeiter in ihren täglichen Aufgaben sicher mit PHI umgehen. Dieses Set kann eine Datenschutzpraxisbenachrichtigung, eine Zugriffsverwaltungspolitik, eine Datensicherungs- und Aufbewahrungspolitik, eine Katastrophenwiederherstellungspolitik und eine Reaktionspolitik auf Vorfälle umfassen, unter anderem.
Der ernannte HIPAA-Compliance-Offizier sollte alle Richtlinien und Verfahren verwalten und dokumentieren, die zum Schutz von PHI implementiert wurden.
Schritt 3: Verwalten Sie Geschäftspartner mit Zugang zu PHI
Ein Geschäftspartner ist jede Person, jeder Anbieter oder jede Organisation, die mit den PHI einer Gesundheitsorganisation in Kontakt kommt. Ein Geschäftspartner ist genauso verantwortlich für den Schutz von Patientendaten wie ein versicherter Rechtsträger.
Wie von der HIPAA-Sicherheitsregelung vorgeschrieben, muss ein versicherter Rechtsträger mit jedem Geschäftspartner eine rechtlich bindende Vereinbarung treffen, um den Schutz von PHI zu gewährleisten. Dies wird als Geschäftspartnervereinbarung (BAA) bezeichnet.
Eine BAA sollte eine Vielzahl von Themen abdecken, einschließlich der zulässigen Verwendung von PHI, Berichterstattung über unbefugte Nutzung und Weitergabe, Verfahren zur Rückgabe oder Zerstörung von PHI bei Beendigung und mehr. Sie können die untenstehende Vorlage herunterladen, um Ihre eigene BAA zu erstellen.
Schritt 4: Implementieren Sie die notwendigen Schutzmaßnahmen zur Einhaltung der Sicherheitsregelung
Die HIPAA-Sicherheitsregelung beschreibt drei Arten von Schutzmaßnahmen — administrative, physische und technische — um PHI ordnungsgemäß zu schützen.
Wir erläutern Ihnen nachfolgend, was jede dieser Schutzmaßnahmen bedeutet:
Administrativen Schutzmaßnahmen
Administrative Schutzmaßnahmen helfen den Mitarbeitern, PHI korrekt zu verwenden und zu speichern.
Diese Schutzmaßnahmen sollen:
- Mitarbeiter über den Schutz von PHI schulen
- Sicherheitsvorfälle lösen, die eine Bedrohung für PHI darstellen können
- PHI in Notfallsituationen schützen
Physische Schutzmaßnahmen
Physische Schutzmaßnahmen schützen die physischen Zugangspunkte zu PHI. Physische Schutzmaßnahmen legen fest, wie Mitarbeiter ihre Arbeitsstationen und mobilen Geräte verwalten sollten, um sensible Informationen zu sichern.
Häufige physische Schutzmaßnahmen umfassen Zugangsbeschränkungen zu Einrichtungen durch Überwachungskameras oder ID-Ausweise und die Festlegung des richtigen und falschen Gebrauchs von Technologie.
Technische Schutzmaßnahmen
Technische Schutzmaßnahmen schützen vor unbefugtem Zugriff oder Veränderung von elektronisch gespeicherten PHI, z.B. in einer Anwendung oder einem System.
Beispiele für häufige technische Schutzmaßnahmen sind Antivirensoftware, Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen wie Mehrfaktor-Authentifizierung.
Schritt 5: Führen Sie HIPAA-Risikoanalysen durch
Sie müssen auch eine HIPAA-Risikoanalyse durchführen. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für die HIPAA-Compliance und hilft Ihnen, Schwachstellen und Schwachpunkte zu identifizieren, um Datenverletzungen zu verhindern.
Diese Bewertungen testen auch, ob administrative, technische und physische Schutzmaßnahmen ordnungsgemäß implementiert sind und alle erforderlichen Kontrollen abdecken.
Obwohl HIPAA keine spezifischen Anweisungen zur Durchführung einer Risikoanalyse gibt, sollten mehrere Elemente berücksichtigt werden, einschließlich Umfang, potenzielle Risiken und Risikostufen sowie vorhandene Sicherheitsmaßnahmen.
Die Durchführung der folgenden Schritte kann Ihnen helfen, Schwachstellen zu identifizieren und Sicherheitsmaßnahmen zu verbessern oder umzusetzen, die fehlten oder nicht vorhanden waren.
Schritt 6: Schulen Sie Mitarbeiter in HIPAA-Verfahren
Jeder, der mit PHI umgeht, muss eine HIPAA-Schulung abschließen.
Diese Schulung hilft den Mitarbeitern zu verstehen, was genau konformes und nicht konformes Verhalten im Umgang mit PHI ausmacht.
Obwohl das Department of Health and Human Services (HHS) nicht angibt, wie oft Schulungen durchgeführt werden sollten, geben sie an, dass Auffrischungsschulungen regelmäßig für alle Mitarbeiter angeboten werden sollten. Dies kann jährlich oder häufiger, je nach Größe und Ressourcen Ihrer Organisation, erfolgen.
Es ist auch wichtig, die Konsequenzen eines Verstoßes gegen HIPAA mit Ihren Mitarbeitern zu teilen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Prozess Ihrer Organisation zum Melden von Verstößen mitteilen, falls einer auftritt.
Schritt 7: Untersuchen Sie Verstöße und lernen Sie aus diesen Fällen
Wenn es zu einer Verletzung kommt, sollte Ihre Organisation alle Sorgfalt walten lassen, um genau herauszufinden, warum dies passiert ist. Dies ist auch eine Gelegenheit, strengere Kontrollen zu implementieren oder Verfahren zu aktualisieren, damit diese Art von Vorfall nicht erneut passiert.
Sie können auch aus HIPAA-Verstößen und Durchsetzungsmaßnahmen lernen, die das Büro für Bürgerrechte (OCR) des U.S. Department of Health & Human Services (HHS) veröffentlicht, und Korrekturmaßnahmen ergreifen, bevor ein Vorfall in Ihrer Organisation auftritt.
Schritt 8: Überwachen und aktualisieren Sie kontinuierlich die Compliance-Richtlinien, während Ihre Organisation wächst
Die kontinuierliche Überwachung Ihrer Compliance-Richtlinien hilft Ihnen, Daten proaktiver zu schützen, und kann Ihnen helfen, kostspielige HIPAA-Verstöße zu vermeiden.
Sie können nach Lösungen suchen, die Ihnen bei der Überwachung der laufenden HIPAA-Compliance helfen, indem Sie verfolgen, ob Mitarbeiter und Geschäftspartner Schulungen erhalten haben, und Ihre Schutzmaßnahmen überwachen, um Sie auf etwaige Abweichungen hinzuweisen.
Empfohlene Lektüre
HIPAA-Verstöße: Beispiele, Strafen + 5 Fälle, aus denen man lernen kann
HIPAA-Compliance-Checkliste als PDF
Wenn Sie Ihre HIPAA-Compliance lieber mit einer PDF-Datei verfolgen möchten, klicken Sie unten, um diese Version unserer HIPAA-Compliance-Checkliste herunterzuladen.
Empfohlene Lektüre
5 Lustige HIPAA-Trainingsspiele, an die sich Ihre Mitarbeiter erinnern werden
HIPAA-Konformitätsressourcen
Hier ist eine Liste von Ressourcen, auf die Sie während Ihrer HIPAA-Konformitätsreise zurückgreifen können:
Wie Secureframe die HIPAA-Konformität vereinfachen kann
Wenn Sie nach dem Ausfüllen der HIPAA-Konformitätscheckliste oben mehr ungeprüfte Kästchen als Häkchen bemerkt haben, keine Sorge.
Die HIPAA-Konformität kann kompliziert sein, aber Cybersicherheits-Automatisierungsplattformen wie Secureframe können helfen, Stress zu lindern und den Prozess zu rationalisieren.
Wir können Ihnen helfen, Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien für HIPAA zu erstellen, Mitarbeiter in der Sicherung von PHI zu schulen, Anbieter und Geschäftspartner zu verwalten und Ihre PHI-Schutzmaßnahmen zu überwachen.
Fordern Sie eine Demo an, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie starke Sicherheitspraktiken aufbauen und Ihre HIPAA-Konformitätsbemühungen heute automatisieren können.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine HIPAA-Konformitäts-Checkliste?
Eine HIPAA-Konformitäts-Checkliste ist eine Ressource, die HIPAA-betroffene Einrichtungen und Geschäftspartner verwenden können, um ihre Bereitschaft zur HIPAA-Konformität zu bewerten.
Obwohl eine Checkliste nicht jede Aufgabe oder Kontrolle abdecken kann, die eine Organisation implementieren muss, um die für sie geltenden HIPAA-Anforderungen zu erfüllen, kann sie die grundlegenden Schritte zur Erreichung und Aufrechterhaltung der HIPAA-Konformität darlegen, damit Organisationen ihren Konformitätsgrad einschätzen und Lücken identifizieren und beheben können.
Für wen ist diese HIPAA-Konformitätscheckliste?
Unsere HIPAA-Konformitäts-Checkliste kann von HIPAA-Konformitäts-, Datenschutz- und/oder Sicherheitsbeauftragten verwendet werden, um die Bereitschaft ihrer Organisation zu bewerten. Andere Mitglieder der Belegschaft der Organisation können die Checkliste verwenden, um den Prozess der Vorbereitung auf die HIPAA-Konformität sowie ihre Verantwortlichkeiten zur Einhaltung bestimmter Rechtsbereiche zu verstehen.
Was wird unter HIPAA als PHI betrachtet?
Unter HIPAA umfasst PHI schriftliche Aufzeichnungen, Laborergebnisse, Röntgenaufnahmen, Rechnungen – sogar verbale Gespräche, die identifizierbare Gesundheitsinformationen enthalten.
Es umfasst auch elektronische Gesundheitsakten (EHRs). In dieser Form wird es als elektronische geschützte Gesundheitsinformation (ePHI) bezeichnet.
Was ist der Mindeststandard?
Der Mindeststandard, der unter die Datenschutzregel fällt, verpflichtet die betroffenen Einrichtungen, angemessene Anstrengungen zu unternehmen, um den Zugang zu PHI auf das notwendige Minimum zu beschränken, um eine Aufgabe zu erledigen.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie diesen Standard einhalten können:
- Festlegen, welche Rollen genau Zugriff auf PHI benötigen, und diese Informationen dokumentieren
- Einrichten von rollenbasierten Berechtigungen, die den Zugriff auf bestimmte Arten von PHI beschränken
- Durchführen regelmäßiger Überprüfungen der Berechtigungen, um sicherzustellen, dass der Zugriff auf PHI nur den notwendigen Personen gewährt wird.
Was sind die Anforderungen zur Datenspeicherung nach HIPAA?
Die HIPAA-Datenschutzregel enthält keine Anforderungen zur Aufbewahrung von Krankenakten. Stattdessen hat jeder Staat eigene Richtlinien für die Speicherung und Aufbewahrung von Krankenakten, die von den betroffenen Einrichtungen und Geschäftspartnern befolgt werden müssen.
Es gibt jedoch eine Anforderung, wie lange HIPAA-bezogene Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Dokumentationen zu Compliance-Richtlinien und -Verfahren müssen mindestens sechs Jahre ab dem Datum ihrer Erstellung oder dem Datum, an dem sie zuletzt in Kraft waren, je nachdem, welches Datum später liegt, aufbewahrt werden.
Beispiele für HIPAA-bezogene Dokumentationen umfassen:
- Risikobewertungen
- Notfallwiederherstellungs- und Kontingenzpläne
- Geschäftspartnervereinbarungen
- Informationssicherheits- und Datenschutzrichtlinien, Datenschutzpraktiken
- Dokumentation von Vorfällen und Datenschutzverletzungen.
Ist Mitarbeiterschulung unter HIPAA erforderlich?
Ja, HIPAA-Schulungen sind für jede betroffene Einrichtung und jeden Geschäftspartner, der mit PHI interagiert, obligatorisch.