Compliance-Risikobewertungs-Vorlage

Datenpannen kosten fast 220.000 US-Dollar mehr, wenn die Nichteinhaltung von Vorschriften als Faktor in dem Ereignis angegeben wurde.

Unabhängig davon, in welcher Branche Ihr Unternehmen tätig ist, wird das Verständnis der Auswirkungen von Nichteinhaltung Ihr Unternehmen vor verschiedenen Konsequenzen schützen, die von kostspieligen Datenpannen bis hin zu Rufschädigung reichen.

Compliance-Risiko ist das potenzielle Konsequenzen, denen Ihre Organisation ausgesetzt ist, wenn sie gegen branchenspezifische Gesetze, Vorschriften und Standards verstößt.

In diesem Artikel gehen wir auf häufige Arten von Compliance-Risiken ein und helfen Ihnen, das Niveau des Compliance-Risiko-Expositions Ihrer Organisation zu verstehen. Wir teilen auch Best Practices zur Bewertung und Verwaltung von Compliance-Risiken, damit Sie die Risiken verstehen können, denen Ihre Organisation bei Nichteinhaltung ausgesetzt ist, und die erforderlichen Kontrollen und Maßnahmen implementieren können, um diese Risiken auf akzeptablem Niveau zu halten.

Was ist Compliance-Risiko?

Compliance-Risiko, auch bekannt als Integritätsrisiko, ist der potenzielle Schaden, dem Unternehmen ausgesetzt sind, wenn sie die Einhaltung von Branchenstandards, Gesetzen und Vorschriften nicht erfüllen. Dieses Risiko umfasst sowohl finanzielle Strafen als auch Reputationsschäden.

Organisationen jeder Art und Größe sind dem Compliance-Risiko ausgesetzt, von den kleinsten Kleinunternehmen bis hin zu den größten Großunternehmen.

Zum Beispiel ist eine kleine Chiropraktikklinik dem Compliance-Risiko ausgesetzt, wenn sie die HIPAA-Compliance-Standards nicht einhält, genauso wie ein großes Krankenhaussystem.

Um Compliance-Risiken effektiv zu managen, muss eine Organisation:

• Alle anwendbaren Gesetze, Vorschriften und Standards identifizieren, die das Geschäft betreffen
• Bereiche entdecken, in denen die Organisation die Branchenstandards, Gesetze und Vorschriften nicht einhält
• Kontrollen und Verfahren implementieren, um die Einhaltung von Branchenstandards, Gesetzen und Vorschriften effektiv zu gewährleisten
• Mit Aktualisierungen und Änderungen der Gesetze, Vorschriften und Standards, die ihre Branche prägen, Schritt halten.

Wir werden die Verwaltung von Compliance-Risiken weiter unten ausführlicher besprechen. Vorher werfen wir einen genaueren Blick auf die potenziellen Auswirkungen von Compliance-Risiken.

Vorlage für rechtliche, regulatorische und vertragliche Anforderungen

Verwenden Sie diese Vorlage, um alle anwendbaren Gesetze, Vorschriften und Standards zu identifizieren, die Ihr Unternehmen betreffen. Verwenden Sie sie als Ausgangspunkt für Ihre Bemühungen zum Management von Compliance-Risiken.

Auswirkungen von Compliance-Risiken

Neben finanziellen Auswirkungen und einem Gefühl der beruflichen Verpflichtung gibt es weitere Gründe, Compliance-Risiken zu vermeiden. Dazu gehören rufschädigende, geschäftliche, finanzielle und rechtliche Auswirkungen, die sich auf Ihre täglichen Geschäftsvorgänge auswirken können.

Reputationsschaden

Das Nichterfüllen von Branchenstandards, Gesetzen und Vorschriften kann Ihrem Ruf schaden. Wenn der Name Ihres Unternehmens aufgrund eines mangelhaften Compliance-Managements in den Nachrichten erscheint, fällt es den Kunden schwer, Ihnen zu vertrauen.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Ruf durch einen Verstoß oder durch Nichteinhaltung leidet.

Geschäft

Als Geschäftsinhaber möchten Sie alles vermeiden, was die Betriebsfähigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigt. Dennoch kann die Nichteinhaltung bestimmter Branchenstandards zu Geschäftsschließungen oder Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Sie Ihr Geschäft führen, führen.

Zum Beispiel könnte die Nichteinhaltung des Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) zur Aussetzung Ihrer Fähigkeit führen, große Kreditkarten wie Visa und Mastercard zu akzeptieren. Kunden könnten den Kauf bei Ihrem Unternehmen vermeiden oder weggehen, wenn sie keine andere Zahlungsmethode dabei haben.

Finanzen

Die finanziellen Auswirkungen von Compliance-Risiken können drastisch sein. Verlust von Investoren, Eigentum und Gesamteinnahmen kann durch Kontoangriffe, Verstöße, Schließungen und mehr entstehen.

Finanzielle Auswirkungen der Nichteinhaltung umfassen:

• Verlust von Investoren
• Verlust von Einnahmen
• Rechtskosten

Rechtliche Folgen

Wenn Sie die Branchenstandards und bewährten Verfahren nicht einhalten, könnten rechtliche Schritte gegen Ihr Unternehmen und/oder Ihre Mitarbeiter eingeleitet werden.

Dies kann zu hohen Gebühren, Strafen, Haftstrafen, Ausschluss oder Einzug von Produkten und Eigentum führen. Für Unternehmen, die die finanzielle Belastung nicht bewältigen können, können rechtliche Probleme oft zu einer Geschäftsschließung führen.

Welche Arten von Compliance-Risiken gibt es?

Das Risiko der Nichteinhaltung betrifft alle Organisationen, unabhängig von der Branche. Nachfolgend besprechen wir die häufigsten Arten von Compliance-Risiken.

Datenschutz und Datensicherheit

Auswirkung: Rechtlich, finanziell, rufschädigend

Der ordnungsgemäße Umgang mit sensiblen und vertraulichen Daten ist entscheidend, um Mitarbeiter und Kunden zu schützen.

Glücklicherweise gibt es mehrere Gesetze, die dazu beitragen, die Privatsphäre von Einzelpersonen zu schützen. Einige davon umfassen:

• Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) beschränkt die Nutzung und Offenlegung von geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) von Patienten.
• Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) der Europäischen Union ermöglicht es den EU-Bürgern, zu kontrollieren, wie ihre persönlichen Daten von Organisationen gesammelt und gespeichert werden.
• Der California Consumer Privacy Act (CCPA), ähnlich wie die GDPR, gibt den Kaliforniern eine größere Kontrolle darüber, wie Unternehmen ihre persönlichen Daten verwenden.

Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Auswirkung: Rechtlich, finanziell, geschäftlich, rufschädigend

Eine der schwerwiegendsten Arten von Compliance-Risiken ist der Arbeitsschutz. Von Unfällen bis hin zu wiederholten Verletzungen können Risiken in jeder Arbeitsumgebung auftreten.

Länder haben spezifische Gesundheits- und Sicherheitsprozesse, denen alle Organisationen und ihre Mitarbeiter entsprechen müssen. Die Arbeitsschutzbehörde (OSHA) und die US-amerikanische Food and Drug Administration (FDA) haben erhebliche Strafen verhängt, um die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Selbst in Umgebungen mit geringem Risiko, wie Büros, passieren noch immer Unfälle, wie Ausrutscher und Stürze.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation die Branchen- und Bundesstandards einhält, indem Sie wissen, wann und wie Unfälle gemeldet werden müssen, falls sie auftreten. Bieten Sie außerdem, falls erforderlich, Schulungen zur Arbeitssicherheit an.

Korruptes oder illegales Verhalten

Auswirkungen: Rechtlich, finanziell, geschäftlich, rufschädigend

Eine häufige Art des Compliance-Risikos sind korrupte oder illegale Aktivitäten. Betrug, Diebstahl, Bestechung oder Geldwäsche sind alles Beispiele für korrupte und illegale Handlungen.

Wie im Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) von 1977 definiert, ist es gewissen Personen untersagt, Zahlungen an ausländische Regierungsbeamte zu leisten, um bei der Erlangung oder dem Erhalt von Geschäften zu helfen. Unter dem FCPA ist auch Bestechung ungesetzlich und kein Geldbetrag sollte in irgendeiner Organisation angeboten, versprochen oder gegeben werden.

Prozessrisiken

Auswirkungen: Geschäftlich, finanziell

Prozessrisiken beziehen sich auf die täglichen Abläufe, die Regeln und Vorschriften innerhalb Ihrer Branche verletzen. Einige Beispiele umfassen mangelhafte Qualitätssicherung, unsachgemäße Wartung von Maschinen oder sogar Berichts- und Buchhaltungsfehler.

Ein weiteres Beispiel für Prozessrisiken ist menschliches Versagen, das ein unvorhersehbarer und unbeabsichtigter Fehler wie ein mentaler Ausrutscher ist. Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, regelmäßige Schulungsmöglichkeiten anzubieten und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, dass die Kommunikationswege jederzeit offen sind.

Umweltauswirkungen

Auswirkungen: Rechtlich, finanziell, geschäftlich, rufschädigend

Die Umweltschutzbehörde (EPA) ist das Bundesamt, das für die Überwachung der Umweltauswirkungen einer Organisation zuständig ist. Ihre Hauptziele sind die menschliche Gesundheit und die ökologischen Auswirkungen.

Der potenzielle Schaden für alle lebenden Organismen und die Umwelt innerhalb und außerhalb des Arbeitsplatzes fällt in den Zuständigkeitsbereich der EPA.

Unternehmen, die eine Auswirkung auf die Umwelt haben (wie z.B. die Entnahme von oder das Emittieren von Dingen in die Umwelt), sind verpflichtet, die von der EPA erlassenen Umweltgesetze und -verordnungen wie das Clean Air Act und das Clean Water Act einzuhalten.

Soziale Auswirkungen

Auswirkungen: Rufschädigend, geschäftlich

Soziale Compliance ist, wie ein Unternehmen die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter, seiner Gemeinschaft und der Umgebung, in der es tätig ist, schützt. Wie ein Unternehmen an soziale Compliance herangeht, wird oft von seiner Sichtweise auf soziale Verantwortung bestimmt.

Menschenrechte, Vielfalt, Inklusion, Gemeinschaftsengagement, Arbeitsstandards und Cybersicherheitspraktiken fallen alle unter die soziale Compliance.

Heutzutage suchen Mitarbeiter und Verbraucher nach Unternehmen, die moralische Standards vertreten, die ihren eigenen ähneln. Schlechte interne Richtlinien zu sozialen Themen können zu Boykotten und Protesten durch Mitarbeiter oder Kunden führen.

Qualitätsstandards

Auswirkungen: Rechtlich, geschäftlich, finanziell, rufschädigend

Das Risiko der Qualitätskonformität bezieht sich auf die Freigabe von minderwertigen Produkten oder Dienstleistungen, die nicht den Branchenstandards entsprechen.

Zum Beispiel arbeitet die U.S. Consumer Product Safety Commission (CPSC) daran, das Risiko von Verletzungen und Todesfällen durch Konsumgüter zu verringern. Durch die Einhaltung dieser Branchenstandards kann Ihr Unternehmen dazu beitragen, Leben zu retten und Verletzungen zu verhindern.

Das Versäumnis, Produkte zu schaffen, die den CPSC-Standards entsprechen, kann zu kostspieligen Konsequenzen führen, wie z.B. die Kosten eines nicht verkäuflichen Produkts zu übernehmen und die Probleme anzugehen, die zur Nichteinhaltung geführt haben.

Beispiele für Compliance-Risiken

Compliance-Risiken sollten nicht unter den Teppich gekehrt werden. Neben Anwaltsgebühren gibt es ernsthafte Risiken für die Datensicherheit, Haftungsfragen und die Möglichkeit, Ihren Ruf zu schädigen.

Hier sind einige Beispiele für Compliance-Risiken, die die Bedeutung der Einhaltung von Branchenstandards verdeutlichen.

Wie führt man eine Compliance-Risikoanalyse durch

Um das Compliance-Risiko für Ihr Unternehmen vollständig zu verstehen, müssen Sie eine Compliance-Risikoanalyse durchführen. Diese Analysen bewerten potenzielle Risikofaktoren, die die Fähigkeit Ihres Unternehmens, branchenspezifische Gesetze und Vorschriften einzuhalten, bedrohen könnten. Solche Analysen regelmäßig durchzuführen ist ein wesentlicher Bestandteil des Risikomanagements im Bereich Compliance.

Schritte zur Durchführung einer Compliance-Risikoanalyse umfassen:

1. Risiken identifizieren: Erstellen Sie eine Liste aller gesetzlichen Anforderungen, die für Ihr Unternehmen gelten, und identifizieren Sie Compliance-Lücken.
2. Strategien entwickeln, um sich vor potenziellen Risiken zu schützen: Verstehen Sie, welche Abteilungen und Ergebnisse von potenziellen Risiken betroffen wären.
3. Die Wahrscheinlichkeit und das potenzielle Ausmaß jeder Gefahr bewerten: Verwenden Sie quantitative oder qualitative Maßstäbe, um die Wahrscheinlichkeit zu bewerten, dass jedes Risiko eintritt, und das Ausmaß des Schadens zu bestimmen, der zu erwarten ist, wenn dies der Fall ist. Dies hilft Ihnen, Ihr inhärentes Risiko zu bestimmen, das Risiko, das ohne Kontroll- oder Minderungsstrategien besteht.
4. Ernsthafte Risiken priorisieren: Behandeln Sie Compliance-Risiken basierend auf ihrer Wahrscheinlichkeit des Auftretens und der Schwere der Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.
5. Risiko-Behandlungsentscheidung und -plan angeben: Entscheiden Sie über eine Risikoreaktion und erstellen Sie Behandlungspläne, um Mitstakeholdern zu kommunizieren, wie potenzielle Risiken behandelt werden sollen.
6. Restliches Risiko bewerten: Bestimmen Sie, inwieweit diese Maßnahmen das Risiko verringern würden. Wirksame Risikominderungsstrategien, wie Mitarbeiterschulungen, können die Wahrscheinlichkeit und das potenzielle Ausmaß von Compliance-Risiken reduzieren. Das nach der Risiko-Behandlung verbleibende Risiko wird als Restrisiko bezeichnet. Wenn das Restrisiko immer noch nicht auf einem akzeptablen Niveau liegt, sollten Sie planen, zusätzliche Kontrollen zu implementieren.
7. Regelmäßige Durchführung einer Compliance-Risikoanalyse. Wie jede Art von Risikoanalyse sollten Compliance-Risikoanalysen mindestens einmal jährlich durchgeführt werden, um Ihre aktuelle Risikobelastung zu bewerten.

Compliance-Risikobewertungs-Vorlage

Wir haben dieses einfache Beispiel zur Bewertung von Compliance-Risiken erstellt, um Ihnen zu helfen, die wichtigsten Compliance-Risiken Ihres Unternehmens zu durchdenken. Verwenden Sie es als Ausgangspunkt und passen Sie es nach Bedarf an Ihr Unternehmen und die Industriestandards, Gesetze und Vorschriften an, mit denen es konform sein muss.

Was ist Compliance-Risikomanagement?

Compliance-Risikomanagement ist der Prozess des Verständnisses der potenziellen rechtlichen Strafen, Geldbußen, Geschäftsverluste und Reputationsverluste, denen Ihre Organisation bei Nicht-Einhaltung ausgesetzt sein könnte, und der Implementierung der erforderlichen Kontrollen und Maßnahmen, um diese Risiken auf akzeptable Levels für Ihren Vorstand und die Regulierungsbehörden zu halten.

Wie jedes Risikomanagementprogramm ist ein Compliance-Risikomanagementprogramm darauf ausgelegt, Compliance-Risiken zu mindern - nicht sie vollständig zu beseitigen. Das wäre für jedes Unternehmen unmöglich, egal wie groß das Budget oder die Ressourcen sind. Es wird immer ein gewisses Maß an Risiko geben.

Lassen Sie uns den Unterschied zwischen zwei Arten des Risikomanagements klären: Compliance-Risikomanagement und Unternehmensrisikomanagement.

Compliance-Risikomanagement vs. Unternehmensrisikomanagement

Compliance-Risikomanagement ist ein Teilbereich des Unternehmensrisikomanagements, der auf die einzigartigen Geschäftsprozesse und regulatorischen Compliance-Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten ist, wie beispielsweise SOC 2, ISO 27001, GDPR, HIPAA und/oder andere Sicherheitsstandards.

Während das Compliance-Risikomanagement darauf abzielt, spezifische Compliance-Risiken zu adressieren, um Reputationsschäden, rechtliche Strafen und Gebühren und andere Konsequenzen der Nicht-Einhaltung zu vermeiden, zielt das ERM darauf ab, alle Risiken zu adressieren, die die Fähigkeit der Organisation, ihre Ziele zu erreichen und Verluste und Haftung zu erleiden, betreffen könnten. Dazu gehören Compliance-Risiken sowie strategische, finanzielle und operationelle Risiken.

Schauen wir uns nun einige Best Practices für das Management von Compliance-Risiken an.

Wie man Compliance-Risiken managt

Im Folgenden sind einige wichtige Schritte im Prozess des Compliance-Risikomanagements aufgeführt, zusätzlich zur Durchführung von Compliance-Risikoanalysen.

• Risikoeigner zuweisen: Um Compliance-Risiken ordnungsgemäß zu managen, ist es wichtig, Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Sie können Personen identifizieren, die während des Bewertungsprozesses für die Verwaltung jedes Risikotyps verantwortlich sind.
• Kontrollstrategie implementieren: Setzen Sie interne Kontrollen und Maßnahmen um, um Compliance-Schwächen anzugehen.
• Strategie testen und validieren: Überprüfen Sie die Wirksamkeit Ihrer Compliance-Kontrollen durch regelmäßige Tests.
• Risiken regelmäßig neu bewerten und aktualisieren: Überwachen und aktualisieren Sie die Kontrollen, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich die Industriestandards weiterentwickeln.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Schulen Sie Mitarbeiter über die Bedeutung von Compliance und helfen Sie ihnen, potenzielle Risiken in ihrer Abteilung und deren Minderungsstrategien besser zu verstehen.
• Führung einbeziehen: Beziehen Sie das obere Management, Direktoren und den Vorstand in den Prozess des Compliance-Risikomanagements ein, um sicherzustellen, dass sie Einblick in alle Risiken haben, die die Strategie des Unternehmens und die Fähigkeit, wichtige Ziele zu erreichen, gefährden könnten.

Wie Secureframe bei der Verwaltung von Compliance-Risiken helfen kann

Secureframe macht es einfach, die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Rahmenwerken zu erreichen, die für Ihre Branche spezifisch sind, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können:

• Automatisieren Sie Compliance-Risikobewertungen: Secureframes Comply AI for Risk beschleunigt die Bewertung von Compliance-Risiken in Ihrer Umgebung. Diese KI-Lösung automatisiert den Risikobewertungs-Workflow, indem sie inhärente Risiko-Scores, Behandlungen, verbleibende Risiko-Scores und Begründungen erstellt.
• Verknüpfen Sie Risiken mit Kontrollen: Verknüpfen Sie Kontrollen mit bekannten Risiken, damit Sie Ihre Risikomanagementstrategien mit Ihren Compliance-Anforderungen abstimmen können. Dies kann Ihnen helfen, verbleibende Risiken zu bewerten, damit Sie Lücken in Ihrem Compliance-Risikomanagement-Programm erkennen und schließen können.
• Überwachen Sie Risiken 24/7: Kontinuierliche Überwachung Ihrer gesamten Technologiestack bietet vollständige Transparenz in Bezug auf kritische Compliance-Probleme. Verfolgen und aktualisieren Sie die Wahrscheinlichkeit und den Einfluss von Risiken sowie Risikobehandlungspläne.
• Verfolgen Sie Risiken auf einer einzigen Plattform: Führen Sie ein aktualisiertes Risikoregister, während sich Ihre Produkte und Dienstleistungen, die technologische Umgebung und die geltenden Gesetze und Vorschriften ändern.
• Weisen Sie Risikoeigentümer zu: Konfigurieren Sie Benachrichtigungserinnerungen, um Risiken regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um Verantwortlichkeit sicherzustellen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Secureframe Ihnen helfen kann, ein robustes Compliance-Risikomanagement-Programm aufzubauen und aufrechtzuerhalten, vereinbaren Sie noch heute eine Demo.