Wenn Ihre Organisation geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) verarbeitet, erinnern Sie sich, wie Ihr HIPAA-Compliance-Training war?

Für viele Menschen bedeutet Schulung, eine langweilige Präsentation durchzusitzen. Angesichts der potenziellen Folgen eines HIPAA-Verstoßes — bei dem ein einziger Moment der Vergesslichkeit eine Geldstrafe von 25.000 US-Dollar kosten könnte — sollte die HIPAA-Compliance auf eine einprägsame Weise gelehrt werden.

Glücklicherweise bieten lustige HIPAA-Schulungsspiele diese Lösung.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihr Team auf denselben Stand in Bezug auf die HIPAA-Compliance bringen.

Wer muss die HIPAA einhalten?

Unter HIPAA ist jede Organisation, die medizinische Informationen einer Person verarbeitet, dafür verantwortlich, diese Informationen vertraulich zu behandeln.

Dazu gehören alle gedeckten Einrichtungen (Gesundheitsdienstleister, Gesundheitspläne und Gesundheitsabrechnungsstellen) und ihre Geschäftspartner.

Warum ist HIPAA-Schulung wichtig?

Die Schulung der Mitarbeiter zu den HIPAA-Anforderungen und bewährten Verfahren ist für die Einhaltung der Vorschriften obligatorisch.

Im Falle eines HIPAA-Verstoßes könnten Arbeitgeber Geldstrafen von bis zu 1,5 Millionen US-Dollar zahlen müssen, wenn das Office for Civil Rights (OCR) des Gesundheitsministeriums feststellt, dass sie ihre Mitarbeiter nicht ausreichend in den HIPAA-Best-Practices geschult haben.

Abgesehen davon, dass die Compliance-Schulung gesetzlich vorgeschrieben ist, ist sie auch finanziell vernünftig. Compliance-Statistiken zeigen, dass Organisationen 5,47 Millionen US-Dollar für Compliance ausgeben, verglichen mit durchschnittlich 14,82 Millionen US-Dollar für Nicht-Compliance.

Die HIPAA-Compliance ist von großer Bedeutung, daher ist eine einprägsame Schulung entscheidend. Dies sind die wichtigsten Bestimmungen, die die HIPAA-Schulung abdecken sollte.

Was ist HIPAA-Schulung?

Ein HIPAA-Schulungsprogramm sollte sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die PHI speichern, bearbeiten, darauf zugreifen oder weitergeben, mit den wichtigsten Bestimmungen der HIPAA vertraut sind. Dazu gehören die Datenschutz-, Sicherheits- und Verletzungsbenachrichtigungsregeln, die wir nachfolgend im Detail erläutern werden.

Den Mitarbeitern sollte beigebracht werden, wie sie die Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien der Organisation während ihres Einarbeitungsprozesses und regelmäßig befolgen.

Diese Art der Mitarbeiterschulung gilt als administrative Schutzmaßnahme gemäß der HIPAA-Sicherheitsregel. Gesundheitsorganisationen müssen bestimmte administrative Schutzmaßnahmen, wie Mitarbeiterschulungen, sowie physische und technische Schutzmaßnahmen einrichten, um Patientendaten gegen Verletzungen zu schützen und die HIPAA-Compliance zu erreichen.

Übersicht: HIPAA-Regelungen

HIPAA wurde 1996 mit dem Ziel gesetzlich verankert, die Effizienz und Effektivität des US-amerikanischen Gesundheitssystems zu verbessern. Die Gesetzgeber erkannten bald, dass elektronische Technologien moderne Bestimmungen erforderten, um die Gesundheitsinformationen der Menschen zu schützen.

Infolgedessen umfasst HIPAA nun die Vorschriften zu Datenschutz, Sicherheit und Verletzungsbenachrichtigung.

Hier ist ein kurzer Überblick über jede Vorschrift.

Datenschutzregelung

Die Datenschutzregelung legt Standards zum Schutz der Gesundheitsakten und PHI von Einzelpersonen fest. Organisationen, die mit den Gesundheitsinformationen einer Person umgehen, müssen angemessene Schutzmaßnahmen bieten und einschränken, wer auf PHI zugreifen und sie erhalten kann.

Diese Regelung setzt Grenzen, sodass Organisationen PHI nur für Zwecke der Behandlung, Bezahlung oder Gesundheitsversorgungsoperationen verwenden oder offenlegen dürfen.

Die Regelung gibt Einzelpersonen auch das Recht, Kopien ihrer Gesundheitsakten zu erhalten und die Übermittlung ihrer PHI an Dritte zu genehmigen.

Sicherheitsregelung

Die Sicherheitsregelung verlangt von Organisationen, administrative, technische und physische Schutzmaßnahmen zu ergreifen, um elektronische PHI (ePHI) zu schützen.

In der Praxis müssen sie:

• Risikoanalysen durchführen, um interne oder externe Bedrohungen für ePHI zu identifizieren und zu schützen
• Schutz vor unzulässigen Nutzungen oder Offenlegungen von ePHI
• Sicherstellung der Compliance der Belegschaft mit Datenschutz- und Sicherheitsstandards

Verletzungsbenachrichtigungsregelung

Die Verletzungsbenachrichtigungsregelung verlangt von HIPAA-gedeckten Einheiten, betroffene Personen innerhalb von 60 Tagen nach Entdeckung einer Verletzung ungesicherter PHI zu benachrichtigen.

Bei Verletzungen, die mehr als 500 Personen betreffen, sind Organisationen auch verpflichtet, das OCR innerhalb ihres Bundesstaates im selben 60-Tage-Zeitraum zu benachrichtigen.

Um den Mitgliedern Ihrer Organisation zu helfen, diese Regeln zu befolgen, verwenden Sie die unten aufgeführten HIPAA-Schulungsspiele.

5 spaßige HIPAA-Schulungsspiele

Das Management und der Schutz von Gesundheitsinformationen ist eine große Verantwortung. Es ist unerlässlich, dass Mitarbeiter wissen, wie man HIPAA-Verletzungen erkennt und was zu tun ist, wenn sie auftreten – und dass die Informationen auch lange nach der Schulung in Erinnerung bleiben.

Spaßige Trainingsaktivitäten zum Thema Vertraulichkeit in Kombination mit traditionellem Training können dazu beitragen, die Wissensspeicherung zu fördern.

Hier sind einige HIPAA-Spiele, die Sie für ein unvergessliches Teamerlebnis ausprobieren können.

Spiel 1: Whose HIPAA Fine Is It Anyway?

Rollenspiele können den Mitarbeitern auf unterhaltsame Weise beibringen, wie man Beispiele für HIPAA-Verstöße erkennt.

Für ein bisschen HIPAA-Humor versuchen Sie dieses Spiel, inspiriert von der komödiantischen Improvisationsshow „Whose Line Is It Anyway?“:

1. Wählen Sie ein paar Freiwillige aus.
2. Stellen Sie ein HIPAA-Szenario zur Verfügung, das vor der Trainingsgruppe vorgespielt werden soll. Fügen Sie eine potenzielle Verletzung hinzu, wie zum Beispiel: „Sie haben einen Screenshot der medizinischen Akte eines Prominenten getwittert.“
3. Geben Sie der Gruppe als Nächstes die Möglichkeit, die potenzielle Abhilfe zu inszenieren. Zum Beispiel: „Wir müssen die betroffene Person informieren.“

Fragen Sie die Gruppe am Ende der Aufführung:

• Welche HIPAA-Regeln wurden ignoriert?
• Wie hoch könnten die möglichen Strafen sein?

Spiel 2: Ordne den HIPAA-Standard zu

Jede HIPAA-Bestimmung enthält eine Reihe von Standards. Beispielsweise enthält die Datenschutzregel den Notwendigsten Standard, der verlangt, dass abgedeckte Einrichtungen so wenig PHI wie möglich verwenden, um eine bestimmte Behandlungs-, Zahlungs- oder Gesundheitsaufgabe zu erfüllen.

Dieses Memory-ähnliche Spiel wird Ihr Team herausfordern, die Standardkarten mit ihrer Definition abzugleichen.

1. Schreiben Sie HIPAA-Standards auf einzelne Karten. Beschriften Sie die Rückseite jeder Karte mit „Standard“.
2. Schreiben Sie die Definition jedes Standards auf separate Karten. Beschriften Sie die Rückseite jeder Karte mit „Definition“.
3. Teilen Sie Ihre Trainingsgruppe in zwei Teams auf.
4. Mischen Sie die Karten und teilen Sie jedem Team eine gleiche Anzahl von Standards und deren Definitionskarten verdeckt aus.
5. Jeder Spieler dreht eine Standardkarte und eine Definitionskarte um.
6. Die Teilnehmer sind abwechselnd an der Reihe, zu versuchen, eine Standardkarte mit der richtigen Definitionskarte zu kombinieren, um einen Punkt für ihr Team zu erzielen.
7. Wenn jemand eine falsche Zuordnung macht, muss er die Karten wieder umdrehen, und sein Zug endet.
8. Das erste Team, das 10 Punkte erzielt, gewinnt.

Sie können auch diese ausdruckbaren „Ordnen Sie den HIPAA-Standard zu“-Karten verwenden, um Ihre eigenen Standards und Definitionen zu erstellen. Wenn Sie Inspiration benötigen, bietet die OCR eine hilfreiche Zusammenfassung der HIPAA-Regeln und -Vorschriften.

Spiel 3: HIPAA-Familienduell

Die Hinzufügung von wettbewerbsorientierten Spielshow-Elementen zu Ihrem Training sollte ebenfalls dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter engagiert bleiben.

Hier ist eine lustige Möglichkeit, das HIPAA-Wissen Ihrer Mitarbeiter zu testen:

1. Teilen Sie die Gruppe in zwei Teams auf.
2. Stellen Sie eine Trivia-Frage zu HIPAA.
3. Geben Sie jeder Gruppe Zeit, um über die richtige Antwort zu beraten. Zum Beispiel: „Wann wurde HIPAA eingeführt?“
4. Lassen Sie jedes Team seine Antwort aufschreiben, um die Möglichkeit zu haben, eine Punktbelohnung zu erhalten.
5. Wenn sie richtig liegen, erhalten sie einen Punkt. Wenn sie falsch liegen, erhält das andere Team die Chance, den Punkt durch eine richtige Antwort zu stehlen.
6. Das Team, das die meisten Punkte sammelt, gewinnt.

Verwenden Sie diese ausdruckbaren HIPAA-Familienduell-Karten, um das Spielerlebnis zu verbessern und Ihre Teammitglieder zu quizzen.

Spiel 4: HIPAA Jeopardy!

Spaßiges HIPAA-Training wäre ohne ein von „Jeopardy!“ inspiriertes Spiel nicht komplett.

Listen Sie zunächst sechs verschiedene HIPAA-orientierte Kategorien in einer Präsentation auf, wie diese:

Die Fragen mit niedrigerem Wert sollten am einfachsten zu beantworten sein. Die Fragen mit dem höchsten Wert sollten am schwierigsten sein.

1. Teilen Sie Ihre Mitarbeiter in Teams ein und lassen Sie sie Fragen auswählen.
2. Sobald sie eine Kategorie und einen Wert ausgewählt haben, enthüllen Sie die Frage.
3. Das erste Team, das sich meldet, beantwortet die Frage. Wenn die Antwort korrekt ist, erhält das Team den Wert der Frage. Wenn die Antwort falsch ist, verliert das Team den Wert.
4. Das Team mit dem meisten „Geld“ am Ende gewinnt.

Spiel 5: Jenseits des HIPAA-Glaubens: Fakt oder Fiktion?

Einige echte HIPAA-Verstöße scheinen zu verrückt, um wahr zu sein. Inspiriert von der Show „Jenseits des Glaubens: Fakt oder Fiktion?“ testet dieses Trainingsspiel das Wissen Ihres Teams über die HIPAA-Geschichte.

Sie sollten nicht erwarten, dass sie jeden historischen HIPAA-Fall kennen, aber dies ist eine unterhaltsame Möglichkeit, über HIPAA-Verstöße und deren Folgen zu lehren.

1. Bereiten Sie im Voraus einige Beispiele katastrophaler HIPAA-Verstöße vor. Wählen Sie einige basierend auf realen Ereignissen aus – je katastrophaler, desto besser! – und erfinden Sie einige.
2. Sammeln Sie Ihre Trainingsgruppe und präsentieren Sie jeden Fall. Jeder Fall sollte detailliert beschreiben: was passiert ist, die HIPAA-Verstöße und die Strafen.
3. Am Ende jedes Falls bitten Sie die Gruppenmitglieder abzustimmen, ob der Fall real oder erfunden ist.
4. Lassen Sie die Gruppe wissen, welche Fälle Fakt oder Fiktion waren, und sehen Sie, wer die meisten richtigen Antworten erraten konnte.

Kombiniert mit traditionellem Training sollten diese unterhaltsamen HIPAA-Trainingsspiele Ihren Mitarbeitern helfen, häufige Büroverstöße zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Trainingssitzungen jährlich anbieten, um Ihr Team scharf zu halten.

Umfassendes Training ist eine großartige Möglichkeit, eine HIPAA-konforme Kultur zu schaffen, aber Organisationen können sich keine Selbstgefälligkeit leisten.

Glücklicherweise können Sie Ihre HIPAA-Konformitätsbemühungen mit Secureframe optimieren. Zusätzlich zu umfassendem HIPAA-Training bietet Secureframe automatisierte Sicherheits- und Konformitätssoftware. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um zu erfahren, wie unsere Plattform und unser Expertenteam Ihnen Zeit sparen und Sie vor möglichen Geldstrafen bei HIPAA-Verstößen schützen können.