Dieser Artikel wurde geschrieben und beigetragen von Derek Osgood, CEO von Ignition, einem stolzen Secureframe-Partner.

Alle SOC 2 Konformitätsanforderungen zu erfüllen, kann eine gewaltige Aufgabe sein, insbesondere für Technologieunternehmen in der frühen Phase, die mit begrenzten Ressourcen schnell iterieren.

Ein oft übersehener Aspekt der SOC 2-Konformität sind die Anforderungen an die externe Kommunikation mit Kunden.

Es kann leicht sein, diese kritischen Komponenten zu vergessen, wenn man daran arbeitet, sicherzustellen, dass die technischen Sicherheitsverfahren auf dem neuesten Stand sind, aber sie sind wichtig für eine erfolgreiche SOC 2 Prüfung. Glücklicherweise ist es nicht schwierig, die kundenorientierte Komponente zu erfüllen – wenn Sie die richtigen Werkzeuge zur Verfügung haben.

Welche Kommunikationspraktiken mit Kunden sind für die Einhaltung der SOC 2 erforderlich?

Die SOC 2 Kommunikationspraktiken mit Kunden (CC2) umfassen eine Reihe von Anforderungen an Kommunikationsstandards für sowohl interne als auch externe Zielgruppen. Als Ihre primäre externe Zielgruppe sind Kommunikationspraktiken mit Kunden ein kritischer Bestandteil der Erfüllung dieser Anforderung.

Laut den CC2-Richtlinien von SOC 2 müssen Sie Ihre Kunden über Änderungen an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung informieren. Das bedeutet, dass Sie einen etablierten Prozess zur Benachrichtigung haben müssen, wenn sich etwas ändert, einschließlich:

• Änderungen in der Funktionalität
• Neue oder entfernte Funktionen
• Warnungen über Risiken oder andere potenzielle Probleme wie einen Dienstausfall
• Änderungen der Servicebedingungen, Preise oder Verträge

Ein öffentliches Changelog zu führen, ist eine gängige Methode, um diese Kommunikationsanforderung zu erfüllen.

Wie kann ein öffentliches Changelog helfen, die SOC 2 Kommunikationsanforderungen zu erfüllen?

Ein Changelog ist ein Dokument, das Änderungen an einem Produkt aufzeichnet. Normalerweise gibt es eine Version davon, die intern von Software- und Produktteams verwendet wird, um Updates im gesamten Unternehmen zu teilen, aber sie können auch mächtige Werkzeuge für die Kommunikation mit Kunden und sogar Interessenten sein.

Konzeptionell sind ein öffentliches Changelog (oft auch „Release Notes“ genannt) im Grunde das gleiche wie interne Changelogs – nur für die Kundenkommunikation aufpoliert und außerhalb Ihres Unternehmens sichtbar.

Sie sind typischerweise auf Ihrer Website oder in Ihrem Produkt selbst gehostet und sind mit Endbenutzern im Hinterkopf geschrieben. Sie bieten Informationen über neue Funktionen, Fehlerbehebungen und andere Updates, die beeinflussen könnten, wie jemand Ihre App oder Website nutzt.

Ein öffentliches Changelog ist eine großartige Möglichkeit, die SOC 2 Kommunikationsanforderung zu erfüllen, weil sie eine transparente und leicht auffindbare Aufzeichnung von Updates bieten.

Kunden können leicht nachschlagen, was kürzlich aktualisiert wurde, und Prüfer können sehen, dass Ihr Unternehmen bereits einen proaktiven Prozess hat, um Kunden zu informieren, indem sie einfach den Link besuchen. Einfach ein regelmäßig aktualisiertes öffentliches Changelog zu hosten, kann sofort das Kästchen für Ihre SOC 2 CC2 Kundenkommunikationsanforderung abhaken.

Wie öffentliche Änderungsprotokolle den Go-to-Market-Prozess für neue Produkte und Funktionen verbessern können

Die Vorteile öffentlicher Änderungsprotokolle gehen über die Erfüllung von SOC 2-Anforderungen hinaus. Sie wirken auch als leistungsstarke Hebel für die Markteinführung neuer Produkte und Funktionen. Sie helfen, Kunden zufriedenzustellen, indem sie klare Kommunikation über Produktänderungen bereitstellen, was die Abwanderung verringern und die Kundenzufriedenheit verbessern kann.

Kunden eine klare Informationsquelle darüber zu geben, was bei Ihrem Produkt neu ist, hat einige wichtige Vorteile:

• Es reduziert Supportanfragen, weil Benutzer wissen, wohin sie gehen müssen, wenn sie mehr Informationen darüber haben möchten, wie sich ihre Lieblingsfunktionen im Laufe der Zeit verändert haben (oder wenn sie auf Probleme stoßen).
• Ein klarer Kommunikationskanal hilft, die Abwanderung zu verringern, weil Benutzer das Gefühl haben, dass das Unternehmen seine Produkte basierend auf Benutzerfeedback und -bedürfnissen verbessert.
• Öffentliche Änderungsprotokolle machen es Interessenten und Kunden leicht, auf frühere Updates Bezug zu nehmen, damit sie sehen können, was sich kürzlich geändert hat, bevor sie entscheiden, ob sie Ihr Produkt kaufen oder ein Upgrade durchführen. Das Demonstrieren von Produktgeschwindigkeit kann ein wichtiger Treiber bei Kaufentscheidungen sein und helfen, Verkaufsabschlüsse zu erhöhen.

Beste Praktiken für öffentliche Änderungsprotokolle

Wenn Sie ein öffentliches Änderungsprotokoll verwenden, gibt es einige bewährte Vorgehensweisen, die Sie beachten sollten:

• Machen Sie es für Kunden leicht zu finden. Hosten Sie Ihr Änderungsprotokoll auf Ihrer Website unter einem Abschnitt "Was gibt's Neues?", oder hosten Sie es innerhalb Ihres Produkts an einem ebenso auffindbaren Ort. Versuchen Sie, Benachrichtigungsabzeichen zu verwenden, um darauf aufmerksam zu machen.
• Verwenden Sie ein Standardformat. Sie können jedes gewünschte Format intern verwenden, aber wenn Sie Ihre Änderungsprotokolle öffentlich veröffentlichen, stellen Sie sicher, dass sie einem gemeinsamen Schema folgen, damit Kunden und Interessenten keine Probleme beim Lesen haben. Es ist auch eine gute Idee, eine konversationelle, jargonfreie Sprache zu verwenden, die für Benutzer leicht zu überfliegen ist.
• Erstellen Sie es nicht von Grund auf neu. Ein fertiges Tool wird Ihnen helfen, ein erfreuliches, gebrandetes Erlebnis für Kunden zu schaffen und auch mehr Automatisierungsfunktionen und Berichte zu enthalten, die beim Skalieren hilfreich sein können.
• Einschließen von Kontext. Verlinken Sie auf andere Informationsquellen wie Hilfedokumentationen, die ausführlich erklären, wie die Funktion verwendet wird. Versuchen Sie, Bilder, Gifs oder Videos einzubinden, die dem Leser helfen, den Wert des Veröffentlichten zu verstehen und wie man es benutzt.
• Seien Sie konsistent mit Updates. Dies wird dazu beitragen, dass Benutzer nichts Wichtiges verpassen und sie ermutigen, regelmäßig zurückzukehren, um nach neuen Updates zu schauen.

Weitere Möglichkeiten, die Anforderungen zur Kundenkommunikation von SOC 2 zu erfüllen

Während öffentliche Änderungsprotokolle zu den einfachsten und effektivsten Möglichkeiten gehören, um die Anforderungen zur Kundenkommunikation von SOC 2 zu erfüllen, gibt es auch eine Reihe anderer Optionen, die Sie nutzen können:

• Versenden Sie einen monatlichen Kunden-Newsletter
• Versenden Sie dedizierte Kunden-E-Mails, jedes Mal, wenn neue Funktionen veröffentlicht werden.
• Verwenden Sie Benachrichtigungen und Banner im Produkt.
• Verwenden Sie Produkttouren oder Tooltips im Produkt.
• Veröffentlichen Sie Blogbeiträge zur Ankündigung Ihrer Feature-Updates.
• Veranstalten Sie vierteljährlich eine Nutzerkonferenz.
• Veröffentlichen Sie Webinare.

Erfüllen Sie SOC 2-Anforderungen mit Ignition + Secureframe.

Während die Kundenkommunikation nur ein Aspekt der SOC 2 CC2-Compliance ist, kann sie aus Aufwandsperspektive entmutigend erscheinen. Die gute Nachricht ist, dass dieser Aufwand durch einen effektiven öffentlichen Changelog-Prozess wesentlich besser handhabbar wird und gleichzeitig Ihre Go-to-Market-Effektivität, Kundenbindung und -treue verbessert.

Mit der kompletten Go-to-Market-Plattform von Ignition können Sie ganz einfach gebrandete Changelogs erstellen, um Updates mit Kunden zu teilen und umsetzbare Nutzer-Einblicke zu gewinnen. Öffentliche Produktabstimmungsseiten erleichtern es, Produktideen zu sammeln und zu priorisieren, indem echtes Kundenfeedback genutzt wird.

Die Compliance-Automatisierungsplattform von Secureframe hilft Unternehmen, die vollständigen SOC 2-Anforderungen in Wochen statt Monaten zu erfüllen. 150+ Integrationen mit gängigen Geschäftstools sammeln automatisch Auditsachnachweise. Erstellen Sie Ihre Bibliothek von Compliance-Richtlinien mit unserer Bibliothek von von Auditoren genehmigten Vorlagen, absolvieren Sie die Sicherheitsschulung für Mitarbeiter innerhalb der Plattform und erhalten Sie Unterstützung in jedem Schritt von unserem Team aus internen Experten und ehemaligen Auditoren. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung der SOC 2-Compliance, um zu sehen, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet ist.