Wenn Ihr Unternehmen wie die meisten anderen ist, ist die Prüfungszeit stressig.

Mitarbeiter müssen Dokumente sammeln und organisieren, um die Einhaltung nachzuweisen. Ihr Team hat Besseres zu tun, als sich durch Papierstapel zu wühlen und Tabellen zu aktualisieren.

Kontinuierliche Compliance bietet eine Lösung für dieses Chaos.

Laut dem Ponemon Institute hatten Organisationen, die fünf oder mehr interne Compliance-Audits pro Jahr durchführten, die geringsten Gesamtkosten für die Einhaltung.

Stellen Sie sich nun eine Organisation vor, die ständig auf Compliance-Mängel überwacht – wie hoch wären deren Einhaltungskosten? Fast nichts.

Und die Vorteile enden hier nicht. Kontinuierliche Compliance ist auch ein Engagement für Sicherheit, das Ihrem Markenvorteile bringt und Ihre Vermögenswerte das ganze Jahr über schützt.

Aber wie genau erreicht man kontinuierliche Compliance? Unten führen wir Sie durch die Schritte, um Ihr Unternehmen konform zu halten, die einzigartigen Herausforderungen, denen Ihr Unternehmen begegnen kann, und wie Secureframe helfen kann.

Was ist kontinuierliche Compliance?

Kontinuierliche Compliance ist der Prozess der Überwachung der Sicherheitslage eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass es stets die gesetzlichen Anforderungen und bewährten Branchenpraktiken einhält. Es vereinfacht den Prüfungsprozess, da Sie das ganze Jahr über über Ihre Compliance-Anforderungen informiert bleiben – etwas, das ein jährliches Audit allein nicht leisten kann.

Einfach ausgedrückt hält kontinuierliche Compliance Sie rund um die Uhr sicher, indem Sie in Echtzeit über auftretende Nichteinhaltungsprobleme informiert werden. Es hält Sie über Branchenregeln und -vorschriften auf dem Laufenden und stellt sicher, dass jeder in Ihrer Organisation diese befolgt.

Dieser Prozess sorgt auch dafür, dass die IT-, Personal- und alle anderen Abteilungen auf derselben Seite sind. Ständige, umfassende Überwachung hält jede Abteilung sicher und hilft bei der Koordination der Datenschutzbemühungen.

Warum Unternehmen stets konform bleiben müssen

In der heutigen technologiegetriebenen und sich ständig verändernden Umgebung ist die Einhaltung der Vorschriften nicht nur eine kluge Geschäftspraxis, sondern eine Notwendigkeit. Vertrauen in Ihre Sicherheit durch konsequente Überwachung hält Sie sicher und bereit für Ihre nächste Prüfung.

Eine Alternative zur kontinuierlichen Compliance besteht darin, manuell alles zu protokollieren, was für die Prüfung erforderlich ist. Dies ist jedoch ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess.

Sie könnten auch warten, bis Sie wissen, dass eine Prüfung unmittelbar bevorsteht. Dies setzt jedoch Ihre Mitarbeiter unnötigem Stress aus, und es ist nicht garantiert, dass Sie alle Lücken rechtzeitig identifizieren, beheben und dokumentieren können.

Lassen Sie uns tiefer in die Vorteile der kontinuierlichen Compliance eintauchen.

1. Hält Sie in Echtzeit konform

Die Identifizierung von Compliance-Mängeln Ihres Unternehmens in Echtzeit ermöglicht es Ihrem Team, proaktiv statt reaktiv zu handeln. Ihr Team kann auftretende Compliance-Probleme sofort lösen und vermeiden, dass Last-Minute-Probleme auftauchen.

Zum Beispiel öffnet die traditionelle, audit-orientierte Compliance die Tür zu einer Welle von Last-Minute-Prozessänderungen. Mit kontinuierlicher Compliance sind Teams befugt, sich immer auditbereit zu fühlen, was die Moral verbessert und die Auditsaisons vereinfacht.

2. Verbessert die Sicherheit erheblich

Ständige, automatisierte Wachsamkeit hält Ihre Sicherheitslage erstklassig. Es minimiert Ihr Risiko von Schwachstellen und technischen Mängeln, indem es Sie benachrichtigt, sobald ein Problem auftritt. Indem die Sicherheit stets im Vordergrund steht, bereitet die kontinuierliche Compliance die Teams auch auf zukünftige Bedrohungen vor, bevor sie ein Risiko darstellen.

3. Reduziert den Aufwand bei bevorstehenden Audits

Die traditionelle Compliance öffnet die Tür zu Stress und Ineffizienz. Im Vorfeld von Audits müssen die Teams plötzlich enorme Mengen an Zeit und Aufwand für die Vorbereitung aufwenden. Kontinuierliche Compliance senkt das Ermüdungsniveau durch ständige Überwachung und Benachrichtigung und gibt den Teams Ruhe und Frieden.

4. Verbessert den Ruf Ihrer Organisation

Lieferanten neigen dazu, die Sicherheit im Vordergrund zu halten, wenn sie neue Partnerschaften eingehen. Durch die Aufrechterhaltung einer kontinuierlichen Compliance zeigt Ihre Organisation ihr Engagement für Sicherheit. Dies fördert nicht nur die Loyalität der aktuellen Kunden, sondern hilft auch dabei, neue Geschäftskontakte zu gewinnen.

Facetten der kontinuierlichen Compliance

Kontinuierliche Compliance beseitigt Verzögerungen bei der Reaktion, wenn ein Compliance-Problem auftritt. Das bedeutet jedoch, dass Ihre Organisation einen Rahmen als Ausgangspunkt errichten und ihn dann erweitern muss.

Für kleine Organisationen ist dieser Prozess nur mit Hilfe von Automatisierung möglich. Mithilfe der automatisierten Tools von Secureframe werden Sie benachrichtigt, wenn Sie die Compliance nicht einhalten, sodass Sie sofort wieder in Form kommen.

Dies sind die acht Facetten der kontinuierlichen Compliance:

• Richtlinienmanagement
• Lieferantenmanagement
• Schwachstellenmanagement
• Vorfallsmanagement
• Datenmanagement
• Risikomanagement
• Management der Geschäftskontinuität
• Personalmanagement

Im Folgenden untersuchen wir jede dieser Facetten.

Richtlinienmanagement

Das Richtlinienmanagement umfasst viele verschiedene Unterthemen. Dazu gehören interne Regeln, bewährte Verfahren im Unternehmen und Bundesgesetze. Indem Sie diese internen und externen Richtlinien überwachen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter sie genau befolgen, können Sie Verstöße, Geldstrafen, Sicherheitsverletzungen und eine Vielzahl anderer Probleme verhindern.

Um compliant zu bleiben, ist es am besten, Ihre Richtlinien regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Beispielsweise sollte Ihr Team bereit sein, Updates im gesamten Unternehmen umzusetzen, wenn sich ein Gesetz oder eine Vorschrift in Ihrer Branche ändert. Sobald Sie diesen Richtlinien entsprechen, ist es auch wichtig, Ihr Team entsprechend zu schulen.

Lieferantenmanagement

Das Einstellen externer Lieferanten oder Agenturen kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihre Arbeitslast zu rationalisieren. Doch mit externen Mitarbeitern gehen externe Risiken einher. Während die Weitergabe vertraulicher Informationen an Dritte gängige Praxis ist, hat ein kürzlich von SecureLink veröffentlichter Bericht ergeben, dass 54 % der Organisationen die Datenschutzpraktiken ihrer Drittanbieter nicht überwachen.

Um die Kontrolle über die Sicherheit Ihres Unternehmens zu behalten, müssen Sie Ihre Lieferanten genau verwalten. Fragen Sie nach ihren Sicherheitspraktiken, entwerfen und erzwingen Sie eine Datenschutzvereinbarung und verlangen Sie von Ihren Lieferanten, Dokumente zur Einhaltung selbst zu bestätigen. Indem Sie diese Schritte Ihrem Lieferantenmanagementprozess hinzufügen, können Sie Sicherheitsgrundsätze festlegen, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen.

Schwachstellenmanagement

Das Schwachstellenmanagement ist der Prozess, alle Schwachstellen in einem System zu finden, deren Bedeutung zu bestimmen, die vorhandenen Probleme zu beheben und den gesamten Prozess zu dokumentieren.

Dieser Prozess kann manuelle und automatisierte Schritte umfassen, wie das Durchführen von Tests zur Bestimmung Ihrer Risikobereiche oder die Verwendung eines Schwachstellenscanners, um Probleme zu finden, die Ihr Team möglicherweise übersehen hat. Unabhängig davon, wie Sie Ihr Schwachstellenmanagement-Programm implementieren, ist es entscheidend, eines zu haben. Es hilft Ihnen, denjenigen, die in Ihre Organisation eindringen wollen, einen Schritt voraus zu sein.

Vorfallsmanagement

Wussten Sie, dass die durchschnittlichen Kosten eines Malware-Angriffs auf ein Unternehmen 2,6 Millionen Dollar betragen? Für kleine oder junge Unternehmen kann ein solcher Angriff verheerend für Ihr Geschäft und Ihren Ruf sein.

Bei all diesem Risikokapital gibt es keinen Zweifel an der Bedeutung von Management und Erkennung dieser Vorfälle, bevor sie entstehen.

Strategien wie die Automatisierung interner Kommunikation können helfen, Vorfälle wie Hardwareausfälle oder Cyberangriffe schnell und effizient zu erkennen, zu melden und darauf zu reagieren. Dies kann Ihrem Unternehmen das hektische Reagieren im Katastrophenfall ersparen.

Datenmanagement

Daten können Einblicke in die Finanzen Ihres Unternehmens, interne Arbeitsabläufe und die Interaktionen Ihrer Kunden mit Ihrer Marke geben. Es versteht sich von selbst, dass jede Organisation sie schützen muss. Daten-Compliance bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung Ihrer Daten, um sie sicher zu halten.

Auch wenn dieser Prozess je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich ist, umfasst er in der Regel die konsequente Überwachung Ihrer Datensätze, das Verstehen, wo Ihre sensibelsten Informationen gespeichert sind, und den ordnungsgemäßen Schutz auf jedem Schritt des Weges.

Es ist beispielsweise wichtig, Ihre Daten richtig zu verschlüsseln, Audits durchzuführen, um die Einhaltung der verschiedenen Sicherheitsrahmen sicherzustellen, und Tests durchzuführen, um etwaige Probleme in Ihren Systemen zu finden und zu beheben. Sie können auch einen Prozess namens Datenklassifizierung verwenden, um Daten in Kategorien einzuordnen, was Ihnen helfen kann, Ihre sensibelsten Daten besser zu schützen.

Risikomanagement

Das Verständnis der Risiken in Ihrer Organisation ist der beste Weg, sich vor Sicherheitsverletzungen oder Hackerangriffen zu schützen. Es ist auch der beste Weg, um eventuelle Schwachstellen in Ihrem Prozess zu finden und zu beheben, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Um kontinuierliche Compliance in Bezug auf Risikomanagement zu erreichen, müssen Sie zunächst eine Risikobewertungsstrategie implementieren. Dann müssen Sie die verschiedenen Risikotypen Ihrer Organisation identifizieren und nach Dringlichkeit kategorisieren. Dies ermöglicht Ihnen nicht nur ein besseres Verständnis Ihrer Schwachstellen, sondern bietet auch Einblicke in die benötigten Schutzniveaus in verschiedenen Bereichen des Unternehmens.

Business-Continuity-Management

Es gibt heute kein Unternehmen mehr, das nicht von Zeit zu Zeit größere Veränderungen durchmacht. Egal, ob Sie neue Software integrieren, die plötzlich abstürzt, oder ein neues Mitglied des Management-Teams aufnehmen, das Business-Continuity-Management (BCM) ist ein wichtiger Bestandteil der kontinuierlichen Compliance.

Durch die Implementierung eines effektiven BCM-Prozesses können sich Organisationen schnell (und erfolgreicher) von Katastrophen oder unerwarteten Veränderungen erholen. BCM umfasst Risikobewertung, Reaktionsplanung, Wiederherstellung und langfristige Wartung.

Delegieren Sie ein Team, um die Schwächen Ihres Unternehmens aufzudecken und Pläne zu ihrer Minderung zu erstellen. So kann Ihre Organisation besser auf alles vorbereitet sein, was auf sie zukommt.

HR-Management

HR-Teams bringen eine menschliche Komponente in Aspekte des Trainings, der Arbeitsplatzkonflikte und der Richtlinien ein. Dennoch sollte ihr Verständnis der gesetzlichen Anforderungen Ihres Unternehmens oberste Priorität haben.

Human-Resources-Teams haben mit vielen Anfragen zu tun, die von ihnen verlangen, die rechtliche Stellung Ihres Unternehmens vollständig zu kennen. Indem Sie Ihr HR-Team konform halten, können Sie eine bessere Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter schaffen und ein risikovermeidendes Unternehmen aufbauen.

Best Practices zur Erreichung kontinuierlicher Compliance

Jetzt, wo Sie ein besseres Verständnis für die verschiedenen Faktoren der kontinuierlichen Compliance haben, lassen Sie uns tiefer darauf eingehen, wie Sie diese erreichen können.

Im Folgenden haben wir die besten Praktiken aufgelistet, die in Ihrer Organisation implementiert werden sollen.

Verstehen Sie Ihre Compliance-Standards

Compliance-Standards beziehen sich auf die Gesetze oder Vorschriften, die Ihr Unternehmen befolgen muss, um Geschäfte zu tätigen und hohe Geldstrafen zu vermeiden. Diese Standards können auf staatlicher, bundesstaatlicher oder internationaler Ebene gelten, oder es können interne Richtlinien sein, die Unternehmen festlegen, wie sie sich verhalten.

Während sich die Compliance-Standards je nach Organisation und Branche unterscheiden, ist das Erlernen der Feinheiten Ihrer spezifischen Standards der erste Schritt zum langfristigen Erfolg. Sobald die spezifischen Compliance-Standards Ihres Unternehmens festgelegt sind, können Sie damit beginnen, jeden Teil Ihres Unternehmens auf den neuesten Stand zu bringen und vor Bedrohungen zu schützen.

Kritische Vermögenswerte identifizieren

In der heutigen Umgebung der groß angelegten Cloud-Computing ist Compliance wichtiger denn je. Organisationen müssen wissen, wie sie sich in dieser neuen Compliance-Landschaft zurechtfinden, die sowohl physische als auch dynamische Vermögenswerte umfasst. Durch die Identifizierung Ihrer kritischen Vermögenswerte können Sie bestimmen, wie Sie diese am besten schützen.

Zum Beispiel ist es leicht zu sagen, dass das wichtigste Kapital eines Cybersecurity-Unternehmens seine Daten sind. Aber mit den neuen Technologien werden diese Daten an mehreren Standorten gespeichert, einschließlich Cloud-Computing-Systemen und Drittanbietern. Das Verständnis darüber, wie und wo Ihre Daten gespeichert, übertragen und verarbeitet werden, hilft Ihren Teams, sie sicher zu halten.

Lücken identifizieren

Von Sicherheit bis Schulung gibt es viele Bereiche, in denen innerhalb Ihrer Organisation Lücken auftreten können.

Ein Teil der Compliance besteht darin, diese Lücken regelmäßig zu identifizieren und zu schließen. Dies trägt dazu bei, die allgemeine Sicherheit und interne Strukturen aufrechtzuerhalten. Durch das konsequente Überwachen aller Aspekte des Unternehmens und das Überprüfen auf Lücken können Sie dazu beitragen, dass der Compliance- und Prüfungsprozess reibungslos abläuft.

Kontrollen etablieren

Kontrollen sind die internen Systeme, die Sie verwenden können, um Prozesse zu optimieren und compliant zu bleiben, von Schulungen und Richtlinien bis hin zu Audits und Datenüberwachung.

Betrachten Sie Kontrollen als Ihre erste Verteidigungslinie gegen Angreifer. Ob der Angriff in Form eines Datenverstoßes oder eines internen Fehlers kommt, Sie sollten ein System (auch bekannt als Kontrolle) haben, um sich zu verteidigen. Sobald Sie die spezifischen Kontrollen Ihres Unternehmens festgelegt haben, müssen Sie sicherstellen, dass diese ordnungsgemäß dokumentiert und gepflegt werden, um langfristig wirksam zu sein.

Kontinuierliche Einblicke ermöglichen

Wie bereits erwähnt, ist Compliance eine nie endende Reise. Das bedeutet, dass Ihre Organisation immer nach Möglichkeiten suchen sollte, Schwachstellen in Ihren Systemen zu verbessern und zu erkennen.

Zusätzlich zu regelmäßigen Audits sollte Ihr Unternehmen proaktive Schritte unternehmen, um Schwachstellen zu finden und zu beheben, sobald sie auftreten. Das bedeutet, automatisierte Tests durchzuführen und Fehler zu untersuchen, um jeden Teil Ihres Unternehmens sicher zu halten.

Dokumentation pflegen

Zu sagen, dass Sie die Compliance erreicht haben, und es tatsächlich zu beweisen, sind zwei verschiedene Dinge.

Um Geldstrafen oder andere Konsequenzen zu vermeiden, müssen Sie die richtige Compliance-Dokumentation haben. Dazu gehören Prüfpfade, Überprüfungen, Fragebögen, Systemhistorie und schriftliche und unterschriebene Richtlinienvereinbarungen.

Kommunizieren

Angesichts der vielen Unterbereiche der Compliance ist die richtige Kommunikation entscheidend für den langfristigen Erfolg. Dies umfasst die inter- und abteilungsübergreifende sowie externe Kommunikation, damit jeder, von der Personalabteilung bis hin zu Drittanbietern, das richtige Verständnis hat. Durch die Priorisierung der Kommunikation können Organisationen Missverständnisse oder Fehler vermeiden, die durch Abteilungen, die im Dunkeln gelassen werden, entstehen.

Wie Secureframe helfen kann

Kontinuierliche Compliance kann nahezu unmöglich sein, wenn man sie allein durchführt. Aber moderne Compliance-Software wie Secureframe kann den Prozess vereinfachen und optimieren, sodass Unternehmen jeder Größe das ganze Jahr über compliant bleiben können.

Unsere Plattform bietet kontinuierliche Compliance durch unsere Suite automatisierter Tools und 24/7-Überwachung mit Echtzeit-Benachrichtigungen, alles in einem einfach zu bedienenden Dashboard.

Wir scannen kontinuierlich Ihre Cloud-Infrastruktur und benachrichtigen Sie über alles, was aus der Compliance fällt, und bieten detaillierte Anweisungen und fachkundige Ratschläge, um Ihnen zu helfen, wieder auf Kurs zu kommen.

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