Im modernen Gesundheitssystem vertrauen Patienten ihren Pflegeanbietern nicht nur ihre Gesundheit, sondern auch eine Fülle sensibler persönlicher Daten an. Diese Daten können alles Mögliche umfassen, von Kontaktdaten über Zahlungsinformationen bis hin zu Krankenakten, die in den Händen von Kriminellen zu Identitätsdiebstahl und Betrug führen können.

Eines der zentralen Ziele des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ist die Verbesserung der Sicherheit und Vertraulichkeit von Patientendaten.

HIPAA-Vorschriften verlangen von betroffenen Unternehmen und Geschäftspartnern, die Sicherheit und den Datenschutz von Patientendaten zu gewährleisten, indem sie die Aktivitäten im Informationssystem nachverfolgen und überwachen, wer wann und wie auf Patientenakten zugreift. Diese Nachverfolgung erfolgt durch Audit-Protokolle, die als Systemaufzeichnungen dienen und für die Einhaltung der HIPAA erforderlich sind.

Erfahren Sie, was in ein HIPAA-Audit-Protokoll aufgenommen werden sollte, warum sie für Ihre Sicherheits- und Datenschutzprogramme wichtig sind, Tipps zum Einstieg und weitere detaillierte Compliance-Informationen unten.

Was ist ein HIPAA-Audit-Protokoll? Warum Audit-Trails für Sicherheit und Compliance wichtig sind.

Die HIPAA-Sicherheits- und Datenschutzregelungen schreiben vor, dass alle betroffenen Unternehmen und Geschäftspartner physische, technische und administrative Schutzmaßnahmen implementieren müssen, um geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) und elektronische geschützte Gesundheitsinformationen (ePHI) zu sichern. Teil dieser Schutzmaßnahmen ist die Führung von Audit-Protokollen, die aufzeichnen, wie und wann jede Art von PHI erstellt, verarbeitet, aufgerufen und/oder weitergegeben wurde.

HIPAA-Audit-Protokolle sind Aufzeichnungen der Systemaktivitäten: Wer hat wann auf das Netzwerk zugegriffen, was wurde getan und welche Dokumente oder Patientendaten wurden eingesehen.

Warum wäre eine lange Liste von Systemaktivitäten nützlich für stärkere Sicherheit und Datenschutz? IT-Administratoren und Cybersicherheitsexperten können diese überprüfen, um Trends und Anomalien zu erkennen und Risiken effektiver zu managen. Ordentliche Audit-Protokolle helfen Organisationen, Sicherheitsvorfälle zu verhindern, Datenverletzungen schnell zu erkennen und zu verstehen, wie und warum sie aufgetreten sind.

Audit-Protokolle helfen Organisationen auch, die HIPAA-Minimalregeln einzuhalten, die von Gesundheitsdienstleistern verlangen, PHI nur für einen bestimmten Zweck innerhalb ihrer Jobfunktion zu verwenden. Audit-Protokolle etablieren und verfolgen normale Zugriffsmuster für jeden Mitarbeiter und Geschäftspartner. Diese Muster und Trends erleichtern es, Anomalien zu bemerken, die darauf hinweisen könnten, wenn ein Benutzer seine Zugriffsrechte missbraucht oder wenn ein unbefugter Benutzer versucht, auf ein System, eine Anwendung oder eine Datei zuzugreifen.

Audit-Protokolle werden typischerweise für folgende Zwecke verwendet:

• Forensik: Nach einem Sicherheitsvorfall oder einer Datenverletzung muss eine Organisation verstehen, wann und wie es passiert ist, um es einzudämmen und seine Auswirkungen zu verringern. Audit-Protokolle ermöglichen es Organisationen, genau zu bestimmen, was passiert ist und welche Ereignisse dazu geführt haben.
• Nachweis der Einhaltung: Audit-Protokolle sind für die Einhaltung vielerSicherheitsframeworks erforderlich, einschließlich HIPAA. Sie beweisen, dass eine Organisation in der Lage ist, alle Datenverletzungen oder unbefugten Zugriffe zu untersuchen und liefern auch Nachweise zur Einhaltung im Falle eines externen Audits.
• Notfallwiederherstellung: Im Falle eines Datenverlusts oder der Unbenutzbarkeit des Systems können Audit-Protokolle verwendet werden, um die Wiederherstellungsbemühungen zu unterstützen und das Problem in Zukunft zu verhindern.

HIPAA-Anforderungen: Was in einem HIPAA-Audit-Log enthalten sein sollte

Audit-Logs sollten alle elektronischen Geräte und Anwendungen innerhalb des Netzwerks Ihrer Gesundheitseinrichtung abdecken. Dies umfasst Computer, mobile Geräte, Datenbanken, interne Server und Cloud-Anwendungen wie E-Mail und Dateifreigabe.

Die HIPAA-Konformität erfordert drei Arten von Audit-Logs:

• Anwendungs-Audit-Logs überwachen die Benutzeraktivität in Anwendungen, einschließlich Arbeitsstationen und Cloud-Anwendungen. Logs überwachen, wie Dateien erstellt, angesehen, freigegeben und gelöscht werden.
• System-Audit-Logs zeichnen systemweite Ereignisse auf, wie Herunterfahren und Neustarts, Benutzerautorisierung und -authentifizierung sowie den Datenzugriff durch bestimmte Benutzer.
• Benutzer-Audit-Logs verfolgen die Benutzeraktivität, wie den Zugriff auf PHI und alle vom Benutzer ausgeführten Betriebssystembefehle.

Gedeckte Einrichtungen und Geschäftspartner sind auch verpflichtet, spezifische Aktivitäten in ihren Audit-Trails zu protokollieren. Diese umfassen:

• Anmeldeversuche (sowohl erfolgreich als auch erfolglos)
• Alle Änderungen an Datenbanken, die ePHI speichern
• Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern
• Hinzufügen, Entfernen oder Ändern von Benutzerzugriffsberechtigungen
• Benutzerzugriff auf Dateien, Datenbanken oder Verzeichnisse
• Firewall-Logs, die Versuche anzeigen, in oder aus dem Sicherheitsperimeter des Systems zu verbinden
• Anti-Malware-Logs

Organisationen müssen auch separate Audit-Logs führen, um den Zugriff auf Papierunterlagen und -dateien aufzuzeichnen.

Wie lange müssen HIPAA-Audit-Logs aufbewahrt werden?

Alle HIPAA-Konformitätsdokumentationen, einschließlich Audit-Logs, sollten mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Einige Staaten haben jedoch eigene Aufbewahrungsanforderungen, die länger als sechs Jahre sind. Gesundheitseinrichtungen müssen die strengere Anforderung einhalten.

Laut dem US-Gesundheitsministerium (HHS) sollten Logs für mindestens 6-12 Monate im Rohformat gespeichert werden, danach können sie in einem komprimierten Format gespeichert werden.

Erste Schritte mit HIPAA-Protokolldateien

Um Gesundheitseinrichtungen zu helfen, die im HIPAA-Sicherheitsregelwerk festgelegten Schutzmaßnahmen, einschließlich der Anforderungen an Protokolldateien, zu navigieren, hat das National Institute of Standards and Technology (NIST) die Sonderveröffentlichung 800-66 herausgegeben.

NIST 800-66 enthält eine Reihe von Fragen, die Organisationen verwenden können, um ihren Ansatz zur Erstellung und Pflege von HIPAA-konformen Protokolldateien zu steuern:

• Wo werden ePHI innerhalb von Informationssystemen gespeichert und wo bestehen Schwachstellen?
• Welche Aktivitäten, Prozesse oder Anwendungen machen ePHI anfälliger?
• Wer ist für die Einrichtung eines Protokolldateien-Prozesses verantwortlich?
• Wie werden Protokolldateien überprüft, von wem und wie oft?
• Wie oft werden Erkenntnisse an Stakeholder berichtet und von wem?
• Wie werden verdächtige Aktivitäten oder bestätigte Sicherheitsvorfälle gemeldet?
• Wie werden Sicherheitsuntersuchungen durchgeführt und wie werden Protokolldateien in diesen Untersuchungen verwendet?
• Wie können Systemadministratoren die Integrität der Protokolldateien am besten schützen?
• Wo werden Protokolldateien gespeichert, wie lange und wie werden sie sicher entsorgt?

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir ein Muster-Protokolldatei erstellt, die mit wichtigen Feldern zum Nachverfolgen gefüllt ist. Das Muster enthält auch eine Liste mit HIPAA-Compliance-Dokumentationen, die Sie zur schnellen Referenz zusammen mit Ihren Protokolldateien aufbewahren möchten, einschließlich Risikobewertungen, Vereinbarungen mit Geschäftspartnern und wichtigen Richtlinien wie einer Informationssicherheitsrichtlinie und einer Datenschutzrichtlinie.

Wie Secureframe bei der HIPAA-Compliance helfen kann

Unsere Plattform für Sicherheits- und Datenschutzautomatisierung macht es einfach zu bestimmen, welche ePHI Sie verarbeiten und wie sie durch Ihre Organisation fließen, was entscheidend für ein starkes Sicherheits- und Datenschutzprogramm und eine kontinuierliche HIPAA-Compliance ist.

Wir können Ihnen auch helfen, Ihre Sicherheitsvorkehrungen und Prüfkontrollen zu bewerten, eine Risikoanalyse durchzuführen und Schwachstellen zu identifizieren, um ein klares Bild von Ihrer Sicherheits- und Datenschutzlage zu erhalten.

Für weitere Informationen darüber, wie Secureframe Ihnen helfen kann, HIPAA-Compliance zu erreichen und aufrechtzuerhalten, fordern Sie noch heute eine Demo an.